Qual é o ciclo de vida dos documentos?

O ciclo de vida dos documentos consiste em uma sucessão de etapas pelas quais um arquivo viaja ao longo de sua vida útil. Essas fases variam desde a criação de um documento, passando por todos os seus usos e modificações, até o momento de ser destruído ou arquivado permanentemente.

O conceito de ciclo de vida dos documentos foi criado nos Estados Unidos após a Segunda Guerra Mundial . Isso ocorreu devido à necessidade de encontrar uma maneira apropriada de gerenciar um grande número de arquivos acumulados.

Qual é o ciclo de vida dos documentos? 1

Fonte da imagem: Wikimedia.org.

Cada disciplina aborda o ciclo de vida dos documentos de maneira diferente, levando em consideração sua abordagem e a natureza do arquivo.

Por exemplo, o ciclo de vida de um documento jurídico pode ter estágios diferentes dos de um documento acadêmico.

Em cada caso, as considerações sobre quanto tempo um documento deve ser mantido, como deve ser armazenado ou qual deve ser o uso correto. Da mesma forma, também existem abordagens diferentes para as etapas do seu ciclo de vida.

Por exemplo, pode haver documentos sem valor para uma empresa ou uma entidade governamental devido à sua idade. No entanto, esses mesmos arquivos podem ter um alto valor histórico para um museu.

Outra diferença fundamental é aquela entre documentos analógicos e digitais. Embora a importância esteja no conteúdo dos documentos, a existência de arquivos digitais implica particularidades em sua manipulação e nas etapas de seu ciclo de vida.

As três idades dos documentos

Em 1972, o historiador Carlos Wyffels propôs a teoria das Três Eras. Segundo ele, documentos são objetos que possuem um processo vital ao longo do qual seus usos são transformados.

Em geral, os documentos são usados ​​intensivamente imediatamente após sua criação e por um certo tempo.

No entanto, com o tempo, esse uso é reduzido até parar completamente, seja porque eles são arquivados ou destruídos.

Segundo Wyffels, esse ciclo pelo qual todos os documentos passam é dividido em três idades: idade administrativa ou ativa, idade intermediária ou semi-ativa e idade inativa ou histórica.

Idade administrativa ou ativa

Refere-se ao período ativo de um documento. Começa no momento de sua criação e passa por diferentes estágios em que é consultado, transferido e compartilhado com frequência.

Por exemplo, a idade administrativa de uma conta de serviço público começa quando é gerada. Depois, continua em movimento por um tempo limitado: enquanto um transportador de correio entrega ou envia por email, quando é consultado e quando é pago.

A idade intermediária ou semi-ativa

É o período em que o documento perdeu o utilitário para o qual foi criado. Portanto, ele não tem uso tão ativo quanto na era administrativa. No entanto, é preservado e pode ser consultado com pouca frequência.

Por exemplo, a idade intermediária de um ticket de serviço começa quando, após o pagamento, é arquivada em uma pasta. É muito provável que nunca seja consultado novamente, no entanto, é mantido arquivado em caso de qualquer preocupação.

A vida semi-ativa dos documentos pode variar de acordo com o tipo de documento e de acordo com o contexto. Um documento legal, por exemplo, pode ter uma vida ativa mais longa que uma multa de serviço público.

A idade inativa ou idade histórica

Refere-se ao período final dos arquivos. No entanto, nem todos os arquivos têm o mesmo destino. Dependendo de sua natureza, eles podem ser convertidos em históricos ou destruídos.

Arquivos históricos são aqueles que têm um valor cultural ou de pesquisa. Portanto, nessa etapa, são buscados métodos de preservação que os preservem da maneira mais completa possível.

Etapas do ciclo de vida dos documentos

A teoria das três idades estabelece de maneira geral as fases fundamentais pelas quais todos os documentos passam.

No entanto, existem também outros estágios mais específicos que definem a utilidade e manipulação de documentos.

As etapas pelas quais um documento passa dependem de seu valor, uso e contexto. De acordo com essas características, determina-se quais são as fases que devem passar e quais são as disposições técnicas e administrativas para cada uma delas.

Estas são algumas das principais etapas pelas quais um documento passa por sua vida útil:

1-Criação: consiste na criação do documento, em formato impresso ou digital.

2-Armazenamento: de acordo com o formato em que o documento foi criado, ele é armazenado fisicamente ou digitalmente. Em alguns casos, o estágio de digitalização também é considerado, quando faz parte do processo.

3-Categorização: refere-se à organização, classificação ou indexação de documentos de acordo com os parâmetros estabelecidos em cada contexto.

4-Transferência: refere-se ao envio e / ou entrega de um documento de acordo com suas características. Na realidade, isso pode se referir a uma entrega por correio físico ou uma remessa por e-mail, conforme o caso.

5-Distribuição: esta etapa se refere a documentos de uso ou necessidade pública, portanto, após a criação, eles precisam ser divulgados a um determinado grupo de pessoas.

6-Uso colaborativo: atualmente, os arquivos podem ser organizados para uso e edição compartilhados. Esta etapa é de aparência recente e é considerada exclusivamente para documentos digitais.

7-Consulta: refere-se à etapa em que os documentos são organizados com a intenção de que possam ser consultados. Durante esse processo, as disposições de segurança e / ou acessibilidade são muito importantes, dependendo do público que deve acessar as informações.

8-Arquivamento ou destruição: este é o estágio final do ciclo de vida de todos os documentos. Corresponde ao momento em que se decide se possui valor histórico suficiente para ser conservado ou, pelo contrário, destruído.

Recursos

  1. Darmouth College (SF). O ciclo de vida do documento: definições, tecnologias de suporte e aplicativos. Recuperado de: dartmouth.edu
  2. González, L. (2015). Ciclo de vida dos documentos: Teoria das 3 idades. Recuperado de: bibliopos.es
  3. Larrivee, B. (2013). O que é um ciclo de vida de gerenciamento de documentos eletrônicos? Recuperado de: documentmedia.com
  4. Rouse, M. (SF). Ciclo de vida do documento Recuperado de: whatis.techtarget.com
  5. Yebra, M. (2016). Ciclo de vida dos documentos – O sistema de arquivo espanhol. Recuperado de: normadat.es.

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