As 7 funções de um secretário mais destacado

As principais funções de uma secretária incluem gerenciar a agenda, servir o público e lidar com informações confidenciais. É a pessoa responsável por executar tarefas de assistência administrativa em um escritório.

Essa posição pode ser exercida por um homem ou uma mulher, embora o mais comum seja que é uma mulher que a exerce.

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Eles geralmente são responsáveis ​​pelos assuntos confidenciais de pessoas com uma certa hierarquia dentro da empresa, como diretores, gerentes, presidentes, entre outros. Isso se torna a mão direita do executivo para quem eles trabalham.

Se a empresa for pequena, a carga de trabalho mais alta da secretária estará relacionada às tarefas básicas do escritório.

Alguns países do mundo dedicam um dia especial no ano para agradecer e comemorar seu trabalho. Por exemplo, na Colômbia, Peru e México, o dia da secretária é 26 de abril, enquanto na Venezuela é 30 de setembro.

As 7 principais funções de uma secretária

O trabalho de uma secretária é dar apoio e colaboração a seu chefe, para que ela possa desempenhar plenamente seu papel dentro da organização, sem atrasos ou distrações.

Embora a natureza da empresa afete o tipo de trabalho exigido de uma secretária, pode-se dizer que suas principais funções são:

1- Gerenciamento da agenda

É de responsabilidade da secretária manter atualizada a agenda da pessoa para quem ela trabalha. Lá você deve refletir todo o seu trabalho e, às vezes, compromissos pessoais.

Você também deve manter registros dos dados de todas as pessoas e instituições com as quais seu empregador deve se relacionar.

A agenda de uma secretária geralmente serve como registro operacional do executivo para quem ela trabalha.

2- Atendimento ao cliente

O atendimento ao cliente é uma das tarefas mais fundamentais que a secretária deve executar. Você deve atender as chamadas e registrar o motivo delas, bem como todas as informações que permitem ao seu empregador acompanhar efetivamente o assunto.

É também a pessoa que recebe visitantes no escritório. Por esse motivo, é importante que o secretário mantenha uma imagem de acordo com a imagem corporativa do local de trabalho.

Seu papel não é apenas cumprimentar e fazer com que os visitantes esperem, mas também fornece as primeiras instruções e diretrizes sobre a cultura organizacional e os processos internos da empresa.

3- Gerenciamento de documentos

Além de ser a pessoa que recebe e gerencia a correspondência de seu chefe, uma secretária escreve, lê, responde e arquiva a maioria das cartas, notificações, memorandos e e-mails de seu empregador.

Para esse fim, é conveniente que você lide com certos aplicativos de software que permitem preparar esses documentos com maior agilidade e velocidade.

A especificidade dessas competências dependerá do tipo de trabalho necessário na área em que elas são executadas.

A secretária gerencia o banco de dados de contatos de seu chefe e arquiva a correspondência escrita, bem como as atas da assembléia e outros documentos de interesse dentro do escritório.

É o secretário que normalmente toma nota dos assuntos discutidos em reuniões importantes.

4- Gerenciamento de informações confidenciais (internas e externas)

Entre as funções que distinguem uma boa secretária, está o tratamento adequado e eficiente de todas as informações extremamente importantes para o funcionamento da empresa ou instituição em que você trabalha.

Por exemplo, você deve ter o controle dos documentos legais que podem ser solicitados pelas instâncias governamentais a qualquer momento.

Você também pode ter acesso a informações sobre o ambiente ou qualquer um dos atores relacionados à empresa. Essas informações devem ser gerenciadas de maneira discreta, eficiente e oportuna.

5- Organização do escritório

A secretaria deve operar e manter os equipamentos e móveis de escritório em operação: telefones, fotocopiadoras, impressoras, projetores, móveis, arquivos, entre outros.

Ele é quem controla o estoque de suprimentos e equipamentos de escritório. Ele também mantém os sistemas de arquivos físicos e eletrônicos em ordem, para que as informações estejam prontamente disponíveis quando necessário.

A secretária deve ter um espaço de trabalho limpo e organizado, pois geralmente é uma das primeiras coisas que as pessoas de fora da empresa veem quando entram em suas instalações.

6- Preparação de apresentações

Normalmente, um executivo deve apresentar seus relatórios na forma de apresentações que resumem e classificam as informações. Para essa tarefa, ele geralmente pede ajuda à secretária.

A pessoa no secretariado deve garantir que as informações que aparecem lá reflitam corretamente os dados que seu chefe deseja compartilhar.

Você também deve ter cuidado para que seja uma apresentação livre de erros ortográficos e consistente com a identidade gráfica da empresa.

7- Vigilância administrativa

Também é responsabilidade de uma secretária garantir que sejam cumpridas as políticas e procedimentos necessários para cuidar dos ativos da empresa ou instituição em que trabalha.

De acordo com o nível hierárquico do seu chefe, a secretária pode validar a precisão dos dados que refletem os detalhes das operações do orçamento.

Uma secretária deve cuidar do controle gerencial e da administração correta dos recursos dentro do escritório.

A secretária virtual

Com o surgimento de empregos on-line, surge a figura de secretárias online ou assistentes virtuais.

Esses secretários executam a maioria das tarefas descritas acima, mas remotamente. Nesses casos, os secretários cobram seus serviços por hora ou por projeto.

Referências

  1. Cultura do Dinheiro (2015). As 4 principais funções do secretário. Recuperado de: comofuncionaque.com
  2. Kokemuller, Neil (s / f). Lista dos deveres de uma secretária. Recuperado de: work.chron.com
  3. Pymex (2016). Funções e responsabilidades do Secretário Administrativo. Recuperado de: pymex.pe
  4. Voluntário Agora (s / f). Qual é o papel do secretário? Recuperado de: diycomitteeguide.org
  5. Windermere, Anna (s / f). Quais são as funções de uma secretária como assistente de um gerente? Recuperado de: pyme.lavoztx.com

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