כרטיסים הם סוג של תקשורת כתובה שניתן להשתמש בה במגוון מצבים, הן פורמליים והן בלתי פורמליים. ישנם 26 סוגים עיקריים של כרטיסים, לכל אחד מטרה וסגנון כתיבה משלו. ניתן להשתמש בכרטיסים אלה כדי לבטא רגשות, ברכות, תנחומים, תודה ועוד. בטקסט זה נחקור את הסוגים השונים של כרטיסים, הן פורמליים והן בלתי פורמליים, וכיצד להשתמש בהם כראוי בהקשרים שונים.
ההבדל בין מכתבים פורמליים לא פורמליים: להבין את המאפיינים של כל אחד מהם.
מכתבים הם צורה מסורתית של תקשורת כתובה שניתן לסווג אותה לשני סוגים עיקריים: פורמלי ובלתי פורמלי. לכל אחד מהם מאפיינים ספציפיים המייחדים אותו והם מתאימים להקשרים ולמטרות שונות.
מכתבים רשמיים משמשים בדרך כלל במצבים מקצועיים יותר, כגון תקשורת רשמית, בקשות רשמיות, הזמנות לאירועים חשובים ועוד. הם מאופיינים בשפה מנומסת יותר, מבנה מאורגן והקפדה על כללי נימוס. הם בדרך כלל מתחילים בברכה רשמית, ולאחר מכן בגוף הטקסט, ומסתיימים בפרידה ראויה. דוגמאות למכתבים רשמיים כוללות מכתבי מקדים, מכתבי המלצה ומכתבי התפטרות.
מצד שני, מכתב לא פורמלי הוא רגוע ואישי יותר, אידיאלי לתקשורת בין חברים, משפחה או עמיתים קרובים. סוג זה של מכתב משתמש בדרך כלל בשפה עממית, קיצורים, סמיילים ואפילו בדיחות. המבנה גמיש יותר, ואין צורך לפעול לפי כללי נימוס נוקשים. דוגמאות למכתבים לא פורמליים כוללות מכתבי תודה, מכתבי יום הולדת ומכתבי התנצלות.
בקצרה, ההבדל בין מכתבים פורמליים ללא פורמליים טמון בשפה שבה משתמשים, במבנה המסר ובהקשר שבו הם משמשים. בעוד שמכתבים פורמליים מתאימים יותר למצבים מקצועיים ורשמיים, מכתבים לא פורמליים מתאימים יותר לתקשורת אישית ולא פורמלית. שני סוגי המכתבים הם כלי תקשורת כתובים חשובים ויש להשתמש בהם בהתאם לקהל היעד ולמטרת המסר.
בקיצור, הבנת המאפיינים וההבדלים בין מכתבים פורמליים ללא פורמליים חיונית להבטחת תקשורת יעילה ומתאימה במצבים שונים. ללא קשר לסוג המכתב הנבחר, חשוב לזכור את מטרת המסר ולהתאים את הטון וסגנון הכתיבה בהתאם להקשר ולקהל היעד.
26 סוגי הקלפים העיקריים (פורמליים ולא פורמליים)
יש שונות גופנים של בהתאם למטרה שלשמה נכתבו. במובן זה, יש לנו מכתבים עסקיים, מכתבי המלצה, מכתבי התפטרות, מכתבים רשמיים, מכתבים אישיים, בין היתר.
מכתבים הם מסמכים כתובים המכילים מידע שצד אחד מעוניין להעביר לצד אחר.
בסדר רעיונות זה, כל אחד מסוגי המכתבים שהוזכרו לעיל מותאם לצרכים התקשורתיים של כותב המכתב.
לדוגמה, אם אני רוצה לכתוב מכתב לחבר, הוא יהיה אישי. עכשיו, נניח שהחבר הזה חוגג את יום הולדתו ואני רוצה לברך אותו במכתב; במקרה הזה, המסמך לא יהיה רק אישי, אלא גם מכתב יום הולדת.
במובן זה, מכתבים הם אמצעי תקשורת יעיל בין שני צדדים או יותר, ובמקביל מהווים דרך לשמר את אהבת הכתיבה והקריאה.
סיווג סוגי כרטיסים
באופן כללי, ניתן לסווג מכתבים לשתי קבוצות גדולות: פורמליים ולא פורמליים (הנקראים גם אישיים).
מכתבים רשמיים
מכתבים רשמיים הם אלה המונפקים על ידי גוף מוסמך, בין אם מדובר בחברה, ארגון, מחלקה או אדם המחזיק בתפקיד חשוב בחברה.
מכתבים רשמיים נחשבים גם לאלו המונפקים על ידי אנשים פרטיים לקריאה על ידי ארגון או חברה.
להלן שלושה עשר סוגים של מכתבים רשמיים.
1- מכתבי עסקים
מכתבים עסקיים הם כל סוג של מסמך כתוב שפותח בתחום המקצועי. הם מתקבלים בברכה ומסתיימים בחתימת השולח, שבדרך כלל מחזיק בתפקיד בולט בחברה.
מכתבים מסוג זה יכולים להינתן גם על ידי מחלקות בתוך הארגון, כגון מחלקת משאבי אנוש. הם יכולים להינתן גם על ידי החברה עצמה.
2- מכתבי הזמנה
מכתבי הזמנה מונפקים על ידי צרכן ומתקבלים על ידי ספק. מכתבים אלה נשלחים כדי לבקש כמות מסוימת של מוצרים מהספק.
מכתבי בקשה צריכים לכלול את ההיבטים הבאים:
– כמות המוצר הנדרשת.
– שם המוצר שברצונך לרכוש.
– מודל המוצר.
– צבע, גודל (אם רלוונטי).
– המחיר הצפוי שיש לשלם עבור המוצר.
– אמצעי תשלום.
3- מכתבי מכירה
מכתבי מכירה נועדו לשכנע את הקורא לרכוש מוצר שפורסם. הם בדרך כלל משתמשים בהצהרות משכנעות אשר לוכדות את תשומת ליבו של הקונה הפוטנציאלי.
סוג זה של מכתבים כולל את ההיבטים הבאים:
- אפלסאו חלק זה יוצר קשר בין השולח לקורא, וגורם לאחרון להרגיש מזוהה עם תוכן המכתב, גם אם הוא לא נכתב אליו באופן אישי.
דוגמה לקריאה לפעולה יכולה להיות, "האם נמאס לכם לבלות שעות במטבח בניסיון להכין ארוחת ערב בריאה?" אנשים רבים יכולים להזדהות עם משפט זה, ולגרום להם לרצות להמשיך לקרוא.
- תיאור מוצר או שירות סעיף זה כולל מידע רלוונטי על המוצר או השירות המוצע: לשם מה הוא מיועד? כיצד הוא משמש? כמה הוא עולה?, בין היתר.
- פרטי קשר לבסוף, מכתבי מכירה מסתיימים במספרי טלפון וכתובות דוא"ל. לעיתים, כלולים גם הכתובת הפיזית בה ניתן לרכוש את המוצר (אם קיימת) ואתר האינטרנט של החברה.
4- מכתבי תלונה
מכתבי תלונה משמשים להגשת תלונות על מוצר שנרכש או שירות שקיבלנו.
הטון של מכתבי התלונה צריך להיות מכבד: חשוב לא להיסחף לרגשות הכעס או הזעם שהמוצר אולי יצר בנו.
מכתבים מסוג זה צריכים לכלול את ההיבטים הבאים:
– מידע כללי על המנפיק: שם, גיל, כתובת, בין היתר.
– נתונים על רכישת המוצר או השירות: תאריך הרכישה, מקום הימצאו, חשבוניות וקבלות קנייה, בין היתר.
– מידע על הכשל שהוצג על ידי המוצר או השירות.
– פתרון אפשרי שאתה מצפה שיינתן לבעיה.
5- מכתבי המלצה
מכתבי המלצה הם מסמכים המעידים על איכות עבודתו של אדם.
מכתבים מסוג זה מונפקים כאשר אדם מעוניין לקבל עבודה חדשה ונכתבים על ידי אנשים המסוגלים לקבוע האם ביצועי המועמד אידיאליים.
במובן זה, מכתבי המלצה מונפקים בדרך כלל על ידי מורים פרטיים, מורים פרטיים ומנהלים לשעבר של המועמד.
מכתב מסוג זה כולל מידע על גישתו וכישרונו של המועמד, הפעילויות שביצע במהלך הקריירה שלו, הסיבות להתאמתו לתפקיד, בין היתר.
6- מכתבי התפטרות
מכתבי התפטרות מונפקים על ידי עובד המעוניין לעזוב את עבודתו. מכתב זה נשלח לממונה הישיר של העובד שאת התפטרותו ברצונך לעזוב.
מכתבי התפטרות כוללים את התאריך בו העובד יעזוב את מקום עבודתו לצמיתות.
בדרך כלל, הסיבה לעזיבת העבודה כלולה בדרך כלל, אם כי זו אינה דרישה חובה.
7- מכתבי התפטרות
מכתבי התפטרות מונפקים כאשר חברה רוצה להודיע לאחד מעובדיה כי אינו זקוק עוד לשירותיהם; לכן, עליו לעזוב את תפקידו.
מכתבי התפטרות כוללים את התאריך בו על העובד להפסיק לעבוד בחברה ואת הסיבה לפיטוריו.
8- מכתבי קבלה
מכתבי קבלה נכתבים כדי להודיע לאדם פרטי או לחברה כי מכתב שהונפק על ידם התקבל.
שימו לב כי מכתב מסוג זה אינו מבטיח שהמידע נקרא.
9- מכתבי אישור
מכתב מסוג זה מונפק כדי לתת לאדם אחר את הסמכות לפעול מטעם האדם שכותב את המכתב.
מכתבי אישור נכתבים כאשר האדם שכותב אותם אינו יכול או אינו מוכן להשתתף בפגישה, כנס או מצב אחר.
10 - מכתבי אישור
מכתבי אישור הם שני סוגים של מסמכים. הראשון הוא מסמכים שהעובד מנפיק למנהל שלו, ומעניקים לו אישור לקחת חופש מהעבודה למשך יום אחד או יותר.
מכתב מסוג זה כולל את הסיבה שבגללה אתה רוצה להיעדר מהעבודה ואת מספר הימים שאתה צפוי להיעדר.
המסמך השני המכונה מכתב אישור הוא זה שמונפק על ידי הבוס לעובד כאשר הוא מקבל את בקשתו.
מכתבים מסוג זה כוללים אישור מהבוס ותאריכי עזיבה וחזרה של העובד.
11- מכתבי בקשה
מכתבי מועמדות מונפקים כאשר אדם מעוניין להגיש מועמדות למשרה במוסד.
מכתב מסוג זה יכול להינתן בכמה הקשרים: בחירה במכסה בתוך אוניברסיטה, מקום בהתמחויות מסוימות, עבודה, בין היתר.
12- מכתב קבלה
מכתבי קבלה מונפקים על ידי מוסד לימודים כאשר הוא מקבל מועמד.
מכתבים אלה כוללים את סיבת הקבלה, את התאריך בו הם צפויים להפוך לחברים פעילים במוסד, את התפקיד שימלאו ואת משך הזמן שיישארו בארגון.
13 - מכתבי העברה
מכתבי העברה מונפקים על ידי ארגון או חברה כדי להודיע לאחד מעובדיו כי הוא יועבר מהמחלקה או המטה.
מכתבים אלה כוללים את תאריך תחילת השינוי, המחלקה שאליה יועבר העובד והתפקיד שימלא במחלקה החדשה.
מכתבים לא פורמליים
מכתבים לא פורמליים, המכונים גם מכתבים אישיים, הם כאלה שבהם בני השיח מקיימים מערכת יחסים שאינה כוללת את עולם העסקים. במובן זה, מכתבים לא פורמליים נשלחים בין חברים למשפחה.
שלא כמו מכתבים רשמיים, למכתבים לא רשמיים אין פורמט ספציפי. הם תלויים בכוונת השולח וביכולת הכתיבה שלו.
מכתב יום הולדת (שאינו פורמלי) יכול להיות באורך של שני עמודים או שניתן לצמצמו לכמה שורות שנכתבו על כרטיס מוכן מראש.
יש לציין כי השימוש במכתבים אישיים או לא פורמליים פחת בשנים האחרונות עקב הפופולריות של הרשתות החברתיות.
להלן שלושה עשר סוגים של מכתבים בלתי פורמליים.
1- אותיות יום הולדת
מכתבי יום הולדת הם מסמכים המונפקים כדי לברך חבר או בן משפחה ביום הולדתו. בדרך כלל כלולים איחולים טובים לאדם המקבל את המכתב.
2- מכתבי אבל
מכתבי אבל נכתבים כאשר אדם קרוב לכותב המכתב נפטר. השולח מביע את צערו על מות האדם ומנחם את הנמען, ומציע תמיכה ללא תנאי.
3- מכתבי התנצלות
הוא מונפק כאשר השולח מעוניין להתנצל על כל פעולה שננקטה שהייתה לה השלכות שליליות על אדם אחר.
4- מכתבי תודה
הוא מונפק כדי להראות לאדם שמקבל את המכתב שאתה אסיר תודה על הטובה שעשה.
5- מכתבי מזל טוב
מכתבי ברכה יכולים להיכתב מסיבות שונות: לקידום בעבודה, לזכייה בפרס בבית הספר, להשתתפות בתחרות, בין היתר.
בכל מקרה, מה שחשוב במכתבים מסוג זה הוא העובדה שהאדם שמקבל אותם צריך לזכות בכבוד על ההישג שהשיג.
6- מכתבי פרידה
מכתבי פרידה נכתבים כאשר אחד משני בני השיח עוזב את העיר, המדינה או הכפר.
7- מכתבי ברכה
מכתבי ברכה נשלחים כאשר מישהו עובר לשכונה או למוסד חדש.
בדרך זו, מכתבי ברכה מבטאים את איחולי השולח כלפי החדש.
8- מכתבי אהבה
מכתבי אהבה נשלחים בין זוגות כדי לבטא את אהבתם. ניתן גם לשלוח מכתב אהבה למישהו שמוערך מאוד על ידי השולח, אך אינו בהכרח בן/בת הזוג שלכם.
9- מכתבי חברות
הם אלה שמחליפים בין חברים על מנת לשמור על קשר למרות המרחק.
10 - מכתבי חג המולד
אלה נשלחים בחודש דצמבר כדי לאחל למישהו "חג מולד שמח" או "חגים שמחים".
כרטיסי ברכה לחג המולד מלווים בדרך כלל בגלויות המכילות תמונה של המשפחה השולחת את המכתב עם מוטיבים של חג.
11 - מכתבים לסנטה קלאוס
מכתבים לסנטה קלאוס נכתבים על ידי ילדים המבקשים מתנות מדמות זו. מכתבים אלה כוללים בדרך כלל רשימה של מתנות אפשריות ותודות על מתנות שקיבלו בשנה הקודמת.
12- מכתב הזמנה
מכתבי הזמנה מזמינים את הנמענים להשתתף במסיבה או בפגישה שאורגנה על ידי השולח.
ניתן לשלוח מכתבים אלה באירועים שונים: חתונות, ימי הולדת, מסיבות חג המולד, בין היתר.
13- מכתבים בנושאים שונים
קטגוריה אחרונה זו כוללת את שאר המכתבים האישיים שלא נכתבו מסיבה מסוימת, אלא מהווים חילופי התכתבויות אגביים בין בני השיח.
הפניות
- מכתב (הודעה). אוחזר ב-16 באוגוסט 2017, מאתר en.wikipedia.org
- גופנים עם דוגמאות. אוחזר ב-16 באוגוסט 2017, מאתר thabalance.com
- 10 סוגי מכתבים עסקיים. אוחזר ב-16 באוגוסט 2017, מאתר work.chron.com
- גופנים. אוחזר ב-16 באוגוסט 2017, מאתר unacademy.com
- כל סוגי הגופנים עם דוגמה. אוחזר ב-16 באוגוסט 2017, מאתר bankofinfo.com
- סוגים שונים של מכתבים רשמיים. אוחזר ב-16 באוגוסט 2017, מאתר perfectyourenglish.com
- מכתב עסקי. אוחזר ב-16 באוגוסט 2017, מאתר en.wikipedia.org