Οι κάρτες είναι μια μορφή γραπτής επικοινωνίας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε μια ποικιλία περιστάσεων, τόσο επίσημων όσο και ανεπίσημων. Υπάρχουν 26 κύριοι τύποι καρτών, ο καθένας με τον δικό του σκοπό και στυλ γραφής. Αυτές οι κάρτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να εκφράσουν συναισθήματα, συγχαρητήρια, συλλυπητήρια, ευχαριστίες και άλλα. Σε αυτό το κείμενο, θα εξερευνήσουμε τους διαφορετικούς τύπους καρτών, τόσο επίσημων όσο και ανεπίσημων, και πώς να τις χρησιμοποιήσουμε κατάλληλα σε διαφορετικά πλαίσια.
Διαφορά μεταξύ επίσημων και ανεπίσημων γραμμάτων: κατανοήστε τα χαρακτηριστικά καθεμίας.
Οι επιστολές είναι μια παραδοσιακή μορφή γραπτής επικοινωνίας που μπορεί να ταξινομηθεί σε δύο κύριους τύπους: την επίσημη και την άτυπη. Κάθε μία έχει συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που τη διακρίνουν και είναι κατάλληλη για διαφορετικά πλαίσια και σκοπούς.
Οι επίσημες επιστολές χρησιμοποιούνται γενικά σε πιο επαγγελματικές περιστάσεις, όπως επίσημες επικοινωνίες, επίσημα αιτήματα, προσκλήσεις σε σημαντικά γεγονότα και άλλα. Χαρακτηρίζονται από πιο ευγενική γλώσσα, οργανωμένη δομή και τήρηση της εθιμοτυπίας. Γενικά ξεκινούν με έναν επίσημο χαιρετισμό, ακολουθούμενο από το κυρίως κείμενο και τελειώνουν με έναν σωστό αποχαιρετισμό. Παραδείγματα επίσημων επιστολών περιλαμβάνουν συνοδευτικές επιστολές, συστατικές επιστολές και επιστολές παραίτησης.
Από την άλλη πλευρά, μια άτυπη επιστολή είναι πιο χαλαρή και προσωπική, ιδανική για επικοινωνία μεταξύ φίλων, οικογένειας ή στενών συναδέλφων. Αυτός ο τύπος επιστολής χρησιμοποιεί συνήθως την καθομιλουμένη γλώσσα, συντομογραφίες, emoticons, ακόμη και αστεία. Η δομή είναι πιο ευέλικτη και δεν υπάρχει λόγος να ακολουθούνται αυστηροί κανόνες εθιμοτυπίας. Παραδείγματα άτυπων επιστολών περιλαμβάνουν ευχαριστήριες επιστολές, επιστολές γενεθλίων και επιστολές συγγνώμης.
Εν ολίγοις, η διαφορά μεταξύ επίσημων και ανεπίσημων επιστολών έγκειται στη γλώσσα που χρησιμοποιείται, στη δομή του μηνύματος και στο πλαίσιο στο οποίο χρησιμοποιούνται. Ενώ οι επίσημες επιστολές είναι πιο κατάλληλες για επαγγελματικές και επίσημες περιστάσεις, οι ανεπίσημες επιστολές είναι πιο κατάλληλες για προσωπική και ανεπίσημη επικοινωνία. Και οι δύο τύποι επιστολών αποτελούν σημαντικά εργαλεία γραπτής επικοινωνίας και θα πρέπει να χρησιμοποιούνται ανάλογα με το κοινό-στόχο και τον σκοπό του μηνύματος.
Εν ολίγοις, η κατανόηση των χαρακτηριστικών και των διαφορών μεταξύ επίσημων και ανεπίσημων επιστολών είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση αποτελεσματικής και κατάλληλης επικοινωνίας σε διαφορετικές καταστάσεις. Ανεξάρτητα από τον τύπο της επιστολής που επιλέγεται, είναι σημαντικό να έχετε κατά νου τον στόχο του μηνύματος και να προσαρμόζετε τον τόνο και το στυλ γραφής ανάλογα με τα συμφραζόμενα και το κοινό-στόχο.
Οι 26 κύριοι τύποι καρτών (επίσημες και ανεπίσημες)
Υπάρχουν διαφορετικά γραμματοσειρές ανάλογα με τον σκοπό για τον οποίο γράφτηκαν. Με αυτή την έννοια, έχουμε, μεταξύ άλλων, επαγγελματικές επιστολές, συστατικές επιστολές, επιστολές παραίτησης, επίσημες επιστολές, προσωπικές επιστολές.
Οι επιστολές είναι γραπτά έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες που ένα μέρος επιθυμεί να μεταφέρει στο άλλο μέρος.
Με αυτή τη σειρά ιδεών, καθένας από τους τύπους επιστολών που αναφέρθηκαν παραπάνω προσαρμόζεται στις επικοινωνιακές ανάγκες του ατόμου που γράφει την επιστολή.
Για παράδειγμα, αν θέλω να γράψω μια επιστολή σε έναν φίλο, θα είναι προσωπική. Τώρα, ας υποθέσουμε ότι αυτός ο φίλος γιορτάζει τα γενέθλιά του και θέλω να τον συγχαρώ με μια επιστολή. Σε αυτήν την περίπτωση, το έγγραφο δεν θα είναι μόνο προσωπικό, αλλά θα είναι και μια επιστολή γενεθλίων.
Υπό αυτή την έννοια, οι επιστολές αποτελούν ένα αποτελεσματικό μέσο επικοινωνίας μεταξύ δύο ή περισσότερων μερών, ενώ παράλληλα αποτελούν έναν τρόπο διατήρησης της αγάπης για τη γραφή και την ανάγνωση.
Ταξινόμηση τύπων καρτών
Σε γενικές γραμμές, οι επιστολές μπορούν να ταξινομηθούν σε δύο μεγάλες ομάδες: επίσημες και ανεπίσημες (που ονομάζονται επίσης προσωπικές).
Επίσημες επιστολές
Οι επίσημες επιστολές είναι αυτές που εκδίδονται από έναν αρμόδιο φορέα, είτε πρόκειται για εταιρεία, οργανισμό, τμήμα ή άτομο που κατέχει σημαντική θέση εντός της εταιρείας.
Επίσημες επιστολές θεωρούνται επίσης εκείνες που εκδίδονται από φυσικά πρόσωπα για να διαβαστούν από έναν οργανισμό ή μια εταιρεία.
Παρακάτω παρατίθενται δεκατρείς τύποι επίσημων επιστολών.
1- Επιστολές επιχειρήσεων
Οι επαγγελματικές επιστολές είναι κάθε είδους γραπτό έγγραφο που καταρτίζεται στον επαγγελματικό τομέα. Παραλαμβάνονται με χαιρετισμούς και τελειώνουν με την υπογραφή του αποστολέα, ο οποίος συνήθως κατέχει εξέχουσα θέση σε μια εταιρεία.
Αυτού του είδους οι επιστολές μπορούν επίσης να εκδοθούν από τμήματα ενός οργανισμού, όπως το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Μπορούν επίσης να εκδοθούν από την ίδια την εταιρεία.
2- Επιστολές παραγγελίας
Οι επιστολές παραγγελίας εκδίδονται από έναν καταναλωτή και παραλαμβάνονται από έναν προμηθευτή. Αυτές οι επιστολές αποστέλλονται για να ζητηθεί μια συγκεκριμένη ποσότητα προϊόντων από τον προμηθευτή.
Οι επιστολές αιτήματος θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:
– Απαιτούμενη ποσότητα προϊόντος.
– Το όνομα του προϊόντος που θέλετε να αγοράσετε.
– μοντέλο προϊόντος.
– Χρώμα, μέγεθος (εάν υπάρχει).
– Αναμενόμενη τιμή που θα καταβληθεί για το προϊόν.
– Τρόπος πληρωμής.
3- Επιστολές πωλήσεων
Οι επιστολές πωλήσεων στοχεύουν στο να πείσουν τον αναγνώστη να αγοράσει ένα διαφημιζόμενο προϊόν. Συνήθως χρησιμοποιούν πειστικές δηλώσεις που τραβούν την προσοχή του πιθανού αγοραστή.
Αυτός ο τύπος γραμμάτων περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
- Apelação Αυτό το μέρος εδραιώνει μια σχέση μεταξύ του αποστολέα και του αναγνώστη, κάνοντάς τον τελευταίο να αισθάνεται ταυτισμένος με το περιεχόμενο της επιστολής, ακόμα κι αν δεν γράφτηκε προσωπικά σε αυτόν.
Ένα παράδειγμα παρότρυνσης για δράση θα μπορούσε να είναι: «Έχετε κουραστεί να περνάτε ώρες στην κουζίνα προσπαθώντας να φτιάξετε ένα υγιεινό δείπνο;» Πολλοί άνθρωποι μπορούν να ταυτιστούν με αυτή τη δήλωση, κάνοντάς τους να θέλουν να συνεχίσουν να διαβάζουν.
- Περιγραφή προϊόντος ή υπηρεσίας Αυτή η ενότητα περιλαμβάνει σχετικές πληροφορίες σχετικά με το προϊόν ή την υπηρεσία που προσφέρεται: Σε τι χρησιμεύει; Πώς χρησιμοποιείται; Πόσο κοστίζει;, μεταξύ άλλων.
- Στοιχεία επικοινωνίας Τέλος, οι επιστολές πωλήσεων κλείνουν με αριθμούς επικοινωνίας και email. Μερικές φορές, περιλαμβάνονται επίσης η φυσική διεύθυνση όπου μπορεί να αγοραστεί το προϊόν (εάν υπάρχει) και ο ιστότοπος της εταιρείας.
4- Επιστολές καταγγελίας
Οι επιστολές παραπόνων χρησιμοποιούνται για την υποβολή παραπόνων σχετικά με ένα προϊόν που αγοράστηκε ή μια υπηρεσία που λήφθηκε.
Ο τόνος των επιστολών παραπόνων πρέπει να είναι σεβαστικός: είναι απαραίτητο να μην παρασυρόμαστε από τα συναισθήματα θυμού ή οργής που μπορεί να μας έχει προκαλέσει το προϊόν.
Αυτού του είδους οι επιστολές θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:
– Γενικές πληροφορίες σχετικά με τον εκδότη: Όνομα, ηλικία, διεύθυνση, μεταξύ άλλων.
– Δεδομένα σχετικά με την απόκτηση του προϊόντος ή της υπηρεσίας: Ημερομηνία απόκτησης, εγκατάσταση όπου αποκτήθηκε, τιμολόγια και αποδείξεις αγοράς, μεταξύ άλλων.
– Πληροφορίες σχετικά με την βλάβη που παρουσιάζεται από το προϊόν ή την υπηρεσία.
– Πιθανή λύση που αναμένετε να δοθεί στο πρόβλημα.
5- Συστατικές επιστολές
Οι συστατικές επιστολές είναι έγγραφα που βεβαιώνουν την ποιότητα της εργασίας ενός ατόμου.
Αυτού του είδους οι επιστολές εκδίδονται όταν ένα άτομο επιθυμεί να αποκτήσει μια νέα θέση εργασίας και γράφονται από άτομα που είναι σε θέση να προσδιορίσουν εάν η απόδοση του υποψηφίου είναι ιδανική.
Υπό αυτή την έννοια, οι συστατικές επιστολές συνήθως εκδίδονται από καθηγητές, δασκάλους και πρώην προϊσταμένους του υποψηφίου.
Αυτός ο τύπος επιστολής περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τη στάση και τις ικανότητες του υποψηφίου, τις δραστηριότητες που έχει εκτελέσει καθ' όλη τη διάρκεια της καριέρας του, τους λόγους για τους οποίους είναι κατάλληλος για τη θέση εργασίας, μεταξύ άλλων.
6- Επιστολές παραίτησης
Οι επιστολές παραίτησης εκδίδονται από έναν υπάλληλο που επιθυμεί να αποχωρήσει από την εργασία του. Αυτή η επιστολή αποστέλλεται στον άμεσο προϊστάμενο του υπαλλήλου του οποίου την παραίτηση επιθυμείτε να αποχωρήσετε.
Οι επιστολές παραίτησης περιλαμβάνουν την ημερομηνία κατά την οποία ο εργαζόμενος θα αποχωρήσει οριστικά από την εργασία του.
Γενικά, ο λόγος αποχώρησης από την εργασία συνήθως περιλαμβάνεται, αν και δεν είναι υποχρεωτική απαίτηση.
7- Επιστολές παραίτησης
Οι επιστολές παραίτησης εκδίδονται όταν μια εταιρεία θέλει να ενημερώσει έναν από τους υπαλλήλους της ότι δεν χρειάζεται πλέον τις υπηρεσίες της και ως εκ τούτου, πρέπει να αποχωρήσει από τη θέση του.
Οι επιστολές παραίτησης περιλαμβάνουν την ημερομηνία κατά την οποία ο εργαζόμενος πρέπει να σταματήσει να εργάζεται για την εταιρεία και τον λόγο απόλυσής του.
8- Επιστολές παραλαβής
Οι επιστολές παραλαβής συντάσσονται για να ενημερώσουν ένα άτομο ή μια εταιρεία ότι έχει παραληφθεί μια επιστολή που έχει εκδοθεί από αυτό.
Λάβετε υπόψη ότι αυτός ο τύπος επιστολής δεν εγγυάται ότι οι πληροφορίες έχουν διαβαστεί.
9- Επιστολές εξουσιοδότησης
Αυτού του είδους η επιστολή εκδίδεται για να δώσει σε ένα άλλο άτομο την εξουσιοδότηση να ενεργήσει εκ μέρους του ατόμου που την γράφει.
Οι επιστολές εξουσιοδότησης συντάσσονται όταν το άτομο που τις συντάσσει δεν μπορεί ή δεν επιθυμεί να παραστεί σε ένα ραντεβού, μια συνάντηση ή άλλη περίσταση.
10- Επιστολές άδειας
Οι επιστολές άδειας είναι δύο είδη εγγράφων. Η πρώτη είναι αυτή που εκδίδει ένας εργαζόμενος στον προϊστάμενό του, με την οποία του χορηγείται άδεια να πάρει άδεια από την εργασία του για μία ή περισσότερες ημέρες.
Αυτός ο τύπος επιστολής περιλαμβάνει τον λόγο για τον οποίο θέλετε να λείψετε από την εργασία σας και τον αριθμό των ημερών που αναμένετε να λείψετε.
Το δεύτερο έγγραφο, γνωστό ως επιστολή άδειας, είναι αυτό που εκδίδεται από έναν προϊστάμενο σε έναν υπάλληλο όταν αυτός αποδέχεται το αίτημά του.
Αυτού του είδους οι επιστολές περιλαμβάνουν επιβεβαίωση από τον προϊστάμενο και τις ημερομηνίες αναχώρησης και επιστροφής του εργαζομένου.
11- Επιστολές αίτησης
Οι αιτήσεις υποψηφιότητας εκδίδονται όταν ένα άτομο επιθυμεί να υποβάλει αίτηση για μια θέση σε ένα ίδρυμα.
Αυτού του είδους η επιστολή μπορεί να εκδοθεί σε διάφορα πλαίσια: επιλογή ποσόστωσης σε ένα πανεπιστήμιο, για μια θέση σε ορισμένες πρακτικές ασκήσεις, για μια θέση εργασίας, μεταξύ άλλων.
12- Επιστολή αποδοχής
Οι επιστολές αποδοχής εκδίδονται από ένα ίδρυμα όταν δέχεται έναν αιτούντα.
Αυτές οι επιστολές περιλαμβάνουν τον λόγο αποδοχής, την ημερομηνία κατά την οποία αναμένεται να γίνουν ενεργά μέλη του ιδρύματος, τη θέση που θα κατέχουν και το χρονικό διάστημα που θα παραμείνουν στον οργανισμό.
13- Επιστολές μεταφοράς
Οι επιστολές μετάθεσης εκδίδονται από έναν οργανισμό ή εταιρεία για να ενημερώσουν έναν από τους υπαλλήλους του ότι θα μετατεθεί εκτός του τμήματος ή της έδρας.
Αυτές οι επιστολές περιλαμβάνουν την ημερομηνία έναρξης ισχύος της αλλαγής, το τμήμα στο οποίο θα μετατεθεί ο εργαζόμενος και τη θέση που θα κατέχει στο νέο τμήμα.
Άτυπες επιστολές
Οι ανεπίσημες επιστολές, που ονομάζονται επίσης προσωπικές επιστολές, είναι εκείνες στις οποίες οι συνομιλητές έχουν μια σχέση που δεν περιλαμβάνει τον επιχειρηματικό κόσμο. Με αυτή την έννοια, οι ανεπίσημες επιστολές αποστέλλονται μεταξύ φίλων και συγγενών.
Σε αντίθεση με τις επίσημες επιστολές, οι ανεπίσημες επιστολές δεν έχουν συγκεκριμένη μορφή. Εξαρτώνται από την πρόθεση του αποστολέα και την ικανότητά του στη γραφή.
Ένα γράμμα γενεθλίων (το οποίο είναι ανεπίσημο) μπορεί να έχει μήκος δύο σελίδες ή μπορεί να συντομευτεί σε λίγες γραμμές γραμμένες σε μια προκατασκευασμένη κάρτα.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι η χρήση ανεπίσημων ή προσωπικών επιστολών έχει μειωθεί τα τελευταία χρόνια λόγω της δημοτικότητας των μέσων κοινωνικής δικτύωσης.
Παρακάτω παρατίθενται δεκατρείς τύποι ανεπίσημων επιστολών.
1- Γράμματα γενεθλίων
Οι επιστολές γενεθλίων είναι έγγραφα που εκδίδονται για να συγχαρούν έναν φίλο ή μέλος της οικογένειας για τα γενέθλιά του. Συνήθως περιλαμβάνονται ευχές για το άτομο που λαμβάνει τη θεραπεία.
2- Επιστολές πένθους
Οι επιστολές πένθους γράφονται όταν κάποιος κοντινός στο άτομο που τις γράφει πεθαίνει. Ο αποστολέας εκφράζει τη λύπη του για τον θάνατο του ατόμου και παρηγορεί τον παραλήπτη, προσφέροντας άνευ όρων υποστήριξη.
3- Επιστολές συγγνώμης
Εκδίδεται όταν ο αποστολέας επιθυμεί να ζητήσει συγγνώμη για οποιαδήποτε ενέργεια που έλαβε χώρα και είχε αρνητικές συνέπειες για άλλο άτομο.
4- Ευχαριστήριες επιστολές
Εκδίδεται για να δείξετε στο άτομο που λαμβάνει την επιστολή ότι είστε ευγνώμονες για την χάρη που σας έχει προσφέρει.
5- Επιστολές συγχαρητηρίων
Οι επιστολές συγχαρητηρίων μπορούν να γραφτούν για διάφορους λόγους: για μια προαγωγή στην εργασία, για την κατάκτηση ενός βραβείου στο σχολείο, για τη συμμετοχή σε έναν διαγωνισμό, μεταξύ άλλων.
Σε κάθε περίπτωση, αυτό που έχει σημασία σε αυτού του είδους τις επιστολές είναι το γεγονός ότι το άτομο που τις παραλαμβάνει θα πρέπει να τιμάται για το επίτευγμα που έχει σημειώσει.
6- Αποχαιρετιστήρια γράμματα
Οι αποχαιρετιστήριες επιστολές γράφονται όταν ένας από τους δύο συνομιλητές εγκαταλείπει την πόλη, την πολιτεία ή τη χώρα.
7- Επιστολές καλωσορίσματος
Οι επιστολές καλωσορίσματος αποστέλλονται όταν κάποιος μετακομίζει στη γειτονιά ή μετατίθεται σε νέο ίδρυμα.
Με αυτόν τον τρόπο, οι επιστολές καλωσορίσματος εκφράζουν τις ευχές του αποστολέα προς τον νεοφερμένο.
8- Ερωτικά γράμματα
Οι ερωτικές επιστολές αποστέλλονται μεταξύ ζευγαριών για να εκφράσουν την αγάπη τους. Μπορείτε επίσης να στείλετε μια ερωτική επιστολή σε κάποιον που εκτιμά ιδιαίτερα ο αποστολέας, αλλά δεν είναι απαραίτητα ο σύντροφός σας.
9- Επιστολές φιλίας
Είναι αυτά που ανταλλάσσουν οι φίλοι μεταξύ τους για να διατηρούν επαφή παρά την απόσταση.
10- Χριστουγεννιάτικες Επιστολές
Αυτά αποστέλλονται τον μήνα Δεκέμβριο για να ευχηθούν σε κάποιον «Καλά Χριστούγεννα» ή «Καλές Γιορτές».
Οι χριστουγεννιάτικες κάρτες συνήθως συνοδεύονται από καρτ ποστάλ που περιέχουν μια φωτογραφία της οικογένειας που στέλνει την επιστολή με εορταστικά μοτίβα.
11- Γράμματα στον Άγιο Βασίλη
Τα γράμματα προς τον Άγιο Βασίλη γράφονται από παιδιά που ζητούν δώρα από αυτόν τον χαρακτήρα. Αυτά τα γράμματα συνήθως περιλαμβάνουν μια λίστα με πιθανά δώρα και ευχαριστίες για δώρα που έλαβαν τον προηγούμενο χρόνο.
12- Επιστολή πρόσκλησης
Οι επιστολές πρόσκλησης προσκαλούν τους παραλήπτες να παραστούν σε ένα πάρτι ή μια συνάντηση που διοργανώνει ο αποστολέας.
Αυτές οι επιστολές μπορούν να σταλούν σε διάφορες περιστάσεις: γάμους, γενέθλια, χριστουγεννιάτικα πάρτι, μεταξύ άλλων.
13- Επιστολές για διάφορα θέματα
Αυτή η τελευταία κατηγορία περιλαμβάνει τις υπόλοιπες προσωπικές επιστολές που δεν γράφτηκαν για συγκεκριμένο λόγο, αλλά αποτελούν μια περιστασιακή ανταλλαγή αλληλογραφίας μεταξύ των συνομιλητών.
Αναφορές
- Επιστολή (μήνυμα). Ανακτήθηκε στις 16 Αυγούστου 2017 από το en.wikipedia.org
- Γραμματοσειρές με δείγματα. Ανακτήθηκε στις 16 Αυγούστου 2017 από το thabalance.com
- 10 Τύποι Επαγγελματικών Επιστολών. Ανακτήθηκε στις 16 Αυγούστου 2017, από work.chron.com
- Γραμματοσειρές. Ανακτήθηκε στις 16 Αυγούστου 2017 από το unacademy.com
- Όλοι οι τύποι γραμματοσειρών με δείγμα. Ανακτήθηκε στις 16 Αυγούστου 2017 από το bankofinfo.com
- Διαφορετικοί τύποι επίσημων επιστολών. Ανακτήθηκε στις 16 Αυγούστου 2017 από το perfectyourenglish.com
- Επιστολή προς επαγγελματίες Ανακτήθηκε στις 16 Αυγούστου 2017 από το en.wikipedia.org