O adiantamento a fornecedores refere-se ao pagamento que é feito total ou parcialmente a um vendedor de produtos, antes que estes tenham sido recebidos satisfatoriamente pela empresa compradora. Também é conhecido como prazo de pré-pagamento ou compra pré-paga.
Quando uma empresa concorda em comprar de um fornecedor, espera-se que o fornecedor tenha capital de giro ou recursos adequados para fornecer os bens ou serviços necessários.
O pagamento antecipado a um fornecedor incorre em custos adicionais para a empresa, além de apresentar o risco de perda de recursos avançados em caso de falência do fornecedor, reduzindo assim a capacidade de negociação da empresa em caso de disputa.
Os pré-pagamentos podem ajudar os fornecedores que não têm fluxo de caixa suficiente para comprar os materiais que atendem a um pedido grande, para que possam usar parte desse dinheiro para pagar pelo produto que fabricarão.
Também pode ser usado como garantia inicial para começar a fabricar um produto que pode ser personalizado ou exclusivo.
Características de pagamento a fornecedores
As empresas precisam fazer adiantamentos a fornecedores quando seus pedidos são grandes o suficiente para se tornar um fardo para o produtor.
As empresas devem ter uma política de adiantamentos, incluindo o processo comercial, como a quebra do pedido de compra, o envio da fatura, a reconciliação contábil, o tratamento do imposto sobre vendas e o recebimento.
– Ordem de compra
O valor total do pedido de compra deve incluir o valor do adiantamento e uma descrição completa da política de reembolso oferecida pelo fornecedor.
No caso de adiantamentos, o fornecedor, ao aceitar o pedido, considerará o contrato aceito, admitindo executá-lo de acordo com os termos e condições do pedido.
– Fatura
Avanço total
Os fornecedores aos quais é emitido um pagamento antecipado total devem fornecer uma fatura final ou pró-forma, pelo valor total do adiantamento, antes da emissão do pagamento. A fatura deve conter a ratificação do custo total, incluindo impostos, frete, manuseio, etc.
Não é recomendável que os fornecedores enviem uma fatura pró-forma como uma estimativa e depois faturem o valor real completo. Essa fatura subsequente deve ser considerada duplicada e nenhum pagamento adicional deve ser feito ao fornecedor.
Avanço parcial
Os fornecedores aos quais é emitido um adiantamento parcial são responsáveis pelo fornecimento de uma fatura final ou pro forma pelo mesmo valor que a parte fragmentada do pedido, incluindo o montante proporcional de impostos e frete / frete, antes de emitir o adiantamento parcial.
– Proteção contra riscos
Se o fornecedor declarar insolvência, os direitos do comprador entrarão em conflito com os dos outros credores do vendedor. Alguns pontos devem ser considerados ao fazer um adiantamento ao fornecedor para se proteger de riscos e perigos potenciais.
Reputação
A reputação do fornecedor deve ser um fator decisivo na preparação ou não da entrega antecipada. É melhor fazer uma pequena pesquisa e descobrir como eles se saíram em outros projetos. Não faz sentido dar dinheiro ao maior lance se você nunca conseguiu concluir um projeto.
Analise uma melhor oferta
O vendedor em questão pode ter fornecido o melhor preço. No entanto, você deve verificar se há outro provedor cujo preço pode ser um pouco mais alto, mas não exige o risco de receber um adiantamento. Isso deve ser cuidadosamente considerado, além do raciocínio para as implicações de risco.
Experiência
Deve-se garantir que o provedor tenha a experiência necessária para concluir o trabalho pelo preço indicado, antes de entregar qualquer quantia em dinheiro. Por exemplo, verifique se você possui pessoal qualificado para isso.
É ativo ou passivo?
Adiantamentos são pagamentos feitos antecipadamente, como adiantamentos para um projeto ou serviço contratual. Eles já são pagos, embora ainda não tenham sido incorridos. Eles serão reconhecidos como um ativo ou como uma despesa até o término do projeto ou serviço.
Estes são considerados ativos e têm um saldo devedor normal, que aumentará quando debitado e diminuirá quando creditado. O exemplo a seguir pode ser tomado:
Exemplo de contabilidade
Na etapa número 1, a empresa XYZ pagou um adiantamento de 50% pela melhoria de seus escritórios, que tem um custo total de US $ 500.000. Para o pagamento efetuado, a conta Adiantada aos fornecedores é debitada para aumentá-la e a conta Caixa é creditada.
Na próxima etapa, a empresa XYZ efetuou o pagamento integral quando o trabalho do provedor foi concluído. Agora, o registro contábil será o débito na conta correspondente do ativo fixo, que é a melhoria do Office.
Além disso, a conta Adiantamentos para fornecedores é encerrada ao creditá-la e o pagamento em dinheiro é registrado para o saldo restante, creditando-o na conta Caixa.
Esta conta de Adiantamentos a fornecedores aparecerá no balanço patrimonial na seção Ativo Circulante.
A razão de ser uma conta de ativos é porque constitui o direito de receber um determinado produto ou serviço. Por outro lado, no caso de a compra não ser realizada no final, representa o direito de poder receber o dinheiro de volta.
Exemplos de pagamentos a fornecedores
Pagamentos mensais de aluguel
Esses pagamentos de arrendamento são geralmente exigidos no início do prazo do contrato.
Pagamentos anuais de manutenção
Manutenção de equipamentos científicos ou médicos, equipamentos de escritório ou manutenção de software / hardware, contratos de serviços de computador, como acesso à Internet, sistemas e bancos de dados ou licenças de software.
Nesses casos, o pagamento anual total é geralmente esperado no início do prazo do contrato.
Pagamentos de acordos interinstitucionais
Uma empresa pode efetuar adiantamentos em acordos interinstitucionais, desde que o organismo pagador documente as circunstâncias da necessidade.
Pagamentos para profissionais
Pagamentos antecipados para artistas nomeados pelo tribunal, palestrantes, testemunhas especializadas ou mediadores. Nesses casos, pode ser necessário avançar uma parte da taxa antes da data do contrato.
Avanços na publicidade
Em alguns casos, pode ser necessário adiantar parte ou todo o pagamento ao colocar um anúncio.
Adiantamentos de prêmios de seguros
Esses pagamentos às seguradoras correspondentes geralmente são necessários no início do período de cobertura.
Pré-pagamentos para viagens fretadas
Pode ser necessário adiantar parte ou todo o pagamento ao contratar o ônibus, avião ou outro transporte fretado.
Referências
- Universidade do Colorado (2017). Declaração processual do PSC: pagamento antecipado a fornecedores. Retirado de: cu.edu.
- Blog do razão (2012). Pagamento antecipado ao fornecedor. Retirado de: ehlim.typepad.com.
- Gastar assuntos (2016). Técnicas para gerenciar o risco ao avançar pagamentos a fornecedores. Retirado de: gastmatters.com.
- Will Kenton (2019). Pagamento adiantado. Retirado de: investopedia.com.
- Escrituração simplificada (2020). Adiantamentos a fornecedores. Retirado de: sites.google.com.