O processo contábil é o ciclo que ocorre entre a ocorrência, o registro e o processamento das operações financeiras realizadas em uma empresa.
Ou seja, é uma sequência de atividades que leva ao registro detalhado de como os bens e serviços são recebidos, cobrados e pagos em uma organização.
Este registro é feito em livros ou livros contábeis. É um processo que ocorre em etapas e é constantemente reiniciado. Ele coleta informações financeiras que são apresentadas na forma de relatórios chamados demonstrações financeiras.
Mas o ciclo não ocorre até a apresentação dessas demonstrações financeiras, mas começa novamente a partir daí. A frequência dos relatórios financeiros depende da natureza ou tamanho da empresa. No entanto, é normal que sejam trimestrais, semestrais e anuais.
Etapas do processo contábil
Entre as etapas do processo contábil estão:
Identificação e análise de transações
O tipo de operação que está sendo realizada é definido nos documentos de origem: faturas, pedidos, contratos, etc.
Esses documentos de origem devem ser originais, pois suportam as transações registradas.
Essas transações devem ser analisadas antes do carregamento no sistema para determinar a conta à qual pertencem e o valor real a ser registrado.
Somente transações contábeis pertencentes à empresa são inseridas.
Identificar contas
No banco de dados contábil ou no sistema contábil usado por uma empresa, há uma lista de contas ou conceitos nos quais as entradas serão incluídas.
É importante que essas contas sejam adequadamente detalhadas e específicas o suficiente para refletir, sem dúvida, a natureza da transação.
Neste momento, é decidido quais contas serão registradas na transação.
Log de transações
A transação ou entrada é registrada no livro diário, na medida em que ocorre, resultando em uma ordem cronológica.
Para fazer essas anotações, geralmente é usado o sistema contábil de dupla entrada, que reflete as contas cobradas e as contas credenciadas.
Existem livros especiais nos quais as transações repetidas com frequência são registradas.
Publicar publicação
Entradas ou transações são publicadas nas contas individuais dos livros, com débitos à esquerda e créditos à direita.
Cada conta é detalhada no razão.
Saldo da conta
É o saldo preliminar de todas as contas; Os saldos são calculados e os saldos de débito e crédito são totalizados.
Se o resultado no final dessas duas colunas for o mesmo, o saldo estará correto.
Entrada de lucros e perdas
É a sede da totalização de lucros e perdas do negócio.
Preparação do balancete
Depois de determinar os saldos das contas que são refletidas no Razão, a precisão dos registros é verificada.
Com este documento, você pode realocar os efeitos dos ajustes antes de registrá-los nas contas.
Análise de ajuste
Nesse momento, os ajustes são registrados no livro diário, com base nos dados coletados no balanço.
Depois que essa etapa é concluída, esses ajustes são passados para o Razão. Dessa forma, as contas mostrarão saldos corretos e atualizados.
Apresentação das demonstrações financeiras
Os valores nas várias contas registradas são combinados e apresentados nas demonstrações financeiras.
Ou seja, as informações na planilha (ou balanço) são reagrupadas e são preparadas as seguintes: o balanço, a demonstração de resultados, a demonstração do fluxo de caixa, etc.
Encerramento Contábil
Nesta fase, são realizadas ações que permitem o fechamento do ciclo contábil em um determinado exercício.
Entre as operações que são executadas nesta fase estão:
- Contabilização de alterações nos estoques
- Provisão contábil
- Contabilização de provisões e perdas por redução ao valor recuperável
- Contabilização da depreciação
No encerramento, o exercício financeiro termina nos livros contábeis para apoiar o próximo ano fiscal. Nesta fase, os lançamentos no livro diário são lançados para fechar as contas temporárias de capital.
Essas informações vão para o Razão, onde o lucro e o prejuízo líquido vão para a conta de capital. É o registro do final do ano, em que todas as contas (credores e devedores) devem ter saldo nulo.
Saldo de cheque pós-fechamento
É um passo após o fechamento das contas nominais. É um procedimento que garante que o razão seja equilibrado para o início do próximo período contábil.
É um saldo que possui ativos, passivos e capital.
Saldo final da situação
O saldo da situação final é o processo que envolve levar as contas ao razão. Na coluna de ativos são colocadas as contas do crédito e na de passivos, aquelas do imposto.
Esse será o saldo que será levado em consideração para fazer um balanço da situação inicial do exercício seguinte.
Importância do processo contábil
O processo contábil é a única maneira confiável de determinar a lucratividade de uma empresa. Somente seguindo estas etapas você pode ver os detalhes da lucratividade do investimento que está sendo feito em um determinado negócio.
É também o que permitirá que os dados sejam coletados para tomar decisões corretas sobre a operação do negócio, como quais itens precisam de injeção de capital ou quais devem ser descartados.
Por outro lado, também possui vantagens legais, pois permite ter informações atualizadas que possam ser exigidas pelas entidades governamentais.
O processo contábil e sua automação
Ao longo dos anos, a maioria das tarefas em uma empresa foi afetada pela automação de diferentes maneiras. No caso da contabilidade, algo muito diferente não acontece.
Quando a ciência da computação se tornou uma atividade popular, por volta de 1981, os sistemas de informações contábeis foram integrados aos bancos de dados.
De acordo com o tamanho e a natureza da empresa, seus líderes decidem o nível de sistematização que eles usarão em sua contabilidade.
Algumas das vantagens de automatizar o processo contábil são:
Simplicidade
A maioria dos softwares existentes no mercado é projetada para que a equipe de contabilidade possa se adaptar fácil e rapidamente ao sistema.
Além disso, incluem maneiras rápidas de corrigir os prováveis erros que podem ser cometidos.
Rápido
É um dos benefícios mais óbvios de um sistema automatizado, pois permite localizar lançamentos, contas ou quaisquer outros dados contábeis em questão de segundos.
Isso também traz um fardo de conforto, pois elimina a necessidade de carregar livros ou pastas contábeis.
Facilidade de supervisão
A automação contábil permite ter, quando necessário, o cenário financeiro dos negócios.
Além disso, você pode verificar e contrastar o comportamento de cada conta a qualquer momento durante o exercício.
Cópias de segurança
Ter o sistema contábil automatizado permite que você tenha cópias de todas as informações de maneira mais rápida e fácil do que significaria tê-las manualmente.
Como todo o resto, essa automação também envolve certos riscos, entre os quais podemos mencionar:
Vírus de computador
Os vírus de computador são um risco para qualquer dispositivo ou sistema eletrônico.
Os sistemas de contabilidade também são suscetíveis de serem invadidos por um vírus, o que torna obrigatório protegê-los com fortes medidas de segurança.
Esse fato reafirma a enorme vantagem de ter cópias de segurança e backup.
Roubo de informação
O roubo de informações por meio da ação de hackers é outro risco natural desses sistemas.
Software de Sistemas Contábeis
Algumas ferramentas de computador para executar o processo contábil podem ser:
Do sol
É um pacote com aplicativos para manter a contabilidade: tesouraria, folha de pagamento, declarações fiscais, etc.
Loggro
É um software criado pela empresa PSL que permite a administração de contabilidade, estoques, vendas, clientes, fornecedores e seu faturamento, tudo isso suportado na nuvem.
Dessa forma, você pode acessar as informações de qualquer lugar a qualquer momento.
Contalux
É um software que permite passar informações de livros para uma planilha do Excel.
Secop
É um software que permite controle meticuloso de inventário, sendo útil para empresas com armazéns.
Também permite o registro de vendas e compras.
Alvendi
É um software muito semelhante ao Secop, embora com uma interface mais simples.
Moyex
É um software que permite controlar pedidos com um alto nível de detalhe.
Existem softwares mais específicos, como o Prestacob, que permite empréstimos, ou Factool, para registrar, imprimir e verificar faturas emitidas por uma empresa.
Como visto, é um processo-chave dentro do gerenciamento de negócios que evoluiu ao longo do tempo e pode ser tão sofisticado e complexo quanto exigido pelo tamanho e natureza da organização.
O processo contábil é uma maneira de garantir o bom funcionamento de um negócio e seus estágios e modos são adaptados à organização.
Referências
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