Controle contábil interno: elementos, objetivos e exemplo

O controle interno cobre os métodos implementados por uma empresa para garantir a integridade da informação financeira e contabilidade, atender objetivos e rentabilidade operacional, e transmitir as políticas de gestão em toda a organização. Eles se sobrepõem aos procedimentos operacionais normais de uma empresa.

Essa sobreposição responde à intenção de proteger ativos, minimizar erros e garantir que as operações sejam realizadas de maneira aprovada. Não existem sistemas de controle interno idênticos, mas muitas filosofias de controle sobre integridade financeira e práticas contábeis tornaram-se práticas de gerenciamento padrão.

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O controle interno tem um preço, ou seja, as atividades de controle geralmente diminuem o fluxo natural dos processos de uma empresa, o que pode reduzir sua eficiência geral. Um conceito-chave é que mesmo o sistema de controle interno mais completo não elimina completamente o risco de fraude ou erro.

Sempre haverá alguns incidentes, geralmente devido a circunstâncias imprevistas ou a um esforço excessivamente determinado por alguém que queira cometer uma fraude.

Elementos do controle contábil interno

Separação de tarefas

A separação de funções envolve dividir a responsabilidade pela contabilidade, depósitos, relatórios e auditoria. Deveres adicionais são separados, há menos chance de um único funcionário cometer atos fraudulentos.

Para pequenas empresas com apenas alguns funcionários de contabilidade, compartilhar responsabilidades entre duas ou mais pessoas ou exigir que tarefas críticas sejam revisadas por colegas de trabalho pode servir ao mesmo objetivo.

Controles de acesso

Controlar o acesso a diferentes partes de um sistema de contabilidade por meio de senhas, bloqueios e registros de acesso eletrônico pode manter usuários não autorizados fora do sistema, fornecendo uma maneira de auditar o uso do sistema para identificar a fonte de erros ou discrepâncias.

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Auditorias físicas

As auditorias físicas incluem a contagem manual de dinheiro e quaisquer ativos físicos registrados no sistema contábil; por exemplo, inventários, materiais e ferramentas.

A contagem física pode revelar discrepâncias bem ocultas nos saldos das contas, que são negligenciadas nos registros eletrônicos.

A contagem de dinheiro nos pontos de venda pode ser feita diariamente ou mesmo várias vezes ao dia. Projetos maiores, como contagem manual de inventário, devem ser realizados com menos frequência, talvez trimestralmente.

Documentação Padronizada

A padronização de documentos usados ​​para transações financeiras – como faturas, requisições internas de materiais, recebimentos de estoque e relatórios de despesas de viagem – pode ajudar a manter a consistência na manutenção de registros ao longo do tempo.

O uso de formatos de documento padrão pode facilitar a revisão de registros anteriores, procurando a fonte de alguma discrepância no sistema. A falta de padronização pode fazer com que os elementos sejam negligenciados ou mal compreendidos nessa revisão.

Balanças de teste

O uso de um sistema contábil de entrada dupla aumenta a confiabilidade, garantindo que os livros estejam sempre equilibrados. Mesmo assim, erros podem fazer com que o sistema fique desequilibrado a qualquer momento.

O cálculo dos saldos de teste diários ou semanais pode fornecer informações periódicas sobre o estado do sistema. Isso permite descobrir e investigar discrepâncias o mais rápido possível.

Reconciliações periódicas

As reconciliações contábeis podem garantir que os saldos do sistema contábil correspondam aos saldos das contas de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes a crédito.

Por exemplo, uma reconciliação bancária envolve a comparação de saldos de caixa e registros de depósitos e recebimentos entre o sistema contábil e os extratos bancários.

As diferenças entre esses tipos de contas complementares podem revelar erros ou discrepâncias nas próprias contas. Eles também podem demonstrar que os erros podem se originar nas outras entidades.

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Autoridade para aprovação

Exigir que gerentes específicos autorizem certos tipos de transações pode adicionar uma camada de responsabilidade aos registros contábeis. Isso mostra que as transações foram visualizadas, analisadas e aprovadas pelas autoridades correspondentes.

Exigir aprovação para fazer grandes despesas e pagamentos impede que funcionários sem escrúpulos executem grandes transações fraudulentas com os fundos da empresa.

Objetivos

Salvaguardar os ativos da empresa

Controles internos bem projetados protegem os ativos contra perdas. A perda pode ser uma perda acidental, que ocorre devido a erros honestos cometidos por pessoas. Também pode ser uma perda intencional, resultante de atividades fraudulentas intencionais.

Garantir a confiabilidade e a integridade das informações financeiras

Os controles internos garantem que a gerência tenha informações precisas, oportunas e completas – incluindo registros contábeis – para planejar, controlar e relatar operações comerciais.

Garantir o cumprimento das leis

Os controles internos ajudam a garantir que a empresa cumpra as inúmeras leis e regulamentos nacionais, estaduais e locais que afetam as operações comerciais.

Promover operações eficientes e eficazes

Os controles internos fornecem um ambiente no qual gerentes e funcionários podem maximizar a eficiência e a eficácia das operações.

Cumprimento de metas e objetivos

O sistema de controles internos fornece um mecanismo para a gerência monitorar o cumprimento das metas e objetivos operacionais.

Exemplo

Ativos líquidos sempre precisam de mais proteção que ativos não líquidos, porque são mais fáceis de roubar; Por exemplo, pegue dinheiro.

O dinheiro é o ativo mais líquido e pode ser facilmente roubado por qualquer funcionário que o administre. Proteger o dinheiro da empresa é que controles internos especiais são implementados.

O controle interno da separação de tarefas é frequentemente usado com dinheiro. Esse controle requer que a pessoa que recebe o dinheiro do cliente e a pessoa que registra o recebimento do dinheiro no sistema contábil nunca sejam o mesmo funcionário.

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De fato, alguns sistemas de controle interno vão um passo além e exigem que um funcionário colete o dinheiro, outro o deposite no banco e outro o registre no sistema contábil.

Ao segmentar as tarefas de cada funcionário, nenhuma pessoa pode coletar o dinheiro, depositá-lo e registrar a venda na contabilidade. Isso evita fraudes, pois dessa maneira uma pessoa não pode embolsar parte do dinheiro coletado e registrar uma quantidade menor do recibo no sistema contábil.

Referências

  1. Steven Bragg (2018). Controle interno Ferramentas de contabilidade Retirado de: accountingtools.com.
  2. Investopedia (2018). Controles internos Retirado de: investopedia.com.
  3. Rebeias Hill (2018). Controles internos em contabilidade: definição, tipos e exemplos. Estudo Retirado de: study.com.
  4. Universidade de Washington (2018). Controles internos Retirado de: finance.uw.edu.
  5. David Ingram (2018). Quais são os sete procedimentos de controle interno em contabilidade? Pequenas empresas – Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
  6. Meu curso de contabilidade (2018). O que são controles internos? Retirado de: myaccountingcourse.com.

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