Departamento de compras: recursos, funções

O departamento de compras é a seção de uma empresa responsável por todas as atividades de aquisição de matérias-primas, peças de reposição, serviços etc., conforme exigido pela organização. Ele fornece um serviço que é a espinha dorsal de muitas organizações industriais, de varejo e militares.

Ele garante que os suprimentos necessários para operar o negócio sejam classificados e mantidos em estoque. Esse departamento está no centro de um gerenciamento bem-sucedido da cadeia de suprimentos e é responsável por minimizar o custo dos produtos encomendados, controlar os níveis de estoque e estabelecer fortes relacionamentos com os fornecedores.

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Um bom departamento de compras exigirá qualidade dos fornecedores e acompanhará os pedidos desde o início até a recepção. Ajuda outros departamentos a identificar necessidades, gerenciar o processo de requisição e obter preços competitivos. Eles geralmente atuam como controladores para garantir a conformidade com os orçamentos.

Caracteristicas

Atuar como consultores confiáveis ​​para a gerência sênior

O departamento de compras está envolvido em planejamento e orçamento corporativo em alto nível. Isso torna possível projetar custos de engenharia reversa e explorar alternativas potencialmente mais baratas e / ou de maior qualidade.

Aumentar a inovação de fornecedores

Mais do que apenas exigir o menor preço, o departamento de compras trabalha com fornecedores para reduzir o custo subjacente de seus produtos e serviços.

Eles estão intimamente envolvidos com o “ciclo de vida da inovação”, desde a ideia inicial até a fabricação e a melhoria contínua.

Fornecer conhecimento sobre os principais dados do fornecedor

As empresas podem recorrer a essas informações para criar análises preditivas, fornecendo uma visão mais profunda dos mercados.

Gerenciar e suavizar os riscos da cadeia de suprimentos

As crises econômicas ensinaram o valor de estar ciente da estabilidade dos fornecedores. O departamento de compras tem uma visão muito mais nítida dessa área do que qualquer outra parte da organização.

Promover equipes ágeis e desenvolvimento de talentos

É necessário cruzar os limites funcionais e geográficos para encontrar os candidatos certos para o departamento de compras.

Em alguns casos, a resposta está na terceirização ou no uso de organizações de serviços compartilhados.

Funções

Obtenção de materiais

Para uma empresa de manufatura, isso pode incluir matérias-primas, mas também pode incluir ferramentas, máquinas ou até o material de escritório necessário para a equipe de vendas e os secretários.

Em um negócio de varejo, o departamento de compras deve garantir que sempre haja produtos suficientes nas prateleiras ou nas lojas para manter a loja bem abastecida.

É especialmente importante manter o armazém de estoque em um nível razoável. Investir quantias excessivamente grandes em dinheiro pode gerar problemas de estoque e falta de capital para outras despesas, como pesquisa e desenvolvimento ou publicidade.

Avaliar preços

Um departamento de compras é responsável por avaliar continuamente se você está recebendo os materiais pelo melhor preço possível, a fim de maximizar a lucratividade.

Você precisa comparar preços, a fim de encontrar os melhores fornecedores com os preços mais sensíveis para pedidos do tamanho específico da empresa.

O departamento de compras pode se comunicar com fornecedores alternativos, negociar melhores preços para pedidos maiores ou descobrir a possibilidade de obter produtos com um preço mais baixo de outras fontes variadas.

Pré-aprovação do fornecedor

O departamento de compras avalia os fornecedores em termos de preço, qualidade, opiniões dos clientes e tempo para concluir os pedidos, produzindo uma lista de fornecedores aprovados.

Rastreamento de pedidos

Os pedidos são documentados com formulários de pedido. Eles especificam informações importantes sobre os materiais pedidos e a quantidade solicitada.

Esses formulários são usados ​​para garantir que os produtos pedidos sejam recebidos e para rastrear o tempo necessário para a conclusão dos pedidos.

Trabalho de escritório

O departamento de compras lida com toda a documentação relacionada à compra e entrega dos materiais.

Isso representa trabalhar em estreita colaboração com o departamento de contabilidade, a fim de garantir que haja dinheiro suficiente para comprar os itens, que o dinheiro flua sem problemas e que todos os pagamentos sejam feitos dentro do prazo.

Conformidade da política

Antes de fazer uma compra, o departamento de compras deve garantir que as formalidades para a aquisição e aprovação do orçamento sejam cumpridas e deve-se garantir que os materiais sejam comprados de acordo com a política geral da organização.

Importância

Obtenha custos mais baixos

O departamento de compras desempenha um papel importante na maximização dos lucros comerciais. Compare preços e negocie com fornecedores para que a empresa obtenha o melhor preço possível dos produtos necessários.

Você também pode economizar, aproveitando as garantias e descontos geralmente esquecidos por não especialistas.

Isso ajuda a economizar, oferecendo uma melhor transparência nos custos da empresa. Isso permitirá negociar melhores contratos e liberar o fluxo de caixa.

Evitar materiais insuficientes

O departamento de compras precisa identificar quais produtos são críticos para a empresa e tomar as medidas apropriadas para proteger sua cadeia de suprimentos.

Para garantir que materiais insuficientes não afetem a produtividade, o departamento de compras usa técnicas como fornecimento múltiplo.

Ter várias fontes significa usar vários fornecedores que oferecem os mesmos produtos. Se houver um problema com um fornecedor, os pedidos poderão ser aumentados para outro para compensar a falha.

Melhore a qualidade

O departamento de compras ajuda a melhorar a qualidade, definindo metas de desempenho. Em seguida, rastreia o desempenho real em relação a esses objetivos.

É fundamental medir características de qualidade usando indicadores para atributos, como durabilidade, aparência do produto ou pontualidade de entrega.

Ele trabalha em estreita colaboração com os fornecedores para desenvolver seus processos e ajudá-los a melhorar a qualidade.

Gerenciar relacionamentos

O desafio do departamento de compras é tornar o fornecedor interessado em trabalhar com a empresa. Faça com que o provedor invista em um relacionamento de longo prazo.

O departamento também precisa gerenciar os relacionamentos dentro da empresa. Você precisa trabalhar com as partes interessadas internas, como marketing, finanças, logística e distribuição, para garantir que todos estejam alinhados.

Busca por inovação

Como o departamento de compras está sempre em contato com uma variedade de negócios externos, está em uma posição ideal para adquirir produtos inovadores que podem fornecer uma vantagem competitiva para os negócios em termos de preço, qualidade ou conveniência.

Referências

  1. Alexis Writing (2018). Quais são as funções de um departamento de compras em uma organização? Empresa de pequeno porte – Chron. smallbusiness.chron.com.
  2. Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Gerenciamento de compras. Retirado de: en.wikipedia.org.
  3. Kaylee Finn (2018). Funções de um departamento de compras nos negócios. bizfluent.com.
  4. BDC (2018). 6 maneiras pelas quais o departamento de compras pode melhorar seus negócios. Retirado de: bdc.ca.
  5. Robert Bowman (2014). Os cinco traços das organizações de compras de ‘classe mundial’. Forbes Retirado de: forbes.com.

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