O organograma de um hotel é uma representação visual da estrutura hierárquica e funcional da organização, mostrando as relações de autoridade, responsabilidade e comunicação entre os diferentes setores e cargos. Essa ferramenta é essencial para garantir a eficiência e a eficácia das operações do hotel, permitindo uma distribuição clara de tarefas e responsabilidades.
No organograma de um hotel, é comum encontrar os seguintes setores e cargos: diretoria, gerência geral, gerência de operações, gerência de hospedagem, gerência financeira, gerência de alimentos e bebidas, gerência de marketing, recursos humanos, entre outros. Cada um desses setores desempenha funções específicas e interage de forma coordenada para garantir o bom funcionamento do hotel e a satisfação dos hóspedes.
Em resumo, o organograma de um hotel é uma ferramenta indispensável para a organização e gestão eficaz das atividades do estabelecimento, facilitando a tomada de decisões, a comunicação interna e a coordenação entre os diferentes setores e cargos.
Conheça as diversas funções desempenhadas pelos colaboradores de um estabelecimento hoteleiro.
Um hotel é um empreendimento complexo que requer um time de colaboradores trabalhando em diferentes áreas para garantir o bom funcionamento e a satisfação dos hóspedes. Conheça as diversas funções desempenhadas por esses profissionais em um estabelecimento hoteleiro.
No topo da hierarquia está o gerente geral, responsável por supervisionar todas as operações do hotel e garantir que os padrões de qualidade sejam mantidos. Abaixo dele, estão os gerentes de departamento, como o gerente de hospedagem, o gerente de alimentos e bebidas e o gerente de vendas e marketing.
Na recepção, encontramos os recepcionistas, que são responsáveis por receber os hóspedes, fazer check-in e check-out, fornecer informações sobre o hotel e a cidade, e resolver quaisquer problemas que os hóspedes possam ter durante a estadia.
No setor de alimentos e bebidas, temos os garçons, bartenders, chefs e ajudantes de cozinha, que trabalham juntos para oferecer uma experiência gastronômica de qualidade aos hóspedes.
Na área de limpeza, temos as camareiras, responsáveis por manter os quartos limpos e organizados, garantindo o conforto dos hóspedes durante a estadia.
Além disso, há também profissionais de manutenção, segurança, marketing, recursos humanos e administração, que desempenham funções essenciais para o funcionamento do hotel.
Em um hotel, cada colaborador desempenha um papel fundamental para garantir que os hóspedes tenham uma estadia agradável e memorável. É a combinação dessas diversas funções que faz com que um estabelecimento hoteleiro seja bem-sucedido.
Estrutura de um hotel: o que compõe e como funciona a hospedagem em detalhes.
A estrutura de um hotel é composta por diversos setores que trabalham em conjunto para garantir uma hospedagem confortável e satisfatória para os hóspedes. Desde a recepção até o setor de limpeza, cada área desempenha um papel fundamental no funcionamento do estabelecimento.
Na recepção, os hóspedes são recebidos e realizam o check-in, onde são feitas as formalidades de entrada e pagamento da estadia. O setor de reservas é responsável por gerenciar as reservas dos quartos e garantir a disponibilidade para os hóspedes. Já o setor de alimentos e bebidas cuida dos serviços de restaurante, bar e café da manhã, garantindo que os hóspedes tenham uma experiência gastronômica agradável durante a estadia.
O setor de governança é responsável pela limpeza e arrumação dos quartos, garantindo que os hóspedes tenham um ambiente limpo e confortável para descansar. A manutenção cuida da infraestrutura do hotel, garantindo que tudo esteja funcionando corretamente e em bom estado.
Além disso, os hotéis também contam com setores administrativos, como recursos humanos, financeiro e marketing, que auxiliam na gestão do estabelecimento e na promoção da marca.
Como é o organograma de um hotel? (e suas funções)
O organograma de um hotel geralmente é dividido em diferentes níveis hierárquicos, com funções específicas para cada cargo. No topo da hierarquia está o diretor geral, responsável por toda a gestão do hotel e pela tomada de decisões estratégicas.
Logo abaixo do diretor geral, estão os gerentes de cada setor, como o gerente de operações, o gerente de alimentos e bebidas, o gerente de vendas e marketing, entre outros. Cada gerente é responsável por coordenar as atividades de sua área e garantir que os objetivos do hotel sejam alcançados.
Nos níveis inferiores da hierarquia estão os supervisores e os funcionários operacionais, que executam as tarefas diárias de acordo com as orientações dos gerentes. Os funcionários da recepção, da limpeza, da manutenção e de outros setores desempenham um papel fundamental no atendimento aos hóspedes e no funcionamento do hotel como um todo.
Em resumo, o organograma de um hotel é uma estrutura organizacional que define as hierarquias e as funções de cada cargo, garantindo que o estabelecimento funcione de forma eficiente e ofereça uma experiência positiva aos hóspedes.
Conheça as diferentes áreas de atuação na indústria hoteleira.
Na indústria hoteleira, existem diversas áreas de atuação que contribuem para o funcionamento eficiente de um hotel. Cada departamento desempenha um papel específico para garantir a satisfação dos hóspedes e o bom desempenho do estabelecimento como um todo.
As principais áreas de atuação em um hotel incluem a recepção, governança, alimentação e bebidas, vendas e marketing, recursos humanos, manutenção e eventos. Cada uma dessas áreas possui funções específicas que são essenciais para o bom funcionamento do hotel.
A recepção é responsável pelo atendimento aos hóspedes, check-in e check-out, reservas e informações sobre o hotel e a região. A governança é responsável pela limpeza e organização dos quartos e áreas comuns do hotel. O departamento de alimentação e bebidas cuida da preparação e serviço de refeições e bebidas para os hóspedes.
O departamento de vendas e marketing é responsável por atrair novos clientes e promover os serviços do hotel. O setor de recursos humanos cuida da contratação, treinamento e desenvolvimento dos funcionários. A manutenção é responsável pela conservação e reparos do prédio e equipamentos do hotel. O departamento de eventos organiza e coordena eventos realizados no hotel.
O organograma de um hotel geralmente segue uma hierarquia que inclui o gerente geral no topo, seguido pelos gerentes de cada departamento e suas respectivas equipes. Cada departamento tem um papel importante na operação do hotel e trabalha em conjunto para garantir a excelência no atendimento aos hóspedes.
Conhecer as diferentes áreas de atuação na indústria hoteleira e entender como funciona o organograma de um hotel é fundamental para quem deseja trabalhar nesse setor e contribuir para o sucesso de um estabelecimento de hospedagem.
Fatores que influenciam a organização dos cargos em um hotel de hospedagem.
Um dos principais fatores que influenciam a organização dos cargos em um hotel de hospedagem é o tamanho da propriedade. Hotéis maiores tendem a ter uma estrutura organizacional mais complexa, com uma hierarquia de cargos bem definida. Por outro lado, hotéis menores podem ter uma estrutura mais enxuta, com menos níveis hierárquicos e uma maior flexibilidade nas funções dos colaboradores.
Outro fator importante é o tipo de hotel e seu público-alvo. Hotéis de luxo, por exemplo, geralmente possuem uma equipe mais especializada e uma estrutura organizacional mais sofisticada, com cargos como concierge, sommelier e chef de cuisine. Já hotéis econômicos tendem a ter uma estrutura mais simples, com cargos mais generalistas e menos especializados.
A sazonalidade do negócio também pode influenciar a organização dos cargos em um hotel. Em épocas de alta temporada, como férias e feriados, a demanda por serviços hoteleiros pode aumentar significativamente, exigindo uma reorganização da equipe e a contratação de funcionários temporários para suprir a demanda.
Por fim, a localização do hotel também pode influenciar a organização dos cargos. Hotéis localizados em destinos turísticos populares podem precisar de uma estrutura organizacional mais robusta para lidar com um grande volume de hóspedes, enquanto hotéis localizados em áreas mais remotas podem ter uma equipe menor e uma estrutura mais simplificada.
Como é o organograma de um hotel? (e suas funções)
O organograma de um hotel representa os trabalhos que um hotel precisa para executar seus processos de trabalho, missão, visão e valores.
Cada hotel, pequeno, médio ou grande, precisa de uma estrutura organizacional para realizar suas operações diárias. É usado para ajudar a dividir tarefas, especificar o trabalho para cada departamento e delegar autoridade dentro e entre departamentos.
O organograma acima é característico de um hotel de 5 estrelas, embora um hotel de 4 estrelas possa ter o mesmo número de apartamentos ou mais. O número de estrelas pode descer ou subir independentemente do número de departamentos.
Por exemplo, o hotel «NY King» poderia manter todos os apartamentos e subir de 4 a 5 estrelas. Ou vice-versa; desça de 5 a 4 estrelas e mantenha todos os departamentos.
O número de departamentos variará dependendo dos serviços oferecidos pelo hotel. Talvez um hotel de luxo – 5 estrelas – tenha serviços turísticos para clientes, academia, piscina, quadras de tênis, SPA, discoteca … Outro hotel menor não terá esses serviços adicionais e, portanto, não precisará de tantos funcionários, diminuindo o número de funcionários. departamentos.
As principais posições mais comuns em um hotel são: diretor, diretor de marketing, diretor de contabilidade, diretor de pessoal, diretor de engenharia, diretor de compras, gerente de sala e gerente de restaurante.
Dessas posições, são gerados outros que são inferiores, mas não menos importantes, para cumprir a função principal do hotel; acomode os hóspedes com a melhor qualidade possível, dependendo do número de estrelas de cada hotel.
Quem é responsável pela execução do organograma de um hotel?
Normalmente, o responsável pela execução do organograma em uma empresa é o diretor de recursos humanos.
Além do organograma, você precisará ter tarefas bem definidas na “descrição da tarefa” para que as funções de cada funcionário sejam bem definidas. Isso será essencial para a contratação de novos funcionários e para que cada funcionário saiba o que fazer.
Por outro lado, existem hotéis que terceirizaram funções de recursos humanos, principalmente hotéis menores e que não fazem parte das redes de hotéis.
Trabalhos comuns em um hotel e suas funções
1- Gerente Geral / Diretor de Hotel
É a posição de maior responsabilidade:
- É responsável pela administração, controle e desenvolvimento do hotel, verificando se todas as outras áreas departamentais estão funcionando da melhor maneira possível.
- Definir políticas e objetivos da empresa que devem ser cumpridos.
- Verifique se cada departamento está cumprindo os objetivos estabelecidos, oferecendo excelente qualidade de serviço.
- Gerenciar a gestão de recursos humanos, marketing, segurança, qualidade e coordenação de todos os aspectos necessários para o bom funcionamento do hotel.
2- Gerente de Vendas
Além de complementar os outros departamentos principais, sua principal função é vender e anunciar:
- Encontre clientes
- Presente para a empresa.
- Ofereça os serviços.
- Feche negócios com clientes.
- Desenvolva estratégias de publicidade.
- Promova serviços de hotel.
- Pesquise clientes em potencial.
- Relate os resultados de vendas ao departamento de contabilidade e finanças.
Assistente de vendas
O principal objetivo desta posição é apoiar o trabalho do seu superior, chefe e / ou gerente de vendas, controlar, classificar e ordenar as vendas realizadas, bem como coletar faturas para realizar o devido processo na ordem administrativa.
O departamento de quartos é o responsável pela captura dos pedidos de reservas e pela atenção ao cliente com esse objetivo, além de controlar os cheques e pagamentos dos mesmos.
Você também deve supervisionar que os quartos sejam limpos, trabalhando em estreita coordenação com as recepcionistas e empregadas domésticas.
Eles têm a tarefa de determinar a disponibilidade de quartos e receber e confirmar reservas.
O supervisor ou gerente de reservas é responsável por orientar o bom desempenho do departamento e os agentes de reservas desempenham as funções de atender as reservas pelos diferentes meios que chegarem (mídia, reservas de grupos, online, passeios, operadores, etc.), gerencie o dinheiro proveniente dos depósitos correspondentes e garanta as reservas específicas.
Executivo de Vendas
É um dos trabalhos mais importantes, pois é responsável por um portfólio de fornecedores que devem dizer a eles o que fazer.
Ele é responsável pelo que cada um de seus funcionários faz, deve conhecer o movimento de todas as contas e, se apresentar algum inconveniente, deve assumir a responsabilidade por isso.
Você deve fornecer um índice detalhado dos extratos da conta, ter iniciativa para obter contas importantes para sua empresa.
Nelas depende do sucesso ou fracasso da empresa, é uma posição muito complexa que requer um nível extremo de comprometimento e responsabilidade.
3- Gerente de Serviço
É responsável por supervisionar o departamento de serviço:
- Controle os custos.
- Consiga uma clientela fiel.
- Promover boas relações entre os funcionários.
- Resolva as dúvidas e preocupações dos serviços de todos os clientes.
- Atingir os objetivos de vendas.
- Defina um exemplo executando padrões éticos.
- Garanta que um alto nível de qualidade esteja sendo oferecido e que o negócio esteja sendo lucrativo.
Administração e Finanças
É uma posição importante, porque ele é responsável pelo controle dos assuntos administrativos, ele deve concordar com o Diretor Geral como os assuntos serão distribuídos e informá-lo sobre as diferentes etapas e eventos a eles relacionados.
Você deve gerenciar os recursos financeiros, orçamentos, despesas, despesas e investimentos em conjunto com as Diretorias e Unidades da empresa.
Supervisiona a gestão de recursos financeiros, coordena as relações de confiança reguladas pelo governo, supervisiona os processos relacionados à administração de pessoal.
Regula e mantém o fornecimento e a aquisição de recursos materiais , ativos e serviços gerais da corporação.
Estratégias de negócios
Como o nome diz, é responsável por criar estratégias e planos para entrar em novos mercados e fortalecer os pontos fortes da empresa, além de melhorar a experiência e o conhecimento de cada membro da associação ou organização.
Sua principal função é a responsabilidade direta pelas atividades de vendas da empresa, gerenciamento de marketing, promoção e distribuição, planejamento de vendas, organização das diferentes distribuições.
Atribua objetivos para atender às vendas de acordo com produtos e áreas, crie planos estratégicos para melhorar o sucesso da empresa, estude clientes e locais que possam ser mais apropriados para promover.
Promove um ambiente de trabalho em equipe, aumentando o espírito de vendas da equipe responsável.
Analise as possíveis causas de problemas e reclamações dos clientes.
Crie políticas para determinar preços e condições de venda.
Crie planos para aumentar o progresso do treinamento das pessoas em seu departamento.
Ele é responsável por receber, filtrar e distribuir os diferentes procedimentos e melhorias em relação à qualidade do serviço.
Controladoria e contabilidade
Departamento responsável por analisar e controlar as operações financeiras e contábeis.
Dedica-se também à elaboração de orçamentos anuais, previsões de receita, demonstrações financeiras, criação de relatórios sobre a situação financeira, participação em auditorias pelo controlador, etc.
Compras
É uma posição muito importante para o bom desenvolvimento do trabalho na empresa, porque eles são responsáveis pela cadeia de suprimentos e pela compra de todos os bens necessários para que o estabelecimento funcione efetivamente.
Podem ser compras para uso da empresa e para revenda e / ou matéria-prima para o desenvolvimento de seus próprios produtos.
Essa cobrança também inclui a compra de serviços relacionados a transporte ou marketing.
Eles são responsáveis pelo uso de informações e sistemas de computador para o gerenciamento da organização.
Eles planejam e dirigem todas as atividades relacionadas à ciência e tecnologia da computação na empresa para a qual trabalham.
Eles determinam as metas de negócios para o design de planos para atingir as metas definidas anteriormente.
4- Treinador adjunto
Ele é responsável por cumprir todos os deveres do gerente quando este estiver ausente.
Ele geralmente não toma decisões importantes sem primeiro consultar o gerente, mas se ele tiver uma decisão sobre problemas comuns e de rotina que possam surgir no desenvolvimento normal do hotel.
Você deve ser treinado com todas as informações e conhecimentos necessários para assumir uma posição tão importante, conhecer todas as funções, equipe, tarefas, substituições etc.
Além disso, o conhecimento das normas legais é algo que não pode ser esquecido para evitar problemas com a lei.
Você precisa resolver rapidamente e ter um plano B para tudo, caso as coisas não corram conforme as expectativas.
Gerente de Divisão de Salas
Seu trabalho é planejar, monitorar e controlar a execução de todas as políticas operacionais relacionadas à sua área:
- Planejar e supervisionar a operação de grupos e convenções.
- Analise as estatísticas mensais.
- Estabeleça padrões e normas para a prestação de serviços em sua área.
- Receba reclamações referentes à sua área.
- Coordena com o gerente de manutenção o desempenho correto de seu trabalho.
Chefe de recepção
Organize e controle as tarefas do departamento de recepção:
- Prepare a programação da equipe responsável.
- Gerenciar reclamações.
- Ele se comunica com os outros departamentos, se necessário.
- Eles cuidam do atendimento ao cliente e resolvem quaisquer dúvidas ou preocupações.
- Ele é o principal responsável pelo contato com o cliente.
Governanta
Esse departamento é o com o maior número de funcionários responsáveis em todo o hotel e é o principal responsável pela limpeza de todo o estabelecimento: as áreas comuns do hotel, como corredores, escritórios, salas, etc.
Essa posição é extremamente importante porque a limpeza é a carta de apresentação de um hotel, pois depende muito do sucesso ou fracasso.
Devem receber treinamento, os funcionários devem ser amigáveis e transmitir calor aos convidados.
Gerente de Alimentos e Bebidas
É responsável por supervisionar a preparação e a decoração de cada um dos pratos e bebidas preparados na área da cozinha do hotel, seguindo as receitas e normas previamente estabelecidas pelo hotel.
Garantir o bom desempenho das funções dos demais funcionários, bom manuseio de suprimentos, evitar desperdício de material, preparar o cardápio, supervisionar a área de sobremesas, bebidas espirituosas, inventário geral, etc.
Você deve fazer as aquisições necessárias e controlar as vinícolas.
Estar no controle de todos os funcionários responsáveis.
Capitão de Atendimento ao Cliente
Responsável pelo gerente pelo bom funcionamento dos serviços oferecidos pelo restaurante ou cafeteria.
- Receba o cliente.
- Ele o acompanha até a mesa.
- Receba sugestões.
- Diga adeus ao restaurante.
- Verifique se todos estão fazendo seu trabalho.
- Verifique os suprimentos.
- Ajude os garçons, se necessário.
É responsável por controlar o pessoal, criar os menus, monitorar o uso racional de matérias-primas e outros bens, controlar a produção e a qualidade dos pratos, determinar os horários de trabalho dos outros trabalhadores responsáveis.
Gerente de Serviços Gerais
Ele é responsável pelo desenvolvimento de um programa anual de manutenção e prevenção de máquinas e equipamentos.
Tome todas as medidas necessárias para manter e melhorar as condições arquitetônicas da propriedade.
A administração de serviços básicos, apoia as áreas que o compõem, salvaguarda a segurança da propriedade e de seus ocupantes, opera a comissão de saúde e segurança.
Chefe de manutenção
- Você deve resolver todos os problemas que ocorrem em tempo recorde, para que a produção não seja interrompida.
- Você deve organizar e coordenar as ordens de serviço de manutenção de todo o pessoal a seu cargo.
- Coordena a entrega e o recebimento dos materiais necessários para realizar os trabalhos de manutenção.
- Verifique a ordem e a qualidade do trabalho realizado.
- Autorize a remoção dos materiais armazenados no armazém.
- Se necessário, ele deve fornecer treinamento sobre os equipamentos, materiais e ferramentas presentes nas instalações.
Chefe de segurança
É responsável pela prevenção de riscos ocupacionais.
- Analise as possíveis situações de risco.
- Faça planos de segurança.
- Inspecione a equipe.
- Monitore os sistemas.
- Garante a segurança de clientes e funcionários.
- Prepare relatórios referentes a tudo que foi feito e aconteceu.
- Controle de estacionamento
Chefe de jardinagem
Responsável por tudo relacionado ao jardim e sua manutenção.
Gerente administrativo
Sua função é planejar e direcionar a gestão administrativa da empresa.
- Gerenciar relacionamentos com fornecedores.
- Controle disciplinar do pessoal.
- Crie estratégias de produção, etc.
Chefe de recursos humanos
Ele é responsável por tudo relacionado ao controle de recursos humanos e trabalha em contato direto com a Gerência Geral e outros gerentes.
- Você deve manter um ambiente de trabalho favorável.
- Organize os subsistemas de RH.
- Mediar conflitos entre funcionários.
- Garantir o bem-estar das relações empregado-empresa.
Gerente de armazém
Controla as entradas e saídas de todos os materiais, equipamentos, produtos, ferramentas e, em geral, todas as propriedades pertencentes à empresa.
Também realiza auditorias e inventários para o controle correto e eficaz.
Assistente de contabilidade
Seu trabalho está relacionado a tarefas contábeis, dentre algumas de suas muitas funções que podemos encontrar:
- Gerenciamento de estoque.
- Pagamento de serviços
- Declarações fiscais
Auxiliar administrativo
Suas principais funções são:
- Processando correspondência, recebendo documentos, atendendo chamadas, visitas, arquivando documentos, processando arquivos, mantendo a agenda atualizada, etc.
Outro esquema é:
