Kortit ovat kirjallisen viestinnän muoto, jota voidaan käyttää monissa eri tilanteissa, sekä virallisissa että epävirallisissa. Kortteja on 26 päätyyppiä, joilla jokaisella on oma tarkoituksensa ja kirjoitustyylinsä. Näitä kortteja voidaan käyttää tunteiden, onnittelujen, surunvalittelujen, kiitoksen ja muiden ilmaisemiseen. Tässä tekstissä tutkimme erityyppisiä kortteja, sekä virallisia että epävirallisia, ja sitä, miten niitä käytetään asianmukaisesti eri yhteyksissä.
Muodollisten ja epämuodollisten kirjeiden ero: ymmärrä kummankin ominaisuudet.
Kirjeet ovat perinteinen kirjallisen viestinnän muoto, joka voidaan luokitella kahteen päätyyppiin: muodolliseen ja epämuodolliseen. Kummallakin on erityispiirteitä, jotka erottavat sen muista ja sopivat erilaisiin konteksteihin ja tarkoituksiin.
Muodollisia kirjeitä käytetään yleensä ammatillisemmissa tilanteissa, kuten virallisissa viesteissä, muodollisissa pyynnöissä, kutsuissa tärkeisiin tapahtumiin ja muissa. Niille on ominaista kohteliaampi kieli, järjestelmällinen rakenne ja etiketin noudattaminen. Ne alkavat yleensä muodollisella tervehdyksellä, jota seuraa leipäteksti, ja päättyvät asianmukaisiin jäähyväisiin. Esimerkkejä muodollisista kirjeistä ovat saatekirjeet, suosituskirjeet ja eroilmoitukset.
Toisaalta epävirallinen kirje on rennompi ja henkilökohtaisempi, ja se sopii erinomaisesti ystävien, perheen tai läheisten työtovereiden väliseen viestintään. Tällaisessa kirjeessä käytetään yleisesti puhekieltä, lyhenteitä, hymiöitä ja jopa vitsejä. Rakenne on joustavampi, eikä tiukkoja etikettisääntöjä tarvitse noudattaa. Esimerkkejä epävirallisista kirjeistä ovat kiitoskirjeet, syntymäpäiväkirjeet ja anteeksipyyntökirjeet.
Lyhyesti sanottuna muodollisten ja epämuodollisten kirjeiden välinen ero on käytetyssä kielessä, viestin rakenteessa ja kontekstissa, jossa niitä käytetään. Muodolliset kirjeet sopivat paremmin ammatillisiin ja virallisiin tilanteisiin, kun taas epämuodolliset kirjeet sopivat paremmin henkilökohtaiseen ja epämuodolliseen viestintään. Molemmat kirjetyypit ovat tärkeitä kirjallisen viestinnän välineitä, ja niitä tulisi käyttää kohdeyleisön ja viestin tarkoituksen mukaan.
Lyhyesti sanottuna virallisten ja epävirallisten kirjeiden ominaisuuksien ja erojen ymmärtäminen on olennaista tehokkaan ja asianmukaisen viestinnän varmistamiseksi eri tilanteissa. Valitusta kirjetyypistä riippumatta on tärkeää pitää mielessä viestin tavoite ja mukauttaa sävy ja kirjoitustyyli asiayhteyden ja kohdeyleisön mukaan.
26 pääasiallista korttityyppiä (virallisia ja epävirallisia)
Niitä on erilaisia fontit sen tarkoituksen mukaan, johon ne on kirjoitettu. Tässä mielessä meillä on muun muassa liikekirjeitä, suosituskirjeitä, irtisanoutumiskirjeitä, virallisia kirjeitä, henkilökohtaisia kirjeitä.
Kirjeet ovat kirjallisia asiakirjoja, jotka sisältävät tietoja, jotka toinen osapuoli haluaa välittää toiselle osapuolelle.
Tässä ideajärjestyksessä jokainen edellä mainituista kirjetyypeistä on mukautettu kirjeen kirjoittajan kommunikatiivisiin tarpeisiin.
Jos esimerkiksi haluan kirjoittaa kirjeen ystävälle, se on henkilökohtainen. Oletetaan nyt, että ystävä juhlii syntymäpäiväänsä ja haluan onnitella häntä kirjeellä; tässä tapauksessa asiakirja ei ole ainoastaan henkilökohtainen, vaan se on myös syntymäpäiväkirje.
Tässä mielessä kirjeet ovat tehokas kommunikointikeino kahden tai useamman osapuolen välillä ja samalla tapa säilyttää kirjoittamisen ja lukemisen rakkaus.
Korttityyppien luokittelu
Yleisesti ottaen kirjeet voidaan luokitella kahteen suureen ryhmään: muodollisiin ja epämuodollisiin (joita kutsutaan myös henkilökohtaisiksi).
Viralliset kirjeet
Viralliset kirjeet ovat kirjeitä, jotka antaa toimivaltainen elin, olipa kyseessä sitten yritys, organisaatio, osasto tai henkilö, jolla on tärkeä asema yrityksessä.
Muodollisiksi kirjeiksi katsotaan myös luonnollisten henkilöiden organisaation tai yrityksen luettavaksi lähettämät kirjeet.
Alla on kolmetoista muodollisen kirjeen tyyppiä.
1. Liikekirjeet
Liikekirjeet ovat minkä tahansa tyyppisiä ammatillisia asiakirjoja. Ne vastaanotetaan tervehdyksillä ja ne päättyvät lähettäjän allekirjoitukseen. Lähettäjällä on yleensä merkittävä asema yrityksessä.
Tällaisia kirjeitä voivat lähettää myös organisaation sisäiset osastot, kuten henkilöstöosasto. Niitä voi lähettää myös yritys itse.
2- Tilauskirjeet
Tilauskirjeet ovat kuluttajan lähettämiä ja toimittajan vastaanottamia. Nämä kirjeet lähetetään pyytämään toimittajalta tietty määrä tuotteita.
Pyyntökirjeiden tulee sisältää seuraavat tiedot:
– Tarvittavan tuotteen määrä.
– Haluamasi tuotteen nimi.
– tuotemalli.
– Väri, koko (jos sovellettavissa).
– Tuotteen odotettu hinta.
– Maksutapa.
3. Myyntikirjeet
Myyntikirjeiden tarkoituksena on suostutella lukija ostamaan mainostettu tuote. Niissä käytetään tyypillisesti vakuuttavia lauseita, jotka herättävät potentiaalisen ostajan huomion.
Tämän tyyppiset kirjeet sisältävät seuraavat näkökohdat:
- Apelacao Tämä osa luo suhteen lähettäjän ja lukijan välille, jolloin lukija tuntee samaistuvansa kirjeen sisältöön, vaikka sitä ei olisi kirjoitettu hänelle henkilökohtaisesti.
Esimerkki toimintakehotuksesta voisi olla: "Oletko kyllästynyt viettämään tuntikausia keittiössä yrittäen tehdä terveellistä illallista?" Monet ihmiset voivat samaistua tähän lauseeseen, mikä saa heidät haluamaan jatkaa lukemista.
- Tuotteen tai palvelun kuvaus Tämä osio sisältää olennaisia tietoja tarjotusta tuotteesta tai palvelusta: Mihin sitä käytetään? Miten sitä käytetään? Paljonko se maksaa?, muiden muassa.
- Yhteystiedot Lopuksi myyntikirjeet päättyvät yhteystietoihin ja sähköpostiosoitteisiin. Joskus mukaan on liitetty myös fyysinen osoite, josta tuotetta voi ostaa (jos saatavilla), sekä yrityksen verkkosivusto.
4. Valituskirjeet
Valituskirjeitä käytetään valituksen tekemiseen ostetusta tuotteesta tai saadusta palvelusta.
Valituskirjeiden sävyn tulisi olla kunnioittava: on välttämätöntä olla antamatta vihan tai raivon tunteiden viedä meitä mukanaan, joita tuote on saattanut meissä herättää.
Tällaisten kirjeiden tulisi sisältää seuraavat näkökohdat:
– Yleisiä tietoja liikkeeseenlaskijasta: nimi, ikä, osoite ja muita tietoja.
– Tiedot tuotteen tai palvelun hankintaan: hankintapäivämäärä, toimipaikka, laskut ja ostokuitit, muiden muassa.
– Tiedot tuotteen tai palvelun aiheuttamasta viasta.
– Mahdollinen ratkaisu, jonka odotat ongelmaan.
5- Suosituskirjeet
Suosituskirjeet ovat asiakirjoja, jotka todistavat henkilön työn laadun.
Tällaisia kirjeitä annetaan, kun henkilö haluaa saada uuden työpaikan, ja ne kirjoittavat ihmiset, jotka pystyvät määrittämään, onko hakijan suoritus ihanteellinen.
Tässä mielessä suosituskirjeitä antavat yleensä ehdokkaan tutorit, opettajat ja entiset esimiehet.
Tämän tyyppinen kirje sisältää tietoja hakijan asenteesta ja soveltuvuudesta, heidän uransa aikana suorittamista toimista, syistä, miksi he sopivat työhön, muiden muassa.
6. Irtisanoutumiskirjeet
Irtisanoutumiskirjeen laatii työntekijä, joka haluaa lähteä työpaikastaan. Tämä kirje lähetetään sen työntekijän lähimmälle esimiehelle, jonka irtisanoutumiskirjeen haluat jättää.
Irtisanomiskirjeisiin sisältyy päivämäärä, jolloin työntekijä jättää työnsä pysyvästi.
Yleensä työstä lähtemisen syy mainitaan, vaikka se ei olekaan pakollinen vaatimus.
7. Irtisanoutumiskirjeet
Irtisanoutumiskirjeitä annetaan, kun yritys haluaa ilmoittaa työntekijöilleen, ettei tämä enää tarvitse heidän palveluksiaan; siksi hänen on jätettävä työpaikkansa.
Irtisanomiskirjeisiin sisältyy päivämäärä, jolloin työntekijän on lopetettava työskentely yrityksessä, sekä irtisanomisen syy.
8- Vastaanottokirjeet
Kuittikirjeet kirjoitetaan ilmoittamaan yksityishenkilölle tai yritykselle, että heidän lähettämänsä kirje on vastaanotettu.
Huomaa, että tämäntyyppinen kirje ei takaa, että tiedot on luettu.
9- Valtuutuskirjeet
Tämän tyyppinen kirje annetaan, jotta toisella henkilöllä olisi valtuudet toimia kirjeen kirjoittajan puolesta.
Valtakirjat kirjoitetaan, kun niitä kirjoittava henkilö ei voi tai halua osallistua tapaamiseen, kokoukseen tai muuhun tilanteeseen.
10 - Lupakirjeet
Lupakirjeitä on kahdenlaisia. Ensimmäinen on se, jonka työntekijä antaa esimiehelleen ja jossa hän myöntää luvan ottaa töistä pois yhdeksi tai useammaksi päiväksi.
Tämän tyyppisessä kirjeessä kerrotaan syy, miksi haluat olla poissa töistä, ja kuinka monta päivää odotat olevan poissa.
Toinen asiakirja, joka tunnetaan lupakirjeenä, on se, jonka pomo antaa työntekijälle, kun hän hyväksyy pyyntönsä.
Tällaiset kirjeet sisältävät pomon kuittauksen sekä työntekijän lähtö- ja paluupäivät.
11- Hakemuskirjeet
Hakemuskirjeet lähetetään, kun henkilö haluaa hakea tehtävää oppilaitoksesta.
Tämän tyyppinen kirje voidaan antaa useissa yhteyksissä: esimerkiksi yliopiston kiintiön valitseminen, harjoittelupaikkojen hakeminen tai työpaikan saaminen.
12 - Hyväksymiskirje
Hyväksymiskirjeet lähettää oppilaitos, kun se hyväksyy hakijan.
Näissä kirjeissä mainitaan hyväksymisen syy, päivämäärä, jona heidän odotetaan tulevan laitoksen aktiivijäseniksi, heidän tuleva tehtävänsä ja kuinka kauan he pysyvät organisaatiossa.
13 - Siirtokirjeet
Siirtokirjeitä antaa organisaatio tai yritys ilmoittaakseen yhdelle työntekijöistään, että heidät siirretään pois osastolta tai pääkonttorilta.
Näissä kirjeissä mainitaan muutoksen voimaantulopäivä, osasto, johon työntekijä siirretään, ja tehtävä, jota hän hoitaa uudessa osastossa.
Epäviralliset kirjeet
Epäviralliset kirjeet, joita kutsutaan myös henkilökohtaisiksi kirjeiksi, ovat kirjeitä, joissa keskustelukumppaneiden välinen suhde ei liity liike-elämään. Tässä mielessä epävirallisia kirjeitä lähetetään ystävien ja perheen kesken.
Toisin kuin muodollisissa kirjeissä, epämuodollisissa kirjeissä ei ole tiettyä muotoa. Ne riippuvat lähettäjän aikomuksesta ja kirjoituskyvystä.
Syntymäpäiväkirje (joka on epävirallinen) voi olla kahden sivun pituinen tai se voidaan lyhentää muutamaan riviin valmiiksi tehdylle kortille kirjoitettuna.
On huomattava, että epävirallisten tai henkilökohtaisten kirjeiden käyttö on vähentynyt viime vuosina sosiaalisen median suosion vuoksi.
Alla on kolmetoista epävirallisen kirjeen tyyppiä.
1. Syntymäpäiväkirjeet
Syntymäpäiväkirjeet ovat asiakirjoja, joilla onnitellaan ystävää tai perheenjäsentä hänen syntymäpäivänään. Yleensä kirjeisiin liitetään hyvät toivotukset hoidettavalle henkilölle.
2. Surukirjeet
Surukirjeitä kirjoitetaan, kun kirjeen kirjoittajalle läheinen henkilö kuolee. Lähettäjä ilmaisee pahoittelunsa kirjeen kirjoittajan kuolemasta ja lohduttaa vastaanottajaa tarjoamalla ehdotonta tukea.
3. Anteeksipyyntökirjeet
Se annetaan, kun lähettäjä haluaa pyytää anteeksi teosta, jolla on ollut kielteisiä seurauksia toiselle henkilölle.
4- Kiitoskirjeet
Se annetaan osoittamaan kirjeen vastaanottajalle, että olet kiitollinen hänen tekemästään palveluksesta.
5- Onnittelukirjeet
Onnittelukirjeitä voidaan kirjoittaa eri syistä: esimerkiksi työpaikan ylennyksestä, koulupalkinnon voittamisesta, kilpailuun osallistumisesta.
Joka tapauksessa tällaisissa kirjeissä tärkeää on se, että vastaanottajaa kunnioitetaan hänen saavutuksestaan.
6. Jäähyväiskirjeet
Jäähyväiskirjeet kirjoitetaan, kun toinen keskustelukumppaneista poistuu kaupungista, osavaltiosta tai maasta.
7- Tervetulokirjeet
Tervetulokirjeitä lähetetään, kun joku muuttaa naapurustoon tai siirtyy uuteen oppilaitokseen.
Tällä tavoin tervetulokirjeet ilmaisevat lähettäjän hyvät toivotukset tulokasta kohtaan.
8- Rakkauskirjeet
Rakkauskirjeitä lähetetään pariskunnille rakkaudenosoituksena. Voit lähettää rakkauskirjeen myös jollekulle, jota lähettäjä arvostaa suuresti, mutta joka ei välttämättä ole kumppanisi.
9- Ystävyyskirjeet
Ne ovat niitä, joita ystävät vaihtavat pitääkseen yhteyttä etäisyydestä huolimatta.
10 - Joulukirjeet
Näitä lähetetään joulukuussa toivottamaan jollekulle "Hyvää joulua" tai "Onnellista lomaa".
Joulukorttien mukana on yleensä postikortteja, joissa on kuva kirjeen lähettävästä perheestä loma-aiheisine kuvineen.
11 - Kirjeitä joulupukille
Lapset kirjoittavat kirjeitä joulupukille pyytäen lahjoja tältä hahmolta. Näissä kirjeissä on yleensä luettelo mahdollisista lahjoista ja kiitokset edellisenä vuonna saaduista lahjoista.
12 - Kutsukirje
Kutsukirjeissä vastaanottajat kutsutaan lähettäjän järjestämiin juhliin tai kokouksiin.
Näitä kirjeitä voidaan lähettää eri tilaisuuksissa: häissä, syntymäpäivillä, joulujuhlissa ja niin edelleen.
13 - Kirjeitä eri aiheista
Tähän viimeiseen luokkaan kuuluvat muut henkilökohtaiset kirjeet, joita ei kirjoitettu erityisestä syystä, vaan jotka muodostavat satunnaisen kirjeenvaihdon keskustelukumppaneiden välillä.
Viitteet
- Kirje (viesti). Haettu 16. elokuuta 2017 osoitteesta en.wikipedia.org
- Kirjasintyypit esimerkkeineen. Haettu 16. elokuuta 2017 osoitteesta thabalance.com.
- 10 erilaista liikekirjettä. Haettu 16. elokuuta 2017 osoitteesta work.chron.com.
- Kirjasintyypit. Haettu 16. elokuuta 2017 osoitteesta unacademy.com.
- Kaikki fonttityypit näytteineen. Haettu 16. elokuuta 2017 osoitteesta bankofinfo.com.
- Erilaisia virallisia kirjeitä. Haettu 16. elokuuta 2017 osoitteesta perfectyourenglish.com.
- Liikekirje Haettu 16. elokuuta 2017 osoitteesta en.wikipedia.org