Requisito de compra: tipos, como é feito e exemplos

O formulário de requisição de compra é o documento gerado por um departamento de usuários ou pela equipe do armazém para notificar o departamento de compras dos itens que precisam ser pedidos, a quantidade e o prazo de entrega. A compra em uma empresa começa com a coleta de requisitos.

Após a compilação, o departamento de compras deve ser informado. A requisição de compra é o documento que conterá a lista desses requisitos. Para evitar fraudes, os gerentes de departamento geralmente não têm permissão para fazer pedidos diretamente de fornecedores ou comprar em nome da empresa.

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Em vez disso, aquele que efetivamente faz pedidos a fornecedores externos é um departamento diferente, chamado departamento de compras. Os gerentes dos diferentes departamentos usam os formulários de requisição de compra para informar esse departamento sobre quais materiais precisam ser comprados.

Requisições de compra e pedidos de compra são documentos essenciais no processo de aquisição dos itens de que a empresa precisa para sua operação, padronizando o processo de pedido interna e externamente.

Tipos

Os pontos principais sobre a requisição de compra são os seguintes:

– É uma solicitação feita ao departamento de compras para adquirir uma determinada lista de materiais.

– Você precisa da aprovação da organização de compras.

– é um documento interno; isto é, permanece dentro da organização.

Uma requisição de compra pode ser criada para os seguintes tipos de compras:

Padrão

Obter suprimentos e materiais de fornecedores, tanto para processos de produção como materiais de escritório e outros ativos.

Terceirização

Fornecer matéria-prima a um fornecedor e obter um produto acabado.

Consignação

Obtenção de material armazenado nas instalações da empresa e o fornecedor é pago por isso.

Transferência de estoque

Obter materiais de outro departamento ou área que esteja dentro da mesma organização.

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Serviço externo

Obter os serviços de um fornecedor externo, como a manutenção da planta.

Como é feito?

Os componentes básicos que compõem uma requisição de compra são:

– Número da requisição, que permite a identificação do documento. Deve ser pré-impresso.

– Departamento solicitante.

– Data da requisição e data de entrega solicitada.

– Nome da pessoa que faz a requisição e a assinatura da pessoa que faz a autorização correspondente.

– Os itens solicitados devem ser descritos em detalhes, para evitar dados imprecisos. A quantidade deve ser exata; É muito importante colocar a unidade necessária (quilos, litros, unidades, etc.).

– Assinatura do gerente do departamento de compras que aprova ou não a compra.

– Se as cotações já tiverem sido solicitadas aos fornecedores, elas deverão ser anexadas à requisição.

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Processo de requisição de compra

O processo de requisição de compra é usado pelas organizações para executar e monitorar pedidos de suprimentos. Isso pode ser qualquer coisa: de matéria-prima a móveis de escritório e muito mais.

Quando um gerente de departamento considerar que os materiais estão acabando, preencha o formulário de requisição de compra, que inclui os campos indicados acima.

Uma requisição de compra é o formulário que um departamento da empresa envia ao departamento de compras, listando os itens que você deseja solicitar a um fornecedor externo.

Esse processo permite que os usuários façam um pedido, recebam a aprovação do supervisor e, mais importante, permitam que fornecedores externos enviem cotações de preços.

Quando o gerente de compras recebe a requisição de compra nesse processo, ele pode revisar todas as informações enviadas pelo usuário doméstico. O gerente simplesmente seleciona se a requisição é aprovada ou não.

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Se não for aprovado, existe uma tabela para poder indicar o motivo da decisão e o departamento solicitante será informado sobre essa decisão. No entanto, se o gerente aprovar, o próximo passo será solicitar uma cotação aos fornecedores.

Importância

Iniciar o processo de compra

De tempos em tempos, os departamentos de uma empresa precisam de materiais; A requisição de compra inicia o processo de compra. O departamento de compras atuará de acordo com a força do documento.

Se houver algum problema, o documento servirá como evidência de que um departamento solicitou suprimentos com uma comunicação específica.

É uma ferramenta de controle

Onde não há controles adequados, o pessoal pode estar envolvido em fraudes, pois pode solicitar materiais para uso pessoal.

Com uma requisição de compra, existem medidas estabelecidas para garantir que nenhuma fraude seja praticada. A solicitação deve passar por várias mãos para garantir sua precisão e necessidade.

Proteger os negócios

Com as ordens de requisição implementadas, as possibilidades de fraude são evitadas. Os ativos da empresa também são protegidos.

Centralização do processo de compras

Quando uma organização exige que todas as solicitações sejam feitas centralmente através do departamento de compras, é fácil gerenciar todo o processo.

Os compradores também se beneficiam, pois agora podem agrupar as compras e aproveitar o poder de compra da organização para negociar melhores condições.

Exemplos

Exemplo 1

Número do pedido: 00455

15 de maio de 2018

Nome do requerente: Annaliese Corvo

Posição: supervisor de treinamento

Departamento: Treinamento de Pessoal

Motivo do requisito: Os seguintes itens devem ser usados ​​no curso de treinamento “Garantia de Qualidade”, que será ministrado durante a semana de 16 a 20 de julho de 2018.

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– 01 estojo de marcadores para flipchart.

– 12 lápis

– 01 flipchart com 20 folhas brancas: 1 metro de largura x 1,5 metros de comprimento.

– 12 notebooks de linha única, tamanho normal.

– 06 marcadores coloridos para lousa.

– 12 borrachas para apagar.

– 12 canetas de tinta azul.

2 cotações recebidas de fornecedores de papelaria estão anexadas.

Autorizado por: Alberto Moreno

Posição: Gerente de Recursos Humanos

Gestão de Recursos Humanos

Exemplo 2

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O departamento de produção da Confecciones Tely, SA precisa solicitar diferentes materiais e preencher o formulário de requisição de compra. Este formulário notifica o departamento de compras de que esses suprimentos são necessários.

O departamento de compras pode aprovar ou negar a requisição recebida. Se aprovado, um pedido de compra será criado.

O pedido é enviado ao fornecedor para comprar os produtos. O fornecedor produz e entrega os produtos com uma fatura.

O departamento de recepção recebe os produtos e entrega o relatório de recebimento ao departamento de contabilidade.

Se todos os documentos estiverem em conformidade, a área contábil emitirá a aprovação da fatura para o caixa, indicando que o pagamento pode ser feito ao fornecedor.

Referências

  1. Dicionário de negócios (2018). Requisição de compra. Retirado de: businessdictionary.com.
  2. MyAccountingCourse (2018). O que é uma requisição de compra? Retirado de: myaccountingcourse.com.
  3. Hora da floresta A diferença entre uma requisição e um pedido de compra. Empresa de pequeno porte – Chron. smallbusiness.chron.com.
  4. Dani Hao (2018). O que é uma requisição de compra e por que é importante para os seus negócios. Procurify Retirado de: blog.procurify.com.
  5. Ponto de tutoriais (2018). SAP MM – Requisição de compra. Retirado de: tutorialspoint.com.

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