フォーマルレターとは、特定の言語パターンと構造に従った文書であり、フォーマルな場面や専門的な場面で用いられます。その特徴としては、敬意と丁寧さ、客観性、形式性、そして真摯な対応などが挙げられます。フォーマルレターは一般的に、見出し（差出人と受取人）、挨拶文、本文、結びの言葉で構成されます。フォーマルレターが用いられる場面としては、依頼、苦情、招待状、お礼状などが挙げられます。効果的でプロフェッショナルなコミュニケーションを実現するためには、文章と書式の標準に従うことが重要です。
正式な手紙の基本的な特徴: 欠かすことのできないもの!
フォーマルレターとは、特定の言語パターンと構造に従い、フォーマルな場面やビジネスシーンで使用される文書です。フォーマルレターには、以下のような重要な特徴が不可欠です。
1. 正しい宛名書き: 正式な手紙は、メッセージの宛先となる人の名前と役職を含む適切な宛名で始めることが重要です。
2. 最初の挨拶： 宛名の後には、「Dear」などの最初の挨拶と相手の名前を含める必要があります。
3. 明確な導入: 序文では、手紙の目的を簡潔に、明確かつ客観的に提示する必要があります。
4. 組織的な開発： 手紙の展開は段落にまとめられ、各段落で一貫した方法で特定の点を取り上げる必要があります。
5. 適切な結論: 結論では手紙の目的を繰り返し述べ、感謝の言葉や次のステップへの提案などを含めることができます。
6. 正式なお別れ： 手紙の結びには、「Sincerely」や「Cordially」などの正式な結びの言葉に続けて送信者の名前を記載することが重要です。
これらの基本的な特徴に従うことで、正式な手紙は完成し、フォーマルでプロフェッショナルな状況で送信するのに適したものになります。
手紙の主な特徴: このコミュニケーション手段について知っておくべきこと。
フォーマルな手紙は、ビジネス、学術、そして個人的な場面など、様々な場面で広く使われるコミュニケーション手段です。フォーマルな手紙を適切に書くには、その主な特徴を理解することが重要です。
正式な手紙の主な特徴の一つは、その構成です。一般的に、手紙は導入部、本文、結論の3つの部分に分かれています。導入部では、正式な挨拶で始まり、議論するトピックを提示するのが一般的です。本文では、送信者が自身の主張を明確かつ客観的に提示します。結論では、議論された内容を要約し、正式な別れの言葉で手紙を締めくくるのが一般的です。
構成に加えて、フォーマルな手紙には一定のエチケットのルールが守られなければならないことを強調することが重要です。適切な言葉遣いを心がけ、俗語や口語表現は避けましょう。文面は敬意と礼儀正しさを込め、親しみと丁寧さを示すようにしましょう。
もう一つの重要なポイントは、スペルと文法のチェックです。スペルや文法の誤りは、手紙の信頼性を損なう可能性があります。そのため、送信前に必ず校正を行ってください。
適切な構造に従い、正式な言語を使用し、テキストを確認することは、この種のコミュニケーションの有効性を確保するために不可欠な側面です。
手紙に含まれる要素とその構成の詳細。
フォーマルな手紙は、ビジネス、学術、個人的な場面など、様々な場面で広く使われているコミュニケーション手段です。フォーマルな手紙を効果的にするには、いくつかの重要な要素を含み、特定の構成に従うことが重要です。
正式な手紙に含まれる要素は次のとおりです。
1. 送信者: 差出人とは手紙を送る人のことです。通常、差出人の名前と住所は紙の左上隅に記載されます。
2. 受取人: 受取人とは、手紙の宛先となる個人または組織のことです。受取人の氏名と住所は、紙の右上隅に記載してください。
3. 挨拶: 挨拶とは、相手に挨拶する方法です。「Dear Sir/Madam（拝啓）」や「Dear Sir/Madam（拝啓）」などの表現に続けて相手の名前を述べることができます。
4. 本文: 本文は手紙の主要部分であり、送信者が手紙を書く理由を説明します。本文は明確で客観的、かつ正式な内容でなければなりません。
5. さようなら: 結びの言葉は手紙の最後の部分であり、送り主が受取人に別れを告げるものです。「Sincerely（敬具）」や「Sincerely（敬具）」などの表現に続けて送り主の名前を述べるのが適切です。
6. 署名: 署名は送信者の署名であり、別れの挨拶のすぐ下に手書きする必要があります。
フォーマルな手紙は、文法や丁寧な表現を守り、明確に書く必要があることを強調することが重要です。さらに、手紙の文体は文脈や送り手と受け手の関係性に適切であることが非常に重要です。
メッセージを明確かつ客観的に伝えるには、適切な構造に従い、文章の基準を尊重することが不可欠です。
正式な手紙を適切かつ効率的に書くためのステップバイステップガイド。
正式な手紙を適切かつ効率的に書くには、次の手順に従ってください。
1. 送信者と受信者の識別： 手紙の冒頭、右上に自分の名前と住所を書きます。その下の左側に、受取人の氏名と住所を書きます。
2. 最初の挨拶： 手紙は「親愛なる○○様」や「親愛なる○○博士」などの正式な挨拶で始めます。
3. はじめに: 導入部では、手紙の目的を明確かつ客観的に提示してください。このセクションが長くなりすぎないように注意してください。
4. 開発： 本文では、取り上げたいテーマを詳しく説明してください。簡潔でまとまりのある段落にまとめましょう。
5. 結論: 結びの言葉として、手紙を書いた理由を改めて述べ、相手に関心を示してくれたことへの感謝の気持ちを伝えます。そして、丁寧に手紙を締めくくります。
6. さようなら: 「敬具」や「よろしくお願いいたします」などの正式な結びの言葉で手紙を締めくくり、その後に必要に応じて自分の名前と役職を続けます。
送信する前に、スペルや文法の間違いがないか必ず校正してください。正式な手紙は、明確かつ簡潔に、そして敬意を持って書き、全体を通してプロフェッショナルな雰囲気を保つ必要があります。
これらのヒントを活用すれば、さまざまな状況で適切かつ効率的に正式な手紙を書く準備が整います。
フォーマルレター：特徴、構成要素、例
A 正式な手紙 権威ある人物、無名、または知人に対して、必然的にフォーマルな態度を示す文脈で用いられる。このタイプの書面によるコミュニケーションは、職場や学術的な場、そして特定の社交の場でよく見られる。
正式な手紙は、純粋に情報を伝えるためのコミュニケーションです。通常は何かを伝える目的で送られますが、多くの場合、より個人的な感情を表現することもできます。
正式な手紙の文面には、ある種の真剣さが漂い、送り主への敬意を表しようとするものです。同様に、簡潔で簡潔であることも特徴です。具体的な内容を伝えることが目的であり、正式な手紙を通して、それを可能な限り正確に表現しようと努めるのです。
正式な手紙の特徴
それらは純粋に情報提供です
正式な手紙は、主に情報提供を目的としています。この情報は、送信者にとって新しい情報である場合もあれば、以前の機会に提起された話題を思い出させるものとなる場合もあります。
いずれにせよ、正式な手紙は通常、挨拶を送ったり、人と人との連絡を維持したりするための手段ではなく、特定の状況で情報を伝達することが主な機能です。
彼らは敬意のある言葉遣いをする
この種の手紙は非常にフォーマルな言葉遣いをします。コミュニケーションにおいて、送り主は敬意と配慮をもって扱われていると感じるべきです。
正式な手紙では、送信者の役職名や肩書きがあればそれも記載する必要があります。
短い
フォーマルな手紙は、非常に特殊な目的で使用されるため、サイズが小さいのが特徴です。これは、受取人が読むのに時間がかかりすぎないようにするためです。
むしろ、メッセージを素早く伝えることが目的です。そのため、フォーマルな手紙では不要な段落を避けることが重要です。
情報は正確に表現されている
前のポイントで述べたように、フォーマルなグラフィックには正確さが不可欠です。この種のコミュニケーションを書く際には、決まり文句や段落を埋める余計な表現、読者の興味を引かない不要な情報を避けることが重要です。
手紙全体は貴重な情報で満たされ、流暢に、敬意を持って、正確に表現されている必要があります。
知人や見知らぬ人宛てに送ることができます。
正式な手紙の送り主は、既知である場合も、未知である場合もあります。例えば、ある地域の隣人が、特定の問題に対処するための特別会議の開催を要請する手紙を地域の代表者に送る場合があります。
手紙を書く人はコミュニティの代表者を知っていたり、親しい関係にあったり、より口語的な言葉で呼びかけられている可能性が非常に高いですが、それでも、書く手紙は正式なものでなければなりません。
同様に、この種の手紙は見知らぬ人にも送ることができます。例えば、マドリードに住む教育専門家が、地域のコミュニティカレッジに通う小学校の児童を対象とした教育プログラムを提案するため、市長に正式な手紙を書くといったケースが考えられます。
この場合、教師は市長を個人的には知らないかもしれませんが、正式な手紙を通じて市長にアプローチすることは可能です。
その構造にはプロトコル要素が含まれる
正式な手紙には通常、送信者と送信者の役職に関する情報や、発生する可能性のある具体的な約束が含まれます。
これらの言及は、手紙を受け取る人に対する完全な認識を意味し、コミュニケーションにおける敬意と配慮の表れとして解釈されるため、正式な手紙の構造において非常に重要です。
スペルのルールには特に注意が必要です
どのような種類の文章を書く場合でも、正しい綴りと書き方は必要ですが、正式な手紙ではすべての段落が正しく書かれていることがさらに重要です。
最終的な文章は何度も修正する必要があり、細部にまで細心の注意を払うことが重要です。そうしないと、手紙に誤りが含まれ、送信者がそのやり取りを真剣さや価値あるものと捉えず、失礼だと解釈してしまう可能性があります。
正式な手紙の構成要素
場所と日付
このデータは通常、グラフの右上に表示されますが、左上にも表示されることがあります。これらの要素を覚えておくことは重要です。これらの要素によってコミュニケーションを記録し、特定のコンテキストで特定できるようになります。
最も一般的なのは、都市名を最初に書き、その後に現在の日、月、年の形式で日付を記述することです。例：「マドリード、15年2019月XNUMX日」
ヘッダ
このセクションでは、通信の送信者を記載します。適切な敬称（「sir（サー）」「madam（マダム）」「don（ドン）」「doña（ドニャ）」など）と送信者のフルネームを記載します。
次の行には、当該人物の地位、または貴族や王族の場合にはその称号を記載します。
この情報の後に「present」という言葉を使う人もいます。これは必須ではありませんが、手紙の書き手が適切だと判断した場合に使用できます。見出しの例は以下のとおりです。
「カミラ・フローレス夫人
バルパライソ州第6地区の副議員
現在。"
カウント
このセクションは 1 行のみで、正式な手紙の目的は、できる限り直接的、敬意を払い、正確であることであることを覚えておいてください。
したがって、送信者への挨拶には、「尊敬」、「際立った」、「尊敬」、「感謝」などの丁寧な言葉が含まれます。
さらに、以前に使用した敬称（「様」「奥様」「ドン」「ドニャ」など）と、ヘッダーにも記載されている送信者の役職も含める必要があります。フォーマルな手紙に適した挨拶としては、「拝啓」などが挙げられます。
はじめに
正式な手紙の最初の段落では、コミュニケーションの目的を簡潔に述べる必要があります。この導入部では、手紙の要点と送信者が何を達成したいかを効果的に明確にする必要があります。
同様に、序文では、誰が手紙を書いているのか、何がコミュニケーションの原因なのかを簡単に詳しく説明できます。
つまり、正式な手紙の読者は最初の段落を読むだけで主要な情報を理解できるはずです。こうすることで、手紙の中でどのような行動が求められているのかをすぐに理解できるようになります。正式な手紙の導入部の例を以下に示します。
「私はベラス・アルテス地区の住民として、同地区の中心部に位置するフアン・ディアス・コミュニティ・パークの開園に感謝の意を表したく連絡いたしました。この開園により、この地域に住む人々の生活の質が明らかに向上しました。」
ボディ
本文の展開に対応します。このセクションには、前の段落で説明したコミュニケーションの主な目的に関連するすべての追加要素を含める必要があります。
手紙は長すぎないことが重要です。常に可能な限り正確に書くべきです。しかし、簡潔にまとめたいので、伝えたい内容が不完全にならないようにすることも重要です。
手紙は短く、同時に送信者に完全な情報を伝えることができるバランスが必要です。
別れ
結びの言葉は手紙の最後にあります。このセクションでは、手紙の要点を簡潔にまとめることができます。
同様に、温かく親切な結びの言葉も送別状に添えることができます。正式な手紙における送別文の例としては、「首都近郊における貴社のご尽力に感謝申し上げます。今後の社会貢献プロジェクトにも引き続きご尽力ください。心よりお見舞い申し上げます。」などが挙げられます。
会社
これは手紙の最後のセクションです。このセクションには、手紙を書いた人の氏名（フルネーム）と、該当する場合は役職または肩書きを記載します。
この氏名には、本人の署名が添えられます。正式な手紙の場合は、通常の法的文書と同じ署名が一般的に使用されます。署名は手書きでも電子署名でも構いません。
その他
正式な機関または組織から送信されるレターフォームの場合は、右上隅にロゴを含めることができます。
模範
正式な辞職届
マドリード、15年2018月XNUMX日
ホアキン・ゲレロ
新聞社の人事部長 エル·パイス
私はここにいます。
ディレクター様
私は、このセクションのチーフジャーナリストとしての職を永久に辞任することを決定したことをお知らせするために、この手紙を書いています。 国際ニュース 著名な新聞の エル・パイス・ア 1年2018月XNUMX日より開始。
この決断は、避けられない個人的な理由によるもので、私が3年間調和して働いてきた会社内での悪い経験とはまったく関係がありません。
会社が常に私を信頼してくださったことに感謝いたします。私の職務経験 エル·パイス これは職業的にも個人的にも成長するための重要な機会であり、私は非常に感謝しています。
これ以上付け加えることはなく、皆さんの理解を期待して、彼は立ち去った。
ダニエル・フェルナンデス
セクションのチーフジャーナリスト 国際ニュース , エル·パイス .
正式な苦情の手紙
カラカス、26年2019月XNUMX日
サミュエル・パラシオス氏
モビスターのゼネラルマネージャー
私はここにいます。
マネージャー様
貴社が運営されているインターネットサービスにご不満があり、ご連絡いたしました。過去15日間連続でインターネットが利用できず、未だに状況は改善しておりません。
関連する苦情を提出するための適切な手段がいくつかあることは承知しておりますが、私の苦情は過去 15 日以内にすでに登録されており、満足のいく回答を提供できなかったことを謹んで指摘いたします。
この手紙には、過去2ヶ月分のお支払い済みの請求書のコピーと、当社のカスタマーサービス部門に提出した苦情件数のリストを同封いたします。引き続き状況を注視し、必要であれば追加の書類をご提出いたします。
私のケースが適切な当局にエスカレートされ、当局が私の要求に応じることができるよう、貴社が講じてくださる措置に、あらかじめ感謝申し上げます。
私からの心からのご挨拶をお受け取りください。
敬具
ダイアナ・ゴンザレス・リエラ
CI 18.574.296
正式な感謝状
バルセロナ、8年2019月XNUMX日
ベアトリス・ビジャレホさん
バルセロナ現代ダンス研究所所長
この
名誉あるビジャレホ嬢：
6年7月2019日とXNUMX日に開催され、私がディレクターを務めるインペトゥ・スクールが主催した第XNUMX回コンテンポラリー・ダンス・フェスティバル中に、バルセロナ現代ダンス研究所とそのチームから提供された完璧なサポートに心から感謝いたします。
バルセロナ現代舞踊研究所のチームのおかげで、イベントは大成功に終わりました。提供された空間はダンサー、振付家、そして一般観客の期待に応え、観客からも非常に好意的な反応を得ることができました。
このイベントは、貴校が指揮する研究所の参加なしには実現できなかったと認識しており、このような熱心なチームと協力できたことに深く感謝しています。
私はImpetuスクールのすべてのメンバーに深く感謝し、今後のイベントの共同企画にも引き続き協力していきます。
とても心のこもった挨拶を受けます。
敬具
オルガ・ロハス
インペトゥ現代ダンススクールディレクター
正式な請願書
ブエノスアイレス、7年2019月XNUMX日
カルロス・カハール
フォード・アルゼンチン営業マネージャー
カハール様
本通知により、10年式フィエスタ パワーモデル2019台を今月中に販売店オートサミットへ発送する旨を謹んでご依頼申し上げます。28年2019月XNUMX日に実際にお支払いいただいた請求書を添付いたします。
いつものように、車両が担当者によって適切に受け取れるよう、この配達は午前中（午前 8:00 から午後 12:00 の間）に行えるようお願いいたします。
ご都合が合うようご対応いただけることに事前に感謝し、ご要望には丁寧に対応させていただきます。
敬具
ディエゴ・ミランダ
オートサミット購買マネージャー
正式な招待状
キト、9年2019月XNUMX日
アルバレス・スアレス
私たちは、神のご意志により 7 年 2020 月 XNUMX 日に行われる私たちの結婚の絆にあなたとあなたのご家族を招待できることを大変嬉しく思って、この手紙を書いています。
式典は、ガルシア・モレノ通りN10-43にあるイエズス会教会で午後17時から行われます。晩餐会は、アマポラ通りN30-4にあるルイセニョール・パーティーホールで午後20時から開催されます。どちらのイベントにもフォーマルな服装でのご参加を推奨いたします。
このイベントへのご参加をご確認いただきますようお願い申し上げます。また、私たちの結婚式の証人としてご出席くださいますよう、あらかじめお礼申し上げます。
心からのご挨拶を申し上げます。
慎重に
ロベルト・アルバレスとファビオラ・ロドリゲス
自主退会届
パナマシティ、12年2019月XNUMX日
カルラ・グスマン夫人
人事部長 レブロン・パナマ
私はここにいます。
グスマン夫人:
個人的な理由により、自主的な休暇を申請することを決定しましたので、ここにお知らせいたします。この決定は取消不能であり、1年2019月XNUMX日より有効となります。
この機会に、来週の月曜日、15 月 15 日より法律で定められた通知期間を設け、この XNUMX 日間の期間が経過した後、会社との契約を完全に終了することをお知らせします。
入社以来、レブロン・パナマにご提供いただいた雇用機会に深く感謝申し上げます。事務手続きを最善の形で進めるために、必要と思われる書類はいつでもご提供いたします。
感謝の気持ちを込めてお別れを告げましょう。
ルイス・ダビド・レイエス
レブロン パナマ セールスコーディネーター
就職活動のための正式な手紙
4年2019月XNUMX日、チリ、サンティアゴ
イネス・マルティネス夫人
マリオットホテルの選考責任者
マルティネス夫人様
私は、マリオットが全国紙に掲載したカスタマー サービス スタッフのリクエストに応えて、このメッセージを書いています。
私は4年以上のカスタマーサービス経験があり、お客様に対して敬意と積極性を持って接する優れたスキルを有しています。これらの理由から、このポジションに応募いたします。
私はチームワークと優れたリーダーシップを発揮する、積極的な働き手です。会社の理念に適応し、現場での経験と継続的なプロセス改善への意欲を活かしていきたいと思っています。
履歴書と、以前の雇用主数名からの署名入り推薦状を添付いたします。ご都合がよろしければ、面談の日程を調整させていただきます。そこで、私がここで提案している内容について、さらに詳しくご説明させていただきます。
よろしくお願いします。よろしくお願いいたします。
敬具
パオラ・バスケス・エルナンデス
何かを依頼する正式な手紙
ボゴタ、8年2018月XNUMX日
パトリシオ・ピント氏
クラブ・デ・ラ・ウニオン会員の入会および除名に関する資格審査委員会の委員長
親愛なるピント様
私は、政党「オプシオン・シウダダナ」の創立メンバーとして、会員資格審査委員会をユニオン・クラブの会員として含めるよう要請するために、この手紙を書いています。
ユニオンクラブは設立以来、議論と討論を促進する強い伝統を育んできました。政治、経済、社会の各界の著名人がクラブの様々なスペースに集い、アイデアを共有し、意見の融合の機会を創出してきました。
市民オプション党の創設者として、私はこの名誉あるクラブの会員であることは意義深いことだと考えています。このクラブの会員には、私が20年間の政治経験で培った見解や、必要に応じてクラブと協力する意思のある広範な人脈を提供することができるからです。
私の個人的および職業的な資格情報を同封いたしますので、このリクエストをご検討いただき、事前に感謝申し上げます。
敬具
オスカル・カッツ・ピニェラ
政党「シチズン・オプション」の創設者
会議招集の正式な手紙
メキシコシティ、26年2017月XNUMX日
フェデリカ・アルミジョ夫人
ラスフローレスビルの取締役会長。
私はここにいます。
尊敬するアルミジョ夫人:
この手紙の目的は、ラス・フローレス・ビルの全居住者を招集した緊急会議の招集を謹んでお願いすることです。会議の目的は、ここ数日この地域で目撃されている暴力的な抗議活動に対する防衛戦略を決定することです。
したがって、私たちのセキュリティと建物の施設のセキュリティを強化できる適切な措置を講じるために、できるだけ早く会議を開催することを提案します。
この問題の迅速な適用にあらかじめ感謝し、必要と思われるあらゆる協力を楽しみにしています。
敬具
マリア・アレクサンドラ・キンテロ・メヒアス夫人
ラス フローレス ビル、第 76 部署。
財務部門への正式な手紙
バルパライソ、19年2019月XNUMX日
ウーゴ・ディアス・ロハス
連邦歳入管理局長
私はここにいます。
ディアス様
この手紙をもって、2018 年下半期に私の名義で登録された源泉徴収税の返還を謹んで要請します。
この要請の根拠として、我が国を規制する税法の一部であり、本日私が皆様に提示する事例に関連する条項をこの文書に添付します。
ご清聴ありがとうございました。また、この尊敬すべき機関の担当者様との面会もいつでも手配いたしますので、どうぞご遠慮なくお申し付けください。
敬具
セレナ・グティエレス・トーレス
RUT 14 593 963-8
市長への正式な手紙
バレンシア、8年2019月XNUMX日
ジョアン・リボ氏
バレンシア市長
私はここにいます。
名誉市長、
私は、8 年 2019 月 XNUMX 日にバレンシア市の中央広場で第 XNUMX 回バレンシア近隣集会を開催するためのライセンスの付与を謹んで要請するために、この手紙を書いています。
これらの近隣会議の目的は、バレンシア市のすべての住民を積極的に結びつけ、レクリエーション活動を提供し、コミュニティ全体の改善を計画できるディスカッションの場を促進することです。
バレンシアでの第 6 回近隣集会は 150 時間続くと予想されており、約 XNUMX 人の男性、女性、少年、少女が参加する予定です。
必要だとお考えであれば、いつでも情報提供会議のスケジュールを組むことができますので、どうぞよろしくお願いいたします。
敬具
タマラ・ヌニェス・フエルテス
第4回バレンシア近隣会議組織委員会会長
参照
- チリ政府労働局の「退職届テンプレート」。1年2019月XNUMX日、チリ政府労働局（dt.gob.cl）より取得。
- 教育ポータルの「正式な手紙」。1年2019月XNUMX日、教育ポータル（portaleducativo.net）から取得。
- Wikipediaの「正式な手紙」。1年2019月XNUMX日取得、Wikipedia: wikipedia.org
- YouTubeの「フォーマルレターの構成」。1年2019月XNUMX日閲覧、YouTube: youtube.com
- 「自主退学の意思表示のための書式テンプレート」Entendo誌掲載。1年2019月XNUMX日閲覧、Lo Entiendo: loentiendo.com
- 「優れた依頼状を作成するためのポイントと、最も頻繁に使用される依頼状の書き方」Gestão誌掲載。1年2019月XNUMX日Gestión: gestion.orgより転載。
- 会計・税務・財務デスクの「訂正請求書に添付する財務省への提出用サンプルレター」。1年2019月XNUMX日、会計・税務・財務デスク（desktopcontable.es）より取得。
- Beare, K.「正式な手紙の構造」Thought & Co.誌。1年2019月XNUMX日閲覧、Thought & Co.: thoughtco.com
- WikiHowの「フォーマルな手紙の書き方」。1年2019月XNUMX日閲覧。WikiHow: wikihow.com