O ciclo de vida dos documentos refere-se ao processo pelo qual um documento passa, desde a sua criação até a sua disposição final. Este ciclo envolve várias etapas, como a criação, classificação, armazenamento, uso, manutenção, arquivamento e eventual destruição dos documentos. O objetivo do ciclo de vida dos documentos é garantir a organização, segurança e acessibilidade das informações contidas nos documentos, bem como garantir o cumprimento das políticas de gestão de documentos da organização. É essencial que as organizações tenham um plano de gestão de documentos bem estruturado para garantir a eficiência e eficácia na gestão dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.
Ciclo de vida documental: entenda os processos e etapas na gestão de documentos.
O ciclo de vida dos documentos refere-se ao conjunto de processos e etapas que um documento passa desde a sua criação até a sua destinação final. Compreender esse ciclo é fundamental para uma eficiente gestão de documentos em qualquer organização.
O ciclo de vida documental geralmente é dividido em algumas etapas principais: criação, classificação, armazenamento, recuperação e destinação final.
A primeira etapa do ciclo de vida dos documentos é a criação, onde o documento é elaborado e registrado. Em seguida, o documento passa pela etapa de classificação, onde é categorizado de acordo com sua importância e conteúdo.
Após a classificação, o documento é armazenado de forma segura e organizada, garantindo sua integridade e preservação. A etapa de armazenamento é crucial para a gestão eficiente de documentos, pois facilita a recuperação rápida e precisa quando necessário.
A etapa de recuperação envolve a busca e acesso aos documentos de forma ágil, possibilitando a consulta e utilização quando requerido. Por fim, a etapa de destinação final determina o que será feito com o documento após o seu uso, seja arquivamento permanente, descarte ou transferência para outro setor.
Ao seguir as etapas de criação, classificação, armazenamento, recuperação e destinação final, as organizações podem garantir a segurança, integridade e acessibilidade de seus documentos ao longo do tempo.
Número de fases no processo completo de um documento: quantas são?
No ciclo de vida dos documentos, existem geralmente quatro fases principais que um documento passa ao longo do seu processo completo. Essas fases são: criação, armazenamento, uso e arquivamento. Cada fase desempenha um papel crucial na gestão eficaz dos documentos, garantindo que eles sejam criados, acessados, utilizados e armazenados de forma adequada.
A primeira fase, a criação, envolve a elaboração do documento, seja ele um relatório, um contrato ou qualquer outro tipo de conteúdo. Durante essa fase, é importante garantir que as informações sejam precisas, claras e relevantes.
A segunda fase é o armazenamento, onde o documento é mantido em um local seguro e acessível. Isso pode ser feito fisicamente, em pastas ou arquivos, ou digitalmente, em sistemas de gestão de documentos.
A terceira fase é o uso, onde o documento é utilizado para cumprir seu propósito inicial. Isso pode envolver compartilhar o documento com outras pessoas, revisá-lo ou usá-lo como referência para tomada de decisões.
Por fim, temos a fase de arquivamento, onde o documento é armazenado de forma permanente ou temporária, dependendo da sua importância e relevância. O arquivamento adequado dos documentos é essencial para garantir a conformidade com regulamentos e políticas internas.
Cada fase desempenha um papel fundamental na gestão eficaz dos documentos, garantindo que eles sejam gerenciados de forma eficiente e segura.
Entenda o ciclo de vida dos documentos de qualidade na prática empresarial.
Na prática empresarial, os documentos de qualidade passam por um ciclo de vida que envolve diversas etapas, desde a sua criação até a sua arquivamento ou descarte. Entender esse processo é essencial para garantir a eficácia e a conformidade dos documentos ao longo do tempo.
O ciclo de vida dos documentos de qualidade começa com a sua criação. Nesta fase, os documentos são elaborados de acordo com os padrões e procedimentos estabelecidos pela empresa. É importante garantir que as informações contidas nos documentos sejam precisas, atualizadas e relevantes para o seu propósito.
Após a criação, os documentos passam pela fase de revisão e aprovação, onde são analisados por responsáveis designados para garantir a sua qualidade. Neste momento, podem ser feitas correções e ajustes necessários para garantir a conformidade dos documentos com as normas e regulamentos vigentes.
Uma vez revisados e aprovados, os documentos são publicados e distribuídos para os usuários autorizados. É importante garantir que os documentos certos cheguem às pessoas certas no momento certo, evitando possíveis erros ou desvios de informação.
Após a utilização dos documentos, é importante acompanhar o seu uso e atualização. Os responsáveis devem monitorar se os documentos estão sendo utilizados conforme o previsto e se ainda estão atualizados e relevantes. Caso necessário, ajustes podem ser feitos para manter a qualidade e a eficácia dos documentos.
Por fim, quando os documentos não são mais necessários, eles devem ser arquivados ou descartados de forma adequada. É importante garantir que os documentos sejam armazenados de maneira segura e acessível, respeitando os prazos legais de retenção e descarte.
Ao compreender e seguir esse processo, as empresas podem garantir a integridade, a eficácia e a conformidade dos seus documentos ao longo do tempo.
Fases de documentos: conheça as etapas de organização e arquivamento de informações importantes.
O ciclo de vida dos documentos é um processo essencial para garantir a organização e arquivamento de informações importantes em uma empresa ou instituição. Entender as fases pelos quais os documentos passam é fundamental para manter a eficiência e a segurança no acesso às informações.
A primeira fase do ciclo de vida dos documentos é a criação. Nesta etapa, os documentos são produzidos e recebem suas devidas classificações e metadados. É importante que sejam inseridas as informações necessárias para facilitar a busca e recuperação posterior dos documentos.
A segunda fase é a utilização. Aqui, os documentos são acessados e utilizados para diferentes finalidades dentro da organização. É importante garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos, evitando possíveis vazamentos de informações sensíveis.
A terceira fase é a revisão. Neste momento, os documentos passam por uma análise para verificar se estão atualizados e se ainda são relevantes para a organização. Documentos obsoletos devem ser descartados, enquanto os que ainda são úteis devem ser atualizados e arquivados corretamente.
A quarta fase é a arquivamento. Aqui, os documentos são armazenados de forma segura e organizada, seguindo as políticas de retenção de documentos da organização. É essencial manter um sistema de arquivamento eficiente para facilitar a recuperação rápida e precisa das informações quando necessário.
Por fim, a quinta fase é a disposição. Neste momento, os documentos podem ser descartados de forma segura, conforme as políticas de retenção estabelecidas pela organização. É importante garantir que os documentos sejam eliminados de maneira adequada, evitando possíveis violações de privacidade ou vazamento de informações confidenciais.
Conhecer e seguir essas etapas é fundamental para garantir a organização, segurança e eficiência no gerenciamento de informações importantes em uma organização.
Qual é o ciclo de vida dos documentos?
O ciclo de vida dos documentos consiste em uma sucessão de etapas pelas quais um arquivo viaja ao longo de sua vida útil. Essas fases variam desde a criação de um documento, passando por todos os seus usos e modificações, até o momento de ser destruído ou arquivado permanentemente.
O conceito de ciclo de vida dos documentos foi criado nos Estados Unidos após a Segunda Guerra Mundial . Isso ocorreu devido à necessidade de encontrar uma maneira apropriada de gerenciar um grande número de arquivos acumulados.
Cada disciplina aborda o ciclo de vida dos documentos de maneira diferente, levando em consideração sua abordagem e a natureza do arquivo.
Por exemplo, o ciclo de vida de um documento jurídico pode ter estágios diferentes dos de um documento acadêmico.
Em cada caso, as considerações sobre quanto tempo um documento deve ser mantido, como deve ser armazenado ou qual deve ser o uso correto. Da mesma forma, também existem abordagens diferentes para as etapas do seu ciclo de vida.
Por exemplo, pode haver documentos sem valor para uma empresa ou uma entidade governamental devido à sua idade. No entanto, esses mesmos arquivos podem ter um alto valor histórico para um museu.
Outra diferença fundamental é aquela entre documentos analógicos e digitais. Embora a importância esteja no conteúdo dos documentos, a existência de arquivos digitais implica particularidades em sua manipulação e nas etapas de seu ciclo de vida.
As três idades dos documentos
Em 1972, o historiador Carlos Wyffels propôs a teoria das Três Eras. Segundo ele, documentos são objetos que possuem um processo vital ao longo do qual seus usos são transformados.
Em geral, os documentos são usados intensivamente imediatamente após sua criação e por um certo tempo.
No entanto, com o tempo, esse uso é reduzido até parar completamente, seja porque eles são arquivados ou destruídos.
Segundo Wyffels, esse ciclo pelo qual todos os documentos passam é dividido em três idades: idade administrativa ou ativa, idade intermediária ou semi-ativa e idade inativa ou histórica.
Idade administrativa ou ativa
Refere-se ao período ativo de um documento. Começa no momento de sua criação e passa por diferentes estágios em que é consultado, transferido e compartilhado com frequência.
Por exemplo, a idade administrativa de uma conta de serviço público começa quando é gerada. Depois, continua em movimento por um tempo limitado: enquanto um transportador de correio entrega ou envia por email, quando é consultado e quando é pago.
A idade intermediária ou semi-ativa
É o período em que o documento perdeu o utilitário para o qual foi criado. Portanto, ele não tem uso tão ativo quanto na era administrativa. No entanto, é preservado e pode ser consultado com pouca frequência.
Por exemplo, a idade intermediária de um ticket de serviço começa quando, após o pagamento, é arquivada em uma pasta. É muito provável que nunca seja consultado novamente, no entanto, é mantido arquivado em caso de qualquer preocupação.
A vida semi-ativa dos documentos pode variar de acordo com o tipo de documento e de acordo com o contexto. Um documento legal, por exemplo, pode ter uma vida ativa mais longa que uma multa de serviço público.
A idade inativa ou idade histórica
Refere-se ao período final dos arquivos. No entanto, nem todos os arquivos têm o mesmo destino. Dependendo de sua natureza, eles podem ser convertidos em históricos ou destruídos.
Arquivos históricos são aqueles que têm um valor cultural ou de pesquisa. Portanto, nessa etapa, são buscados métodos de preservação que os preservem da maneira mais completa possível.
Etapas do ciclo de vida dos documentos
A teoria das três idades estabelece de maneira geral as fases fundamentais pelas quais todos os documentos passam.
No entanto, existem também outros estágios mais específicos que definem a utilidade e manipulação de documentos.
As etapas pelas quais um documento passa dependem de seu valor, uso e contexto. De acordo com essas características, determina-se quais são as fases que devem passar e quais são as disposições técnicas e administrativas para cada uma delas.
Estas são algumas das principais etapas pelas quais um documento passa por sua vida útil:
1-Criação: consiste na criação do documento, em formato impresso ou digital.
2-Armazenamento: de acordo com o formato em que o documento foi criado, ele é armazenado fisicamente ou digitalmente. Em alguns casos, o estágio de digitalização também é considerado, quando faz parte do processo.
3-Categorização: refere-se à organização, classificação ou indexação de documentos de acordo com os parâmetros estabelecidos em cada contexto.
4-Transferência: refere-se ao envio e / ou entrega de um documento de acordo com suas características. Na realidade, isso pode se referir a uma entrega por correio físico ou uma remessa por e-mail, conforme o caso.
5-Distribuição: esta etapa se refere a documentos de uso ou necessidade pública, portanto, após a criação, eles precisam ser divulgados a um determinado grupo de pessoas.
6-Uso colaborativo: atualmente, os arquivos podem ser organizados para uso e edição compartilhados. Esta etapa é de aparência recente e é considerada exclusivamente para documentos digitais.
7-Consulta: refere-se à etapa em que os documentos são organizados com a intenção de que possam ser consultados. Durante esse processo, as disposições de segurança e / ou acessibilidade são muito importantes, dependendo do público que deve acessar as informações.
8-Arquivamento ou destruição: este é o estágio final do ciclo de vida de todos os documentos. Corresponde ao momento em que se decide se possui valor histórico suficiente para ser conservado ou, pelo contrário, destruído.
Recursos
- Darmouth College (SF). O ciclo de vida do documento: definições, tecnologias de suporte e aplicativos. Recuperado de: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Ciclo de vida dos documentos: Teoria das 3 idades. Recuperado de: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). O que é um ciclo de vida de gerenciamento de documentos eletrônicos? Recuperado de: documentmedia.com
- Rouse, M. (SF). Ciclo de vida do documento Recuperado de: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). Ciclo de vida dos documentos – O sistema de arquivo espanhol. Recuperado de: normadat.es.