Administrative kontrollteknikker er grunnleggende verktøy for å sikre at organisasjonens mål oppnås effektivt og virkningsfullt. Disse teknikkene innebærer overvåking og evaluering av aktiviteter, prosesser og resultater for å identifisere avvik og iverksette korrigerende tiltak når det er nødvendig. Flere kjennetegn definerer administrative kontrollteknikker, som deres forebyggende og korrigerende natur, omfang og hyppighet. Noen eksempler på administrative kontrollteknikker inkluderer å definere resultatindikatorer, bruke overvåkingsrapporter, gjennomføre interne revisjoner og implementere kvalitetsstyringssystemer. Disse teknikkene er avgjørende for å sikre organisasjoners effektivitet og suksess.
Hva er eksempler på administrative kontroller som brukes i organisasjoner i dag?
Administrative kontroller er avgjørende for å sikre at en organisasjons aktiviteter er i samsvar med dens mål og målsettinger. Det finnes flere eksempler på administrative kontroller som er mye brukt i organisasjoner i dag.
Et av de vanligste eksemplene på administrativ kontroll er definisjonen av retningslinjer og prosedyrer . Ved å lage klare retningslinjer og standard driftsprosedyrer kan organisasjoner etablere retningslinjer for sine ansatte og sikre standardisering av prosesser.
Et annet viktig eksempel på administrativ kontroll er prestasjonsevaluering . Gjennom regelmessige evalueringer kan organisasjoner overvåke de ansattes ytelse, identifisere forbedringsområder og anerkjenne gode resultater.
Videre er internrevisjon en grunnleggende administrativ kontrollteknikk. Gjennom å gjennomføre interne revisjoner kan organisasjoner bekrefte samsvar med etablerte retningslinjer, identifisere potensielle risikoer og foreslå prosessforbedringer.
Til slutt er lagerstyring også et eksempel på en mye brukt administrativ kontroll. Å opprettholde effektiv lagerkontroll hjelper organisasjoner med å unngå svinn, redusere kostnader og sikre produkttilgjengelighet for å møte kundenes etterspørsel.
Kort sagt, administrative kontroller er avgjørende for at organisasjoner skal fungere ordentlig. Gjennom teknikker som policydefinisjon, resultatevaluering, internrevisjon og lagerstyring kan organisasjoner sikre effektiviteten i prosessene sine og nå målene sine mer effektivt.
Kjennetegn ved administrative kontroller: hva de er og hvordan de fungerer i forretningsstyring.
Administrative kontroller er viktige verktøy i forretningsdrift, ettersom de lar organisasjoner overvåke og evaluere resultatene av sine aktiviteter. De brukes til å sikre at selskapets mål oppnås effektivt og virkningsfullt, i tillegg til å hjelpe til med å identifisere potensielle problemer og ta strategiske beslutninger.
Administrative kontroller har flere egenskaper som gjør dem essensielle for en bedrifts problemfri drift. En av hovedfunksjonene er deres evne til å etablere ytelsesstandarder – det vil si definere mål og indikatorer som fungerer som referansepunkter for å evaluere organisasjonens ytelse.
Videre er administrative kontroller også ansvarlige for å overvåke samsvar med disse standardene gjennom datainnsamling, informasjonsanalyse og sammenligning med forventede resultater. Dette gjør det mulig å identifisere avvik og iverksette nødvendige tiltak for å korrigere potensielle feil.
En annen viktig egenskap ved administrative kontroller er deres evne til å fremme åpenhet og ansvarlighet i selskapet. Ved å etablere klare regler og veldefinerte prosedyrer sikrer de at aktivitetene utføres i henhold til etablerte retningslinjer, noe som forhindrer avvik og svindel.
Kort sagt, administrative kontroller er avgjørende for å sikre effektiviteten og produktiviteten i et selskaps drift, i tillegg til å bidra til mer informert beslutningstaking og kontinuerlig forbedring av organisatoriske prosesser.
Typer administrativ kontroll: lær om de ulike formene for styring og overvåking.
I et organisasjonsmiljø spiller administrativ kontroll en grunnleggende rolle i å sikre effektiviteten og produktiviteten i driften. Det finnes ulike typer administrativ kontroll som bedrifter kan bruke for å overvåke og styre aktivitetene sine mer effektivt.
En av de vanligste typene administrativ kontroll er byråkratisk kontroll, som er basert på regler, prosedyrer og standarder etablert av organisasjonen. Denne typen kontroll er nyttig for å sikre standardisering av aktiviteter og samsvar med interne og eksterne retningslinjer.
En annen type administrativ kontroll er økonomistyring, som fokuserer på å styre et selskaps økonomiske ressurser. Gjennom økonomisk analyse og rapportering kan organisasjoner overvåke sine kostnader, inntekter og investeringer, noe som sikrer mer effektiv økonomistyring.
Videre er kvalitetskontroll viktig for å sikre kvalitet i produktene og tjenestene som tilbys av selskapet. Gjennom inspeksjoner, testing og evalueringer kan organisasjoner identifisere potensielle feil og implementere kontinuerlige forbedringer i prosessene sine.
Til slutt er personalledelse viktig for å sikre at bedriften har et kvalifisert og engasjert team. Gjennom prestasjonsevalueringer, opplæring og tilbakemeldinger kan organisasjoner overvåke og styre sine ansattes ytelse mer effektivt.
Kort sagt finnes det ulike typer administrativ kontroll som bedrifter kan bruke for å sikre effektiviteten og produktiviteten i driften. Ved å ta i bruk en integrert og strategisk kontrolltilnærming kan organisasjoner forbedre ledelsen sin og oppnå bedre resultater.
Forstå de viktigste ledelses- og organisasjonsstrategiene som brukes i bedrifter i dag.
I dag søker bedrifter i økende grad effektive ledelses- og organisasjonsstrategier for å sikre suksess i det konkurransepregede markedet. Derfor er det avgjørende å forstå administrative kontrollteknikker, som er essensielle for å holde et selskap i gang effektivt og produktivt.
De viktigste ledelses- og organisasjonsstrategiene som brukes i bedrifter i dag inkluderer bruk av banebrytende teknologi, implementering av smidige prosesser og innføring av deltakende ledelsespraksis. Disse strategiene tar sikte på å optimalisere bedriftens ytelse, øke medarbeiderproduktiviteten og sikre kundetilfredshet.
En av de vanligste administrative kontrollteknikkene er definisjonen av mål og resultatindikatorer, som gjør det mulig å overvåke selskapets fremgang og identifisere potensielle avvik fra etablerte mål. Videre er bruk av styringsverktøy som Balanced Scorecard og Six Sigma også viktig for å sikre driftseffektivitet og kvaliteten på produkter og tjenester som tilbys.
En annen viktig teknikk er å delegere oppgaver og ansvar, noe som muliggjør en passende fordeling av aktiviteter blant ansatte og sikrer effektiviteten i interne prosesser. Videre er effektiv kommunikasjon og åpenhet i interne relasjoner også avgjørende for å fremme samarbeid og teamengasjement.
Kort sagt, administrative kontrollteknikker er avgjørende for å sikre suksess for bedrifter i dagens marked. Ved å ta i bruk effektive ledelses- og organisasjonsstrategier kan bedrifter øke sin konkurranseevne, forbedre sin driftseffektivitet og sikre sin langsiktige bærekraft.
Administrative kontrollteknikker: kjennetegn og eksempler
Administrative kontrollteknikker er metoder for å samle inn og bruke informasjon for å evaluere ytelsen til ulike organisasjonsressurser, som menneskelige, fysiske og økonomiske ressurser, samt organisasjonen som helhet, i lys av de organisasjonsstrategiene som forfølges.
Ledelse er både en kunst og en vitenskap. Ledelse og dens funksjoner fortsetter å utvikle seg for å holde tritt med tiden. Funksjonen til administrativ kontroll utvikler seg også over tid; derfor dukker det stadig opp nye teknikker.
Kontroll er en grunnleggende administrativ funksjon. Den tjener til å regulere organisasjonens aktiviteter og sammenligne faktisk ytelse med forventede organisasjonsstandarder og mål.
Kontrollteknikker gir den typen og mengden informasjon som er nødvendig for å måle og overvåke ytelse. Informasjon fra ulike kontroller må skreddersys til et bestemt ledelsesnivå, avdeling, enhet eller operasjon.
For å sikre fullstendig og konsistent informasjon bruker bedrifter ofte standardiserte rapporter, som økonomiske rapporter, statusrapporter og prosjektrapporter. Hvert område i en organisasjon bruker imidlertid sine egne spesifikke kontrollteknikker.
Liste over teknikker (med eksempler)
-Tradisjonelle teknikker
Dette er teknikker som har blitt brukt innen forretningsorganisasjon i lang tid, og som fortsatt er i bruk.
Personlig observasjon
Dette er den mest tradisjonelle overvåkingsteknikken. Den lar en leder samle førstehåndsinformasjon om ansattes ytelse.
Det skaper også et psykologisk press på ansatte til å prestere bedre og dermed nå målene sine godt, ettersom de vet at arbeidet deres blir personlig observert.
Det er imidlertid en tidkrevende øvelse og kan ikke brukes effektivt til alle typer arbeid.
Statistiske rapporter
Det er den generelle analysen av rapporter og data, som brukes i form av gjennomsnitt, prosenter, indikatorer, korrelasjoner osv. i ulike aspekter. De presenterer informasjon om organisasjonens ytelse på ulike områder.
Denne typen informasjon er nyttig når den presenteres i forskjellige formater, for eksempel tabeller, grafer, diagrammer osv. Det gjør det lettere for ledere å lese den og forenkler ytelsessammenligninger med etablerte standarder og standarder fra tidligere perioder.
Break-even-analyse
Den brukes til å studere forholdet mellom kostnader, volum og fortjeneste. Den bestemmer den overordnede strukturen av sannsynlig fortjeneste og tap for ulike aktivitetsnivåer ved å analysere den overordnede posisjonen.
Salgsvolumet der det ikke er noen gevinster eller tap kalles break-even-punktet. Dette kan beregnes ved hjelp av følgende formel:
Break-even-punkt = faste kostnader / (salgspris per enhet – variable kostnader per enhet).
Gjennom denne analysen kan et selskap kontrollere sine variable kostnader og også bestemme aktivitetsnivået der det kan oppnå sitt profittmål.
Budsjettkontroll
Under denne teknikken utarbeides forskjellige budsjetter for de ulike operasjonene som skal utføres i en organisasjon.
Disse budsjettene fungerer som standarder for å sammenligne dem med faktiske resultater og dermed iverksette de nødvendige tiltakene for å nå organisasjonens mål.
Derfor kan et budsjett defineres som en kvantitativ oversikt over forventede resultater, utarbeidet for en definert tidsperiode i fremtiden, for å oppnå et spesifikt mål. Det er også en oversikt som gjenspeiler politikken for den spesifikke perioden.
Det bidrar til å etablere koordinering og gjensidig avhengighet mellom ulike avdelinger. For eksempel kan ikke et innkjøpsbudsjett utarbeides uten å vite mengden materialer som kreves. Denne informasjonen kommer fra produksjonsbudsjettet, som igjen er basert på salgsbudsjettet.
Budsjettet bør være fleksibelt slik at nødvendige endringer enkelt kan gjøres senere i henhold til kravene i det rådende miljøet.
Typer budsjetter
– Salgsbudsjett: er en oversikt over hva en organisasjon forventer å selge i mengde og verdi.
– Produksjonsbudsjett: en oversikt over hva en organisasjon planlegger å produsere i budsjettperioden. Den er utledet fra salgsbudsjettet.
– Materialbudsjett: er en oversikt over estimert mengde og kostnad for materialer som kreves for produksjonen.
– Kontantbudsjett: Dette refererer til forventet kontantstrøm inn og ut for budsjettperioden. Det samsvarer med den anslåtte kontantstrømmen.
– Kapitalbudsjett: er de estimerte utgiftene til større langsiktige eiendeler, for eksempel en ny fabrikk eller større utstyr.
– Forsknings- og utviklingsbudsjett: dette er de estimerte utgiftene til utvikling eller forbedring av produkter og prosesser.
-Moderne teknikker
Disse teknikkene gir en ny måte å tenke på og nye måter å kontrollere de ulike aspektene ved en organisasjon.
Avkastning på investeringen (ROI)
Den gir det grunnleggende for å avgjøre om kapitalen som er investert i virksomheten har blitt brukt effektivt til å generere en rimelig avkastning.
Avkastning på investering (ROI) fungerer som et effektivt overvåkingsverktøy for å måle den samlede ytelsen til en organisasjon eller dens individuelle avdelinger eller divisjoner. Det hjelper også avdelingsledere med å identifisere problemer som påvirker avkastningen negativt.
Formelen som brukes for beregningen er: Avkastning på investering = (Nettofortjeneste / Total investering) x 100.
Nettoresultat før eller etter skatt kan brukes til å beregne avkastning. Totale investeringer inkluderer investeringer i anleggsmidler samt arbeidskapital investert i virksomheten.
Indikatoranalyse
Det er en teknikk som brukes til å analysere regnskapet til et kommersielt selskap, og beregne ulike indikatorer.
Indikatorene som brukes mest av organisasjoner kan klassifiseres i følgende kategorier:
Likviditetsindikatorer
De beregnes for å bestemme bedriftens kortsiktige økonomiske stilling og dens evne til å betale kortsiktige gjeld. De inkluderer den nåværende indikatoren og den hurtige indikatoren:
– Kortsiktig indikator = Omløpsmidler / Kortsiktig gjeld.
– Hurtigindikator = Kontanter + Kundefordringer / Kortsiktig gjeld.
Solvensindikatorer
De beregnes for å bestemme virksomhetens langsiktige solvens og dens evne til å tilbakebetale langsiktig gjeld. De inkluderer gjeldsgrad, eiendelsgrad, rentedekningsgrad osv.
– Gjeldsindikator = Gjeld til kreditorer / Aksjonærfond.
– Eiendomsindikator = Aksjonærfond / Sum eiendeler.
Lønnsomhetsindikatorer
De hjelper med å analysere en bedrifts lønnsomhet. For eksempel bruttofortjenesteindikatoren, nettofortjenesteindikatoren, driftsindikatoren osv.
– Bruttofortjenesteindikator = bruttofortjeneste / nettoomsetning × 100.
– Nettofortjenesteindikator = nettofortjeneste / nettoomsetning x 100.
Rotasjonsindikatorer
De bidrar til å avgjøre om ressursene brukes effektivt for å øke effektiviteten i forretningsdriften. For eksempel omløpshastighet for varelager, omløpshastighet for debitorer, omløpshastighet for anleggsmidler osv. Høyere omløpshastighet indikerer bedre ressursutnyttelse.
– Indikator for lageromløpshastighet = Varekostnad / Gjennomsnittlig lagerbeholdning.
– Indikator for debitoromsetning = Netto kredittsalg / Gjennomsnittlig kundefordring.
Regnskap for ansvarlighet
Det er et regnskapssystem der den samlede deltakelsen fra de ulike seksjonene, divisjonene og avdelingene i en organisasjon er konfigurert som «ansvarssentre».
Lederen for hvert senter er ansvarlig for å nå målet som er satt for senteret. Ansvarssentre kan være av følgende typer.
Kostnadssenter
Refererer til avdelingen i en organisasjon hvis leder er ansvarlig for kostnadene som påløper i senteret, men ikke for inntektene.
For eksempel kan en organisasjons produksjonsavdeling klassifiseres som et kostnadssenter.
Inntektssenter
Refererer til en avdeling som er ansvarlig for å generere inntekter. For eksempel markedsavdelingen.
Profittsenter
Refererer til en avdeling der lederen er ansvarlig for kostnader og inntekter. For eksempel reparasjons- og vedlikeholdsavdelingen.
Investeringssenter
Det er ansvarlig for fortjeneste så vel som investeringer gjort i form av eiendeler. For å evaluere investeringssenterets resultater beregnes avkastningen på investeringen og sammenlignes med lignende data fra tidligere år for selve senteret og andre lignende selskaper.
Ledelsesrevisjon
Det refererer til en systematisk evaluering av den samlede ytelsen til en organisasjons ledelse. Målet er å gjennomgå ledelsens effektivitet og produktivitet og forbedre ytelsen i fremtidige perioder.
Den vurderer en organisasjons samlede ledelsesytelse. Hovedmålet er å identifisere mangler i utførelsen av administrative funksjoner. Den sikrer også at eksisterende ledelsespolicyer er oppdaterte.
Sikrer nødvendige endringer i eksisterende forvaltningspolicyer og -teknikker avhengig av endringer i miljøet.
Kontinuerlig overvåking av ledelsens ytelse bidrar til å forbedre kontrollsystemet.
Pert og CPM
PERT (scheduled evaluation and assessment technique) og CPM (critical path method) er viktige nettverksteknikker som er nyttige for planlegging og kontroll.
Disse teknikkene bidrar til å utføre ulike ledelsesfunksjoner, som planlegging, tidsbestilling og implementering av prosjekter av en viss varighet som involverer utførelse av en rekke komplekse, mangfoldige og sammenhengende aktiviteter.
De brukes til å beregne den totale forventede tiden som kreves for å fullføre et prosjekt, og kan identifisere flaskehalsaktiviteter som har en kritisk effekt på prosjektets fullføringsdato.
Derfor er disse teknikkene ganske sammenhengende og tar for seg faktorer som tidsplanlegging og ressursallokering for disse aktivitetene.
Ledelsesinformasjonssystem
Den gir nøyaktig, rettidig og oppdatert informasjon for å ta ulike ledelsesbeslutninger. Derfor er det et viktig kommunikasjonsverktøy så vel som en svært nyttig kontrollteknikk.
Dette verktøyet gir informasjon til ledere slik at de kan iverksette passende korrigerende tiltak ved avvik fra standarder.
Referanser
- Toppr (2019). Teknikker for styring og kontroll. Hentet fra: toppr.com.
- Kalpana (2019). Teknikker for ledelseskontroll: Tradisjonelle og moderne teknikker. Ideer for forretningsstyring. Hentet fra: businessmanagementideas.com.
- Wikipedia, den frie encyklopedi (2019). Styringskontrollsystem Hentet fra: en.wikipedia.org.
- Priyali Sharma (2019). Topp 14 kontrollteknikker | Bedriftsledelse. Ditt artikkelbibliotek Hentet fra: yourarticlelibrary.com.
- Gaurav Akrani (2011). Kontrollteknikker – 10 typer kontrollteknikker. Livet i Kalyan City. Hentet fra: kalyan-city.blogspot.com.
- Cliffs Notes (2019). Organisatoriske kontrollteknikker. Hentet fra: cliffsnotes.com.