Teknik pengendalian administratif merupakan alat fundamental untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Teknik-teknik ini melibatkan pemantauan dan evaluasi aktivitas, proses, dan hasil untuk mengidentifikasi penyimpangan dan mengambil tindakan korektif bila diperlukan. Beberapa karakteristik mendefinisikan teknik pengendalian administratif, seperti sifat, cakupan, dan frekuensi pencegahan dan korektifnya. Beberapa contoh teknik pengendalian administratif meliputi penetapan indikator kinerja, penggunaan laporan pemantauan, pelaksanaan audit internal, dan penerapan sistem manajemen mutu. Teknik-teknik ini penting untuk memastikan efektivitas dan keberhasilan organisasi.
Apa saja contoh kontrol administratif yang digunakan dalam organisasi saat ini?
Pengendalian administratif sangat penting untuk memastikan bahwa aktivitas organisasi selaras dengan tujuan dan sasarannya. Ada beberapa contoh pengendalian administratif yang banyak digunakan dalam organisasi saat ini.
Salah satu contoh paling umum dari pengendalian administratif adalah penetapan kebijakan dan prosedur . Dengan membuat kebijakan yang jelas dan prosedur operasi standar, organisasi dapat menetapkan pedoman bagi karyawan mereka dan memastikan standardisasi proses.
Contoh penting lain dari pengendalian administratif adalah evaluasi kinerja . Melalui evaluasi berkala, organisasi dapat memantau kinerja karyawan mereka, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan memberikan penghargaan atas hasil yang baik.
Selain itu, audit internal merupakan teknik pengendalian administratif yang mendasar. Melalui pelaksanaan audit internal, organisasi dapat memverifikasi kepatuhan terhadap kebijakan yang telah ditetapkan, mengidentifikasi potensi risiko, dan mengusulkan perbaikan proses.
Terakhir, manajemen persediaan juga merupakan contoh pengendalian administratif yang banyak digunakan. Mempertahankan pengendalian persediaan yang efisien membantu organisasi menghindari pemborosan, mengurangi biaya, dan memastikan ketersediaan produk untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Singkatnya, pengendalian administratif sangat penting bagi kelancaran fungsi organisasi. Melalui teknik-teknik seperti penetapan kebijakan, evaluasi kinerja, audit internal, dan manajemen inventaris, organisasi dapat memastikan efisiensi proses dan mencapai tujuan secara lebih efektif.
Karakteristik pengendalian administratif: apa itu dan bagaimana cara kerjanya dalam manajemen bisnis.
Pengendalian administratif merupakan alat penting dalam manajemen bisnis karena memungkinkan organisasi untuk memantau dan mengevaluasi kinerja kegiatan mereka. Pengendalian ini digunakan untuk memastikan tercapainya tujuan perusahaan secara efisien dan efektif, serta membantu mengidentifikasi potensi masalah dan mengambil keputusan strategis.
Pengendalian administratif memiliki beberapa karakteristik yang menjadikannya penting bagi kelancaran operasional perusahaan. Salah satu fitur utamanya adalah kemampuannya untuk menetapkan standar kinerja—yaitu, menentukan tujuan dan indikator yang berfungsi sebagai tolok ukur untuk mengevaluasi kinerja organisasi.
Lebih lanjut, pengendalian administratif juga bertanggung jawab untuk memantau kepatuhan terhadap standar-standar ini melalui pengumpulan data, analisis informasi, dan perbandingan dengan hasil yang diharapkan. Hal ini memungkinkan identifikasi penyimpangan dan pengambilan tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki potensi kegagalan.
Karakteristik penting lainnya dari pengendalian administratif adalah kemampuannya untuk mendorong transparansi dan akuntabilitas di dalam perusahaan. Dengan menetapkan aturan yang jelas dan prosedur yang terdefinisi dengan baik, pengendalian administratif memastikan bahwa kegiatan dilaksanakan sesuai pedoman yang ditetapkan, sehingga mencegah penyimpangan dan penipuan.
Singkatnya, pengendalian administratif sangat penting untuk memastikan efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan, selain berkontribusi pada pengambilan keputusan yang lebih tepat dan peningkatan proses organisasi secara berkelanjutan.
Jenis-jenis pengendalian administratif: pelajari berbagai bentuk manajemen dan pemantauan.
Dalam lingkungan organisasi, pengendalian administratif memainkan peran penting dalam memastikan efisiensi dan efektivitas operasional. Terdapat berbagai jenis pengendalian administratif yang dapat digunakan perusahaan untuk memantau dan mengelola aktivitas mereka secara lebih efisien.
Salah satu jenis pengendalian administratif yang paling umum adalah pengendalian birokrasi, yang didasarkan pada aturan, prosedur, dan standar yang ditetapkan oleh organisasi. Jenis pengendalian ini berguna untuk memastikan standarisasi kegiatan dan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan eksternal.
Jenis pengendalian administratif lainnya adalah pengendalian keuangan, yang berfokus pada pengelolaan sumber daya keuangan perusahaan. Melalui analisis dan pelaporan keuangan, organisasi dapat memantau biaya, pendapatan, dan investasi mereka, sehingga memastikan pengelolaan keuangan yang lebih efisien.
Lebih lanjut, pengendalian mutu sangat penting untuk memastikan keunggulan produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan. Melalui inspeksi, pengujian, dan evaluasi, organisasi dapat mengidentifikasi potensi kekurangan dan menerapkan perbaikan berkelanjutan dalam proses mereka.
Terakhir, manajemen sumber daya manusia sangat penting untuk memastikan perusahaan memiliki tim yang berkualitas dan terlibat. Melalui evaluasi kinerja, pelatihan, dan umpan balik, organisasi dapat memantau dan mengelola kinerja karyawan mereka secara lebih efektif.
Singkatnya, terdapat berbagai jenis pengendalian administratif yang dapat digunakan perusahaan untuk memastikan efisiensi dan efektivitas operasional mereka. Dengan menerapkan pendekatan pengendalian yang terintegrasi dan strategis, organisasi dapat meningkatkan manajemen dan mencapai hasil yang lebih baik.
Memahami strategi manajemen dan organisasi utama yang digunakan dalam perusahaan saat ini.
Saat ini, perusahaan semakin mencari strategi manajemen dan organisasi yang efisien untuk memastikan kesuksesan mereka di pasar yang kompetitif. Oleh karena itu, penting untuk memahami teknik pengendalian administratif, yang penting untuk menjaga perusahaan tetap beroperasi secara efektif dan efisien.
Strategi manajemen dan organisasi utama yang digunakan perusahaan saat ini meliputi pemanfaatan teknologi mutakhir, penerapan proses tangkas, dan penerapan praktik manajemen partisipatif. Strategi-strategi ini bertujuan untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan, meningkatkan produktivitas karyawan, dan memastikan kepuasan pelanggan.
Salah satu teknik pengendalian administratif yang paling umum adalah penetapan tujuan dan indikator kinerja, yang memungkinkan pemantauan kemajuan perusahaan dan identifikasi potensi penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan. Lebih lanjut, penggunaan perangkat manajemen seperti Balanced Scorecard dan Six Sigma juga penting untuk memastikan efisiensi operasional dan kualitas produk serta layanan yang ditawarkan.
Teknik penting lainnya adalah pendelegasian tugas dan tanggung jawab, yang memungkinkan pembagian kegiatan yang tepat di antara karyawan dan memastikan efisiensi proses internal. Lebih lanjut, komunikasi yang efektif dan transparansi dalam hubungan internal juga penting untuk mendorong kolaborasi dan keterlibatan tim.
Singkatnya, teknik pengendalian administratif sangat penting untuk memastikan keberhasilan perusahaan di pasar saat ini. Dengan menerapkan strategi manajemen dan organisasi yang efisien, perusahaan dapat meningkatkan daya saing, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan keberlanjutan jangka panjang.
Teknik pengendalian administrasi: karakteristik dan contoh
Teknik pengendalian administratif adalah metodologi untuk mengumpulkan dan menggunakan informasi guna mengevaluasi kinerja berbagai sumber daya organisasi, seperti sumber daya manusia, fisik, dan keuangan, serta organisasi secara keseluruhan, berdasarkan strategi organisasi yang dijalankan.
Manajemen merupakan seni sekaligus ilmu. Manajemen dan fungsinya terus berkembang mengikuti perkembangan zaman. Fungsi pengendalian administratif juga berkembang seiring waktu; oleh karena itu, teknik-teknik baru terus bermunculan.
Pengendalian merupakan fungsi administratif yang fundamental. Pengendalian berfungsi untuk mengatur kegiatan organisasi dan membandingkan kinerja aktual dengan standar dan tujuan organisasi yang diharapkan.
Teknik pengendalian menyediakan jenis dan jumlah informasi yang dibutuhkan untuk mengukur dan memantau kinerja. Informasi dari berbagai pengendalian harus disesuaikan dengan tingkat manajemen, departemen, unit, atau operasi tertentu.
Untuk memastikan informasi yang lengkap dan konsisten, perusahaan sering menggunakan laporan standar, seperti laporan keuangan, status, dan proyek. Namun, setiap area dalam organisasi menggunakan teknik pengendaliannya sendiri.
Daftar teknik (dengan contoh)
-Teknik tradisional
Ini adalah teknik yang telah digunakan dalam bidang organisasi bisnis sejak lama dan masih digunakan.
Pengamatan pribadi
Ini adalah teknik pemantauan paling tradisional yang memungkinkan manajer mengumpulkan informasi langsung tentang kinerja karyawan.
Hal ini juga menciptakan tekanan psikologis pada karyawan agar berkinerja lebih baik dan dengan demikian mencapai tujuan mereka dengan baik, karena mereka tahu bahwa pekerjaan mereka diamati secara pribadi.
Namun, ini merupakan latihan yang memakan waktu dan tidak dapat digunakan secara efektif untuk semua jenis pekerjaan.
Laporan statistik
Ini adalah analisis umum laporan dan data, yang digunakan dalam bentuk rata-rata, persentase, indikator, korelasi, dll. dalam berbagai aspek. Laporan dan data ini menyajikan informasi tentang kinerja organisasi di berbagai bidang.
Jenis informasi ini berguna jika disajikan dalam berbagai format, seperti tabel, grafik, bagan, dan lain-lain. Informasi ini memudahkan manajer untuk membacanya dan memudahkan perbandingan kinerja dengan standar yang ditetapkan dan periode sebelumnya.
Analisis titik impas
Metode ini digunakan untuk mempelajari hubungan antara biaya, volume, dan laba. Metode ini menentukan struktur keseluruhan kemungkinan laba dan rugi untuk berbagai tingkat aktivitas dengan menganalisis posisi keseluruhan.
Volume penjualan tanpa keuntungan atau kerugian disebut titik impas. Hal ini dapat dihitung menggunakan rumus berikut:
Titik impas = biaya tetap / (harga jual per unit – biaya variabel per unit).
Melalui analisis ini, perusahaan dapat mengendalikan biaya variabelnya dan juga menentukan tingkat aktivitas yang dapat mencapai target labanya.
Kontrol anggaran
Dengan teknik ini, anggaran yang berbeda disiapkan untuk operasi yang berbeda yang akan dilakukan dalam suatu organisasi.
Anggaran ini bertindak sebagai standar untuk membandingkannya dengan hasil aktual dan dengan demikian mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
Oleh karena itu, anggaran dapat didefinisikan sebagai pernyataan kuantitatif tentang hasil yang diharapkan, yang disusun untuk periode waktu tertentu di masa mendatang, guna mencapai tujuan tertentu. Anggaran juga merupakan pernyataan yang mencerminkan kebijakan untuk periode tersebut.
Ini membantu membangun koordinasi dan saling ketergantungan antar departemen. Misalnya, anggaran pembelian tidak dapat disusun tanpa mengetahui jumlah bahan yang dibutuhkan. Informasi ini berasal dari anggaran produksi, yang selanjutnya didasarkan pada anggaran penjualan.
Anggaran harus fleksibel sehingga perubahan yang diperlukan dapat dengan mudah dilakukan di kemudian hari sesuai dengan persyaratan lingkungan yang berlaku.
Jenis-jenis anggaran
– Anggaran penjualan: adalah pernyataan tentang apa yang diharapkan organisasi untuk dijual dalam hal kuantitas dan nilai.
– Anggaran produksi: pernyataan tentang apa yang direncanakan organisasi untuk diproduksi dalam periode yang dianggarkan. Anggaran ini berasal dari anggaran penjualan.
– Anggaran material: adalah pernyataan perkiraan kuantitas dan biaya material yang dibutuhkan untuk produksi.
– Anggaran kas: Ini mengacu pada arus kas masuk dan keluar yang diharapkan untuk periode yang dianggarkan. Ini sesuai dengan proyeksi arus kas.
– Anggaran modal: adalah perkiraan pengeluaran untuk aset jangka panjang utama, seperti pabrik baru atau peralatan utama.
– Anggaran penelitian dan pengembangan: ini adalah perkiraan biaya untuk pengembangan atau peningkatan produk dan proses.
-Teknik modern
Teknik-teknik ini memberikan cara berpikir baru dan cara-cara baru untuk mengendalikan berbagai aspek suatu organisasi.
Laba atas investasi (ROI)
Ini menyediakan dasar-dasar untuk menentukan apakah modal yang diinvestasikan dalam bisnis telah digunakan secara efektif untuk menghasilkan laba yang wajar.
ROI berfungsi sebagai alat pemantauan yang efektif untuk mengukur kinerja keseluruhan organisasi, departemen, atau divisinya. ROI juga membantu manajer departemen mengidentifikasi masalah yang berdampak negatif terhadap ROI.
Rumus yang digunakan untuk perhitungannya adalah: Pengembalian investasi = (Laba bersih / Total investasi) x 100.
Laba bersih sebelum atau sesudah pajak dapat digunakan untuk menghitung ROI. Total investasi mencakup investasi dalam aset tetap serta modal kerja yang diinvestasikan dalam bisnis.
Analisis Indikator
Ini adalah teknik yang digunakan untuk menganalisis laporan keuangan perusahaan komersial dengan menghitung berbagai indikator.
Indikator yang paling banyak digunakan oleh organisasi dapat diklasifikasikan ke dalam kategori berikut:
Indikator likuiditas
Indikator-indikator ini dihitung untuk menentukan posisi keuangan jangka pendek perusahaan dan kemampuannya untuk membayar liabilitas jangka pendek. Indikator-indikator ini meliputi indikator lancar dan indikator cepat:
– Indikator lancar = Aktiva lancar / Kewajiban lancar.
– Indikator cepat = Kas + Piutang / Kewajiban lancar.
Indikator solvabilitas
Rasio-rasio ini dihitung untuk menentukan solvabilitas jangka panjang suatu bisnis dan kemampuannya untuk membayar utang jangka panjang. Rasio-rasio ini meliputi rasio utang, rasio aset, rasio cakupan bunga, dan sebagainya.
– Indikator utang = Utang kepada kreditor / Dana pemegang saham.
– Indikator Properti = Dana Pemegang Saham / Total Aset.
Indikator profitabilitas
Mereka membantu menganalisis profitabilitas bisnis. Misalnya, indikator laba kotor, indikator laba bersih, indikator operasional, dan sebagainya.
– Indikator laba kotor = laba kotor / penjualan bersih × 100.
– Indikator laba bersih = laba bersih / penjualan bersih x 100.
Indikator rotasi
Mereka membantu menentukan apakah sumber daya digunakan secara efektif untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Misalnya, rasio perputaran persediaan, rasio perputaran debitur, rasio perputaran aset tetap, dan sebagainya. Perputaran yang lebih tinggi menunjukkan pemanfaatan sumber daya yang lebih baik.
– Indikator perputaran persediaan = Harga pokok penjualan / Persediaan rata-rata.
– Indikator perputaran debitur = Penjualan kredit bersih / Rata-rata piutang usaha.
Akuntansi untuk akuntabilitas
Ini adalah sistem akuntansi di mana keseluruhan partisipasi dari berbagai bagian, divisi, dan departemen suatu organisasi dikonfigurasikan sebagai “pusat tanggung jawab”.
Kepala setiap pusat pertanggungjawaban bertanggung jawab atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk pusat pertanggungjawabannya. Pusat pertanggungjawaban dapat berupa jenis-jenis berikut.
Pusat biaya
Mengacu pada departemen suatu organisasi yang manajernya bertanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan di pusat tetapi tidak atas pendapatan.
Misalnya, departemen produksi suatu organisasi dapat diklasifikasikan sebagai pusat biaya.
Pusat pendapatan
Merujuk pada departemen yang bertanggung jawab menghasilkan pendapatan. Misalnya, departemen pemasaran.
Pusat laba
Merujuk pada departemen yang manajernya bertanggung jawab atas biaya dan pendapatan. Misalnya, departemen perbaikan dan pemeliharaan.
Pusat investasi
Pusat investasi bertanggung jawab atas laba serta investasi yang dilakukan dalam bentuk aset. Untuk mengevaluasi kinerja pusat investasi, laba atas investasi dihitung dan dibandingkan dengan data serupa dari tahun-tahun sebelumnya untuk pusat investasi itu sendiri dan perusahaan sejenis lainnya.
Audit manajemen
Ini mengacu pada evaluasi sistematis terhadap kinerja keseluruhan manajemen suatu organisasi. Tujuannya adalah untuk meninjau efisiensi dan efektivitas manajemen serta meningkatkan kinerjanya di periode mendatang.
Penilaian ini menilai kinerja manajemen organisasi secara keseluruhan. Tujuan utamanya adalah mengidentifikasi kekurangan dalam kinerja fungsi administratif. Penilaian ini juga memastikan bahwa kebijakan manajemen yang ada sudah mutakhir.
Memastikan modifikasi yang diperlukan dalam kebijakan dan teknik manajemen yang ada tergantung pada perubahan lingkungan.
Pemantauan berkelanjutan terhadap kinerja manajemen membantu meningkatkan sistem pengendalian.
Pert dan CPM
PERT (teknik evaluasi dan penilaian terjadwal) dan CPM (metode jalur kritis) adalah teknik jaringan penting yang berguna untuk perencanaan dan pengendalian.
Teknik-teknik ini membantu menjalankan berbagai fungsi manajemen seperti perencanaan, penjadwalan, dan pelaksanaan proyek-proyek dengan durasi tertentu yang melibatkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang kompleks, beragam, dan saling terkait.
Mereka digunakan untuk menghitung total perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek dan dapat mengidentifikasi aktivitas penghambat yang memiliki pengaruh kritis pada tanggal penyelesaian proyek.
Oleh karena itu, teknik-teknik ini cukup saling terkait dan membahas faktor-faktor seperti penjadwalan waktu dan alokasi sumber daya untuk kegiatan-kegiatan ini.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem ini menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu, dan terkini untuk pengambilan berbagai keputusan manajemen. Oleh karena itu, sistem ini merupakan alat komunikasi yang penting sekaligus teknik pengendalian yang sangat berguna.
Alat ini menyediakan informasi kepada manajer sehingga mereka dapat mengambil tindakan perbaikan yang tepat jika terjadi penyimpangan dari standar.
Referensi
- Toppr (2019). Teknik Pengendalian Manajemen. Diakses dari: toppr.com.
- Kalpana (2019). Teknik Pengendalian Manajemen: Teknik Tradisional dan Modern. Ide Manajemen Bisnis. Diakses dari: entrepreneuragementideas.com.
- Wikipedia, ensiklopedia bebas (2019). Sistem pengendalian manajemen. Diambil dari: en.wikipedia.org.
- Priyali Sharma (2019). 14 Teknik Pengendalian Teratas | Manajemen Bisnis. Perpustakaan Artikel Anda Diambil dari: yourarticlelibrary.com.
- Gaurav Akrani (2011). Teknik Pengendalian – 10 Jenis Teknik Pengendalian. Kehidupan di Kota Kalyan. Diakses dari: kalyan-city.blogspot.com.
- Cliffs Notes (2019). Teknik Pengendalian Organisasi. Diakses dari: cliffsnotes.com.