İdari kontrol teknikleri, kurumsal hedeflere verimli ve etkili bir şekilde ulaşılmasını sağlamak için temel araçlardır. Bu teknikler, sapmaları tespit etmek ve gerektiğinde düzeltici önlemler almak için faaliyetleri, süreçleri ve sonuçları izlemeyi ve değerlendirmeyi içerir. İdari kontrol tekniklerini tanımlayan çeşitli özellikler vardır; önleyici ve düzeltici nitelikleri, kapsamları ve sıklıkları gibi. İdari kontrol tekniklerine örnek olarak performans göstergelerinin tanımlanması, izleme raporlarının kullanılması, iç denetimlerin yapılması ve kalite yönetim sistemlerinin uygulanması verilebilir. Bu teknikler, kuruluşların etkinliğini ve başarısını sağlamak için olmazsa olmazdır.
Günümüzde kuruluşlarda kullanılan idari kontrollere örnekler nelerdir?
İdari kontroller, bir kuruluşun faaliyetlerinin hedef ve amaçlarıyla uyumlu olmasını sağlamak için olmazsa olmazdır. Günümüzde kuruluşlarda yaygın olarak kullanılan çeşitli idari kontrol örnekleri mevcuttur.
Yönetimsel kontrolün en yaygın örneklerinden biri , politika ve prosedürlerin tanımlanmasıdır . Net politikalar ve standart işletme prosedürleri oluşturarak, kuruluşlar çalışanları için yol gösterici ilkeler belirleyebilir ve süreçlerin standardizasyonunu sağlayabilir.
İdari kontrolün bir diğer önemli örneği de performans değerlendirmesidir . Düzenli değerlendirmeler yoluyla kuruluşlar, çalışanlarının performansını izleyebilir, iyileştirme alanlarını belirleyebilir ve iyi sonuçları takdir edebilir.
Ayrıca, iç denetim temel bir idari kontrol tekniğidir. Kuruluşlar, iç denetimler yaparak belirlenmiş politikalara uyumu doğrulayabilir, potansiyel riskleri belirleyebilir ve süreç iyileştirmeleri önerebilir.
Son olarak, stok yönetimi de yaygın olarak kullanılan bir idari kontrol örneğidir. Etkin stok kontrolü, kuruluşların israfı önlemesine, maliyetleri düşürmesine ve müşteri talebini karşılamak için ürün bulunabilirliğini sağlamasına yardımcı olur.
Kısacası, idari kontroller kuruluşların düzgün işleyişi için olmazsa olmazdır. Politika tanımlama, performans değerlendirme, iç denetim ve envanter yönetimi gibi teknikler sayesinde kuruluşlar, süreçlerinin verimliliğini sağlayabilir ve hedeflerine daha etkili bir şekilde ulaşabilirler.
İdari kontrollerin özellikleri: Bunlar nelerdir ve işletme yönetiminde nasıl çalışırlar.
İdari kontroller, kuruluşların faaliyetlerinin performansını izlemelerine ve değerlendirmelerine olanak tanıdıkları için işletme yönetiminde önemli araçlardır. Şirket hedeflerine verimli ve etkili bir şekilde ulaşılmasını sağlamanın yanı sıra, olası sorunların belirlenmesine ve stratejik kararların alınmasına yardımcı olurlar.
İdari kontrollerin, bir şirketin sorunsuz işleyişi için olmazsa olmaz kılan çeşitli özellikleri vardır. Temel özelliklerinden biri, performans standartları oluşturma, yani kuruluşun performansını değerlendirmek için kıstas görevi gören hedef ve göstergeleri tanımlama becerisidir.
Ayrıca, idari kontroller, veri toplama, bilgi analizi ve beklenen sonuçlarla karşılaştırma yoluyla bu standartlara uyumun izlenmesinden de sorumludur. Bu, sapmaların tespit edilmesini ve olası hataları düzeltmek için gerekli önlemlerin alınmasını sağlar.
İdari kontrollerin bir diğer önemli özelliği de şirket içinde şeffaflık ve hesap verebilirliği teşvik edebilmeleridir. Net kurallar ve iyi tanımlanmış prosedürler oluşturarak, faaliyetlerin belirlenmiş yönergelere uygun olarak yürütülmesini sağlayarak sapmaları ve dolandırıcılığı önlerler.
Kısacası, idari kontroller, bir şirketin operasyonlarının etkinliğini ve verimliliğini garanti altına almanın yanı sıra daha bilinçli karar almaya ve örgütsel süreçlerin sürekli iyileştirilmesine katkıda bulunmak için de olmazsa olmazdır.
İdari kontrol türleri: Yönetim ve izleme biçimleri hakkında bilgi edinin.
Kurumsal bir ortamda, idari kontrol, operasyonların verimliliğini ve etkinliğini sağlamada temel bir rol oynar. Şirketlerin faaliyetlerini daha verimli bir şekilde izlemek ve yönetmek için kullanabilecekleri farklı idari kontrol türleri vardır.
En yaygın idari kontrol türlerinden biri, kurum tarafından belirlenen kurallara, prosedürlere ve standartlara dayanan bürokratik kontroldür. Bu kontrol türü, faaliyetlerin standartlaştırılmasını ve iç ve dış politikalara uyumu sağlamak için faydalıdır.
Bir diğer idari kontrol türü de şirketin finansal kaynaklarının yönetimine odaklanan finansal kontroldür. Finansal analiz ve raporlama sayesinde kuruluşlar, maliyetlerini, gelirlerini ve yatırımlarını izleyerek daha verimli bir finansal yönetim sağlayabilirler.
Ayrıca, şirketin sunduğu ürün ve hizmetlerde mükemmelliği sağlamak için kalite kontrolü olmazsa olmazdır. Denetimler, testler ve değerlendirmeler yoluyla kuruluşlar potansiyel kusurları tespit edebilir ve süreçlerinde sürekli iyileştirmeler uygulayabilirler.
Son olarak, insan kaynakları yönetimi, şirketin nitelikli ve ilgili bir ekibe sahip olmasını sağlamak için olmazsa olmazdır. Performans değerlendirmeleri, eğitim ve geri bildirimler sayesinde kuruluşlar, çalışanlarının performansını daha etkili bir şekilde izleyebilir ve yönetebilir.
Kısacası, şirketlerin operasyonlarının verimliliğini ve etkinliğini sağlamak için kullanabilecekleri farklı idari kontrol türleri vardır. Entegre ve stratejik bir kontrol yaklaşımı benimseyerek kuruluşlar, yönetimlerini iyileştirebilir ve daha iyi sonuçlar elde edebilirler.
Günümüzde şirketlerde kullanılan temel yönetim ve organizasyon stratejilerini anlamak.
Günümüzde şirketler, rekabetçi pazarda başarılarını garantilemek için giderek daha verimli yönetim ve organizasyon stratejileri arıyor. Bu nedenle, bir şirketin etkin ve verimli bir şekilde işlemesi için olmazsa olmaz olan idari kontrol tekniklerini anlamak büyük önem taşıyor.
Günümüzde şirketlerde kullanılan temel yönetim ve organizasyon stratejileri arasında en son teknolojilerin kullanımı, çevik süreçlerin uygulanması ve katılımcı yönetim uygulamalarının benimsenmesi yer almaktadır. Bu stratejiler, şirket performansını optimize etmeyi, çalışan verimliliğini artırmayı ve müşteri memnuniyetini sağlamayı amaçlamaktadır.
En yaygın idari kontrol tekniklerinden biri, şirketin gelişiminin izlenmesine ve belirlenen hedeflerden olası sapmaların tespit edilmesine olanak tanıyan hedef ve performans göstergelerinin tanımlanmasıdır. Ayrıca, Dengeli Puan Kartı ve Altı Sigma gibi yönetim araçlarının kullanımı, operasyonel verimliliğin ve sunulan ürün ve hizmetlerin kalitesinin sağlanması için de önemlidir.
Bir diğer önemli teknik ise görev ve sorumlulukların devredilmesidir; bu, faaliyetlerin çalışanlar arasında uygun şekilde dağıtılmasını ve iç süreçlerin verimliliğini sağlar. Ayrıca, iç ilişkilerde etkili iletişim ve şeffaflık, iş birliğini ve ekip katılımını teşvik etmek için de önemlidir.
Kısacası, idari kontrol teknikleri, günümüz pazarında şirketlerin başarısını sağlamak için olmazsa olmazdır. Şirketler, etkili yönetim ve organizasyon stratejileri benimseyerek rekabet güçlerini artırabilir, operasyonel verimliliklerini iyileştirebilir ve uzun vadeli sürdürülebilirliklerini sağlayabilirler.
İdari kontrol teknikleri: özellikleri ve örnekleri
İdari kontrol teknikleri, örgütsel stratejilerin ışığında, insan kaynakları, fiziksel kaynaklar ve mali kaynaklar gibi farklı örgütsel kaynakların yanı sıra örgütün bir bütün olarak performansını değerlendirmek için bilgi toplama ve kullanma yöntemleridir.
Yönetim hem bir sanat hem de bir bilimdir. Yönetim ve işlevleri, çağa ayak uydurmak için sürekli olarak gelişmektedir. İdari kontrol işlevi de zamanla gelişmektedir; bu nedenle sürekli olarak yeni teknikler ortaya çıkmaktadır.
Kontrol, temel bir idari işlevdir. Kurumsal faaliyetleri düzenlemeye ve gerçek performansı beklenen kurumsal standartlar ve hedeflerle karşılaştırmaya yarar.
Kontrol teknikleri, performansı ölçmek ve izlemek için gereken türde ve miktarda bilgi sağlar. Çeşitli kontrollerden elde edilen bilgiler, belirli bir yönetim düzeyine, departmana, birime veya operasyona göre uyarlanmalıdır.
Şirketler, eksiksiz ve tutarlı bilgi sağlamak için genellikle finansal, durum ve proje raporları gibi standartlaştırılmış raporlar kullanır. Ancak, bir kuruluş içindeki her birim kendi özel kontrol tekniklerini kullanır.
Tekniklerin listesi (örneklerle)
-Geleneksel teknikler
Bunlar işletme organizasyonu alanında uzun yıllardır kullanılan ve halen kullanılmaya devam eden tekniklerdir.
Kişisel gözlem
Bu, en geleneksel izleme tekniğidir. Yöneticinin, çalışan performansı hakkında doğrudan bilgi toplamasına olanak tanır.
Ayrıca çalışanlar üzerinde, yaptıkları işte bizzat gözlemlendiklerini bildikleri için daha iyi performans göstermeleri ve dolayısıyla hedeflerine daha iyi ulaşmaları yönünde psikolojik baskı yaratır.
Ancak bu, zaman alıcı bir uygulamadır ve her türlü iş için etkili bir şekilde kullanılamaz.
İstatistiksel raporlar
Ortalama, yüzde, gösterge, korelasyon vb. şekillerde kullanılan rapor ve verilerin çeşitli açılardan genel analizidir. Kuruluşun çeşitli alanlardaki performansı hakkında bilgi sunarlar.
Bu tür bilgiler tablo, grafik, şema vb. gibi farklı formatlarda sunulduğunda faydalıdır. Yöneticilerin bilgileri daha kolay okumasını sağlar ve performans karşılaştırmalarını yerleşik standartlar ve önceki dönemlerle kolaylaştırır.
Denge analizi
Maliyetler, hacim ve kâr arasındaki ilişkiyi incelemek için kullanılır. Genel durumu analiz ederek farklı faaliyet seviyeleri için olası kâr ve zararların genel yapısını belirler.
Herhangi bir kazanç veya kaybın olmadığı satış hacmine başabaş noktası denir. Bu, aşağıdaki formül kullanılarak hesaplanabilir:
Denge noktası = sabit maliyetler / (birim satış fiyatı – birim değişken maliyetler).
Bu analiz sayesinde şirket değişken maliyetini kontrol altına alabilir ve aynı zamanda kâr hedefine hangi faaliyet düzeyinde ulaşabileceğini belirleyebilir.
Bütçe kontrolü
Bu teknikte, bir organizasyonda gerçekleştirilecek farklı operasyonlar için farklı bütçeler hazırlanır.
Bu bütçeler, gerçek sonuçlarla karşılaştırılmalarını ve dolayısıyla kurumun hedeflerine ulaşması için gerekli aksiyonların alınmasını sağlayan birer standart görevi görür.
Dolayısıyla bütçe, belirli bir hedefe ulaşmak için belirli bir zaman dilimi için hazırlanan, beklenen sonuçların nicel bir ifadesi olarak tanımlanabilir. Aynı zamanda, söz konusu döneme ilişkin politikayı da yansıtan bir ifadedir.
Çeşitli departmanlar arasında koordinasyon ve karşılıklı bağımlılığın sağlanmasına yardımcı olur. Örneğin, gerekli malzeme miktarı bilinmeden bir satın alma bütçesi hazırlanamaz. Bu bilgi, satış bütçesine dayanan üretim bütçesinden gelir.
Bütçe, daha sonra mevcut ortamın gereklerine göre gerekli değişikliklerin kolayca yapılabilmesine olanak verecek şekilde esnek olmalıdır.
Bütçe türleri
– Satış bütçesi: Bir kuruluşun nicelik ve değer açısından ne satmayı beklediğinin ifadesidir.
– Üretim bütçesi: Bir kuruluşun bütçelenen dönemde üretmeyi planladığı miktarın bir ifadesidir. Satış bütçesinden türetilir.
– Malzeme bütçesi: Üretim için gerekli malzemelerin tahmini miktarının ve maliyetinin belirtildiği bir tablodur.
– Nakit bütçesi: Bütçelenen dönem için beklenen nakit giriş ve çıkışlarını ifade eder. Tahmini nakit akışına karşılık gelir.
– Sermaye bütçesi: Yeni bir fabrika veya büyük ekipmanlar gibi uzun vadeli büyük varlıklar için tahmini harcamadır.
– Araştırma ve geliştirme bütçesi: Ürün ve süreçlerin geliştirilmesi veya iyileştirilmesi için tahmini harcamalardır.
-Modern teknikler
Bu teknikler yeni bir düşünme biçimi ve bir organizasyonun çeşitli yönlerini kontrol etmenin yeni yollarını sağlar.
Yatırım getirisi (ROI)
İşletmeye yatırılan sermayenin makul bir getiri sağlayacak şekilde etkin bir şekilde kullanılıp kullanılmadığının belirlenmesi için temel bilgileri sağlar.
ROI, bir kuruluşun veya bireysel departmanlarının ya da bölümlerinin genel performansını ölçmek için etkili bir kontrol aracı görevi görür. Ayrıca, departman yöneticilerinin ROI'yi olumsuz etkileyen sorunları belirlemesine yardımcı olur.
Hesaplanmasında kullanılan formül: Yatırım getirisi = (Net kar / Toplam yatırım) x 100.
Vergi öncesi veya sonrası net kâr, yatırım getirisini hesaplamak için kullanılabilir. Toplam yatırım, sabit kıymetlere yapılan yatırımın yanı sıra işletmeye yatırılan işletme sermayesini de içerir.
Gösterge Analizi
Bir ticari şirketin finansal tablolarını analiz etmek için kullanılan, çeşitli göstergelerin hesaplandığı bir tekniktir.
Kuruluşların en çok kullandığı göstergeler şu kategorilere ayrılabilir:
Likidite göstergeleri
İşletmenin kısa vadeli mali durumunu ve kısa vadeli yükümlülüklerini ödeme kabiliyetini belirlemek için hesaplanırlar. Cari gösterge ve kısa vadeli göstergeyi içerirler:
– Cari gösterge = Cari varlıklar / Cari borçlar.
– Hızlı gösterge = Nakit + Alacaklar / Cari borçlar.
Ödeme gücü göstergeleri
İşletmenin uzun vadeli ödeme gücünü ve uzun vadeli borçlarını geri ödeme kabiliyetini belirlemek için hesaplanırlar. Borç oranı, varlık oranı, faiz karşılama oranı vb. içerirler.
– Borç göstergesi = Alacaklılara borç / Hissedarlar fonu.
– Gayrimenkul Göstergesi = Hissedar Fonu / Toplam Varlıklar.
Kârlılık göstergeleri
Bir işletmenin kârlılığını analiz etmeye yardımcı olurlar. Örneğin, brüt kâr göstergesi, net kâr göstergesi, faaliyet göstergesi vb.
– Brüt kar göstergesi = brüt kar / net satışlar × 100.
– Net kar göstergesi = net kar / net satışlar x 100.
Rotasyon göstergeleri
Kaynakların işletme operasyonlarının verimliliğini artırmak için etkili bir şekilde kullanılıp kullanılmadığını belirlemeye yardımcı olurlar. Örneğin, stok devir oranı, alacaklı devir oranı, sabit kıymet devir oranı vb. Daha yüksek devir oranı, kaynakların daha iyi kullanıldığını gösterir.
– Stok devir hızı göstergesi = Satılan malın maliyeti / Ortalama stok.
– Borçlu devir hızı göstergesi = Net kredi satışları / Ortalama alacaklar.
Hesap verebilirliğin muhasebesi
Bir organizasyonun farklı bölüm, departman ve birimlerinin genel katılımının “sorumluluk merkezleri” olarak yapılandırıldığı bir muhasebe sistemidir.
Her merkezin başkanı, merkezi için belirlenen hedefe ulaşmaktan sorumludur. Sorumluluk merkezleri aşağıdaki tiplerde olabilir.
Maliyet merkezi
Bir kuruluşun, yöneticisinin merkezde oluşan maliyetlerden sorumlu olduğu ancak gelirlerden sorumlu olmadığı departmanını ifade eder.
Örneğin, bir kuruluşun üretim departmanı bir maliyet merkezi olarak sınıflandırılabilir.
Gelir merkezi
Gelir üretmekten sorumlu bir departmanı ifade eder. Örneğin, pazarlama departmanı.
Kar merkezi
Yöneticisinin maliyet ve gelirden sorumlu olduğu bir departmanı ifade eder. Örneğin, onarım ve bakım departmanı.
Yatırım merkezi
Kârların yanı sıra varlık olarak yapılan yatırımlardan da sorumludur. Yatırım merkezinin performansını değerlendirmek için, yatırım getirisi hesaplanır ve merkezin kendisi ve diğer benzer şirketler için önceki yıllara ait benzer verilerle karşılaştırılır.
Yönetim denetimi
Bir kuruluşun yönetiminin genel performansının sistematik bir değerlendirmesini ifade eder. Amaç, yönetimin verimliliğini ve etkinliğini gözden geçirmek ve gelecek dönemlerde performansını iyileştirmektir.
Bir kuruluşun genel yönetim performansını değerlendirir. Temel amacı, idari işlevlerin performansındaki eksiklikleri tespit etmektir. Ayrıca mevcut yönetim politikalarının güncelliğini de sağlar.
Çevresel değişikliklere bağlı olarak mevcut yönetim politikaları ve tekniklerinde gerekli değişikliklerin yapılmasını sağlar.
Yönetim performansının sürekli izlenmesi kontrol sisteminin iyileştirilmesine yardımcı olur.
Pert ve CPM
PERT (planlanmış değerlendirme ve değerlendirme tekniği) ve CPM (kritik yol yöntemi) planlama ve kontrol için yararlı olan önemli ağ teknikleridir.
Bu teknikler, çeşitli karmaşık, çeşitli ve birbiriyle ilişkili faaliyetlerin gerçekleştirilmesini içeren belirli bir süreye sahip projelerin planlanması, programlanması ve uygulanması gibi çeşitli yönetim işlevlerinin gerçekleştirilmesine yardımcı olur.
Bir projenin tamamlanması için gereken toplam beklenen süreyi hesaplamak için kullanılırlar ve proje tamamlanma tarihi üzerinde kritik etkisi olan darboğaz faaliyetlerini belirleyebilirler.
Dolayısıyla bu teknikler birbirleriyle oldukça ilişkilidir ve bu faaliyetler için zaman planlaması ve kaynak tahsisi gibi faktörleri ele alırlar.
Yönetim Bilgi Sistemi
Çeşitli yönetim kararlarının alınmasında doğru, zamanında ve güncel bilgiler sağlar. Bu nedenle, önemli bir iletişim aracı olmasının yanı sıra oldukça faydalı bir kontrol tekniğidir.
Bu araç, yöneticilere standartlardan sapmalar olması durumunda uygun düzeltici önlemleri alabilmeleri için bilgi sağlar.
Referanslar
- Toppr (2019). Yönetim Kontrol Teknikleri. Kaynak: toppr.com.
- Kalpana (2019). Yönetim Kontrol Teknikleri: Geleneksel ve Modern Teknikler. İşletme Yönetimi Fikirleri. Kaynak: businessmanagementideas.com.
- Vikipedi, özgür ansiklopedi (2019). Yönetim kontrol sistemi Erişim kaynağı: en.wikipedia.org.
- Priyali Sharma (2019). En İyi 14 Kontrol Tekniği | İşletme Yönetimi. Makale Kütüphaneniz yourarticlelibrary.com adresinden alındı.
- Gaurav Akrani (2011). Kontrol Teknikleri – 10 Tür Kontrol Tekniği. Kalyan Şehrinde Yaşam. Kaynak: kalyan-city.blogspot.com.
- Cliffs Notes (2019). Örgütsel kontrol teknikleri. Kaynak: cliffsnotes.com.