Um desembolso (contabilidade) dinheiro, dinheiro também chamado, refere-se o pagamento feito por uma empresa por um período específico, como um mês, trimestre ou ano. É a saída de caixa paga em troca da provisão de bens ou serviços.
Não inclui apenas pagamentos em dinheiro (saída de caixa), mas também através de cheques ou transferências eletrônicas de fundos. Se o pagamento for feito com cheque ou transferência, geralmente há um atraso de um ou dois dias antes que os fundos sejam retirados da conta bancária da empresa, devido à duração do processamento.
Os desembolsos em dinheiro geralmente são feitos através do sistema de contas a pagar. No entanto, os fundos também podem ser desembolsados por meio do sistema de folha de pagamento e por meio de pequenos recursos.
O processo de distribuição de dinheiro pode ser terceirizado para o banco da empresa, para emitir pagamentos a partir das datas autorizadas pela empresa pagadora, usando os fundos da conta corrente do banco.
Caracteristicas
Um desembolso representa uma saída de caixa. A atividade de pagamento resulta em uma redução no saldo de caixa disponível em uma conta corrente.
Você também pode fazer um desembolso de dinheiro para reembolsar o dinheiro a um cliente, registrado como uma redução nas vendas. Outro tipo de desembolso de caixa é o pagamento de dividendos aos acionistas; Isso é registrado como uma redução no capital corporativo.
Há um grande número de transações de entrega possíveis, entre as quais:
– Salários pagos aos funcionários.
– Comissões de vendas pagas aos vendedores.
– Royalties pagos pelo uso da propriedade intelectual.
– Pagamento de faturas de fornecedores.
– Dividendos pagos a acionistas ou investidores.
– Impostos pagos ao Estado.
As formas mais comuns que um desembolso pode assumir são dinheiro, cheque, transferência eletrônica automatizada pela câmara de compensação, cartão de débito e transferência bancária.
Contas de desembolso
Uma empresa usa contas de desembolso para controlar o dinheiro que usa para despesas tão diversas como folha de pagamento, litígios, multas regulatórias, manutenção de equipamentos e material de escritório.
Qualquer conta em que a empresa confie para monitorar o que sai dos cofres corporativos é qualificada como uma conta de desembolso. Dada a importância dessas contas, há muito pensamento estratégico para formular e adotar os procedimentos de desembolso.
Esses regulamentos ajudam os funcionários a entender claramente como desembolsar fundos, quando fazê-lo, de quem obter aprovação e como relatar itens.
Um contador registra as transações e as contabiliza nos livros contábeis, como o razão e o livro de contas a pagar. Cada registro inclui a data, o nome do beneficiário, o valor cobrado ou creditado, a forma de pagamento, a finalidade do pagamento e seu efeito no saldo geral de caixa da empresa.
As contas no razão dependem do tipo de negócio. Por exemplo, um varejista tem pagamentos por itens de estoque, contas a pagar e salários. Um fabricante possui transações de matéria-prima e custos de produção.
Para que serve?
As despesas de caixa medem a quantidade de dinheiro que está realmente saindo de uma empresa. Esse valor pode ser muito diferente do lucro ou perda real da empresa.
Por exemplo, se uma empresa usa o método da contabilidade de competência, as despesas são declaradas quando incorridas, e não quando pagas. Da mesma forma, as receitas são relatadas quando são auferidas, e não quando são realmente coletadas.
No entanto, se a receita não for coletada tão rapidamente quanto desejado, mas as despesas estiverem sendo pagas, um lucro poderá ser relatado, mas sem ter dinheiro para acabar.
O desembolso de dinheiro faz parte do fluxo de caixa. Se o fluxo de caixa for negativo, o que significa que as despesas são maiores que a receita, pode ser um aviso prévio de possível insolvência.
Diário de Desembolsos
O diário de despesas é o registro que os contadores mantêm de todas as despesas financeiras realizadas por uma empresa antes de publicá-las na contabilidade.
Os diários de desembolso cumprem uma série de funções, como forma de registrar o cancelamento de impostos e a categorização de outras despesas. Todas as compras feitas em dinheiro são registradas no diário de despesas.
Este jornal é reconciliado mensalmente com as contas contábeis. Estes são subsequentemente utilizados para criar as demonstrações financeiras para os períodos contábeis regulares.
Os diários são mantidos no software contábil e conterão as seguintes informações básicas: data do desembolso, número do cheque, tipo de transação, valor, beneficiário e nota.
O administrador do jornal deve ser muito meticuloso e estar ciente de cada transação para manter o jornal adequadamente. Também é uma boa prática estabelecer controles internos para que o dinheiro não seja desviado ou mal utilizado.
Esses controles internos podem estar verificando gastos de grandes quantias ou monitorando determinados esquemas de pagamento para detectar atividades incomuns.
Além do uso para entradas do razão geral na preparação das demonstrações financeiras de uma empresa, o diário de desembolsos pode fornecer informações aos proprietários sobre as atividades de gerenciamento de caixa.
Dentre as informações destacadas apresentadas por este jornal, vale destacar quanto foi alocado no inventário daquele mês, quanto foi pago pelos salários, quanto pelos arrendamentos, quanto pelos serviços externos, entre outros aspectos. O jornal se torna um bom recurso para orientar futuras decisões de entrega em dinheiro.
Exemplo
Um exemplo de desembolso é quando o advogado de uma empresa, ao preparar um caso, faz pagamentos a terceiros por honorários judiciais ou médicos, investigações particulares, envio de documentos ou relatórios de especialistas.
Os desembolsos podem ser dispendiosos em casos que envolvam relatórios de especialistas para o estabelecimento de evidências, especialmente em casos de ferimentos pessoais, quando ferimentos graves têm efeitos a longo prazo e devem ser avaliados imediatamente.
Esses relatórios permitem determinar com maior precisão as perdas do cliente e permitem entender melhor os danos reivindicados. O advogado notifica o cliente e a companhia de seguros antes de incorrer em despesas elevadas. O cliente deve reembolsar o advogado.
Referências
- Michael Keenan (2018). O que é um desembolso em dinheiro na contabilidade? Empresa de pequeno porte – Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
- Steven Bragg (2017). Desembolso em dinheiro Ferramentas de contabilidade Retirado de: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Diário de desembolsos em dinheiro. Retirado de: investopedia.com.
- Steven Bragg (2017). Desembolso Ferramentas de contabilidade Retirado de: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Desembolso Retirado de: investopedia.com.
- Marquês de Codjia (2017). O que é uma conta de desembolso? Bizfluent Retirado de: bizfluent.com.