No ambiente de trabalho, o escritório desempenha um papel fundamental na organização e eficiência das operações de uma empresa. Existem diversas funções que são essenciais para manter o escritório funcionando de forma eficaz, desde a gestão de documentos até o atendimento aos clientes. Neste contexto, destacamos as 15 funções mais importantes do escritório que dominam, contribuindo para o sucesso e a produtividade da organização.
Principais funções do Excel: filtros, fórmulas, gráficos, tabelas dinâmicas e formatação condicional.
O Microsoft Excel é uma ferramenta essencial para profissionais de todas as áreas, pois oferece uma série de funções que facilitam o trabalho no escritório. Dentre as principais funções do Excel, destacam-se os filtros, fórmulas, gráficos, tabelas dinâmicas e formatação condicional.
Os filtros permitem a visualização de dados de forma mais específica, facilitando a análise de informações em uma planilha. Com os filtros, é possível selecionar apenas os dados que atendem a determinados critérios, tornando a análise mais eficiente.
As fórmulas são um dos recursos mais poderosos do Excel, permitindo realizar cálculos complexos de forma automática. Com as fórmulas, é possível realizar desde simples operações matemáticas até análises estatísticas avançadas.
Os gráficos são uma ótima maneira de visualizar dados de forma mais clara e intuitiva. Com o Excel, é possível criar uma variedade de gráficos, como gráficos de barras, de linha e de pizza, para facilitar a interpretação dos dados.
As tabelas dinâmicas são uma ferramenta poderosa para resumir e analisar grandes conjuntos de dados. Com as tabelas dinâmicas, é possível reorganizar e resumir informações de forma dinâmica, facilitando a tomada de decisões.
A formatação condicional é uma função que permite destacar visualmente determinados dados com base em critérios pré-definidos. Com a formatação condicional, é possível identificar rapidamente informações importantes em uma planilha.
Dominar essas funções do Excel é essencial para aumentar a produtividade e eficiência no escritório. Com filtros, fórmulas, gráficos, tabelas dinâmicas e formatação condicional, é possível realizar análises mais precisas e tomar decisões mais embasadas.
Por isso, se você deseja se destacar no ambiente de trabalho, é fundamental dominar as principais funções do Excel e utilizá-las de forma estratégica em suas tarefas diárias.
Funções essenciais do Excel para otimizar processos e análises empresariais em 15 palavras.
O Excel oferece diversas funções essenciais como VLOOKUP, SUMIF e PIVOT TABLE para análises precisas.
Com formatação condicional e gráficos dinâmicos, é possível otimizar processos empresariais de forma eficiente.
As fórmulas matriciais e a validação de dados são recursos poderosos para análises complexas.
Principais grupos de funções do Excel: conheça os principais grupos de funções em detalhes.
Quando se trata de dominar o Excel, é fundamental entender os principais grupos de funções que estão disponíveis para facilitar o trabalho no escritório. As funções do Excel são ferramentas poderosas que ajudam a automatizar cálculos e análises de dados, tornando o trabalho mais eficiente e preciso.
Existem diversos grupos de funções no Excel, sendo os principais:
1. Funções matemáticas:
As funções matemáticas são utilizadas para realizar cálculos numéricos, como soma, subtração, multiplicação e divisão. Além disso, essas funções também incluem operações mais avançadas, como potenciação, raiz quadrada e arredondamento.
2. Funções estatísticas:
As funções estatísticas são ideais para análise de dados, permitindo calcular médias, desvios padrão, percentis e outras medidas estatísticas importantes para tomada de decisões.
3. Funções de texto:
As funções de texto são úteis para manipular e formatar texto no Excel, permitindo concatenar strings, extrair partes de um texto e substituir caracteres, por exemplo.
4. Funções de data e hora:
As funções de data e hora são essenciais para lidar com datas e horários no Excel, facilitando operações como cálculo de diferenças entre datas, extração de componentes de uma data e formatação de datas.
Esses são apenas alguns dos principais grupos de funções do Excel, cada um com suas próprias subcategorias e funcionalidades específicas. Dominar essas funções é fundamental para se tornar um usuário avançado do Excel e otimizar o trabalho no escritório.
Portanto, dedique um tempo para explorar e praticar o uso das diferentes funções disponíveis no Excel, e você verá como elas podem facilitar e agilizar suas tarefas diárias.
Aprenda a utilizar todas as funcionalidades do Excel com apenas 15 palavras.
O Excel é uma ferramenta poderosa para análise de dados e criação de relatórios. Aprenda a utilizá-lo adequadamente.
As 15 funções mais importantes do escritório que dominam
As funções de escritório que ele domina são as atividades administrativas executadas pelo pessoal de uma empresa, organização ou instituição e necessárias para o seu funcionamento. Se forem feitos com eficiência, os resultados geralmente serão muito melhores do que se forem mal feitos.
O trabalho no escritório normalmente tem um horário regular de segunda a sexta-feira, que começa às 8 ou 9 da manhã e dura até às 16 ou 17 horas, embora isso varie por país ou região.
A maioria dos trabalhos de escritório exige habilidades básicas como: comunicação oral fluente, capacidade de escrever, arquivar e alguma experiência com equipamentos de escritório, como computadores, copiadoras, etc.
Dependendo do nível do cargo ou da responsabilidade assumida, é necessário que a pessoa tenha uma educação técnica, universitária ou de quarto nível.
As principais funções do cargo que dominam
1- Planejamento
Essa é a primeira e mais importante das tarefas, pois consiste em definir como os métodos e estruturas organizacionais podem contribuir para o plano de negócios.
Existem ferramentas tecnológicas que ajudam esses métodos a se tornarem tarefas específicas posteriormente distribuídas entre os membros da equipe, mas apenas um bom planejamento pode garantir que tudo acabe aumentando o objetivo do negócio.
Para o planejamento geral, é necessária uma visão clara dos negócios e um certo nível hierárquico dentro da empresa, mas cada membro da equipe deve planejar seu trabalho para que eles possam atender às metas e prazos estabelecidos.
2- Transcrição e / ou redação de relatórios
Uma tarefa que ocupa diariamente o tempo da pessoa que trabalha em um escritório é a redação, em qualquer meio, de relatórios que apóiam ou detalham suas funções ou que servem para explicar aos demais colegas os detalhes (antecedentes, progresso, resultados, profissionais e contras, etc.) de um projeto em particular.
Esses resumos também servem como um registro da atividade da organização à qual esse escritório pertence, para futuras auditorias ou revisões.
3- Participar de reuniões
São reuniões entre os membros de uma equipe de trabalho na qual são trocadas idéias sobre projetos em andamento, novas propostas são apresentadas, apresentações, relatórios ou relatórios são compartilhados.
Eles normalmente têm o objetivo de alinhar todos os presentes para a consecução de um objetivo comum, atribuindo papéis, tarefas e prazos a cada um. Eles também servem para resolver problemas que possam ter surgido no desempenho de tarefas.
Eles geralmente têm uma frequência, duração e dinâmica bem definidas. Da mesma forma, o que é discutido neles geralmente é gravado em minutos ou minutos para arquivamento.
Algumas organizações realizam reuniões diariamente, outras, vários dias por semana, outras a cada duas semanas e outras mensalmente. A frequência das reuniões depende de cada empresa e de suas necessidades.
4- Agendar reuniões
Trata-se de coordenar a agenda de todas as pessoas que devem estar em uma reunião de forma que possam coincidir em um local e horário específicos.
Pode ser uma tarefa assustadora, portanto, confiar na tecnologia pode ser uma boa ideia. Existem aplicativos, como o ScheduleOnce, que permitem agendar reuniões automaticamente, permitindo que os convidados vejam as datas disponíveis e escolham um horário conveniente para eles.
5- Verifique o email da empresa
É uma tarefa que pode demorar muito tempo. Um relatório da Adobe de 2016, que resultou de uma pesquisa auto-administrada de mais de 1.000 trabalhadores, revela que passamos uma média de 20,5 horas por semana, verificando nosso e-mail de trabalho.
Classificar, ler e responder a emails é uma forma muito comum de comunicação e permite a troca de arquivos e impressões relacionadas a algum projeto ou processo organizacional.
Embora as empresas estejam constantemente procurando maneiras mais eficientes de gerenciar emails, também existem aplicativos como os Rótulos inteligentes do Gmail para isso.
Outra maneira de otimizar essa tarefa é incorporar modelos de email padrão ou textos que podem ser enviados com modificações mínimas para diferentes destinatários e em diferentes oportunidades.
6- Gestão financeira
Nesta tarefa, deve-se garantir que o dinheiro cumpra seu ciclo de vida na compra e venda de produtos e serviços; que todas as faturas são enviadas, registradas, pagas e enviadas. Claro que existem escritórios onde eles apenas fazem isso.
Essa atividade também inclui manter as contas financeiras e os documentos legais atualizados, para que não haja problemas com a estrutura legal referente à organização em questão.
7- Logística
Essa função garante que todas as mercadorias relacionadas ao trabalho da empresa sejam transportadas de e para armazéns e clientes. Também inclui contatos com fornecedores para obter matérias-primas para a fabricação de novos produtos.
O objetivo dessa função é garantir que a empresa possua tudo o que é necessário para manter a produção do bem ou serviço que comercializa.
8- Chame a atenção
Em um escritório, também é necessário atender o telefone, pois é um meio de comunicação com clientes, fornecedores e entre os próprios colegas de trabalho.
Embora pareça uma tarefa simples, requer um certo protocolo, pois pode ser a voz que alguém de fora da empresa associa à imagem da empresa. Portanto, é importante que as regras de cortesia sejam respeitadas, mantenha-se um tom institucional, o volume de voz e vocabulário utilizado seja moderado.
Outro fato importante, que às vezes é esquecido ao executar essa função, é anotar o máximo de dados possível sobre a pessoa do outro lado do telefone; Isso alimentará o banco de dados de contatos da empresa e permitirá que você acompanhe adequadamente o assunto discutido durante a conversa telefônica.
9- Organização de arquivos
A maioria das tarefas executadas em um escritório gera algum documento: faturas, notas, minutos, minutos, relatórios de vendas, etc.
Em papel ou digital, é uma quantidade de informação que exige que alguém seja responsável por catalogar, arquivar e salvaguardá-lo de acordo com seu nível de importância para os negócios.
Precisamente esse último ponto, o da proteção das informações, é um problema que se tornou uma dor de cabeça para muitas organizações, razão pela qual estão surgindo cada vez mais ferramentas, protocolos e procedimentos que buscam segurança no arquivamento e na transmissão de informações. dados confidenciais em uma organização.
Em alguns casos, discos rígidos externos são usados, enquanto em outros existem servidores especiais para esses casos ou plataformas de armazenamento em “nuvem”, como Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud.
10- Distribuição do correio da empresa
Uma tarefa que, apesar de não exigir muito treinamento acadêmico, exige boa organização, responsabilidade e senso de urgência, é a distribuição de correspondência dentro do escritório.
Um esboço de algum projeto, o cartão de crédito enviado pelo banco, as faturas de um fornecedor ou a carta de resposta de uma entidade governamental são alguns dos documentos que qualquer funcionário pode estar esperando e dos quais muitos outros processos podem depender. da empresa.
11- Atendimento ao cliente
Essa função consiste em atender fisicamente os clientes com dúvidas ou reclamações sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.
12- Impressão e cópia de documentos
Consiste em imprimir os documentos que devem ser salvos fisicamente ou fazer cópias daqueles que devem ser mantidos em duplicado ou entregues aos trabalhadores da empresa.
13- Entrevistas com candidatos
Essa é uma das tarefas do processo de seleção de pessoal. Eles podem ser realizados individualmente ou em grupos, ou seja, com foco em um único candidato ou em vários.
14- Compra de suprimentos e material de escritório
O material de escritório é essencial para sua eficiência. Suprimentos de papelaria, tinta da impressora, embalagem ou papel sempre devem estar disponíveis, para que alguém seja responsável por gerenciá-los.
15- Funções administrativas
Os procedimentos administrativos são essenciais para que uma empresa mantenha a estabilidade e seja capaz de obter sucesso em seus negócios. Estar ciente de questões legais, papelada e outros esquemas burocráticos são algumas dessas funções.
Referências
- Audra Bianca (s / f). Organização do escritório e dicas de planejamento. Recuperado de: smallbusiness.chron.com.
- Biz Trend (2015). 7 tarefas de escritório que você pode e deve automatizar. Recuperado de: es.sba.gov.
- Dewei Caitlin (2016). Quantas horas de sua vida você desperdiçou em email de trabalho? Experimente nossa calculadora deprimente. Recuperado de: washingtonpost.com.
- Laurie Reeves. Lista de trabalhos que trabalham em um escritório. Recuperado de: work.chron.com.
- O que um assistente de escritório faz. Recuperado de learn.org.
- O que exatamente as pessoas fazem nos trabalhos de escritório. Recuperado de: reddit.com.