טכניקות בקרה אדמיניסטרטיביות הן כלים בסיסיים להבטחת השגת יעדי הארגון ביעילות ואפקטיבציה. טכניקות אלו כוללות ניטור והערכת פעילויות, תהליכים ותוצאות כדי לזהות סטיות ולנקוט בפעולות מתקנות במידת הצורך. מספר מאפיינים מגדירים טכניקות בקרה אדמיניסטרטיביות, כגון אופיין המונע והתיקוני, היקפן ותדירותן. כמה דוגמאות לטכניקות בקרה אדמיניסטרטיביות כוללות הגדרת מדדי ביצועים, שימוש בדוחות ניטור, ביצוע ביקורות פנימיות ויישום מערכות ניהול איכות. טכניקות אלו חיוניות להבטחת האפקטיביות וההצלחה של ארגונים.
מהן דוגמאות לבקרות אדמיניסטרטיביות המשמשות בארגונים כיום?
בקרות אדמיניסטרטיביות חיוניות להבטחת התאמה בין פעילויות הארגון למטרותיו ולמטרותיו. ישנן מספר דוגמאות לבקרות אדמיניסטרטיביות הנמצאות בשימוש נרחב בארגונים כיום.
אחת הדוגמאות הנפוצות ביותר לבקרה אדמיניסטרטיבית היא הגדרת מדיניות ונהלים . על ידי יצירת מדיניות ברורה ונהלי פעולה סטנדרטיים, ארגונים יכולים לקבוע הנחיות לעובדיהם ולהבטיח סטנדרטיזציה של תהליכים.
דוגמה חשובה נוספת לבקרה אדמיניסטרטיבית היא הערכת ביצועים . באמצעות הערכות תקופתיות, ארגונים יכולים לנטר את ביצועי עובדיהם, לזהות תחומים לשיפור ולזהות תוצאות טובות.
יתר על כן, ביקורת פנימית היא טכניקת בקרה אדמיניסטרטיבית בסיסית. באמצעות ביצוע ביקורות פנימיות, ארגונים יכולים לוודא עמידה במדיניות שנקבעה, לזהות סיכונים פוטנציאליים ולהציע שיפורים בתהליכים.
לבסוף, ניהול מלאי הוא גם דוגמה לבקרה אדמיניסטרטיבית נפוצה. שמירה על בקרת מלאי יעילה מסייעת לארגונים להימנע מבזבוז, להפחית עלויות ולהבטיח זמינות מוצרים כדי לענות על דרישת הלקוחות.
בקיצור, בקרות אדמיניסטרטיביות חיוניות לתפקוד תקין של ארגונים. באמצעות טכניקות כגון הגדרת מדיניות, הערכת ביצועים, ביקורת פנימית וניהול מלאי, ארגונים יכולים להבטיח את יעילות התהליכים שלהם ולהשיג את יעדיהם בצורה יעילה יותר.
מאפייני בקרות אדמיניסטרטיביות: מהן וכיצד הן פועלות בניהול עסקי.
בקרות אדמיניסטרטיביות הן כלים חיוניים בניהול עסקי, שכן הן מאפשרות לארגונים לנטר ולהעריך את ביצועי פעילותם. הן משמשות כדי להבטיח שהיעדים של החברה מושגים ביעילות ובאפקטיביות, בנוסף לסיוע בזיהוי בעיות פוטנציאליות ובקבלת החלטות אסטרטגיות.
לבקרות ניהוליות מספר מאפיינים ההופכים אותן לחיוניות לפעילות חלקה של חברה. אחת התכונות המרכזיות היא יכולתן לקבוע סטנדרטים של ביצועים - כלומר, להגדיר יעדים ומדדים המשמשים כנקודות ייחוס להערכת ביצועי הארגון.
יתר על כן, בקרות אדמיניסטרטיביות אחראיות גם על ניטור עמידה בתקנים אלה באמצעות איסוף נתונים, ניתוח מידע והשוואה לתוצאות הצפויות. זה מאפשר זיהוי של סטיות ונקט באמצעים הדרושים לתיקון כשלים פוטנציאליים.
מאפיין חשוב נוסף של בקרות אדמיניסטרטיביות הוא יכולתן לקדם שקיפות ואחריותיות בתוך החברה. על ידי קביעת כללים ברורים ונהלים מוגדרים היטב, הן מבטיחות שהפעילויות מתבצעות בהתאם להנחיות שנקבעו, ומונעות סטיות והונאות.
בקיצור, בקרות אדמיניסטרטיביות חיוניות להבטחת האפקטיביות והיעילות של פעילות החברה, בנוסף לתרומה לקבלת החלטות מושכלות יותר ולשיפור מתמיד של תהליכים ארגוניים.
סוגי בקרה אדמיניסטרטיבית: למד על צורות ניהול וניטור שונות.
בסביבה ארגונית, בקרה אדמיניסטרטיבית ממלאת תפקיד מהותי בהבטחת היעילות והאפקטיביות של הפעילות. ישנם סוגים שונים של בקרה אדמיניסטרטיבית שחברות יכולות להשתמש בהם כדי לנטר ולנהל את פעילותן בצורה יעילה יותר.
אחד מסוגי הבקרה המנהלית הנפוצים ביותר הוא בקרה בירוקרטית, המבוססת על כללים, נהלים ותקנים שנקבעו על ידי הארגון. סוג זה של בקרה שימושי להבטחת סטנדרטיזציה של פעילויות ועמידה במדיניות פנימית וחיצונית.
סוג נוסף של בקרה אדמיניסטרטיבית הוא בקרה פיננסית, המתמקדת בניהול המשאבים הפיננסיים של החברה. באמצעות ניתוח ודיווח פיננסיים, ארגונים יכולים לנטר את העלויות, ההכנסות וההשקעות שלהם, ובכך להבטיח ניהול פיננסי יעיל יותר.
יתר על כן, בקרת איכות חיונית כדי להבטיח מצוינות במוצרים ובשירותים המוצעים על ידי החברה. באמצעות ביקורות, בדיקות והערכות, ארגונים יכולים לזהות פגמים פוטנציאליים וליישם שיפורים מתמשכים בתהליכים שלהם.
לבסוף, ניהול משאבי אנוש חיוני כדי להבטיח שלחברה יש צוות מוסמך ומעורב. באמצעות הערכות ביצועים, הכשרה ומשוב, ארגונים יכולים לנטר ולנהל את ביצועי עובדיהם בצורה יעילה יותר.
בקצרה, ישנם סוגים שונים של בקרה אדמיניסטרטיבית שחברות יכולות להשתמש בהן כדי להבטיח את היעילות והאפקטיביות של פעילותן. על ידי אימוץ גישת בקרה משולבת ואסטרטגית, ארגונים יכולים לשפר את הניהול שלהם ולהשיג תוצאות טובות יותר.
הבנת האסטרטגיות הניהוליות והארגוניות העיקריות המשמשות בחברות כיום.
כיום, חברות מחפשות יותר ויותר אסטרטגיות ניהול וארגון יעילות כדי להבטיח את הצלחתן בשוק התחרותי. לכן, חיוני להבין טכניקות בקרה אדמיניסטרטיביות, שהן חיוניות לשמירה על פעילותה היעילה והאפקטיבית של החברה.
אסטרטגיות הניהול והארגון העיקריות המשמשות כיום בחברות כוללות שימוש בטכנולוגיה מתקדמת, יישום תהליכים זריזים ואימוץ שיטות ניהול משתפות. אסטרטגיות אלו מכוונות לייעל את ביצועי החברה, להגביר את תפוקת העובדים ולהבטיח את שביעות רצון הלקוחות.
אחת מטכניקות הבקרה המנהליות הנפוצות ביותר היא הגדרת יעדים ומדדי ביצועים, המאפשרים לנטר את התקדמות החברה ולזהות סטיות פוטנציאליות מהיעדים שנקבעו. יתר על כן, השימוש בכלי ניהול כגון Balanced Scorecard ו-Six Sigma חיוניים גם הם כדי להבטיח יעילות תפעולית ואיכות המוצרים והשירותים המוצעים.
טכניקה חשובה נוספת היא האצלת משימות ואחריות, המאפשרת חלוקה נכונה של פעילויות בין העובדים ומבטיחה את יעילות התהליכים הפנימיים. יתר על כן, תקשורת יעילה ושקיפות ביחסים פנימיים חיוניים גם הם לטיפוח שיתוף פעולה ומעורבות צוות.
בקיצור, טכניקות בקרה אדמיניסטרטיביות חיוניות להבטחת הצלחתן של חברות בשוק של ימינו. על ידי אימוץ אסטרטגיות ניהול וארגון יעילות, חברות יכולות להגביר את התחרותיות שלהן, לשפר את יעילותן התפעולית ולהבטיח את קיימותן לטווח ארוך.
טכניקות בקרה אדמיניסטרטיביות: מאפיינים ודוגמאות
טכניקות בקרה אדמיניסטרטיביות הן מתודולוגיות לאיסוף ושימוש במידע כדי להעריך את ביצועיהם של משאבים ארגוניים שונים, כגון משאבים אנושיים, פיזיים וכספיים, כמו גם את הארגון בכללותו, לאור האסטרטגיות הארגוניות הננקטות.
ניהול הוא גם אמנות וגם מדע. ניהול ותפקידיו ממשיכים להתפתח כדי לעמוד בקצב הזמן. גם תפקיד הבקרה המנהלית מתפתח עם הזמן; לכן, טכניקות חדשות צצות כל הזמן.
בקרה היא פונקציה אדמיניסטרטיבית בסיסית. היא משמשת לוויסות פעילויות ארגוניות ולהשוואת ביצועים בפועל עם סטנדרטים ויעדים צפויים של הארגון.
טכניקות בקרה מספקות את סוג וכמות המידע הדרושים למדידה ומעקב אחר ביצועים. מידע מבקרות שונות חייב להיות מותאם לרמה ספציפית של ניהול, מחלקה, יחידה או פעילות.
כדי להבטיח מידע מלא ועקבי, חברות משתמשות לעתים קרובות בדוחות סטנדרטיים, כגון דוחות כספיים, דוחות סטטוס ודוחות פרויקטים. עם זאת, כל תחום בארגון משתמש בטכניקות בקרה ספציפיות משלו.
רשימת טכניקות (עם דוגמאות)
טכניקות מסורתיות
אלו הן טכניקות שנמצאות בשימוש בתחום הארגון העסקי במשך זמן רב ועדיין נמצאות בשימוש.
תצפית אישית
זוהי טכניקת הניטור המסורתית ביותר. היא מאפשרת למנהל לאסוף מידע ממקור ראשון על ביצועי העובד.
זה גם יוצר לחץ פסיכולוגי על העובדים לבצע ביצועים טובים יותר וכך להשיג את מטרותיהם היטב, שכן הם יודעים שעבודתם נצפה באופן אישי.
עם זאת, זהו תרגיל גוזל זמן ואי אפשר להשתמש בו ביעילות עבור כל סוגי העבודה.
דוחות סטטיסטיים
זהו ניתוח כללי של דוחות ונתונים, המשמשים בצורה של ממוצעים, אחוזים, אינדיקטורים, קורלציות וכו' בהיבטים שונים. הם מציגים מידע על ביצועי הארגון בתחומים שונים.
מידע מסוג זה שימושי כאשר הוא מוצג בפורמטים שונים, כגון טבלאות, גרפים, תרשימים וכו'. זה מאפשר למנהלים לקרוא אותו ביתר קלות ומקל על השוואות ביצועים עם סטנדרטים קבועים ואלה של תקופות קודמות.
ניתוח איזון
הוא משמש לחקר הקשר בין עלויות, נפח ורווחים. הוא קובע את המבנה הכולל של רווחים והפסדים צפויים עבור רמות פעילות שונות על ידי ניתוח המצב הכולל.
נפח המכירות שבו אין רווחים או הפסדים ידוע כנקודת איזון. ניתן לחשב זאת באמצעות הנוסחה הבאה:
נקודת איזון = עלויות קבועות / (מחיר מכירה ליחידה - עלויות משתנות ליחידה).
באמצעות ניתוח זה, חברה יכולה לשלוט בעלויות המשתנות שלה וגם לקבוע את רמת הפעילות שבה היא יכולה להשיג את יעד הרווח שלה.
בקרת תקציב
במסגרת טכניקה זו, מכינים תקציבים שונים עבור הפעולות השונות שיש לבצע בארגון.
תקציבים אלה משמשים כסטנדרטים להשוואתם לתוצאות בפועל וכך נקיטת הפעולות הנדרשות להשגת יעדי הארגון.
לכן, ניתן להגדיר תקציב כהצהרה כמותית של תוצאות צפויות, המוכנה לתקופה מוגדרת בעתיד, כדי להשיג מטרה מסוימת. זוהי גם הצהרה המשקפת את המדיניות לתקופה ספציפית זו.
זה עוזר ליצור תיאום ותלות הדדית בין מחלקות שונות. לדוגמה, לא ניתן להכין תקציב רכש מבלי לדעת את כמות החומרים הנדרשת. מידע זה מגיע מתקציב הייצור, אשר בתורו מבוסס על תקציב המכירות.
התקציב צריך להיות גמיש כך שניתן יהיה לבצע בקלות שינויים נחוצים בהמשך, בהתאם לדרישות הסביבה הקיימת.
סוגי תקציבים
– תקציב מכירות: הוא הצהרה של מה שהארגון מצפה למכור מבחינת כמות וערך.
– תקציב ייצור: הצהרה של מה שהארגון מתכנן לייצר בתקופה המתוקצבת. הוא נגזר מתקציב המכירות.
– תקציב חומרים: הוא הצהרה של כמות ועלות החומרים המשוערת הנדרשים לייצור.
– תקציב מזומנים: מתייחס לתזרימי המזומנים הנכנסים והיוצאים הצפויים לתקופה המתוקצבת. הוא תואם את תזרים המזומנים הצפוי.
– תקציב הון: הוא ההוצאה המשוערת על נכסים עיקריים לטווח ארוך, כגון מפעל חדש או ציוד עיקרי.
– תקציב מחקר ופיתוח: אלו הן ההוצאות המשוערות לפיתוח או שיפור של מוצרים ותהליכים.
טכניקות מודרניות
טכניקות אלו מספקות דרך חשיבה חדשה ודרכים חדשות לשליטה בהיבטים השונים של ארגון.
החזר על ההשקעה (ROI)
הוא מספק את היסודות לקביעת האם ההון שהושקע בעסק נוצל ביעילות כדי לייצר תשואה סבירה.
החזר השקעה (ROI) משמש ככלי ניטור יעיל למדידת הביצועים הכוללים של ארגון או של מחלקות או חטיבות בודדות שלו. הוא גם מסייע למנהלי מחלקות לזהות בעיות המשפיעות לרעה על החזר ההשקעה (ROI).
הנוסחה המשמשת לחישוב זה היא: תשואה על ההשקעה = (רווח נקי / סך ההשקעה) x 100.
ניתן להשתמש ברווח הנקי לפני או אחרי מסים לחישוב החזר ההשקעה (ROI). סך ההשקעה כולל השקעה בנכסים קבועים וכן הון חוזר שהושקע בעסק.
ניתוח אינדיקטורים
זוהי טכניקה המשמשת לניתוח הדוחות הכספיים של חברה מסחרית, תוך חישוב אינדיקטורים שונים.
ניתן לסווג את המדדים הנפוצים ביותר בארגונים לקטגוריות הבאות:
מדדי נזילות
הם מחושבים כדי לקבוע את מצבו הפיננסי לטווח קצר של העסק ואת יכולתו לשלם התחייבויות לטווח קצר. הם כוללים את המדד הנוכחי ואת המדד המהיר:
– אינדיקטור שוטף = נכסים שוטפים / התחייבויות שוטפות.
– אינדיקטור מהיר = מזומנים + חשבונות חייבים / התחייבויות שוטפות.
מדדי כושר פירעון
הם מחושבים כדי לקבוע את כושר הפירעון לטווח ארוך של העסק ואת יכולתו לפרוע חובות לטווח ארוך. הם כוללים את יחס החוב, יחס הנכסים, יחס כיסוי הריבית וכו'.
– אינדיקטור חוב = חוב לנושים / קרן בעלי המניות.
– אינדיקטור נכסים = קרן בעלי מניות / סך הנכסים.
מדדי רווחיות
הם עוזרים לנתח את רווחיות העסק. לדוגמה, מדד הרווח הגולמי, מדד הרווח הנקי, מדד התפעול וכו'.
– מדד רווח גולמי = רווח גולמי / מכירות נטו × 100.
– מדד רווח נקי = רווח נקי / מכירות נטו כפול 100.
מחווני סיבוב
הם עוזרים לקבוע האם משאבים מנוצלים ביעילות כדי להגביר את יעילות הפעילות העסקית. לדוגמה, יחס מחזור מלאי, יחס מחזור חייבים, יחס מחזור נכסים קבועים וכו'. מחזור גבוה יותר מצביע על ניצול טוב יותר של משאבים.
– מדד מחזור המלאי = עלות המכר / מלאי ממוצע.
– אינדיקטור תחלופת חייבים = מכירות נטו באשראי / ממוצע חשבונות חייבים.
חשבונאות לצורך אחריות
זוהי מערכת חשבונאית שבה ההשתתפות הכוללת של המחלקות, החטיבות והמדורים השונים של הארגון מוגדרת כ"מרכזי אחריות".
ראש כל מרכז אחראי להשגת המטרה שנקבעה למרכז שלו. מרכזי אחריות יכולים להיות מהסוגים הבאים.
מרכז עלות
מתייחס למחלקה בארגון שמנהלה אחראי על העלויות שנגרמו במרכז אך לא על ההכנסות.
לדוגמה, מחלקת הייצור של ארגון עשויה להיות מסווגת כמרכז עלות.
מרכז הכנסה
מתייחס למחלקה האחראית על יצירת הכנסות. לדוגמה, מחלקת השיווק.
מרכז רווח
מתייחס למחלקה שמנהלה אחראי על עלויות והכנסות. לדוגמה, מחלקת התיקונים והתחזוקה.
מרכז השקעות
היא אחראית על הרווחים וכן על ההשקעות שבוצעו בצורת נכסים. כדי להעריך את ביצועי מרכז ההשקעות, מחושבת התשואה על ההשקעה ומושווית לנתונים דומים משנים קודמות עבור המרכז עצמו וחברות דומות אחרות.
ביקורת ניהולית
זה מתייחס להערכה שיטתית של הביצועים הכוללים של הנהלת הארגון. המטרה היא לבחון את יעילותה ואפקטיביותה של ההנהלה ולשפר את ביצועיה בתקופות עתידיות.
היא מעריכה את ביצועי הניהול הכוללים של ארגון. מטרתה העיקרית היא לזהות ליקויים בביצוע פונקציות אדמיניסטרטיביות. היא גם מבטיחה שמדיניות הניהול הקיימת מעודכנת.
מבטיח שינויים נחוצים במדיניות וטכניקות ניהול קיימות בהתאם לשינויים בסביבה.
ניטור מתמיד של ביצועי הניהול מסייע בשיפור מערכת הבקרה.
פרט ו-CPM
PERT (טכניקת הערכה ומתוזמנת) ו-CPM (שיטת הנתיב הקריטי) הן טכניקות רשת חשובות ושימושיות לתכנון ובקרה.
טכניקות אלו מסייעות בביצוע פונקציות ניהוליות שונות כגון תכנון, תזמון ויישום פרויקטים בעלי משך זמן מסוים הכרוכים בביצוע מגוון פעילויות מורכבות, מגוונות וקשורות זו בזו.
הם משמשים לחישוב הזמן הצפוי הכולל הנדרש להשלמת פרויקט ויכולים לזהות פעילויות צווארי בקבוק שיש להן השפעה קריטית על תאריך השלמת הפרויקט.
לכן, טכניקות אלו קשורות זו בזו למדי ומתייחסות לגורמים כגון תזמון זמן והקצאת משאבים עבור פעילויות אלו.
מערכת מידע ניהולית
הוא מספק מידע מדויק, עדכני ובזמן לקבלת החלטות ניהוליות שונות. לכן, זהו כלי תקשורת חשוב וגם טכניקת בקרה שימושית מאוד.
כלי זה מספק מידע למנהלים כדי שיוכלו לנקוט בפעולות מתקנות מתאימות במקרה של סטיות מהסטנדרטים.
הפניות
- Toppr (2019). טכניקות בקרת ניהול. מקור: toppr.com.
- קלפנה (2019). טכניקות בקרת ניהול: טכניקות מסורתיות ומודרניות. רעיונות לניהול עסקי. מקור: businessmanagementideas.com.
- ויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית (2019). מערכת בקרת ניהול. מקור: en.wikipedia.org.
- פרייאלי שארמה (2019). 14 טכניקות הבקרה המובילות | ניהול עסקי. ספריית המאמרים שלך. מקור: yourarticlelibrary.com.
- גאורב אקראני (2011). טכניקות בקרה - 10 סוגים של טכניקות בקרה. החיים בעיר קאליאן. מקור: kalyan-city.blogspot.com.
- Cliffs Notes (2019). טכניקות בקרה ארגונית. מקור: cliffsnotes.com.