Sistema de inventário: tipos, métodos e exemplos

O sistema de inventário é um sistema de monitoramento que informa sobre a quantidade de matérias-primas, suprimentos ou produtos acabados disponíveis. Ele garante que a quantidade certa de materiais, com a qualidade certa, esteja disponível no lugar certo e na hora certa.

Esse sistema é atualizado sempre que um item é vendido ou a matéria-prima é usada para fabricar um produto, para que você saiba o que está disponível para o dia seguinte. Também permite solicitar produtos com antecedência, para que você possa ter tudo o que precisa o tempo todo.

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Fonte: pixabay.com

Quando as pessoas pensam em um sistema de inventário, é comum relacioná-lo ao setor de varejo. No entanto, embora as lojas exijam um sistema de inventário eficaz para operar com sucesso, ele também é usado em muitos outros tipos de negócios, como manufatura, serviços públicos, saúde, governo e educação.

Como parte da cadeia de suprimentos, o sistema de estoque inclui aspectos como controle e supervisão de compras (tanto de fornecedores quanto de clientes), manutenção do armazenamento de estoque, controle da quantidade de produtos à venda e atendimento de pedidos.

Importância

Um sistema de inventário eficaz é um componente indispensável de qualquer operação de varejo ou manufatura. Seu principal objetivo é manter com precisão a contagem física de produtos, suprimentos e materiais armazenados no armazém.

Alguns dos elementos mais críticos de um sistema bem desenvolvido são as descrições dos artigos, um sistema de numeração, a padronização das unidades de medida e a rotulagem precisa dos artigos.

Uma vez estabelecido, o sistema de inventário pode ser usado para controlar e manter os bens armazenados, para garantir que o inventário não seja perdido devido a deterioração ou roubo.

Saber quando reordenar, quanto pedir, onde armazenar inventário etc. pode rapidamente se tornar um processo complicado. Como resultado, muitas empresas exigem um software ou sistema de gerenciamento de inventário, com mais recursos do que simples bancos de dados e fórmulas manuais.

Isso é vital para controlar os custos de compra e atender aos objetivos de atendimento ao cliente. Embora um software de gerenciamento de inventário seja uma ferramenta de administração útil, a chave para um bom sistema está na solidez dos procedimentos criados.

O que é um sistema de controle de estoque?

Um sistema de controle de estoque refere-se às estratégias que as empresas usam para garantir que tenham suprimentos adequados de matérias-primas para produção e produtos acabados para venda, minimizando os custos de estoque.

Armazenar excesso de estoque é caro, porque o espaço e os recursos financeiros investidos em produtos costumam ser mais bem utilizados em outras áreas.

No entanto, ao mesmo tempo, ter estoques baixos pode resultar em fechamentos de produção dispendiosos ou atrasos no atendimento de pedidos. Os sistemas de controle de estoque ajudam as empresas a encontrar o delicado equilíbrio entre pouco e muito estoque.

Para que serve?

Os sistemas de controle de inventário ajudam a rastrear o inventário e fornecer os dados necessários para controlá-lo e gerenciá-lo.

É uma solução tecnológica que integra todos os aspectos das atividades de inventário de uma organização, incluindo remessa, compra, recebimento, armazenamento, rotatividade, rastreamento e reorganização.

Um bom sistema de controle de estoque consegue tudo isso adotando uma abordagem holística ao estoque e permitindo que as empresas usem práticas que otimizam a produtividade e a eficiência em toda a cadeia de suprimentos.

Por outro lado, mantém o estoque correto, nos locais corretos, para atender às expectativas do cliente.

Independentemente do tipo de sistema de controle de inventário escolhido, verifique se ele inclui um sistema para identificar itens de inventário e suas informações, incluindo etiquetas de código de barras.

Também é importante que você inclua ferramentas de hardware para digitalizar etiquetas de código de barras, um banco de dados central para todo o inventário, além da capacidade de analisar dados, gerar relatórios e prever a demanda.

Estratégias de inventário

As estratégias de gerenciamento de estoque adequadas variam de acordo com o setor. Um depósito de óleo pode armazenar grandes quantidades de estoque por longos períodos de tempo, permitindo que você aguarde a recuperação da demanda.

Embora o armazenamento de óleo seja caro e difícil, não há risco de o estoque ser perdido ou fora das especificações.

No entanto, para empresas que comercializam produtos perecíveis ou produtos cuja demanda é extremamente sensível ao tempo, não é uma opção para acumular estoques. Considerar mal o momento ou a quantidade dos pedidos pode ser muito caro.

Tipos

– Sistema de inventário permanente

Com um sistema de inventário permanente, os registros de inventário são atualizados continuamente, contando adições e subtrações quando os itens de inventário são recebidos, vendidos, movidos de um local para outro, selecionados para serem consumidos e descartados.

Algumas organizações preferem esse tipo de sistema porque ele fornece informações de inventário atualizadas e lida melhor com as contagens de inventário físico.

O sistema de inventário permanente também é preferido para rastrear o inventário, porque fornece resultados precisos quando gerenciado adequadamente.

Esse tipo de sistema funciona melhor quando você usa, juntamente com o inventário do armazém, um banco de dados com quantidades de inventário e locais de prateleira atualizados em tempo real pelos funcionários, usando scanners de código de barras.

Desafios a serem superados

Existem alguns desafios associados a esse tipo de sistema. Primeiro, esse sistema não pode ser mantido manualmente e requer equipamentos e software especializados, resultando em um custo mais alto de implementação, especialmente para empresas com vários locais ou armazéns.

Manutenção e atualizações repetidas são necessárias para o sistema de estoque permanente, que também pode ser caro.

Outro desafio do uso desse tipo de sistema é que, com o passar do tempo, o inventário registrado pode não refletir o inventário real, porque não são usadas contagens físicas frequentes.

O resultado é que os registros de inventário são afetados por erros, itens roubados ou itens digitalizados incorretamente, fazendo com que eles não correspondam às contagens de inventário físico.

– Sistema de inventário regular

O sistema de inventário periódico não controla o inventário continuamente, mas permite que as organizações conheçam os níveis de inventário inicial e final por um determinado período de tempo.

Este sistema rastreia o inventário usando contagens físicas. Quando o inventário físico é concluído, o saldo da conta de compras é adicionado à conta de inventário e ajustado para corresponder ao custo do inventário final.

As empresas podem optar por calcular o custo do estoque final usando os métodos de contabilidade de estoque LIFO, FIFO ou outro método, levando em consideração que o estoque inicial é o estoque final do período anterior.

Existem também algumas desvantagens de usar um sistema de inventário periódico. Primeiro, enquanto a contagem do inventário físico é concluída, as atividades comerciais normais estão quase suspensas. Como resultado, os trabalhadores podem realizar contagens físicas com pressa, devido a restrições de tempo.

Erros e fraudes podem ser mais frequentes neste sistema, porque não há controle contínuo sobre o inventário. Também fica mais difícil identificar onde ocorrem discrepâncias nas contagens de inventário, porque passa muito tempo entre as contagens.

Como implementar um sistema de inventário em uma empresa?

-Desenvolver um sistema de armazenamento

Organize os produtos

A primeira coisa é organizar os produtos armazenados para acessar e contar facilmente cada item do inventário. É necessário etiquetar tudo para que possa ser reconhecido de maneira simples e os materiais possam ser colocados no lugar certo.

A eficácia do sistema de inventário depende em grande parte da precisão da contagem dos itens a serem inventariados. Uma contagem incorreta pode causar discrepâncias na contabilidade, gerar pedidos excessivos e superprodução.

Requisitos de armazenamento

A seguir, é calculado as dimensões físicas necessárias para armazenar o inventário. Pode ser um armazém inteiro ou um pequeno armário, dependendo do tamanho dos produtos ou materiais e do volume de vendas.

Quaisquer condições especiais necessárias para armazenamento, como controle de temperatura ou umidade, também devem ser consideradas.

O inventário deve ser colocado com eficiência para melhorar seu gerenciamento. Cada item deve ser colocado de modo que aquele com a maior rotação seja o mais acessível.

Você também deve se livrar de itens obsoletos vendidos com pouca frequência.

Considere um sistema de código de barras

Se você tiver uma grande quantidade de inventário, será necessária alguma forma de rastrear os itens. A maneira mais fácil de fazer isso é através de um sistema de código de barras. Se você tiver poucos tipos de itens, poderá usar um sistema visual.

-Fazer o inventário

Treinar trabalhadores

As pessoas que trabalham no inventário são o aspecto mais crítico do sistema. Se eles não forem treinados ou confiantes sobre quem deve tomar uma ação, a eficiência e a precisão do gerenciamento serão afetadas.

Os funcionários devem ser treinados em todos os aspectos do sistema de inventário, como o que deve ser feito em cada ponto, quem deve fazê-lo e como deve ser documentado.

Realizar contagens periódicas

A frequência com que o inventário é realizado terá uma influência significativa na precisão do sistema de inventário. Alguns tipos de operação exigirão intervalos de inventário mais frequentes do que outros.

É importante focar primeiro nos artigos mais críticos. Por exemplo, itens de alta prioridade, como 80% das vendas, podem ser estabelecidos. Em seguida, categorias de média e baixa prioridade podem ser criadas para itens com menos vendas. Isso evitará perder tempo contando itens com baixas vendas.

-C reconciliar inventários

Ajustar dados

O inventário deve ser ajustado devido a roubo, obsolescência, deterioração ou dano. A redução de estoque explicará a diferença entre a contagem de estoque físico e o estoque registrado nos livros.

Funções separadas

O gerenciamento de inventário requer o gerenciamento físico do inventário, como contar e mover o inventário, como tarefas administrativas, como a apresentação da documentação e contabilidade correspondentes.

Essas duas funções devem ser gerenciadas por departamentos diferentes, reduzindo assim o risco de roubo.

-Melhorar o gerenciamento de inventário

Otimize os níveis de estoque

Os níveis de estoque devem ser mantidos no nível correto para maximizar os lucros e reduzir as perdas.

Manter estoque em excesso aumenta o risco de obsolescência, danos e deterioração, enquanto não manter o suficiente significa perder oportunidades de vendas.

Implementar software

Embora o uso de uma planilha possa funcionar para uma pequena empresa, grandes empresas precisarão de um software de gerenciamento de inventário.

O sistema pode ser integrado a outro software comercial para criar um sistema integrado e automatizar operações.

Métodos e ferramentas para controle de estoque

Controle de inventário ABC

Não é desejável ter o mesmo grau de controle sobre todos os itens do estoque, pois cada um varia de acordo com seu valor de consumo anual.

Portanto, esse método de controle de estoque é usado para determinar a importância de cada item no estoque com base em seu valor de consumo anual. Eles são classificados como A, B e C.

Itens de alto valor são classificados como “A”. Eles geralmente formam 15% a 25% dos itens de estoque, que representam 75% a 80% do valor do consumo anual. O controle estrito sobre esses itens deve ser mantido.

A categoria «B» é composta por itens com menor valor de consumo. É composto por 20% a 30% dos itens de estoque, que representam 10% a 15% do valor anual de consumo. Um controle razoável deve ser mantido nesses artigos.

Os itens menos importantes no inventário são classificados como “C”. É composto por 45% a 65% dos itens de estoque, que representam 5% a 15% do valor do consumo anual. Devido ao baixo valor desses itens, pouco controle é mantido sobre eles.

Método de três bandejas

É baseado no conceito do sistema Kanban, usado pelos fabricantes japoneses, que regula o fornecimento de itens usando um cartão que mostra um conjunto de especificações.

Os centros de trabalho mostram esse cartão quando desejam extrair o estoque das bandejas de suprimentos.

As três bandejas, uma no chão, outra no armazém e a terceira no estabelecimento do fornecedor, estão bem equipadas com um cartão Kanban para rastrear o movimento do estoque.

Depois de usar o inventário da bandeja colocada no chão, ela é reabastecida da bandeja do armazém. Posteriormente, a bandeja do armazém é enviada ao fornecedor para ser preenchida do estoque reservado. Imediatamente, o fornecedor fabricará mais inventário para encher sua bandeja vazia.

Apenas a tempo

É um método em que os materiais são adquiridos algumas horas antes de serem utilizados. É adotado pelas empresas para reduzir a carga desnecessária de estoque, caso a demanda seja menor que o estoque planejado.

O objetivo desse método é aumentar a rotatividade de estoque e reduzir o custo de manutenção de armazenamento.

Portanto, elimina a necessidade de realizar grandes estoques. Para tirar proveito dos benefícios desse método, deve haver sincronização adequada entre a entrega do material e o ciclo de fabricação.

Sistema informatizado

Essa ferramenta integra em um único sistema todas as funções envolvidas no gerenciamento de estoque. Um software desse tipo permite que uma empresa controle os níveis de estoque atualizando automaticamente os estoques, registrando saques e verificando saldos.

Seus benefícios podem ser maximizados quando o sistema de controle de estoque é integrado a outros sistemas, como contabilidade e vendas, que ajudam a controlar melhor os níveis de estoque.

Quantidade fixa de pedidos

Nesse método, os níveis máximo e mínimo de estoque são fixos. A quantidade máxima fixa de estoque pode ser reabastecida automaticamente quando o nível de estoque atinge o nível mínimo de estoque ou o ponto de reabastecimento.

A empresa deve estabelecer a capacidade máxima e mínima de estoque, de acordo com o espaço de armazenamento e a tendência de vendas.

Esse método ajuda a reduzir erros de reordenação e gerenciar a capacidade de armazenamento com eficiência.

Exemplos

NetSuite ERP

Este sistema foi projetado para ter controle de estoque, independentemente do volume ou localização. Permite atender às expectativas de atendimento ao cliente ou fornecer ordens de serviço ao armazém.

Usando suas ferramentas e funções integradas, o inventário pode ser rastreado em vários locais, bem como pedidos de pedidos e estoques de segurança.

Projetada para empresas de médio e grande porte, a solução garante que você tenha um grande volume de estoque para atender às demandas de pedidos a qualquer momento.

Inventário Zoho

O que será imediatamente apreciado neste sistema de gerenciamento de inventário é que ele faz parte do conjunto de aplicativos de produtividade comercial da Zoho, uma das marcas de software mais usadas no nível corporativo.

A grande vantagem do Zoho Inventory em relação a outros sistemas é a sua compatibilidade com outros aplicativos de produtividade Zoho, que permitem que os dados sejam migrados de forma estável pelos produtos Zoho.

Isso significa que você pode gerenciar inventário, vendas, recursos humanos e gerenciar relacionamentos com clientes, usando uma única plataforma.

QuickBooks

Embora muitos conheçam o QuickBooks como um excelente software de contabilidade, sua ferramenta de gerenciamento de inventário é capaz de acompanhar as melhores ferramentas de gerenciamento de inventário do mercado.

Se for considerado que as empresas vendem itens ou serviços, faz sentido que uma solução de software contábil possa gerenciar todos esses itens.

Primeiro, o QuickBooks é responsável por atualizar as quantidades de estoque que são vendidas ou compradas. Uma visualização rápida dessa função deve permitir que você diga facilmente o que está sendo vendido e, em seguida, diga o que deve ser reordenado.

Enquanto cumpre outras tarefas, o QuickBooks trabalha em segundo plano para trazer valores de inventário para o balanço.

Referências

  1. Nicole Pontius (2019). 4 Tipos de sistemas de controle de estoque: Perpétuo vs. Controle periódico de inventário e os sistemas de gerenciamento de inventário que os suportam. Camcode Retirado de: camcode.com.
  2. Jargões de Negócios (2019). Sistema de Controle de Inventário Retirado de: businessjargons.com.
  3. Michael R.Lewis (2019). Como desenvolver um sistema de inventário. Como Wiki Retirado de: wikihow.com.
  4. Anam Ahmed (2018). O que são sistemas de inventário? Bizfluent Retirado de: bizfluent.com.
  5. TradeGecko (2019). O que é gerenciamento de inventário? Retirado de: tradegecko.com.
  6. Adam Hayes (2019). Gerenciamento de estoque Investopedia. Retirado de: investopedia.com.
  7. Referência para Negócios (2019). Sistemas de controle de estoque Retirado de: referenceforbusiness.com.
  8. Finanças Online (2019). 10 Melhores Sistemas de Gerenciamento de Inventário para 2019. Retirado de: financesonline.com.

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