O escritório é um ambiente vital para o bom funcionamento de uma organização, desempenhando diversas funções essenciais para a gestão e operação do negócio. Neste contexto, destacam-se 12 funções primordiais que são fundamentais para o escritório ser eficiente e produtivo. Essas funções incluem desde a gestão de documentos e informações, até o suporte administrativo e logístico para a equipe. Vamos explorar a importância de cada uma dessas funções e como elas contribuem para o sucesso da organização.
Qual a finalidade de um escritório?
Um escritório é um espaço físico onde são realizadas diversas atividades administrativas, de gestão e de suporte a uma organização. A finalidade de um escritório é proporcionar um ambiente adequado para que as tarefas sejam executadas de forma eficiente e organizada. Além disso, o escritório é responsável por centralizar as informações e facilitar a comunicação entre os colaboradores.
Existem diversas funções importantes que um escritório desempenha para garantir o bom funcionamento de uma empresa. Entre as 12 funções mais importantes do escritório, destacam-se:
- Gestão de documentos: organização e arquivamento de papéis e arquivos digitais.
- Comunicação interna: facilitar a troca de informações entre os membros da equipe.
- Agendamento e marcação: marcar reuniões, agendar compromissos e gerir agendas.
- Atendimento ao cliente: receber clientes, atender telefonemas e responder e-mails.
- Gestão de despesas: controlar gastos, solicitar reembolsos e pagar contas.
- Organização de eventos: planejar e coordenar eventos internos e externos.
- Suporte técnico: prestar suporte em questões tecnológicas e informáticas.
- Gerenciamento de projetos: acompanhar o progresso dos projetos e auxiliar na gestão de prazos e recursos.
- Recrutamento e seleção: realizar processos seletivos e entrevistas de emprego.
- Manutenção do espaço: garantir a limpeza e a organização do ambiente de trabalho.
- Gestão de estoque: controlar o estoque de materiais e suprimentos.
- Gestão de viagens: planejar viagens de negócios e reservar hospedagem e transporte.
Portanto, um escritório desempenha um papel fundamental no suporte às atividades operacionais e estratégicas de uma empresa. É um local onde a rotina administrativa é gerida, favorecendo a produtividade e a eficiência das equipes de trabalho.
Quais são os papéis desempenhados pelos funcionários dentro de uma organização empresarial?
Os funcionários desempenham diversos papéis dentro de uma organização empresarial, cada um contribuindo de forma única para o sucesso do negócio. Desde a administração até o atendimento ao cliente, cada função desempenhada é essencial para o bom funcionamento da empresa. Neste artigo, vamos discutir as 12 funções mais importantes dentro de um escritório e como cada uma delas contribui para o sucesso da organização.
1. Gerente: O gerente é responsável por tomar decisões importantes, liderar a equipe e garantir que as metas da empresa sejam atingidas.
2. Assistente administrativo: O assistente administrativo auxilia no gerenciamento de documentos, agendamento de reuniões e outras tarefas administrativas importantes.
3. Atendimento ao cliente: Os funcionários responsáveis pelo atendimento ao cliente são a face da empresa, garantindo que os clientes se sintam bem atendidos e satisfeitos.
4. Contador: O contador é responsável por manter as finanças da empresa em ordem, garantindo que todas as operações sejam registradas corretamente.
5. Recursos Humanos: O departamento de Recursos Humanos cuida dos funcionários da empresa, desde a contratação até o desenvolvimento profissional.
6. Marketing: A equipe de marketing é responsável por promover a empresa, atrair novos clientes e manter a marca em destaque no mercado.
7. TI (Tecnologia da Informação): O departamento de TI é responsável por manter os sistemas de tecnologia da empresa funcionando corretamente, garantindo a segurança dos dados e a eficiência operacional.
8. Vendas: A equipe de vendas é responsável por gerar receita para a empresa, identificando oportunidades de negócios e fechando contratos com clientes.
9. Jurídico: O departamento jurídico cuida de questões legais da empresa, garantindo que todas as operações estejam em conformidade com a legislação vigente.
10. Compras: O departamento de compras é responsável por adquirir os materiais necessários para a empresa, garantindo que os produtos estejam sempre disponíveis.
11. Logística: A equipe de logística cuida da distribuição dos produtos da empresa, garantindo que cheguem aos clientes no prazo estabelecido.
12. Qualidade: O departamento de qualidade é responsável por garantir que os produtos e serviços da empresa atendam aos padrões estabelecidos, mantendo a satisfação dos clientes.
É a combinação de todas essas funções que permite que a empresa alcance seus objetivos e se destaque no mercado competitivo.
As 12 funções mais importantes do escritório
As funções de escritório que dominam são as atividades administrativas realizadas pelo pessoal de uma empresa, organização ou instituição e necessárias para o seu funcionamento. Se forem feitos com eficiência, os resultados serão muito melhores do que se forem mal feitos.
O trabalho no escritório normalmente tem um horário regular de segunda a sexta-feira, que começa às 8 ou 9 da manhã e dura até às 16 ou 17 horas, embora isso varie por país ou região.
A maioria dos trabalhos de escritório requer habilidades básicas, tais como: comunicação oral fluente, capacidade de escrever, arquivar e alguma experiência com equipamentos de escritório, como computadores, fotocopiadoras etc.
Dependendo do nível do cargo ou da responsabilidade assumida, exige que a pessoa possua ensino técnico, universitário ou de quarto nível.
As 10 principais funções de escritório que dominam
1- Planejamento
Essa é a primeira e mais importante das tarefas, pois consiste em definir como os métodos e estruturas organizacionais podem contribuir para o plano de negócios.
Existem ferramentas tecnológicas que ajudam a especificar esses métodos em tarefas distribuídas entre os membros da equipe, mas apenas um bom planejamento pode garantir que tudo acabe aumentando o objetivo do negócio.
Para o planejamento geral, é necessária uma visão clara dos negócios e um certo nível hierárquico dentro da empresa, mas cada membro da equipe deve planejar seu trabalho para que eles possam atender às metas e prazos estabelecidos.
2- Transcrição e / ou redação de relatórios
Uma tarefa que leva diariamente tempo para quem trabalha em um escritório é a redação, em qualquer meio, de relatórios que apóiam ou detalham suas funções ou servem para explicar os detalhes (antecedentes, progresso, resultados, profissionais e contras, etc.) de um projeto em particular.
Esses escritos também servem como um registro da atividade da organização à qual esse escritório pertence, para futuras auditorias ou revisões.
3- Participar de reuniões
São reuniões entre os membros de uma equipe de trabalho nas quais são trocadas idéias sobre os projetos em andamento, são apresentadas novas propostas, compartilhadas, apresentações ou relatórios.
Normalmente eles visam alinhar todos os presentes na direção de alcançar um objetivo comum, atribuindo papéis, tarefas e prazos a cada um. Eles também servem para resolver problemas que possam ter surgido no desempenho de tarefas.
Eles geralmente têm uma frequência, duração e dinâmica bem definidas. Além disso, o que é discutido neles geralmente é gravado em minutos ou minutos para arquivamento.
Algumas organizações realizam reuniões diariamente, outras, vários dias por semana, outras a cada duas semanas e outras mensalmente. A frequência das reuniões depende de cada empresa e de suas necessidades.
4- Agendar reuniões
Trata-se de coordenar a agenda de todas as pessoas que devem estar em uma reunião para que possam corresponder em um local e horário específicos.
É uma tarefa que pode ser esmagadora, portanto, confiar na tecnologia pode ser uma boa ideia. Existem aplicativos, como o ScheduleOnce, que permitem agendar reuniões automaticamente, permitindo que os convidados visualizem as datas disponíveis e escolham uma programação que lhes convenha.
5- Verifique o email corporativo
É uma tarefa que pode demorar muito tempo. Um relatório da Adobe publicado em 2016, que resultou de uma pesquisa autoaplicável de mais de mil trabalhadores, revela que gastamos uma média de 20,5 horas por semana, verificando nosso e-mail de trabalho.
Classificar, ler e responder a emails é uma forma muito comum de comunicação e permite a troca de arquivos e impressões relacionadas a um projeto ou processo organizacional.
Embora as empresas estejam constantemente procurando maneiras de gerenciar e-mails com mais eficiência, também existem aplicativos como o Gmail Smart Labels.
Outra maneira de agilizar essa tarefa é incorporar modelos de email de tipo ou textos que podem ser enviados com modificações mínimas para diferentes destinatários e em diferentes oportunidades.
6- Gestão financeira
Essa tarefa deve garantir que o dinheiro cumpra seu ciclo de vida na compra e venda de produtos e serviços; Todas as faturas são enviadas, registradas, pagas e enviadas. Claro, existem escritórios onde eles apenas fazem isso.
Essa atividade também inclui manter as contas financeiras e os documentos legais atualizados, para que não haja inconvenientes com a estrutura legal referente à organização em questão.
7- Logística
Essa função garante que todas as mercadorias relacionadas ao trabalho da empresa sejam transportadas de e para armazéns e clientes. Também inclui contatos com fornecedores para obter matérias-primas para a fabricação de novos produtos.
O objetivo dessa função é garantir que a empresa possua tudo o que é necessário para manter a produção do bem ou serviço que comercializa.
8- Chame a atenção
Em um escritório, você também precisa atender o telefone, pois é um meio de comunicação com clientes, fornecedores e entre seus próprios colegas.
Embora pareça uma tarefa simples, requer um certo protocolo, pois pode ser a voz que alguém de fora da empresa associa à sua imagem. Portanto, é importante que sejam respeitadas as regras de cortesia, seja mantido um tom institucional, moderado o volume da voz e o vocabulário utilizado.
Outro fato importante, que às vezes é esquecido ao executar essa função, é anotar o máximo de dados possível da pessoa do outro lado do telefone; Isso alimentará o banco de dados de contatos da empresa e permitirá que você acompanhe corretamente o problema discutido durante a conversa telefônica.
9- Organização de arquivos
A maioria das tarefas executadas em um escritório gera algum documento: faturas, notas, minutos, minutos, relatórios de vendas, etc.
Em papel ou digital, é uma quantidade de informação que exige que alguém catalogue, arquive e proteja de acordo com seu nível de importância para os negócios.
Precisamente esse último ponto, o do backup de informações, é um problema que se tornou uma dor de cabeça para muitas organizações, de modo que ferramentas, protocolos e procedimentos que garantem segurança no arquivamento e na transmissão de informações estão cada vez mais emergentes. dados confidenciais em uma organização.
Em alguns casos, discos rígidos externos são usados, enquanto em outros existem servidores especiais para esses casos ou plataformas de armazenamento em “nuvem”, como Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud.
10- Distribuição do correio da empresa
Uma tarefa que, apesar de não exigir treinamento acadêmico muito alto, exige boa organização, responsabilidade e senso de urgência, é a distribuição de correspondência dentro do escritório.
Um esboço de algum projeto, o cartão de crédito enviado pelo banco, as faturas de um fornecedor ou a carta de resposta de uma entidade governamental são alguns dos documentos que qualquer funcionário pode estar esperando e dos quais muitos outros processos podem depender da empresa.
11- Atendimento ao cliente
Essa função consiste em atender fisicamente os clientes com dúvidas ou reclamações sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.
12- Imprimir e copiar documentos
Consiste em imprimir os documentos que devem ser mantidos fisicamente ou fazer cópias daqueles que devem ser salvos em duplicado ou entregues aos funcionários da empresa.
Referências
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- Biz Trend (2015). 7 tarefas de escritório que você pode e deve automatizar. Recuperado de: es.sba.gov.
- Dewei Caitlin (2016). Quantas horas de sua vida você desperdiçou em email de trabalho? Experimente nossa calculadora deprimente. Recuperado de: washingtonpost.com.
- Laurie Reeves. Lista de trabalhos que trabalham em um escritório. Recuperado de: work.chron.com.
- O que um assistente de escritório faz. Recuperado de learn.org.
- O que exatamente as pessoas fazem nos trabalhos de escritório. Recuperado de: reddit.com.