Reengenharia de processos: tipos, modelos, fases e exemplos

A reengenharia de processos é uma estratégia de gestão de negócios que se concentra na análise de fluxos de trabalho e processos de negócio de uma organização, a fim de alcançar melhorias substanciais no desempenho, produtividade e qualidade.

É a prática de repensar e redesenhar a maneira como o trabalho é realizado, a fim de melhor apoiar a missão de uma organização e reduzir custos. O processo de negócios refere-se ao conjunto de tarefas ou atividades interconectadas realizadas para alcançar um resultado específico.

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Fonte: pixabay.com

Começa com uma avaliação de alto nível da missão da organização, objetivos estratégicos e necessidades do cliente. São feitas perguntas fundamentais, como: A missão precisa ser redefinida? Os objetivos estratégicos estão alinhados com a missão? Quem são os clientes?

Uma empresa pode achar que está operando sob premissas discutíveis, principalmente em termos das necessidades e desejos de seus clientes. Somente depois que a organização reconsidera o que deveria estar fazendo, é que é decidido como fazê-lo melhor.

Foco nos processos

No âmbito da avaliação básica da missão e dos objetivos, a reengenharia se concentra nos processos da organização, nas etapas e procedimentos que governam a maneira como os recursos são usados ​​para criar produtos e serviços que atendem às necessidades dos clientes. ou mercados em particular.

A reengenharia identifica, analisa e redesenha os principais processos de negócios de uma organização, com o objetivo de obter melhorias drásticas em medidas críticas de desempenho, como custo, qualidade, serviço e velocidade.

Considera-se que a tecnologia da informação atua como um facilitador para criar novas formas de organização e colaboração, em vez de apoiar as funções comerciais existentes.

A reengenharia de processos deriva sua existência de diferentes disciplinas, podendo identificar quatro áreas principais que estão sujeitas a alterações: organização, tecnologia, estratégia e pessoas. Uma visão de processo é usada como uma estrutura comum para considerar essas áreas.

Tipos

Existem três tipos diferentes de reengenharia de processos que qualquer empresa pode iniciar:

Reengenharia para melhoria de custos

Esse tipo de reengenharia pode levar uma empresa a reduções extraordinárias nos custos de processos que não são fundamentais, alterando radicalmente esses processos ou mesmo eliminando-os completamente.

Vai muito além do que pode ser alcançado com os esforços habituais feitos para reduzir custos.

Reengenharia para ser mais competitivo

Com o esforço desse tipo de reengenharia, busca aprofundar-se nos principais processos produzidos no negócio.

Pretende-se que este seja o melhor do mundo, ao mesmo tempo em que a equivalência competitiva é alcançada com empresas que no passado definiram as regras e os padrões do setor.

Reengenharia para um ponto radical de inovação

Esse tipo de reengenharia busca localizar e afetar pontos radicais de inovação, alterar as regras existentes e estabelecer uma nova definição dos melhores da classe para todas as empresas que estão tentando se tornar assim.

Modelos

Modelo ADKAR

O modelo se concentra no elemento de mudança de pessoas, especificamente em como garantir que os funcionários envolvidos apóiem ​​e acreditem na mudança.

Depois disso, o modelo passa a olhar para a dimensão do negócio, concentrando-se na identificação da necessidade de mudança, dos objetivos que devem ser alcançados, da maneira como eles os atingirão e da escala de tempo em que serão concluídos.

As dimensões comercial e pessoal devem ser cuidadas diligentemente para implementar uma estratégia de mudança bem-sucedida. Existem cinco etapas principais para garantir o apoio dos funcionários.

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Consciência

Os funcionários devem estar cientes exatamente do que a mudança está acontecendo e por que é necessária. Se os funcionários não estiverem cientes dessas coisas, eles podem perder a motivação e a direção da estratégia.

A gerência tem um papel crucial para garantir que os funcionários estejam totalmente cientes de cada elemento do processo de mudança.

Eu desejo

O apoio à estratégia de mudança deve vir naturalmente dos funcionários. Em vez de forçar a mudança para os funcionários, incluí-los na visão e no desenvolvimento do projeto garantirá seu apoio ao resultado final.

Conhecimento

A reengenharia provavelmente trará uma mudança na rotina e nas habilidades dos funcionários, bem como uma mudança geral na organização.

Por esse motivo, os funcionários devem receber suporte total para adquirir e desenvolver essas habilidades.

Habilidade

Esse conhecimento deve ser desenvolvido, mas só pode acontecer se os indivíduos tiverem a habilidade necessária.

Reforço

O processo de mudança e as recompensas para os indivíduos que mudam de método devem ser reforçados após a mudança. Isso garante que os funcionários resistam à tentação de voltar aos velhos hábitos.

Modelo de transição de pontes

A principal força do modelo é que ele se concentra na transição, não na mudança. A diferença entre eles é sutil, mas importante.

Mudança é algo que acontece com as pessoas, mesmo que elas não concordem. Por outro lado, a transição é o que acontece na mente das pessoas quando elas passam por mudanças.

A mudança pode ocorrer muito rapidamente, enquanto a transição geralmente ocorre mais lentamente.

O modelo destaca três estágios de transição pelos quais as pessoas passam quando experimentam mudanças. Estes são:

– Rescisão, perda e desapego.

– zona neutra.

– Novo começo.

Bridges diz que as pessoas passam por cada estágio no seu próprio ritmo. Por exemplo, aqueles que estão à vontade com a mudança provavelmente passarão rapidamente para o terceiro estágio, enquanto outros permanecerão no primeiro ou no segundo estágio.

Fases

A reengenharia de processos de negócios não é uma tarefa fácil. A menos que cada uma das fases seja bem-sucedida, as tentativas de alteração podem falhar.

Identifique e comunique a necessidade de mudança

Uma investigação deve ser feita. Quais processos podem não estar funcionando? A concorrência é melhor ou pior que a empresa em alguns aspectos?

Depois que todas as informações estiverem disponíveis, um plano muito completo deve ser desenvolvido, com a participação dos líderes dos diferentes departamentos.

A gerência terá que desempenhar o papel de vendedor. Ele deve transmitir a grande visão da mudança e mostrar como ela afetará positivamente até os funcionários menos qualificados.

Reúna equipe de especialistas

Como em qualquer outro projeto, a reengenharia de processos precisa de uma equipe de pessoas altamente treinadas e motivadas que executem as etapas necessárias. Na maioria dos casos, a equipe consiste em:

Gerente Sênior

Quando se trata de fazer uma grande mudança, você precisa da supervisão de alguém que possa tomar as decisões e com quem entrar em contato diretamente.

Gerente de operações

Alguém que conhece as complicações do processo será necessário. Lá o gerente de operações intervém, por ter trabalhado com os processos e poder contribuir com seu vasto conhecimento.

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Especialistas em reengenharia

Os engenheiros certos serão necessários. Os processos de reengenharia podem exigir experiência em vários campos diferentes, da TI à manufatura.

Encontre processos ineficientes e defina indicadores-chave de desempenho (KPI)

Os KPIs corretos devem ser definidos. Os KPIs geralmente variam dependendo do processo que está sendo otimizado.

Em seguida, os processos devem ser seguidos individualmente. A maneira mais fácil de fazer isso é mapeando os processos de negócios.

É muito mais fácil se você tiver tudo escrito passo a passo. É aqui que o gerente operacional é útil, pois facilita a definição e análise dos processos.

A maneira mais básica de trabalhar com processos é através de fluxogramas. Um lápis e papel são tirados e os processos são registrados passo a passo.

Se você tem mais conhecimento de tecnologia, o uso de software para análise de processos pode facilitar tudo.

Redesenhar os processos e comparar os KPIs

Neste ponto, não há muito a acrescentar. O que deve ser feito agora é continuar colocando as teorias em prática e ver como os KPIs são mantidos.

Se os KPIs mostrarem que a nova solução funciona melhor, você pode começar a dimensionar a solução lentamente, colocando-a em ação em cada vez mais processos da empresa.

Exemplos

Ford Motors

Nos anos 80, a indústria automobilística americana estava passando por uma recessão. Buscando reduzir custos, a Ford decidiu analisar minuciosamente os processos de negócios de alguns de seus departamentos, tentando encontrar processos ineficientes.

Eles perceberam que mais de 500 pessoas trabalhavam no departamento de contabilidade. Para comparação, cerca de 100 pessoas trabalhavam no mesmo departamento em seu concorrente Mazda.

Embora a Ford fosse uma empresa maior, foi estabelecido um objetivo quantificável que era reduzir o número de funcionários naquele departamento para apenas 200 pessoas.

Eles lançaram uma iniciativa de reengenharia de processos para descobrir por que o departamento tinha tanta equipe. Eles analisaram o sistema atual e descobriram que ele funcionava da seguinte maneira:

– Quando o departamento de compras escreveu um pedido, ele enviou uma cópia ao departamento de contas a pagar.

– Em seguida, o departamento de controle de materiais recebeu a mercadoria e enviou uma cópia do documento referente às contas a pagar.

– Ao mesmo tempo, o fornecedor enviou um recibo pelas mercadorias entregues às contas a pagar.

Processo novinho em folha

O funcionário de contas a pagar teve que corresponder aos três pedidos e, quando correspondido, ele emitiu o pagamento manualmente. Esse processo exigiu muito trabalho no departamento.

Em vez de fazer pequenas alterações, a Ford desenvolveu um processo completamente novo. A tecnologia da informação teve um papel importante nesse novo processo.

Eles desenvolveram um banco de dados para o qual uma notificação foi enviada quando o departamento de compras fez um pedido.

Quando os materiais foram entregues, um funcionário do armazém os inseriu no computador. Para que eu pudesse verificar imediatamente se os materiais entregues estavam em ordem, para que fossem pagos automaticamente.

Dessa forma, foi completamente eliminado que os funcionários de contas a pagar procuravam atender pedidos, reduzindo o número de funcionários administrativos em 75%.

Taco Bell

A Taco Bell recriou seus negócios, concentrando-se mais no aspecto de serviço e centralizando sua área de fabricação.

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Com a criação do programa K-Minus, agora carne, milho, feijão, alface, queijo e tomate para seus restaurantes foram preparados fora do restaurante. Nos restaurantes, apenas esses ingredientes preparados eram montados quando um cliente os solicitava.

Alguns dos sucessos dessa nova maneira de trabalhar foram maior motivação dos funcionários, melhor controle de qualidade, menos acidentes, maior economia e mais tempo para focar no atendimento ao cliente.

Vantagens e desvantagens

-Vantagens

Reduza custos e tempos de ciclo

A reengenharia de processos reduz custos e tempos de ciclo, eliminando atividades improdutivas e os funcionários que as realizam.

A reorganização da equipe reduz a necessidade de diferentes níveis de administração, acelera o fluxo de informações, elimina erros e repetições de trabalho causadas por várias transferências.

Melhore a qualidade

A reengenharia de processos melhora a qualidade, reduzindo a fragmentação do trabalho e estabelecendo uma propriedade clara dos processos.

Os trabalhadores adquirem responsabilidade por sua produção e podem medir seu desempenho com base em feedback rápido.

Aumentar a produtividade

O objetivo da reengenharia de processos é modernizar processos obsoletos e geralmente produz resultados que economizam tempo. Por exemplo, a organização pode descobrir que um determinado processo pode ser realizado por dois funcionários em vez de quatro.

Orientação ao cliente

Ao alterar a orientação da tarefa para uma orientação do processo, o foco é colocado no cliente. Isso tem a vantagem de que todos os processos irrelevantes se movem rapidamente para o primeiro plano, após o que podem ser facilmente removidos ou modificados.

Melhorar a posição competitiva

Normalmente, as alterações feitas por uma organização são percebidas apenas gradualmente. No entanto, para manter a competitividade e atender às necessidades dos clientes, é necessário tomar as medidas adequadas.

Com a reengenharia de processos, mudanças radicais são implementadas em um período relativamente curto.

-Desvantagens

Adaptação do pessoal

Alguns trabalhadores podem não se adaptar às mudanças e os novos gerentes designados podem se sentir sobrecarregados. Outros trabalhadores se tornarão obsoletos se sua função principal for eliminada como parte da revisão do processo.

Se um funcionário na segunda-feira de manhã souber que a descrição completa do trabalho foi alterada, isso pode parecer angustiante.

É por isso que é muito importante que as alterações implementadas sejam bem comunicadas ao funcionário.

Requer investimento

A reengenharia de processos normalmente requer um investimento, principalmente em tecnologia. Métodos obsoletos, como executar uma tarefa manualmente, são substituídos por programas de computador.

Os programas melhoram a eficiência e reduzem os erros, mas a empresa deve investir em software e treinamento, uma opção cara para empresas que buscam reduzir custos imediatamente.

Referências

  1. Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Reengenharia de processos de negócios. Retirado de: en.wikipedia.org.
  2. Sonia Pearson (2019). Reengenharia de processos de negócios (BPR): definição, etapas, exemplos. Tallyfy Retirado de: tallyfy.com.
  3. Janse (2018). Reengenharia de processos de negócios (BPR). ToolsHero: Retirado de: toolshero.com.
  4. Katayoun Atefi (1997). Modelos formais de reengenharia de processos de negócios para design e validação de design. Retirado de: eil.utoronto.ca.
  5. Inteligente ISM (2019). Tornando seus negócios mais competitivos com a Business Process Reengineering (BPR). Retirado de: cleverism.com.
  6. Organização da empresa (2017). Tipos de reengenharia. Retirado de: organizacionempresa.xyz.
  7. Jargões de Negócios (2019). Reengenharia de processos de negócios. Retirado de: businessjargons.com.
  8. Anna Assad (2017). As desvantagens e vantagens do BPR. Bizfluent Retirado de: bizfluent.com.

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