O que é uma política de despesas?

Uma política de saída é um formato que tem a função de servir como prova física de uma operação de saída de caixa de uma empresa ou negócio.

É usado na contabilidade para descrever o movimento em detalhes e geralmente é acompanhado por outra prova da operação.

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A contabilidade é uma disciplina que visa controlar todas as transações que ocorrem em uma empresa ou negócio no nível de entrada ou saída de dinheiro.

Isso significa que toda vez que uma despesa é feita, investimentos são pagos ou outros tipos de despesa ou, pelo contrário, são recebidos fundos para pagamentos de clientes e outras receitas, o departamento de administração da empresa deve sair Essas operações são registradas no seu sistema contábil.

Assim como uma pessoa deve pagar pelo que compra, uma empresa deve fazer o mesmo, embora de uma maneira um pouco mais complexa, e, portanto, usa sistemas de contabilidade.

Para cada tipo de operação, existe um formato de registro específico e as políticas de saída, conforme explicadas no início, servem como prova dos pagamentos efetuados.

Esses pagamentos são emitidos para os diferentes fornecedores de bens e serviços da empresa. Por exemplo, toda empresa requer serviços básicos, como eletricidade, conexão à Internet, água, etc.

Você também precisa comprar suprimentos para poder fazer seu trabalho: artigos de papelaria, material de escritório, veículos etc., e no caso de empresas manufatureiras, elas precisam comprar a matéria-prima para fabricar seus produtos.

Existem muitos pagamentos que uma empresa deve fazer para atingir seu objetivo e cada um deles deve ser registrado. Além disso, cada pagamento ou descarga de dinheiro deve ser autorizado pelo (s) departamento (s) correspondente (s).

Características de uma política de despesas

As informações que devem ser incluídas em uma política típica de quitação são as seguintes:

  • Cópia do cheque ou transferência eletrônica com a qual o pagamento é feito.
  • O conceito de pagamento, ou seja, qual serviço, insumo, imposto etc. está sendo cancelado.
  • Assinatura de aprovação de pagamento pelo departamento responsável.
  • Data em que o pagamento foi feito.
  • Valor total ou valor do pagamento.
  • ID do fornecedor
  • A assinatura do provedor ou da pessoa que recebeu o pagamento.

É necessário anexar outros recibos, como:

  • A fatura do fornecedor (ou equivalente no caso de pagamentos de impostos, salários e outros que não possuem uma fatura por natureza)
  • O pedido de compra , que é outro formato em que a solicitação é feita ao fornecedor para os suprimentos ou itens necessários. Por exemplo, se uma empresa precisar de folhas de papel, emita um pedido de compra ao fornecedor de artigos de papelaria, solicitando uma quantidade específica de resmas ou pacotes de folhas.

Ao incluir esses documentos, é mais fácil justificar as despesas e encontrar informações úteis em caso de erro na entrega dos itens comprados ou qualquer outro inconveniente subsequente.

Além disso, é conveniente manter os documentos relacionados em um único pacote, como uma maneira eficaz de classificar os arquivos contábeis para facilitar consultas futuras, bem como seu controle adequado.

Abaixo está um exemplo de uma política de descarga ou de verificação, como também é chamada em alguns casos:

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Conceitos relacionados

Os campos abaixo das caixas “Conceito de pagamento” e “Recebido por” são preenchidos com as informações correspondentes de acordo com cada uma das seguintes definições:

1. Conta

São códigos numéricos que identificam o tipo de movimento e sua classificação. Por exemplo, existem contas associadas a Vendas, Custos de produção, Bancos, etc. As contas de ativos e passivos são geralmente classificadas .

2. Subconta

São contas desmembradas, ou seja, mais específicas e detalhadas. Um exemplo seria:

Conta: 110 – Bancos

Subconta 1: 110.1 – Banco X

Subconta 2: 110.2 – Banco Y

3. Nome

Refere-se ao nome da conta como tal, em vez de seu código. No exemplo anterior, seria “Bancos”.

4. Parcial

É o valor detalhado correspondente a cada uma das subcontas incluídas na política. Se houver apenas uma subconta, não será necessário indicar esse valor.

5. Débito e crédito

Toda conta contábil é representada por escrito como um “T”, ou seja, como uma tabela de duas colunas, na qual o nome da conta e o valor correspondente são registrados em uma ou na outra coluna (direita ou esquerda).

A coluna à esquerda é identificada como “Deve” e a coluna à direita é chamada “Crédito”.

Como indicado acima. Existem contas de ativos e passivos.

Os ativos são basicamente os ativos da empresa, tudo o que pode ser considerado propriedade. Passivos são dívidas.

As contas de ativos aumentam seu valor pelos valores escritos na coluna “Débito” e diminuem pelo “Crédito”. O oposto ocorre com as contas do passivo.

6. Total

Também é chamado de “Equilíbrio”. É o resultado da subtração do valor da dívida menos do valor do crédito.

Com relação às caixas “Feito por”, “Revisado por” e Autorizado por “, são colocados os nomes ou assinaturas das pessoas envolvidas na emissão e aprovação da apólice. Isso pode variar de acordo com os critérios de cada empresa.

As caixas “Auxiliar e” Diário “indicam os nomes das pessoas que passaram as informações para os livros Auxiliar e Diário, que são outros tipos de registros que fazem parte de todo o sistema contábil.

O número da política é uma maneira de identificar o documento para que ele esteja relacionado às políticas anteriores, ou seja, que sejam números consecutivos. Cada empresa pode criar sua própria nomenclatura em relação a esse aspecto.

Atualmente, existem sistemas contábeis informatizados que facilitam o registro das operações realizadas pelas empresas.

É importante que eles cumpram os requisitos estabelecidos pelas autoridades fiscais de cada país.

Referências

  1. O que é o débito na contabilidade? Recuperado de: reviso.com
  2. O que é crédito em contabilidade? Recuperado de: reviso.com
  3. Ele deve e o crédito. Recuperado de: economia.ws
  4. Molina, V. (2002). Contabilidade para não-contadores. México, ISEF Edições fiscais
  5. O que é ativo e passivo. Recuperado em: significados.com/activo-y-pasivo
  6. O que são políticas contábeis em contabilidade eletrônica? Recuperado de: clickbalance.com
  7. O que é um voucher? Recuperado de: accountingtools.com
  8. Qual é a diferença entre uma fatura e um voucher? Recuperado de: accountingtools.com

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