การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นรูปแบบหนึ่งของการแสดงออกที่ใช้ภาษาเขียนเพื่อถ่ายทอดข้อมูล ความคิด และความรู้สึก ในบริบทนี้ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจลักษณะเฉพาะ ประเภท และองค์ประกอบต่างๆ ที่ประกอบกันเป็นการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร ลักษณะของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรประกอบด้วยความชัดเจน ความแม่นยำ ความเป็นกลาง และความเป็นทางการ ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นต่อประสิทธิผลของสารที่สื่อสาร ประเภทของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบริบทและกลุ่มเป้าหมาย เช่น อีเมล จดหมาย รายงาน บทความ และอื่นๆ องค์ประกอบของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร ได้แก่ ผู้ส่ง (ผู้เขียน) ผู้รับ (ผู้อ่าน) สาร (เนื้อหา) ช่องทางการสื่อสาร (วิธีการถ่ายทอด) และบริบท (สถานการณ์และสภาพแวดล้อมที่การสื่อสารเกิดขึ้น) ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างความเข้าใจและการตีความสารอย่างถูกต้อง
ลักษณะสำคัญของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร: เรียนรู้เกี่ยวกับลักษณะสำคัญของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารที่ใช้ภาษาเขียนเพื่อถ่ายทอดข้อมูล ความคิด ความรู้สึก และความเห็น การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นหนึ่งในรูปแบบการสื่อสารที่เก่าแก่และดั้งเดิมที่สุด และยังคงใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบันในบริบทต่างๆ เช่น วิชาการ อาชีพ และส่วนตัว
หนึ่งในลักษณะสำคัญของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรคือความคงทนถาวรและยั่งยืน ต่างจากการสื่อสารด้วยวาจาซึ่งเป็นเพียงสิ่งชั่วคราวและลืมง่าย การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรจะถูกบันทึกไว้ในรูปแบบทางกายภาพหรือดิจิทัล ซึ่งทำให้สามารถเรียกดูและแก้ไขได้ในภายหลัง
ยิ่งไปกว่านั้น การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรยังช่วยให้การสื่อสารมีความแม่นยำและชัดเจนยิ่งขึ้น การเขียนยังช่วยให้สามารถจัดระเบียบความคิดได้อย่างเป็นระบบและละเอียดมากขึ้น หลีกเลี่ยงความกำกวมและความเข้าใจผิด
ลักษณะสำคัญอีกประการหนึ่งของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรคือความเป็นสากล การเขียนเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ผู้คนจากวัฒนธรรม ภาษา และบริบททางสังคมที่แตกต่างกันสามารถเข้าใจได้ ทำให้การเขียนเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการเผยแพร่ความรู้และข้อมูล
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีหลายประเภท เช่น ข้อความวิชาการ รายงาน จดหมาย อีเมล ข้อความตัวอักษร และอื่นๆ อีกมากมาย การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรแต่ละประเภทมีลักษณะเฉพาะและวัตถุประสงค์เฉพาะของตนเอง แต่ล้วนมีแก่นแท้เดียวกัน นั่นคือการถ่ายทอดข้อมูลผ่านภาษาเขียน
กล่าวโดยสรุป การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นรูปแบบการสื่อสารที่สำคัญในปัจจุบัน โดดเด่นด้วยความคงทน ความแม่นยำ ความชัดเจน และความเป็นสากล การเรียนรู้เทคนิคและองค์ประกอบของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและมั่นใจในทุกบริบท
องค์ประกอบหลักของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร: ทำความรู้จักกับมัน!
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีบทบาทพื้นฐานในหลายสถานการณ์ในชีวิตประจำวันของเรา ไม่ว่าจะเป็นในด้านวิชาชีพ วิชาการ หรือส่วนตัว การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรช่วยให้เราสามารถแสดงความคิด ความรู้สึก และข้อมูลต่างๆ ได้อย่างชัดเจนและเป็นกลาง เพื่อให้การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและเชี่ยวชาญองค์ประกอบหลักของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร
องค์ประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรคือ ความชัดเจนสิ่งสำคัญคือข้อความต้องชัดเจนและเข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงความกำกวมและการตีความผิด นอกจากนี้ ความสอดคล้อง ยังเป็นองค์ประกอบที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่นำเสนอมีการจัดระเบียบอย่างมีตรรกะและต่อเนื่อง
ส่วนประกอบที่เกี่ยวข้องอีกประการหนึ่งคือ ความกระชับการมีความเป็นกลางเป็นสิ่งสำคัญเมื่อถ่ายทอดข้อความเป็นลายลักษณ์อักษร โดยหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ไม่จำเป็นซึ่งอาจทำให้ผู้อ่านสับสนได้ ความเป็นกลาง ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง โดยต้องแน่ใจว่าข้อความบรรลุวัตถุประสงค์โดยไม่อ้อมหรือออกนอกเรื่อง
นอกจากนี้ ความเพียงพอ บริบทและกลุ่มเป้าหมายเป็นองค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่งของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร การปรับโทน คำศัพท์ และรูปแบบของข้อความให้เหมาะสมกับสถานการณ์และลักษณะของผู้อ่านจึงเป็นสิ่งสำคัญ การแก้ไขไวยากรณ์และการสะกดคำ ไม่สามารถละเลยได้เช่นกัน เนื่องจากข้อผิดพลาดในประเด็นเหล่านี้อาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือและประสิทธิผลของข้อความได้
โดยสรุป องค์ประกอบหลักของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร ได้แก่ ความชัดเจน ความสอดคล้อง ความกระชับ ความเป็นกลาง ความเหมาะสม และความถูกต้อง การเข้าใจองค์ประกอบเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นต่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและหนักแน่น เพื่อให้มั่นใจว่าข้อความจะถูกเข้าใจและตีความตามที่ตั้งใจไว้
องค์ประกอบหลักของการเขียน: องค์ประกอบพื้นฐานของภาษาเขียน
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นเครื่องมือพื้นฐานในสังคมของเรา จำเป็นต่อการถ่ายทอดความคิด ข้อมูล และความรู้สึก เพื่อให้การเขียนดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องเข้าใจองค์ประกอบหลักของภาษาเขียน
องค์ประกอบพื้นฐานของการเขียนประกอบด้วย การสะกดการันต์, ไวยากรณ์, เครื่องหมายวรรคตอน และ ความสอดคล้องการสะกดคำหมายถึงวิธีการเขียนคำที่ถูกต้อง เพื่อให้มั่นใจว่าข้อความนั้นเข้าใจ ไวยากรณ์หมายถึงกฎที่ควบคุมโครงสร้างประโยคและความสอดคล้องกันระหว่างองค์ประกอบต่างๆ เครื่องหมายวรรคตอนมีความสำคัญต่อการจัดระเบียบข้อความ โดยแสดงถึงการหยุด การเน้น และการเชื่อมโยงระหว่างแนวคิดต่างๆ สุดท้าย ความสอดคล้องกันช่วยรับประกันตรรกะและความเชื่อมโยงระหว่างส่วนต่างๆ ของข้อความ
นอกจากองค์ประกอบเหล่านี้แล้ว ความชัดเจนและความเป็นกลางยังเป็นคุณลักษณะสำคัญของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร สิ่งสำคัญคือข้อความต้องชัดเจนและตรงประเด็นเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่าย หลีกเลี่ยง การทำซ้ำ ข้อความที่ไม่จำเป็นและออกนอกเรื่องช่วยรักษาความเป็นกลางและความสอดคล้องของข้อความ
กล่าวโดยสรุป องค์ประกอบหลักของการเขียน ได้แก่ การสะกดคำ ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน ความสอดคล้อง ความชัดเจน และความเที่ยงธรรม การฝึกฝนองค์ประกอบเหล่านี้ให้เชี่ยวชาญเป็นสิ่งสำคัญต่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในการเขียน และการสร้างความเข้าใจและผลกระทบของสารที่สื่อออกไป
ค้นพบองค์ประกอบหลักของการสื่อสาร: องค์ประกอบพื้นฐาน 4 ประการสำหรับการสื่อสารที่ดี
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีสำคัญในการถ่ายทอดข้อมูลอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องเข้าใจองค์ประกอบหลักๆ ของการสื่อสาร องค์ประกอบพื้นฐานสี่ประการที่จำเป็นต่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ ผู้ส่ง ผู้รับ สาร และช่องทางการสื่อสาร
O ผู้ออกบัตร ผู้ส่งคือผู้ส่งสาร พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการพัฒนาและถ่ายทอดข้อมูลอย่างชัดเจนและเป็นกลาง สิ่งสำคัญคือผู้ส่งต้องมีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อที่จะสื่อสารและใช้ภาษาที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย
O ตัวรับ ผู้รับคือผู้รับสาร พวกเขาต้องใส่ใจกับข้อมูลที่กำลังส่งและสามารถเข้าใจได้ สิ่งสำคัญคือผู้รับสารต้องเต็มใจฟังและเข้าใจสารอย่างถูกต้อง
A ข่าวสาร เนื้อหาที่สื่อสารต้องชัดเจน กระชับ และตรงประเด็นสำหรับผู้รับ สิ่งสำคัญคือต้องเรียบเรียงข้อความอย่างมีตรรกะและสอดคล้องกันเพื่อให้เกิดความเข้าใจ
O ช่อง มันคือสื่อที่ใช้ในการส่งข้อความ ซึ่งอาจเป็นข้อความที่พิมพ์ อีเมล จดหมาย และอื่นๆ การเลือกช่องทางที่เหมาะสมที่สุดสำหรับแต่ละสถานการณ์เป็นสิ่งสำคัญ โดยคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการสื่อสาร
การเข้าใจและนำองค์ประกอบพื้นฐานทั้งสี่ประการของการสื่อสารมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรจะมีความชัดเจน เป็นกลาง และมีประสิทธิภาพ ดังนั้น การตระหนักถึงองค์ประกอบเหล่านี้จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อให้มั่นใจว่าการสื่อสารจะมีประสิทธิภาพในทุกสถานการณ์
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร: ลักษณะเฉพาะ ประเภท องค์ประกอบ
A การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร คือปฏิสัมพันธ์ประเภทใดก็ตามที่ใช้รหัสที่เขียนขึ้น แม้ว่าจะอิงตามระบบภาษาพูดเดียวกัน แต่คุณสมบัติของมันแตกต่างกัน ดังนั้น รูปแบบการเขียนจึงแตกต่างจากรูปแบบอื่น ๆ อย่างสิ้นเชิง ต้องเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนดไว้ตามกฎเกณฑ์ที่ภาษานั้นกำหนดไว้
ในทางกลับกัน การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นทางการที่พบมากที่สุดระหว่างมนุษย์ และมีบทบาททางสังคมที่หลากหลาย ในบรรดาการใช้งาน มักถูกนำมาใช้เพื่อบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ และดำเนินปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
ยิ่งไปกว่านั้น คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดอีกประการหนึ่งคือ ไม่จำเป็นต้องให้ผู้ส่งและผู้รับอยู่ในสถานที่และเวลาเดียวกัน ดังนั้น ข้อความจึงได้รับในลักษณะที่ล่าช้า และปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียน (ผู้ส่ง) และผู้อ่าน (ผู้รับ) จึงมีจำกัดมาก
ในทางกลับกัน การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรโดยพื้นฐานแล้วเป็นกิจกรรมสร้างสรรค์ที่ต้องใช้ความพยายามอย่างมีสติ ความพยายามนี้เกิดจากสิ่งเร้าที่จิตใจสร้างขึ้น
ซึ่งแตกต่างจากการสื่อสารด้วยวาจา ซึ่งเก็บรวบรวมจากภายนอกโดยตัวรับความรู้สึก ในทางกลับกัน ข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีต้นกำเนิดมาจากกิจกรรมทางปัญญาภายใน
คุณสมบัติ
การรับข้อความล่าช้า
ลักษณะเฉพาะอย่างหนึ่งของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรคือการสื่อสารที่เน้นเรื่องเวลา ในการสื่อสารแบบพบหน้า ผู้รับจะได้รับข้อความที่เข้ารหัสของผู้ส่งทันที
แต่ในการสื่อสารทางลายลักษณ์อักษร มักจะมีความล่าช้าเกิดขึ้นเสมอ โดยทั่วไปแล้ว ไม่มีการกำหนดเวลาตายตัวสำหรับความล่าช้านี้
รอบจำกัด
วงจรการสื่อสารประกอบด้วยองค์ประกอบการสื่อสารพื้นฐานสี่ประการ ได้แก่ ผู้ส่ง สาร ช่องทางการสื่อสาร ผู้รับ และการตอบสนองหรือปฏิกิริยา เนื่องจากการรับข้อความมีความล่าช้า วงจรการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรจึงมีข้อจำกัดมากกว่า
อย่างไรก็ตาม ด้วยความก้าวหน้าใหม่ๆ ในด้านการสื่อสารและข้อมูล ช่องทางการสื่อสารจำนวนมากจึงทำให้ขั้นตอนสุดท้ายของวงจร (การตอบรับหรือการตอบกลับ) เสร็จสิ้นได้ในเวลาใกล้เคียงกับการสื่อสารแบบพบหน้ากัน ตัวอย่างเช่น บริการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที
พื้นที่น้อยสำหรับความซ้ำซ้อน
การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรจำกัดความเป็นไปได้ของการซ้ำซ้อน ในการสื่อสารด้วยวาจา ท่าทางและองค์ประกอบที่คล้ายคลึงกัน เช่น น้ำเสียง จะช่วยสนับสนุนภาษาพูด
นี่ไม่ใช่กรณีในการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร ดังนั้น ระดับความต้องการจึงสูงขึ้น บังคับให้ผู้ส่งต้องใช้ถ้อยคำที่แม่นยำยิ่งขึ้น
แท้จริงแล้ว การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีคุณค่าทางสังคมสูง คุณค่านี้จะลดลงเมื่อมีการใช้คำซ้ำๆ และการใช้รูปแบบประโยคที่ซ้ำซากกัน ณ ที่นี้ ความคิดริเริ่มและแม้แต่นวัตกรรมเชิงรูปแบบกลับมีมากกว่า
การวางแผนล่วงหน้า
โดยทั่วไปแล้ว การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรไม่ใช่การแสดงสด การเขียนมักต้องอาศัยเงื่อนไขหรือข้อกำหนดหลายประการ หนึ่งในเงื่อนไขเหล่านี้ หากต้องการให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องชี้แจงเนื้อหาของข้อความโดยรวมและการแสดงออกภายในให้ชัดเจน
เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ผู้ส่งต้องมีรูปแบบการจัดระเบียบข้อความ เมื่อข้อความดำเนินไป องค์ประกอบทั้งหมดของข้อความจะถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกันจนกว่าจะได้แนวคิดที่เกี่ยวข้อง
ชนิด
ในส่วนของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรนั้น กิจกรรมของมนุษย์มีหลากหลายและหลากหลายมาก ดังนั้น การสื่อสารบางประเภท (เช่น โทรเลข) จึงหายไป ในขณะที่บางประเภทปรากฏขึ้นมา (เช่น อีเมล) ต่อไปนี้จะอธิบายเพียงบางส่วนเท่านั้น
บันทึกช่วยจำ
บันทึกช่วยจำ (Memo) เป็นรูปแบบการสื่อสารภายในองค์กรที่นิยมใช้กัน เป็นรูปแบบจดหมายสั้น ๆ ที่มีมารยาทน้อยและเข้าถึงหัวข้อเฉพาะของข้อความได้ทันที
ในการสื่อสารประเภทนี้ มักจะมีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า กฎหลักที่ต้องปฏิบัติตาม ได้แก่ การเขียนที่ถูกต้อง และการให้เกียรติทั้งส่วนบุคคลและลำดับชั้น การเขียนควรตรงไปตรงมาและปราศจากความคุ้นเคยใดๆ
รายงาน
รายงานเป็นการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรอีกประเภทหนึ่ง ซึ่งสามารถนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ การศึกษา กฎหมาย หรือวิทยาศาสตร์ได้
รายงานอาจมีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ขึ้นอยู่กับลักษณะและวัตถุประสงค์ของรายงาน อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว รายงานควรมีบทนำโดยย่อ วัตถุประสงค์หลัก และผลลัพธ์
บางครั้งอาจมีการเพิ่มกราฟและตารางเพื่อช่วยให้เข้าใจผลลัพธ์ได้ง่ายขึ้น เช่นเดียวกัน รายงานหลายฉบับก็มีรายการคำแนะนำด้วย
โบรชัวร์
โบรชัวร์คือสิ่งพิมพ์ที่บริษัทต่างๆ นำเสนอผลิตภัณฑ์และบริการของตน นอกจากนี้ยังจัดพิมพ์เพื่อช่วยเหลือตัวแทนขายในการเยี่ยมชมลูกค้าอีกด้วย
บริษัทต่างๆ ผลิตโบรชัวร์หลากหลายรูปทรงและขนาด โบรชัวร์บางแบบมีขนาดเท่ากระดาษ Letter ขณะที่บางแบบพับครึ่งหรือพับเป็นสามส่วน
ในทางกลับกัน โบรชัวร์เหล่านี้โดดเด่นด้วยสีสันสดใสและรูปภาพผลิตภัณฑ์หรือบริการหลักจำนวนมาก ข้อความน้อยและมีพื้นที่ว่างเพียงพอ ทำให้โบรชัวร์อ่านง่าย
อีเมล์
อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่พบเห็นได้ทั่วไปในปัจจุบัน อีเมลถูกใช้เพื่อส่งเอกสาร จัดการประชุม ยืนยันการนัดหมาย และติดต่อผู้สมัครงาน นอกจากนี้ยังใช้เพื่อพูดคุยเรื่องส่วนตัวอีกด้วย
แม้จะค่อนข้างไม่เป็นทางการ แต่อีเมลก็ต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ทั่วไปบางประการ ด้วยเหตุนี้ รูปแบบของอีเมลจึงกำหนดช่องว่างสำหรับผู้ส่ง ผู้รับ หัวเรื่อง และช่องว่างสำหรับเขียนข้อความ
แม้จะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์ แต่ก็มีข้อกำหนดบางประการที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อหลีกเลี่ยงปฏิกิริยาเชิงลบ ซึ่งรวมถึง การสะกดชื่อและตำแหน่งที่ถูกต้อง การใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสม และโครงสร้างประโยคและย่อหน้าที่ถูกต้อง
ข้อเสนอ
ข้อเสนอคือเอกสารที่อธิบายโครงการในอนาคต โดยปกติจะมีความยาวเพียงหนึ่งหรือสองหน้า ซึ่งประกอบด้วยค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องสำหรับงานโครงการแต่ละโครงการ
อาจมีการรวมต้นทุนอื่นที่ไม่ใช่โดยตรงสำหรับโครงการ เช่น ค่าพิมพ์ ค่าไปรษณีย์ และค่าไปรษณีย์ เป็นต้น
ตัวอักษร
จดหมายเป็นหนึ่งในรูปแบบการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรที่เก่าแก่ที่สุด เนื้อหาของจดหมายอาจเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเกี่ยวกับธุรกิจก็ได้ ก่อนที่จะมีรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จดหมายเป็นช่องทางการสื่อสารที่ได้รับความนิยมอย่างมาก เช่นเดียวกับอีเมล ธุรกิจต่างๆ ใช้รูปแบบที่เรียบง่าย สุภาพ และข้อความที่กระชับ
อย่างไรก็ตาม จดหมายส่วนตัวมีรูปแบบการเขียนที่น้อยกว่า มารยาทมีน้อย เนื้อหาถูกพัฒนาตามความสะดวกของผู้ส่งและผู้รับ จำนวนหน้าถูกจำกัดด้วยความจุของทั้งสองฝ่าย ต่อมา จดหมายเหล่านี้ถูกแทนที่ด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์
โทรเลข
โทรเลขคือจดหมายฉบับย่อที่ย่อลง ในกรณีนี้ จะใช้ถ้อยคำสุภาพให้น้อยที่สุด และบางครั้งก็ละเว้นไป ข้อความจะถูกเขียนโดยเว้นคำให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ และใช้ถ้อยคำให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อให้เข้าใจความหมาย
ในทำนองเดียวกัน แบบฟอร์มแสดงความสุภาพมักถูกทำให้เป็นมาตรฐานและย่อลง (เช่น Mr. แทน Mrs., Ms. และอื่นๆ) เช่นเดียวกับจดหมาย การใช้แบบฟอร์มแสดงความสุภาพก็ลดลงตามความก้าวหน้าของสื่ออิเล็กทรอนิกส์
โทรสาร
นี่เป็นวิธีการบุกเบิกในการถ่ายทอดข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรทางอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่าจะเขียนและอ่านบนกระดาษ แต่ก็ยังคงส่งผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ การใช้งานลดลงเนื่องจากการใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์เพิ่มมากขึ้น
องค์ประกอบของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร
โดยทั่วไปองค์ประกอบหลักสามประการของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร ได้แก่ โครงสร้าง (รูปแบบเนื้อหา) สไตล์ (การใช้คำ) และเนื้อหา (หัวข้อ)
เมื่อพูดถึงโครงสร้าง มันช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจหัวข้อ ดังนั้นจึงแนะนำให้ชี้แจงวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนก่อนเริ่มเขียน
ในเรื่องของรูปแบบการเขียนนั้น สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงผู้ส่งเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาถึงผู้รับที่อาจได้รับเนื้อหาเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย บางครั้งอาจจำเป็นต้องใช้ประโยคหรือย่อหน้าสั้นๆ ที่มีคำศัพท์ง่ายๆ บางครั้งข้อความควรมีความยาวและรายละเอียดมากกว่านี้เล็กน้อย
สุดท้ายนี้ ในเรื่องของเนื้อหา เรื่องนี้อาจมีขอบเขตกว้างขวาง ทุกแง่มุมของการปฏิสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์สามารถเป็นหัวข้อของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรได้ ซึ่งรวมถึงเรื่องทางวิทยาศาสตร์และเรื่องส่วนตัว รวมถึงเรื่องทางกฎหมายและขั้นตอนวิธีปฏิบัติ
ข้อดี
ความคงอยู่ตามกาลเวลา
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นช่องทางการสื่อสารข้อมูลแบบถาวร ดังนั้นจึงมีประโยชน์เมื่อจำเป็นต้องมีการบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการมอบหมายความรับผิดชอบและการกำหนดมาตรฐานและขั้นตอนต่างๆ อย่างเหมาะสม นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถอ้างอิงข้อความซ้ำๆ ได้
กลไกการควบคุม
เนื่องจากการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีการเก็บรักษาข้อมูลในระยะยาว จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับใช้เป็นเครื่องมือควบคุม เอกสารควบคุม เอกสารผลลัพธ์ กฎหมาย ข้อตกลง และอื่นๆ เป็นเอกสารที่ประมวลผลโดยใช้วิธีการสื่อสารนี้มากที่สุด
การเก็บรักษา
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีการเก็บรักษาข้อมูลในระดับสูง ทำให้มีความปลอดภัยและคงอยู่ยาวนาน ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้วิธีการอื่นๆ ในการเก็บรักษาข้อมูลเป็นไปได้ อย่างไรก็ตาม จนถึงทุกวันนี้ เอกสารต้นฉบับที่เขียนขึ้นยังคงเป็นหลักฐานสำคัญที่ยืนยันถึงการมีอยู่และความเป็นต้นฉบับของเอกสาร
ระดับการสะท้อนแสงสูงสุด
ผู้ที่ใช้สื่อนี้อย่างมีประสิทธิภาพจะไตร่ตรองก่อนเขียน การเขียนข้อความมักเริ่มต้นด้วยกระบวนการคิดและกำหนดสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อ แม้แต่การเขียนเองก็เป็นกระบวนการไตร่ตรองเช่นกัน ดังนั้น รูปแบบการสื่อสารนี้จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการถ่ายทอดความถูกต้องแม่นยำ
โอกาสเกิดการบิดเบือนและการตีความน้อยลง
ข้อความที่ส่งผ่านการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรมีความเสี่ยงต่อการบิดเบือนน้อยมาก ในระบบการสื่อสารนี้ ข้อมูลจะถูกบันทึกอย่างถาวรและสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา ดังนั้นจึงมีความเสี่ยงต่อการบิดเบือนหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลน้อยลง
ในทางกลับกัน โอกาสที่ข้อความจะตีความผิดมีน้อยกว่า เมื่อมีข้อสงสัย สามารถอ่านข้อความซ้ำได้หลายครั้งเท่าที่จำเป็นจนกว่าจะเข้าใจอย่างถ่องแท้
ยิ่งไปกว่านั้น ความเร็วในการอ่านหรืออ่านซ้ำสามารถปรับได้ตามระดับความเข้าใจของผู้รับ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าหากผู้ส่งและผู้รับใช้รหัสเดียวกัน ข้อความจะมาถึงตามที่ต้องการ
ข้อเสีย
ค่าใช้จ่าย
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรไม่คุ้มค่า มีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับวัสดุ (เช่น กระดาษและหมึกพิมพ์) และแรงงานในการเขียนและส่งมอบเอกสาร ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจเพิ่มขึ้นขึ้นอยู่กับระยะทางระหว่างผู้ส่งและผู้รับ
ความสามารถในการเข้าใจอย่างมีประสิทธิภาพ
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรต้องอาศัยทักษะทางภาษาและคำศัพท์อย่างมาก การขาดทักษะการเขียนและคุณภาพของข้อความที่ไม่ดีจะส่งผลเสียต่อข้อความและทำให้ความเข้าใจมีประสิทธิภาพลดลง
ความเห็น
การตอบกลับข้อความในการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรไม่ได้เกิดขึ้นทันที การสื่อสารประเภทนี้มีกระบวนการเข้ารหัสและถอดรหัสที่ช้า
ขึ้นอยู่กับโค้ดที่ใช้ อาจใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ในการทำความเข้าใจข้อความ ไม่ว่าในกรณีใด ฟีดแบ็กจะมีประโยชน์ต่อผู้รับข้อความ ไม่ใช่ต่อผู้ส่ง
ความยากลำบากในการแสดงอารมณ์
เนื่องจากเป็นสื่อสะท้อนความรู้สึก การถ่ายทอดอารมณ์ผ่านการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรจึงทำได้ยากกว่า อันที่จริง กวีและศิลปินที่ใช้สื่อนี้เพื่อถ่ายทอดความงามและอารมณ์ มักเลือกใช้เทคนิคที่ซับซ้อน บางครั้งพวกเขาก็ประสบความสำเร็จ แต่บางครั้งก็ไม่สามารถถ่ายทอดอารมณ์ความรู้สึกของศิลปินได้
การสื่อสารประเภทนี้เรียกว่าการสื่อสารแบบเย็นชาและไร้ความรู้สึก และมีความแตกต่างจากการสื่อสารรูปแบบอื่นๆ ที่อาจมีการใช้คำพูดและท่าทางประกอบ ดังนั้นจึงมักใช้ในการถ่ายทอดข้อมูลที่ต้องการความถูกต้องของข้อเท็จจริงเป็นหลัก
การยืนยันการรับล่าช้าหรือไม่แน่นอน
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรทำให้การยืนยันการรับข้อความในทันทีเป็นเรื่องยาก ในบางกรณี เราไม่สามารถระบุได้ด้วยซ้ำว่าข้อความนั้นไปถึงผู้รับที่ตั้งใจไว้หรือไม่
ฟอลตาเดอเฟลซิบิลิดาด
ข้อเสียอีกประการหนึ่งของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรคือการขาดความยืดหยุ่น เมื่อส่งข้อความต้นฉบับไปแล้ว จะไม่มีทางแก้ไขเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว
การเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นทั้งหมดต้องได้รับการรับรองจากผู้รับข้อความ เช่นเดียวกัน การแก้ไขแต่ละครั้ง แม้เพียงบางส่วน ก็ส่งผลต่อข้อความทั้งหมด
อ้างอิง
- Inc. (s/f). การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร สืบค้นจาก inc.com
- Sehgal, MK (2008). การสื่อสารทางธุรกิจ นิวเดลี: Excel Books India
- Cabrera, A. และ Pelayo, N. (2001). ภาษาและการสื่อสาร. Caracas: The National.
- โบลาโนส, บี. (1996). การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซานโฮเซ: EUNED
- Suttle, R. (2017 กันยายน 26). ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษร สืบค้นจาก bizfluent.com
- Sckool (07 กุมภาพันธ์ 2017) องค์ประกอบหลักสามประการของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร สืบค้นจาก sckool.org
- MSG (s/f) การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร – ความหมาย ข้อดี และข้อเสีย สืบค้นจาก managementstudyguide.com
- การสื่อสารทางธุรกิจ (ฉบับสมบูรณ์) ข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร สืบค้นจาก thebusinesscommunication.com
- การสื่อสารทางธุรกิจ (s/f) ข้อเสียของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรทางธุรกิจ สืบค้นจาก bizcommunicationcoach.com