Técnicas de controle administrativo: características e exemplos

As técnicas de controle administrativo são metodologias para coletar e usar informações para avaliar o desempenho de diferentes recursos organizacionais, tais como humanos, físicos, financeiros e também a organização como um todo, à luz das estratégias organizacionais prosseguidos.

A administração é tanto uma arte quanto uma ciência. A administração e suas funções continuam evoluindo para acompanhar os tempos. A função de controle administrativo também avança com o passar do tempo; portanto, novas técnicas não deixam de surgir.

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Fonte: pixabay.com

O controle é uma função administrativa fundamental. Serve para regular as atividades organizacionais e compara o desempenho real com os padrões e objetivos organizacionais esperados.

As técnicas de controle fornecem o tipo e a quantidade de informações necessárias para medir e monitorar o desempenho. As informações de vários controles devem ser adaptadas a um nível específico de administração, departamento, unidade ou operação.

Para garantir informações completas e consistentes, as empresas costumam usar relatórios padronizados, como relatórios financeiros, de status e de projetos. No entanto, cada área dentro de uma organização usa suas próprias técnicas de controle específicas.

Lista de técnicas (com exemplos)

-Técnicas tradicionais

São técnicas usadas no campo da organização comercial por um longo período de tempo e ainda estão em uso.

Observação pessoal

Essa é a técnica de controle mais tradicional. Ele permite que um gerente colete informações em primeira mão sobre o desempenho dos funcionários.

Também cria uma pressão psicológica sobre os funcionários para que tenham um desempenho melhor e, assim, alcancem seus objetivos bem, pois sabem que estão sendo observados pessoalmente em seu trabalho.

No entanto, é um exercício demorado e não pode ser usado efetivamente para todos os tipos de trabalhos.

Relatórios estatísticos

É a análise geral de relatórios e dados, que são utilizados na forma de médias, porcentagens, indicadores, correlações, etc. em diferentes aspectos. Eles apresentam informações sobre o desempenho da organização nas várias áreas.

Esse tipo de informação é útil quando apresentado em diferentes formas, como tabelas, gráficos, tabelas, etc. Ele permite que os gerentes os leiam com mais facilidade e facilita as comparações de desempenho com os padrões estabelecidos e os de períodos anteriores.

Análise de ponto de equilíbrio

É usado para estudar a relação entre custos, volume e lucros. Ele determina a estrutura geral de ganhos e perdas prováveis ​​para diferentes níveis de atividade ao analisar a posição geral.

O volume de vendas em que não há ganhos ou perdas é conhecido como ponto de equilíbrio. Isso pode ser calculado com a ajuda da seguinte fórmula:

Ponto de equilíbrio = custos fixos / (preço de venda por unidade – custos variáveis ​​por unidade).

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Por meio dessa análise, uma empresa pode controlar seu custo variável e também determinar o nível de atividade em que pode obter seu objetivo de lucro.

Controle de orçamento

Sob essa técnica, diferentes orçamentos são preparados para as diferentes operações que devem ser executadas em uma organização.

Esses orçamentos agem como padrões para compará-los com os resultados reais e, assim, tomam as ações necessárias para alcançar os objetivos da organização.

Portanto, o orçamento pode ser definido como uma demonstração quantitativa do resultado esperado, preparado para um período definido de tempo futuro, a fim de obter um objetivo específico. É também uma declaração que reflete a política para esse período específico.

Ajuda a estabelecer coordenação e interdependência entre vários departamentos. Por exemplo, o orçamento de compra não pode ser preparado sem conhecer a quantidade de materiais necessários. Essa informação vem do orçamento de produção. Este último, por sua vez, é baseado no orçamento de vendas.

O orçamento deve ser flexível para que as alterações necessárias possam ser feitas facilmente mais tarde, de acordo com os requisitos do ambiente prevalecente.

Tipos de orçamentos

– Orçamento de vendas: é uma declaração do que uma organização espera vender em termos de quantidade e valor.

– Orçamento de produção: é uma declaração do que uma organização planeja produzir no período orçado. É feito do orçamento de vendas.

– Orçamento de materiais: é uma declaração da quantidade e custo estimados dos materiais necessários para a produção.

– Orçamento de caixa: são as entradas e saídas de caixa previstas para o período orçado. Corresponde ao fluxo de caixa projetado.

– Orçamento de capital: é o gasto estimado nos principais ativos de longo prazo, como uma nova fábrica ou um equipamento importante.

– Orçamento de pesquisa e desenvolvimento: são as despesas estimadas para o desenvolvimento ou aprimoramento de produtos e processos.

-Técnicas modernas

Essas técnicas fornecem uma nova maneira de pensar e novas maneiras de controlar os vários aspectos de uma organização.

Retorno sobre o investimento (ROI)

Ele fornece o básico para determinar se o capital investido no negócio foi usado de forma eficaz ou não para gerar um retorno razoável.

O ROI atua como um dispositivo de controle eficaz para medir o desempenho geral de uma organização ou de seus departamentos ou divisões individuais. Também ajuda os gerentes de departamento a descobrir os problemas que afetam negativamente o ROI.

A fórmula usada para seu cálculo é: Retorno do investimento = (Lucro líquido / Investimento total) x 100.

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O lucro líquido antes ou depois dos impostos pode ser usado para calcular o ROI. O investimento total inclui o investimento em ativos fixos, bem como o capital de giro investido nos negócios.

Análise de Indicadores

É uma técnica usada para analisar as demonstrações financeiras de uma empresa comercial, calculando diferentes indicadores.

Os indicadores mais utilizados pelas organizações podem ser classificados nas seguintes categorias:

Indicadores de liquidez

São calculados para conhecer a posição financeira de curto prazo do negócio e sua capacidade de pagar passivos de curto prazo. Inclui o indicador atual e o indicador rápido:

– Indicador atual = Ativo circulante / Passivo circulante.

– Indicador rápido = Caixa + Contas a receber / Passivo circulante.

Indicadores de solvência

Eles são calculados para conhecer a solvência de longo prazo do negócio e sua capacidade de quitar dívidas de longo prazo. Inclui o indicador de dívida, o indicador de propriedades, o indicador de cobertura de juros, etc.

– Indicador de dívida = Dívida para credores / Fundo de acionistas.

– Indicador de propriedades = Fundo de acionistas / Ativo total.

Indicadores de lucratividade

Eles ajudam a analisar a posição de rentabilidade de um negócio. Por exemplo, o indicador de lucro bruto, o indicador de lucro líquido, o indicador de operação etc.

– Indicador de lucro bruto = lucro bruto / vendas líquidas × 100.

– Indicador de lucro líquido = lucro líquido / vendas líquidas x 100.

Indicadores de rotação

Eles ajudam a saber se os recursos são efetivamente usados ​​para aumentar a eficiência das operações comerciais. Por exemplo, indicador de rotatividade de estoque, indicador de rotação de devedores, indicador de rotação de ativos fixos etc. Maior rotação indica um melhor uso dos recursos.

– Indicador de rotação de estoque = Custo dos produtos vendidos / Estoque médio.

– Indicador de rotação do devedor = Vendas líquidas de crédito / Média de contas a receber.

Contabilidade de prestação de contas

É um sistema contábil no qual a participação geral das diferentes seções, divisões e departamentos de uma organização é configurada como “centros de responsabilidade”.

O chefe de cada centro é responsável por atingir o objetivo estabelecido para o seu centro. Os centros de responsabilidade podem ser dos seguintes tipos.

Centro de custos

Refere-se ao departamento de uma organização cujo gerente é responsável pelo custo incorrido no centro, mas não pela receita.

Por exemplo, o departamento de produção de uma organização pode ser classificado como um centro de custo.

Centro de renda

Refere-se a um departamento responsável por gerar receita. Por exemplo, o departamento de marketing.

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Centro de lucro

Refere-se a um departamento cujo gerente é responsável por custos e receitas. Por exemplo, o departamento de reparo e manutenção.

Centro de investimento

É responsável pelos lucros, bem como pelos investimentos feitos na forma de ativos. Para avaliar o desempenho do centro de investimento, o retorno do investimento é calculado e comparado com dados semelhantes de anos anteriores para o próprio centro e para outras empresas similares.

Auditoria de gestão

Refere-se a uma avaliação sistemática do desempenho geral da administração de uma organização. O objetivo é revisar a eficiência e eficácia da administração e melhorar seu desempenho em períodos futuros.

Julga o desempenho geral da gestão de uma organização. Seu objetivo básico é identificar deficiências no desempenho de funções administrativas. Também garante a atualização das políticas de gerenciamento existentes.

Garante a modificação necessária nas políticas e técnicas de gerenciamento existentes, dependendo das mudanças no ambiente.

O monitoramento contínuo do desempenho do gerenciamento ajuda a melhorar o sistema de controle.

Pert e CPM

PERT (avaliação agendada e técnica de avaliação) e CPM (método do caminho crítico) são importantes técnicas de rede, úteis para planejamento e controle.

Essas técnicas ajudam a executar várias funções de gerenciamento, como o planejamento, programação e implementação de projetos de uma certa duração, que envolvem a realização de uma variedade de atividades complexas, diversas e inter-relacionadas.

Eles são usados ​​para calcular o tempo total esperado necessário para concluir um projeto e podem identificar atividades de gargalo que têm um efeito crítico na data de conclusão do projeto.

Portanto, essas técnicas são bastante inter-relacionadas e abordam fatores como programação de tempo e alocação de recursos para essas atividades.

Sistema de Informações Gerenciais

Fornece informações precisas, oportunas e atualizadas para tomar várias decisões de gerenciamento. Portanto, é uma importante ferramenta de comunicação, bem como uma técnica de controle muito útil.

Essa ferramenta fornece informações aos gerentes para que eles possam tomar as ações corretivas apropriadas em caso de desvios dos padrões.

Referências

  1. Toppr (2019). Técnicas de Controle Gerencial. Retirado de: toppr.com.
  2. Kalpana (2019). Técnicas de Controle Gerencial: Técnicas Tradicionais e Modernas. Idéias de gerenciamento de negócios. Retirado de: businessmanagementideas.com.
  3. Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Sistema de controle de gestão Retirado de: en.wikipedia.org.
  4. Priyali Sharma (2019). As 14 principais técnicas de controle | Gerenciamento de negócios. Sua biblioteca de artigos Retirado de: yourarticlelibrary.com.
  5. Gaurav Akrani (2011). Técnicas de controle – 10 tipos de técnicas de controle. Vida na cidade de Kalyan. Retirado de: kalyan-city.blogspot.com.
  6. Cliffs Notes (2019). Técnicas de controle organizacional. Retirado de: cliffsnotes.com.

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