Η γραπτή επικοινωνία είναι μια μορφή έκφρασης που χρησιμοποιεί γραπτή γλώσσα για να μεταφέρει πληροφορίες, ιδέες και συναισθήματα. Σε αυτό το πλαίσιο, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τα χαρακτηριστικά, τους τύπους και τα στοιχεία που αποτελούν τη γραπτή επικοινωνία. Τα χαρακτηριστικά της γραπτής επικοινωνίας περιλαμβάνουν τη σαφήνεια, την ακρίβεια, την αντικειμενικότητα και την τυπικότητα, τα οποία είναι απαραίτητα για τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας του μεταδιδόμενου μηνύματος. Οι τύποι γραπτής επικοινωνίας μπορούν να ποικίλλουν ανάλογα με το πλαίσιο και το κοινό-στόχο, όπως ηλεκτρονικά μηνύματα, επιστολές, αναφορές, άρθρα, μεταξύ άλλων. Τα στοιχεία της γραπτής επικοινωνίας είναι ο αποστολέας (ο συγγραφέας), ο δέκτης (ο αναγνώστης), το μήνυμα (περιεχόμενο), το κανάλι (μέσο μετάδοσης) και το πλαίσιο (περιστάσεις και περιβάλλον στο οποίο λαμβάνει χώρα η επικοινωνία), τα οποία είναι θεμελιώδη για τη διασφάλιση της κατανόησης και της σωστής ερμηνείας του μηνύματος.
Κύρια χαρακτηριστικά της γραπτής επικοινωνίας: μάθετε για τα βασικά χαρακτηριστικά της γραπτής επικοινωνίας.
Η γραπτή επικοινωνία είναι μια μορφή επικοινωνίας που χρησιμοποιεί τον γραπτό λόγο για να μεταφέρει πληροφορίες, ιδέες, συναισθήματα και απόψεις. Είναι μια από τις παλαιότερες και πιο παραδοσιακές μορφές επικοινωνίας και εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως σήμερα σε διάφορα πλαίσια, όπως ακαδημαϊκά, επαγγελματικά και προσωπικά.
Ένα από τα κύρια χαρακτηριστικά της γραπτής επικοινωνίας είναι η μονιμότητα και η ανθεκτικότητά της. Σε αντίθεση με την προφορική επικοινωνία, η οποία είναι εφήμερη και ξεχνιέται εύκολα, η γραπτή επικοινωνία καταγράφεται σε φυσική ή ψηφιακή μορφή, επιτρέποντας την αναζήτησή της και την αναθεώρησή της αργότερα.
Επιπλέον, η γραπτή επικοινωνία επιτρέπει μεγαλύτερη ακρίβεια και σαφήνεια στη μετάδοση μηνυμάτων. Η γραφή επιτρέπει μια πιο δομημένη και περίτεχνη οργάνωση ιδεών, αποφεύγοντας ασάφειες και παρεξηγήσεις.
Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό της γραπτής επικοινωνίας είναι η καθολικότητά της. Η γραφή είναι μια μορφή επικοινωνίας που μπορεί να γίνει κατανοητή από άτομα από διαφορετικούς πολιτισμούς, γλώσσες και κοινωνικά πλαίσια, καθιστώντας την ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση γνώσεων και πληροφοριών.
Υπάρχουν πολλά διαφορετικά είδη γραπτής επικοινωνίας, όπως ακαδημαϊκά κείμενα, αναφορές, επιστολές, ηλεκτρονικά μηνύματα, μηνύματα κειμένου και άλλα. Κάθε είδος γραπτής επικοινωνίας έχει τα δικά του χαρακτηριστικά και συγκεκριμένους σκοπούς, αλλά όλα μοιράζονται την ίδια ουσία: τη μετάδοση πληροφοριών μέσω του γραπτού λόγου.
Εν ολίγοις, η γραπτή επικοινωνία αποτελεί μια ουσιαστική μορφή επικοινωνίας σήμερα, που διακρίνεται για τη μονιμότητα, την ακρίβεια, τη σαφήνεια και την καθολικότητά της. Η εκμάθηση των τεχνικών και των στοιχείων της γραπτής επικοινωνίας είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική και δυναμική επικοινωνία σε οποιοδήποτε πλαίσιο.
Κύρια στοιχεία της γραπτής επικοινωνίας: γνωρίστε τα!
Η γραπτή επικοινωνία παίζει θεμελιώδη ρόλο σε πολλές καταστάσεις της καθημερινότητάς μας, είτε σε επαγγελματικό, ακαδημαϊκό είτε σε προσωπικό επίπεδο. Μέσω αυτής, εκφράζουμε τις ιδέες, τα συναισθήματα και τις πληροφορίες μας με σαφήνεια και αντικειμενικότητα. Για να είναι αποτελεσματική η γραπτή επικοινωνία, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε και να κατακτήσουμε τα κύρια συστατικά της.
Ένα από τα βασικά στοιχεία της γραπτής επικοινωνίας είναι σαφήνειαΕίναι απαραίτητο το κείμενο να είναι σαφές και κατανοητό, αποφεύγοντας ασάφειες και παρερμηνείες. Επιπλέον, συνοχή είναι επίσης ένα σημαντικό στοιχείο, διασφαλίζοντας ότι οι πληροφορίες που παρουσιάζονται οργανώνονται λογικά και διαδοχικά.
Ένα άλλο σχετικό στοιχείο είναι το περιεκτικότηταΕίναι σημαντικό να είστε αντικειμενικοί όταν μεταφέρετε ένα γραπτό μήνυμα, αποφεύγοντας περιττές πληροφορίες που θα μπορούσαν να μπερδέψουν τον αναγνώστη. αντικειμενικότητα είναι επίσης απαραίτητο, διασφαλίζοντας ότι το κείμενο εκπληρώνει τον σκοπό του χωρίς παρακάμψεις ή παρεκκλίσεις.
Επιπλέον adequação Το πλαίσιο και το κοινό-στόχος είναι ένα άλλο σημαντικό στοιχείο της γραπτής επικοινωνίας. Είναι απαραίτητο να προσαρμόζεται ο τόνος, το λεξιλόγιο και το ύφος του κειμένου στην περίσταση και στο προφίλ του αναγνώστη. γραμματική και ορθογραφική διόρθωση δεν μπορεί επίσης να παραμεληθεί, καθώς τα σφάλματα σε αυτές τις πτυχές μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την αξιοπιστία και την αποτελεσματικότητα του μηνύματος.
Συνοπτικά, τα κύρια συστατικά της γραπτής επικοινωνίας είναι: η σαφήνεια, η συνοχή, η συνοπτικότητα, η αντικειμενικότητα, η καταλληλότητα και η ακρίβεια. Η κατανόηση αυτών των στοιχείων είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική και δυναμική επικοινωνία, διασφαλίζοντας ότι το μήνυμα γίνεται κατανοητό και ερμηνεύεται όπως προβλέπεται.
Κύρια συστατικά της γραφής: θεμελιώδη στοιχεία του γραπτού λόγου.
Η γραπτή επικοινωνία είναι ένα θεμελιώδες εργαλείο στην κοινωνία μας, απαραίτητο για τη μετάδοση ιδεών, πληροφοριών και συναισθημάτων. Για να εκπληρώσει αποτελεσματικά ο γραπτός λόγος τον ρόλο του, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τα κύρια συστατικά του γραπτού λόγου.
Τα βασικά στοιχεία της γραφής περιλαμβάνουν ορθογραφία, έναν γραμματική, έναν σημεία στίξης και συνοχήΗ ορθογραφία αναφέρεται στον σωστό τρόπο γραφής των λέξεων, διασφαλίζοντας την κατανόηση του κειμένου. Η γραμματική αναφέρεται στους κανόνες που διέπουν τη δομή των προτάσεων και τη συμφωνία μεταξύ των στοιχείων. Η στίξη είναι απαραίτητη για την οργάνωση του κειμένου, υποδεικνύοντας παύσεις, έμφαση και συνδέσεις μεταξύ ιδεών. Τέλος, η συνοχή διασφαλίζει τη λογική και τη σύνδεση μεταξύ των μερών του κειμένου.
Εκτός από αυτά τα στοιχεία, η σαφήνεια και η αντικειμενικότητα είναι βασικά χαρακτηριστικά της γραπτής επικοινωνίας. Είναι σημαντικό το κείμενο να είναι σαφές και άμεσο, ώστε να διευκολύνεται η κατανόηση από τον αναγνώστη. Αποφύγετε επαναλήψεις οι περιττές παρεκκλίσεις συμβάλλουν στη διατήρηση της αντικειμενικότητας και της συνοχής του κειμένου.
Εν ολίγοις, τα κύρια συστατικά της γραφής είναι η ορθογραφία, η γραμματική, η στίξη, η συνοχή, η σαφήνεια και η αντικειμενικότητα. Η κατανόηση αυτών των στοιχείων είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία και τη διασφάλιση της κατανόησης και του αντίκτυπου των μεταδιδόμενων μηνυμάτων.
Ανακαλύψτε τα κύρια συστατικά της επικοινωνίας: τα 4 θεμελιώδη στοιχεία για μια καλή επικοινωνία.
Η γραπτή επικοινωνία είναι ένας ουσιαστικός τρόπος για να μεταφέρετε πληροφορίες με σαφήνεια και αποτελεσματικότητα. Για να διασφαλίσετε μια καλή γραπτή επικοινωνία, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τα κύρια συστατικά της. Υπάρχουν τέσσερα θεμελιώδη στοιχεία που είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική επικοινωνία: ο αποστολέας, ο δέκτης, το μήνυμα και το κανάλι επικοινωνίας.
O εκδότης Ο αποστολέας είναι το άτομο που στέλνει το μήνυμα. Είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη και τη μετάδοση των πληροφοριών με σαφήνεια και αντικειμενικότητα. Είναι σημαντικό ο αποστολέας να γνωρίζει καλά το θέμα που επικοινωνείται και να χρησιμοποιεί γλώσσα κατάλληλη για το κοινό-στόχο.
O δέκτης Ο παραλήπτης είναι το άτομο που λαμβάνει το μήνυμα. Πρέπει να είναι προσεκτικός στις πληροφορίες που μεταδίδονται και να είναι σε θέση να τις κατανοήσει. Είναι σημαντικό ο παραλήπτης να είναι πρόθυμος να ακούσει και να κατανοήσει σωστά το μήνυμα.
A Mensagem Το περιεχόμενο που μεταδίδεται πρέπει να είναι σαφές, συνοπτικό και σχετικό με τον παραλήπτη. Είναι σημαντικό το μήνυμα να είναι οργανωμένο λογικά και συνεκτικά για να διευκολύνει την κατανόηση.
O κανάλι Είναι το μέσο μέσω του οποίου μεταδίδεται το μήνυμα. Μπορεί να είναι ένα έντυπο κείμενο, ένα email, μια επιστολή, μεταξύ άλλων. Είναι σημαντικό να επιλέξετε το καταλληλότερο κανάλι για κάθε περίπτωση, λαμβάνοντας υπόψη το κοινό-στόχο και τον σκοπό της επικοινωνίας.
Κατανοώντας και αξιοποιώντας αποτελεσματικά αυτά τα τέσσερα θεμελιώδη στοιχεία της επικοινωνίας, είναι δυνατό να διασφαλιστεί η σαφής, αντικειμενική και αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία. Επομένως, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε αυτά τα στοιχεία για να διασφαλίσετε την καλή επικοινωνία σε κάθε περίσταση.
Γραπτή επικοινωνία: χαρακτηριστικά, τύποι, στοιχεία
A γραπτή επικοινωνία είναι κάθε είδους αλληλεπίδραση που χρησιμοποιεί γραπτό κώδικα. Αν και βασίζεται στο ίδιο προφορικό γλωσσικό σύστημα, οι ιδιότητές του είναι διαφορετικές. Έτσι, σε αντίθεση με άλλες, η γραπτή μορφή είναι εντελώς συμβατική. Πρέπει να ακολουθεί καθορισμένα μοτίβα σύμφωνα με τους κανόνες που έχει θεσπίσει η γλώσσα.
Από την άλλη πλευρά, η γραπτή επικοινωνία είναι η πιο κοινή μορφή επίσημης επικοινωνίας μεταξύ των ανθρώπων και εξυπηρετεί μια ποικιλία κοινωνικών λειτουργιών. Μεταξύ των χρήσεών της, χρησιμοποιείται συχνά για την καταγραφή διαφόρων τύπων γεγονότων και τη διεξαγωγή διαπροσωπικών αλληλεπιδράσεων.
Επιπλέον, ένα άλλο από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά του είναι ότι δεν απαιτεί την παρουσία του αποστολέα και του παραλήπτη στον ίδιο χώρο και χρόνο. Επομένως, το μήνυμα λαμβάνεται με καθυστέρηση και η αλληλεπίδραση μεταξύ του συγγραφέα (αποστολέα) και του αναγνώστη (παραλήπτη) είναι πολύ περιορισμένη.
Από την άλλη πλευρά, η γραπτή επικοινωνία είναι ουσιαστικά μια δημιουργική δραστηριότητα που απαιτεί συνειδητή προσπάθεια. Αυτή η προσπάθεια προέρχεται από ερεθίσματα που παράγονται από το μυαλό.
Αυτό διαφέρει από την προφορική επικοινωνία, η οποία συλλέγεται εξωτερικά από αισθητηριακούς υποδοχείς. Οι γραπτές πληροφορίες, από την άλλη πλευρά, προέρχονται από εσωτερική πνευματική δραστηριότητα.
Χαρακτηριστικα
Καθυστερημένη λήψη μηνυμάτων
Ένα από τα χαρακτηριστικά της γραπτής επικοινωνίας είναι ο χρονικά περιορισμένος χαρακτήρας της. Στην επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο, τα κωδικοποιημένα μηνύματα του αποστολέα λαμβάνονται αμέσως από τον παραλήπτη.
Αλλά στην γραπτή επικοινωνία, υπάρχει πάντα μια καθυστέρηση. Γενικά, δεν υπάρχει συγκεκριμένο χρονικό όριο για αυτήν την καθυστέρηση.
Περιορισμένοι κύκλοι
Ο κύκλος επικοινωνίας περιλαμβάνει τέσσερα βασικά στοιχεία επικοινωνίας: τον αποστολέα, το μήνυμα μαζί με το κανάλι επικοινωνίας, τον δέκτη και την απάντηση ή αντίδραση. Επειδή η λήψη του μηνύματος καθυστερεί, ο κύκλος γραπτής επικοινωνίας είναι πιο περιορισμένος.
Ωστόσο, λόγω των νέων εξελίξεων στην επικοινωνία και την πληροφόρηση, πολλά κανάλια επιτρέπουν την ολοκλήρωση του τελικού σταδίου του κύκλου (ανατροφοδότηση ή απάντηση) σχεδόν στον ίδιο χρόνο με την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο. Ένα παράδειγμα αυτού είναι οι υπηρεσίες άμεσων μηνυμάτων.
Μικρό περιθώριο για πλεονασμό
Τα γραπτά αρχεία περιορίζουν την πιθανότητα πλεονασμού. Στην προφορική επικοινωνία, οι χειρονομίες και τα παραλεκτικά στοιχεία —όπως ο τονισμός— υποστηρίζουν την λεκτική γλώσσα.
Αυτό δεν ισχύει στην γραπτή επικοινωνία. Επομένως, το επίπεδο ζήτησης είναι υψηλότερο, αναγκάζοντας τον αποστολέα να χρησιμοποιεί λέξεις με μεγαλύτερη ακρίβεια.
Πράγματι, η γραπτή επικοινωνία έχει υψηλή κοινωνική αξία. Αυτή η αξία μειώνεται με την επανάληψη των λέξεων και τη χρήση των ίδιων συντακτικών μοτίβων. Εδώ, επικρατεί η πρωτοτυπία, ακόμη και η τυπική καινοτομία.
Προσχεδιασμός
Γενικά, η γραπτή επικοινωνία δεν είναι μια αυτοσχέδια πράξη. Η γραφή συχνά απαιτεί την εκπλήρωση μιας σειράς προϋποθέσεων ή απαιτήσεων. Μεταξύ αυτών, για να επιτευχθεί αποτελεσματική επικοινωνία, είναι απαραίτητο να διευκρινιστεί το περιεχόμενο του μηνύματος στο σύνολό του και η εσωτερική του άρθρωση.
Για να επιτευχθεί αυτό, ο αποστολέας πρέπει να έχει ένα σχέδιο για την οργάνωση του κειμένου. Καθώς το κείμενο προχωρά, όλα τα στοιχεία του μηνύματος συνενώνονται μέχρι να ληφθούν οι σχετικές ιδέες.
Τύποι
Όσον αφορά τα είδη γραπτής επικοινωνίας, υπάρχουν τόσα πολλά όσοι και ποικίλοι τομείς ανθρώπινης δραστηριότητας. Έτσι, κάποια (τηλεγραφήματα) εξαφανίζονται και άλλα εμφανίζονται (email, για παράδειγμα). Παρακάτω, θα περιγραφούν μόνο μερικά.
υπομνήματα
Ένα υπόμνημα είναι μια δημοφιλής μορφή εσωτερικής γραπτής επικοινωνίας μεταξύ των μελών ενός οργανισμού. Είναι μια συντομευμένη μορφή επιστολής με ελάχιστη ευγένεια και άμεση πρόσβαση στο συγκεκριμένο θέμα του μηνύματος.
Σε αυτό το είδος επικοινωνίας, υπάρχουν συνήθως προκαθορισμένες μορφές. Οι κύριοι κανόνες που πρέπει να ακολουθούνται περιλαμβάνουν τη σωστή γραφή και τον προσωπικό και ιεραρχικό σεβασμό. Η γραφή πρέπει να είναι άμεση και απαλλαγμένη από κάθε είδους οικειότητα.
Αναφορές
Οι αναφορές είναι ένας άλλος τύπος γραπτής επικοινωνίας. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για επιχειρηματικούς, εκπαιδευτικούς, νομικούς ή επιστημονικούς σκοπούς.
Ανάλογα με τη φύση και τον σκοπό της έκθεσης, ενδέχεται να υπάρχουν προκαθορισμένες μορφές. Ωστόσο, γενικά, μια έκθεση θα πρέπει να περιλαμβάνει μια σύντομη εισαγωγή, τους κύριους στόχους και τα αποτελέσματα.
Μερικές φορές, περιλαμβάνονται γραφήματα και πίνακες για να διευκολυνθεί η κατανόηση των αποτελεσμάτων. Ομοίως, πολλές αναφορές περιέχουν μια λίστα συστάσεων.
Φυλλάδια
Τα φυλλάδια είναι έντυπα στα οποία οι εταιρείες παρουσιάζουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους. Δημοσιεύονται επίσης για να βοηθήσουν τους εκπροσώπους πωλήσεων στις επισκέψεις τους σε πελάτες.
Οι εταιρείες παράγουν φυλλάδια σε διάφορα σχήματα και μεγέθη. Ορισμένα φυλλάδια είναι σε μέγεθος Letter, ενώ άλλα διπλώνονται στη μέση ή σε τρία μέρη.
Από την άλλη πλευρά, χαρακτηρίζονται από την πολύχρωμη εμφάνισή τους και την πληθώρα εικόνων των κύριων προϊόντων ή υπηρεσιών τους. Το κείμενο είναι αραιό και υπάρχει άφθονος λευκός χώρος, γεγονός που καθιστά το φυλλάδιο ευανάγνωστο.
Ηλεκτρονικά μηνύματα
Τα ηλεκτρονικά μηνύματα (email) αποτελούν μια πολύ συνηθισμένη μορφή επικοινωνίας στις μέρες μας. Χρησιμοποιούνται για την αποστολή εγγράφων, τον προγραμματισμό συναντήσεων, την επιβεβαίωση ραντεβού και την επικοινωνία με υποψηφίους για εργασία. Χρησιμοποιούνται επίσης για τη συζήτηση προσωπικών θεμάτων.
Παρά τον σχετικό ανεπίσημο χαρακτήρα τους, τα ηλεκτρονικά μηνύματα πρέπει να ακολουθούν ορισμένους συμβατικούς κανόνες. Για τον σκοπό αυτό, η μορφή τους διαθέτει κενά για τον αποστολέα, τον παραλήπτη, το θέμα και ένα κενό όπου πρέπει να γραφτεί το μήνυμα.
Ακόμα και όταν χρησιμοποιείται για μη εμπορικούς σκοπούς, υπάρχουν ορισμένες συμβάσεις που πρέπει να ακολουθούνται για την αποφυγή αρνητικών αντιδράσεων. Αυτές περιλαμβάνουν τη σωστή ορθογραφία ονομάτων και τίτλων, την κατάλληλη χρήση σημείων στίξης και τη σωστή δομή προτάσεων και παραγράφων.
προτάσεις
Οι προτάσεις είναι έγγραφα που περιγράφουν μελλοντικά έργα. Συνήθως έχουν μήκος μόνο μία ή δύο σελίδες. Περιλαμβάνουν το σχετικό κόστος για κάθε συγκεκριμένη εργασία του έργου.
Μπορούν να συμπεριληφθούν και άλλα μη άμεσα κόστη για το έργο, όπως έξοδα εκτύπωσης, αλληλογραφίας και αποστολής, μεταξύ άλλων.
Επιστολές
Οι επιστολές είναι μια από τις παλαιότερες μορφές γραπτής επικοινωνίας. Το θέμα των επιστολών μπορεί να είναι προσωπικό ή επαγγελματικό. Πριν από την έλευση των ηλεκτρονικών εντύπων, ήταν ένα πολύ δημοφιλές μέσο επικοινωνίας. Όπως και με τα ηλεκτρονικά μηνύματα, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν απλές, ευγενικές φόρμες και συνοπτικά μηνύματα.
Ωστόσο, οι προσωπικές επιστολές εμφάνιζαν λιγότερες συμβάσεις στη γραφή τους. Η ευγένεια ήταν ελάχιστη. Το θέμα αναπτύχθηκε σύμφωνα με την ευκολία του αποστολέα και του παραλήπτη. Ο αριθμός των σελίδων περιορίστηκε από την ικανότητα και των δύο μερών. Σταδιακά, αυτές αντικαταστάθηκαν από ηλεκτρονικά μηνύματα.
Τηλεγραφήματα
Ένα τηλεγράφημα είναι μια σύντομη, απλοποιημένη εκδοχή μιας επιστολής. Εδώ, η ευγένεια περιορίζεται στο ελάχιστο και μερικές φορές παραλείπεται. Το κείμενο του μηνύματος γράφεται με όσο το δυνατόν λιγότερες λέξεις να παραλείπονται, διατηρώντας το ελάχιστο απαραίτητο για να βγάζει νόημα.
Ομοίως, οι φόρμες ευγενικής προσφοράς συχνά τυποποιημένες και συντομογραφημένες (κύριος για τον κ., την κα., τη δις και τα παρόμοια). Όπως και στις επιστολές, η χρήση τους έχει μειωθεί με την πρόοδο των ηλεκτρονικών μέσων.
Φαξ
Αυτή ήταν η πρωτοποριακή μέθοδος ηλεκτρονικής μετάδοσης γραπτών μηνυμάτων. Αν και γράφονταν και διαβάζονταν σε χαρτί, μεταδίδονταν ηλεκτρονικά. Η χρήση της έχει μειωθεί λόγω της αυξανόμενης χρήσης ηλεκτρονικών μέσων.
Στοιχεία γραπτής επικοινωνίας
Γενικά, τα τρία κύρια στοιχεία της γραπτής επικοινωνίας θεωρούνται η δομή (μορφή περιεχομένου), το ύφος (διατύπωση) και το περιεχόμενο (θέμα).
Όσον αφορά τη δομή, βοηθά τους αναγνώστες να κατανοήσουν το θέμα. Γι' αυτό συνιστάται να διευκρινίσετε τους στόχους σας πριν ξεκινήσετε να γράφετε.
Όσον αφορά το ύφος, αυτό αφορά πρωτίστως τον αποστολέα. Ωστόσο, είναι επίσης σημαντικό να λαμβάνονται υπόψη οι πιθανοί παραλήπτες του γραπτού υλικού. Μερικές φορές, είναι απαραίτητες σύντομες προτάσεις ή παράγραφοι με απλό λεξιλόγιο. Μερικές φορές, το μήνυμα θα πρέπει να είναι λίγο μεγαλύτερο και πιο περίτεχνο.
Τέλος, όσον αφορά το θέμα, αυτό μπορεί να είναι ευρύ. Όλοι οι τομείς της ανθρώπινης αλληλεπίδρασης μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο γραπτής επικοινωνίας. Αυτό περιλαμβάνει επιστημονικά και προσωπικά θέματα, καθώς και νομικά και διαδικαστικά ζητήματα.
Πλεονεκτήματα
Μονιμότητα στο χρόνο
Η γραπτή επικοινωνία αποτελεί ένα μόνιμο μέσο πληροφόρησης. Επομένως, είναι χρήσιμη όταν χρειάζονται αρχεία. Είναι επίσης ζωτικής σημασίας για την ορθή ανάθεση αρμοδιοτήτων και τη θέσπιση προτύπων και διαδικασιών. Επιπλέον, επιτρέπει την επαναλαμβανόμενη αναφορά σε μηνύματα.
Μηχανισμός ελέγχου
Λόγω της μακροπρόθεσμης διατήρησής της, η γραπτή επικοινωνία είναι ιδανική ως εργαλείο ελέγχου. Τα φύλλα ελέγχου, τα φύλλα αποτελεσμάτων, οι νόμοι, οι συμφωνίες και άλλα είναι τα έγγραφα που υποβάλλονται σε επεξεργασία πιο συχνά χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο επικοινωνίας.
Διατήρηση
Η γραπτή επικοινωνία έχει υψηλό επίπεδο διατήρησης, επιτρέποντάς της να είναι ασφαλής και μακροχρόνια. Οι τεχνολογικές εξελίξεις έχουν καταστήσει δυνατούς και άλλους τρόπους διατήρησης των πληροφοριών. Ωστόσο, μέχρι σήμερα, το πρωτότυπο γραπτό έγγραφο παραμένει η απόλυτη απόδειξη της ύπαρξης και της πρωτοτυπίας του.
Υψηλότερο επίπεδο ανακλαστικότητας
Οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν αυτό το μέσο αναστοχάζονται αποτελεσματικά πριν γράψουν. Η πράξη της συγγραφής ενός μηνύματος προηγείται πάντα από μια διαδικασία σκέψης και καθορισμού αυτού που θέλετε να εκφράσετε. Ακόμα και η ίδια η γραφή είναι μια διαδικασία αναστοχασμού. Επομένως, αυτός ο επικοινωνιακός τρόπος είναι ιδανικός για τη μετάδοση ακρίβειας και ακρίβειας.
Λιγότερη πιθανότητα παραμόρφωσης και ερμηνείας
Στα μηνύματα που μεταδίδονται μέσω γραπτής επικοινωνίας, υπάρχει μικρότερη πιθανότητα παραμόρφωσης. Σε αυτό το σύστημα επικοινωνίας, οι πληροφορίες καταγράφονται μόνιμα και μπορούν να επαληθευτούν ανά πάσα στιγμή. Επομένως, υπάρχει μικρότερη πιθανότητα παραμόρφωσης ή αλλοίωσης των πληροφοριών.
Από την άλλη πλευρά, υπάρχει μικρότερη πιθανότητα παρερμηνείας των μηνυμάτων. Σε περίπτωση αμφιβολίας, το μήνυμα μπορεί να ξαναδιαβαστεί όσες φορές χρειάζεται μέχρι να επιτευχθεί πλήρης κατανόηση.
Επιπλέον, η ταχύτητα ανάγνωσης ή επανάληψης μπορεί να προσαρμοστεί στο επίπεδο κατανόησης του παραλήπτη. Αυτό διασφαλίζει ότι εάν ο αποστολέας και ο παραλήπτης χρησιμοποιήσουν τους ίδιους κωδικούς, το μήνυμα θα φτάσει όπως προβλέπεται.
Μειονεκτήματα
Κόστος
Η γραπτή επικοινωνία δεν είναι οικονομική. Υπάρχουν κόστη που σχετίζονται με τα υλικά (χαρτί και μελάνι, μεταξύ άλλων) και την εργασία που απαιτείται για τη σύνταξη και την παράδοση των εγγράφων. Αυτά τα κόστη μπορούν να αυξηθούν ανάλογα με τη φυσική απόσταση μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη.
Αποτελεσματική ικανότητα κατανόησης
Η γραπτή επικοινωνία απαιτεί σημαντικές γλωσσικές και λεξιλογικές δεξιότητες. Η έλλειψη γραπτών δεξιοτήτων και η κακή ποιότητα του κειμένου επηρεάζουν αρνητικά το μήνυμα και θέτουν σε κίνδυνο την αποτελεσματική κατανόησή του.
Σχόλια
Η ανατροφοδότηση μηνύματος στην γραπτή επικοινωνία δεν είναι άμεση. Σε αυτό το είδος επικοινωνίας, η διαδικασία κωδικοποίησης και αποκωδικοποίησης είναι αργή.
Ανάλογα με τον κώδικα που χρησιμοποιείται, η κατανόηση του μηνύματος ενδέχεται να διαρκέσει περισσότερο από το αναμενόμενο. Σε κάθε περίπτωση, η ανατροφοδότηση είναι προς όφελος του παραλήπτη του μηνύματος και όχι του αποστολέα.
Δυσκολία στην έκφραση συναισθημάτων
Όντας ένα στοχαστικό μέσο, είναι πιο δύσκολο να εκφράσει κανείς τα συναισθήματά του στη γραπτή επικοινωνία. Πράγματι, οι ποιητές και οι καλλιτέχνες που χρησιμοποιούν αυτό το μέσο για να εκφράσουν την ομορφιά και το συναίσθημα χρησιμοποιούν δύσκολες τεχνικές. Μερικές φορές το πετυχαίνουν, αλλά άλλες φορές αποτυγχάνουν να μεταφέρουν τη συναισθηματικότητα του καλλιτέχνη.
Αυτός ο τύπος επικοινωνίας είναι γνωστός ως ψυχρός και απρόσωπος και έρχεται σε αντίθεση με άλλες μορφές επικοινωνίας που μπορεί να περιλαμβάνουν λεκτικά και χειρονομιακά χαρακτηριστικά. Επομένως, χρησιμοποιείται συχνότερα στη μετάδοση πληροφοριών όπου η ακρίβεια των γεγονότων είναι σημαντική.
Καθυστερημένη ή αβέβαιη επιβεβαίωση παραλαβής
Η γραπτή επικοινωνία καθιστά δύσκολη την άμεση επιβεβαίωση της παραλαβής ενός μηνύματος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν είναι καν δυνατό να προσδιοριστεί εάν το μήνυμα έφτασε στον παραλήπτη.
Falta de flexibilidade
Ένα άλλο μειονέκτημα της γραπτής επικοινωνίας είναι η έλλειψη ευελιξίας. Μόλις σταλεί ένα αρχικό μήνυμα, δεν υπάρχει τρόπος να διορθωθεί γρήγορα το περιεχόμενό του.
Όλες οι απαραίτητες αλλαγές πρέπει να εγκρίνονται από τον παραλήπτη του μηνύματος. Ομοίως, κάθε διόρθωση που γίνεται, ακόμη και μερική, επηρεάζει ολόκληρο το μήνυμα.
Αναφορές
- Α.Ε. (s/f). Γραπτή επικοινωνία Ανακτήθηκε από inc.com.
- Sehgal, MK (2008). Επιχειρηματική Επικοινωνία Νέο Δελχί: Excel Books India.
- Cabrera, A. και Pelayo, N. (2001). Γλώσσα και Επικοινωνία. Καράκας: The National.
- Bolaños, B. (1996). Γραπτή επικοινωνία San José: EUNED.
- Suttle, R. (2017 Σεπτεμβρίου 26). Είδη γραπτής επιχειρηματικής επικοινωνίας. Ανακτήθηκε από bizfluent.com.
- Sckool (07 Φεβρουαρίου 2017). Τα τρία κύρια στοιχεία της γραπτής επικοινωνίας. Ανακτήθηκε από το sckool.org.
- MSG (s/f). Γραπτή επικοινωνία – έννοια, πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Ανακτήθηκε από το managementstudyguide.com.
- Επιχειρηματική επικοινωνία. (s/f). Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της γραπτής επικοινωνίας. Ανακτήθηκε από το thebusinesscommunication.com.
- Επιχειρηματική Επικοινωνία (μ/μ). Μειονεκτήματα της Γραπτής Επικοινωνίας στις Επιχειρήσεις. Ανακτήθηκε από το bizcommunicationcoach.com.