As 15 funções mais importantes do escritório que dominam

As 15 funções mais importantes do escritório que dominam

As funções de escritório que ele domina são as atividades administrativas executadas pelo pessoal de uma empresa, organização ou instituição e necessárias para o seu funcionamento. Se forem feitos com eficiência, os resultados geralmente serão muito melhores do que se forem mal feitos.

O trabalho no escritório normalmente tem um horário regular de segunda a sexta-feira, que começa às 8 ou 9 da manhã e dura até às 16 ou 17 horas, embora isso varie por país ou região.

A maioria dos trabalhos de escritório exige habilidades básicas como: comunicação oral fluente, capacidade de escrever, arquivar e alguma experiência com equipamentos de escritório, como computadores, copiadoras, etc.

Dependendo do nível do cargo ou da responsabilidade assumida, é necessário que a pessoa tenha uma educação técnica, universitária ou de quarto nível.

As principais funções do cargo que dominam

1- Planejamento

Essa é a primeira e mais importante das tarefas, pois consiste em definir como os métodos e estruturas organizacionais podem contribuir para o plano de negócios.

Existem ferramentas tecnológicas que ajudam esses métodos a se tornarem tarefas específicas posteriormente distribuídas entre os membros da equipe, mas apenas um bom planejamento pode garantir que tudo acabe aumentando o objetivo do negócio.

Para o planejamento geral, é necessária uma visão clara dos negócios e um certo nível hierárquico dentro da empresa, mas cada membro da equipe deve planejar seu trabalho para que eles possam atender às metas e prazos estabelecidos.

2- Transcrição e / ou redação de relatórios

Uma tarefa que ocupa diariamente o tempo da pessoa que trabalha em um escritório é a redação, em qualquer meio, de relatórios que apóiam ou detalham suas funções ou que servem para explicar aos demais colegas os detalhes (antecedentes, progresso, resultados, profissionais e contras, etc.) de um projeto em particular.

Esses resumos também servem como um registro da atividade da organização à qual esse escritório pertence, para futuras auditorias ou revisões.

3- Participar de reuniões

São reuniões entre os membros de uma equipe de trabalho na qual são trocadas idéias sobre projetos em andamento, novas propostas são apresentadas, apresentações, relatórios ou relatórios são compartilhados.

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Eles normalmente têm o objetivo de alinhar todos os presentes para a consecução de um objetivo comum, atribuindo papéis, tarefas e prazos a cada um. Eles também servem para resolver problemas que possam ter surgido no desempenho de tarefas.

Eles geralmente têm uma frequência, duração e dinâmica bem definidas. Da mesma forma, o que é discutido neles geralmente é gravado em minutos ou minutos para arquivamento.

Algumas organizações realizam reuniões diariamente, outras, vários dias por semana, outras a cada duas semanas e outras mensalmente. A frequência das reuniões depende de cada empresa e de suas necessidades.

4- Agendar reuniões

Trata-se de coordenar a agenda de todas as pessoas que devem estar em uma reunião de forma que possam coincidir em um local e horário específicos.

Pode ser uma tarefa assustadora, portanto, confiar na tecnologia pode ser uma boa ideia. Existem aplicativos, como o ScheduleOnce, que permitem agendar reuniões automaticamente, permitindo que os convidados vejam as datas disponíveis e escolham um horário conveniente para eles.

5- Verifique o email da empresa

É uma tarefa que pode demorar muito tempo. Um relatório da Adobe de 2016, que resultou de uma pesquisa auto-administrada de mais de 1.000 trabalhadores, revela que passamos uma média de 20,5 horas por semana, verificando nosso e-mail de trabalho.

Classificar, ler e responder a emails é uma forma muito comum de comunicação e permite a troca de arquivos e impressões relacionadas a algum projeto ou processo organizacional.

Embora as empresas estejam constantemente procurando maneiras mais eficientes de gerenciar emails, também existem aplicativos como os Rótulos inteligentes do Gmail para isso.

Outra maneira de otimizar essa tarefa é incorporar modelos de email padrão ou textos que podem ser enviados com modificações mínimas para diferentes destinatários e em diferentes oportunidades.

6- Gestão financeira

Nesta tarefa, deve-se garantir que o dinheiro cumpra seu ciclo de vida na compra e venda de produtos e serviços; que todas as faturas são enviadas, registradas, pagas e enviadas. Claro que existem escritórios onde eles apenas fazem isso.

Essa atividade também inclui manter as contas financeiras e os documentos legais atualizados, para que não haja problemas com a estrutura legal referente à organização em questão.

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7- Logística

Essa função garante que todas as mercadorias relacionadas ao trabalho da empresa sejam transportadas de e para armazéns e clientes. Também inclui contatos com fornecedores para obter matérias-primas para a fabricação de novos produtos.

O objetivo dessa função é garantir que a empresa possua tudo o que é necessário para manter a produção do bem ou serviço que comercializa.

8- Chame a atenção

Em um escritório, também é necessário atender o telefone, pois é um meio de comunicação com clientes, fornecedores e entre os próprios colegas de trabalho. 

Embora pareça uma tarefa simples, requer um certo protocolo, pois pode ser a voz que alguém de fora da empresa associa à imagem da empresa. Portanto, é importante que as regras de cortesia sejam respeitadas, mantenha-se um tom institucional, o volume de voz e vocabulário utilizado seja moderado.

Outro fato importante, que às vezes é esquecido ao executar essa função, é anotar o máximo de dados possível sobre a pessoa do outro lado do telefone; Isso alimentará o banco de dados de contatos da empresa e permitirá que você acompanhe adequadamente o assunto discutido durante a conversa telefônica.

9- Organização de arquivos

A maioria das tarefas executadas em um escritório gera algum documento: faturas, notas, minutos, minutos, relatórios de vendas, etc.

Em papel ou digital, é uma quantidade de informação que exige que alguém seja responsável por catalogar, arquivar e salvaguardá-lo de acordo com seu nível de importância para os negócios.

Precisamente esse último ponto, o da proteção das informações, é um problema que se tornou uma dor de cabeça para muitas organizações, razão pela qual estão surgindo cada vez mais ferramentas, protocolos e procedimentos que buscam segurança no arquivamento e na transmissão de informações. dados confidenciais em uma organização.

Em alguns casos, discos rígidos externos são usados, enquanto em outros existem servidores especiais para esses casos ou plataformas de armazenamento em “nuvem”, como Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud.

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10- Distribuição do correio da empresa

Uma tarefa que, apesar de não exigir muito treinamento acadêmico, exige boa organização, responsabilidade e senso de urgência, é a distribuição de correspondência dentro do escritório.

Um esboço de algum projeto, o cartão de crédito enviado pelo banco, as faturas de um fornecedor ou a carta de resposta de uma entidade governamental são alguns dos documentos que qualquer funcionário pode estar esperando e dos quais muitos outros processos podem depender. da empresa.

11- Atendimento ao cliente

Essa função consiste em atender fisicamente os clientes com dúvidas ou reclamações sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

12- Impressão e cópia de documentos

Consiste em imprimir os documentos que devem ser salvos fisicamente ou fazer cópias daqueles que devem ser mantidos em duplicado ou entregues aos trabalhadores da empresa.

13- Entrevistas com candidatos

Essa é uma das tarefas do processo de seleção de pessoal. Eles podem ser realizados individualmente ou em grupos, ou seja, com foco em um único candidato ou em vários.

14- Compra de suprimentos e material de escritório

O material de escritório é essencial para sua eficiência. Suprimentos de papelaria, tinta da impressora, embalagem ou papel sempre devem estar disponíveis, para que alguém seja responsável por gerenciá-los.

15- Funções administrativas

Os procedimentos administrativos são essenciais para que uma empresa mantenha a estabilidade e seja capaz de obter sucesso em seus negócios. Estar ciente de questões legais, papelada e outros esquemas burocráticos são algumas dessas funções.

Referências

  1. Audra Bianca (s / f). Organização do escritório e dicas de planejamento. Recuperado de: smallbusiness.chron.com.
  2. Biz Trend (2015). 7 tarefas de escritório que você pode e deve automatizar. Recuperado de: es.sba.gov.
  3. Dewei Caitlin (2016). Quantas horas de sua vida você desperdiçou em email de trabalho? Experimente nossa calculadora deprimente. Recuperado de: washingtonpost.com.
  4. Laurie Reeves. Lista de trabalhos que trabalham em um escritório. Recuperado de: work.chron.com.
  5. O que um assistente de escritório faz. Recuperado de learn.org.
  6. O que exatamente as pessoas fazem nos trabalhos de escritório. Recuperado de: reddit.com.

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