As funções administrativas são aquelas tarefas ou atividades que todo gerente deve ser utilizado para obter excelentes resultados no curto e no longo prazo de uma empresa. Essas funções têm um caráter universal, para o qual todo gerente pode implementá-las em seus respectivos trabalhos.
Os administradores, de um modo geral, participam de um conjunto comum de funções para atender aos objetivos da empresa. Essas funções administrativas foram descritas por Henri Fayol em seu livro “Administração Industrial e Geral” em 1916 .
A administração, também conhecida como administração de empresas, é a administração de um escritório, empresa ou organização. Envolve a organização eficiente de pessoas, informações e outros recursos para atingir os objetivos da empresa.
As informações são essenciais para as operações comerciais, e as pessoas são os recursos que fazem uso das informações para agregar valor a uma empresa. Isso significa que as empresas terão dificuldades se não tiverem algum tipo de gerenciamento administrativo.
Processo administrativo
Quando o processo administrativo é implementado de forma sistemática, são gerados resultados favoráveis na gestão das empresas. Esse processo considera que é a administração que executa determinadas atividades denominadas funções administrativas: planejamento, organização, coordenação, direção e controle.
É avaliado como um processo porque uma organização não pode ser executada se um planejamento não tiver sido estabelecido, não pode ser coordenada se não tiver sido planejada e organizada anteriormente, e assim por diante, até que se torne impossível controlar se não tiver sido planejado, organizou, coordenou e dirigiu as atividades.
As 5 funções administrativas em uma empresa
Essas funções têm como objetivo indicar em quais campos você irá trabalhar e onde os esforços serão aplicados, além de resolver o problema de como executar as tarefas em cada uma dessas áreas para atingir os objetivos predefinidos.
Essas funções compreendem partes vitais da estrutura de uma empresa, ajudando a organização a gerenciar recursos e pessoas com eficiência.
Planejamento
Significa poder decidir com antecedência o que fazer, quando e como fazê-lo, bem como quem deve fazê-lo. Mapeie o caminho de onde a empresa está, para onde ela quer estar.
A função de planejamento envolve definir metas e organizá-las em ordem lógica. Além disso, defina as estratégias a seguir para alcançá-las. A gerência está envolvida no planejamento de curto e longo prazo.
No planejamento, a unidade deve governar e deve ser precisa, além de ser um pouco flexível e contínua. É necessário levar em conta experiências anteriores, para evitar qualquer problema apresentado anteriormente.
Organização
Envolve identificar responsabilidades a serem executadas, agrupar responsabilidades em departamentos ou divisões e especificar relacionamentos organizacionais.
O objetivo é alcançar esforços coordenados entre todos os elementos da organização. A organização deve levar em conta a delegação de autoridade e responsabilidade e o escopo de controle nas unidades de supervisão.
Uma boa organização do trabalho é essencial, pois assim as atividades a serem executadas podem ser ordenadas para que a estrutura da empresa seja sólida.
Coordenação
Refere-se a vincular os procedimentos às tarefas realizadas na empresa, a fim de complementá-los e auxiliar no trabalho de cada um dos trabalhadores.
Seu objetivo é consolidar tudo o que é feito para poder atender às metas e objetivos gerais propostos pela empresa.
Endereço
É liderar as pessoas de uma maneira que atinja os objetivos da empresa. Isso implica em uma alocação adequada de recursos e suporte eficaz.
A gerência exige habilidades interpessoais excepcionais e a capacidade de motivar as pessoas. O equilíbrio certo deve ser alcançado entre uma ênfase nas necessidades do pessoal e uma ênfase na produção econômica.
Ele deve ser realizado por um gerente, para que os funcionários possam realizar as ações propostas e atingir as metas planejadas.
Ao controle
É a função que avalia a qualidade em todas as áreas e detecta desvios potenciais ou reais no plano da organização.
Isso garante um desempenho de alta qualidade e resultados satisfatórios, mantendo um controle ordenado e suave do ambiente, incluindo informações para medir o gerenciamento de desempenho e a implementação de ações corretivas.
Inspeciona e avalia se as tarefas que devem ser executadas na empresa são executadas corretamente. Além disso, você deve estar ciente de corrigir os erros gerados, bem como de que há algum desvio em relação aos objetivos.
Importância
Mantenha as finanças saudáveis
Se os gastos não são controlados, o desperdício é reduzido e os dados são confiáveis, é impossível manter as finanças em boa forma. Ao organizar todas as áreas da empresa, incluindo o departamento financeiro, é muito mais fácil gerenciar o fluxo de caixa.
Definir a frequência e os métodos de manutenção desse controle é muito útil. As informações também devem ser centralizadas para evitar duplicação e erros ao enviá-las para outros locais.
É por isso que várias planilhas precisam ser substituídas por um único sistema confiável, atualizado por um pequeno número de pessoas.
Aumentar a produtividade
Você pode identificar quais equipes executam melhor determinadas tarefas e permitir que elas se concentrem nos pontos fortes. Identificar erros no processo e corrigi-los resultará em uma metodologia mais eficiente, que desperdiçará menos tempo e também menos recursos.
Ao identificar e corrigir erros, você pode produzir mais em menos tempo e usar menos recursos no processo, garantindo melhores resultados.
Ajude a cumprir metas
O gerenciamento administrativo torna possível alcançar os resultados necessários. Isso ocorre porque se concentra na implementação de processos mais eficazes, que certificam que os objetivos são alcançados.
Gere satisfação do cliente
Os processos mais eficientes são refletidos em qualidade e prazos, resultando em clientes que atendem às suas necessidades. O relacionamento com os clientes pode estar mais próximo, ajudando a entender melhor suas necessidades, a fim de oferecer produtos e serviços que os satisfaçam.
Promova decisões orientadas a dados
As decisões são tomadas com base nos resultados. Ou seja, se tudo o que está acontecendo estiver sendo monitorado, ele será gravado nos dados. Com base nesses dados, decisões mais precisas podem ser tomadas, cenários passados e atuais analisados, para planejar o futuro.
Exemplos
Função comercial
É a função que vincula a empresa ao ambiente externo. É responsável por todas as atividades necessárias para que os bens e serviços produzidos sejam entregues à clientela.
Através de uma análise do mercado, ele procura estabelecer qual produto ou serviço deve ser produzido, quais pessoas você deseja atingir, como será promovido, onde será comercializado, qual será o preço, etc.
Esta atividade procurará fazer com que o cliente se sinta satisfeito com o produto ou serviço que oferece e não com qualquer outro que outras empresas tenham colocado no mercado.
Contabilidade
Assuma o controle dos recursos que as empresas possuem, para gerenciá-los com eficiência. Primeiro, é necessário estabelecer o processo contábil, executando as etapas de automação, avaliação e registro.
Além disso, relata, através das demonstrações financeiras, as operações realizadas pela empresa. Deve mostrar quais são os recursos e quanto é o valor das dívidas, produtos, despesas e patrimônio, também avaliando o desempenho da empresa.
As informações oferecidas pela contabilidade de uma empresa são essenciais para poder executar a tomada de decisão dos proprietários e dos gerentes.
Finança
Planeje os recursos econômicos de forma que sua aplicação seja realizada da melhor maneira possível. Além disso, investiga as fontes de financiamento para atrair recursos quando a empresa exige.
Procura reduzir a incerteza sobre o investimento, a fim de alcançar a máxima rentabilidade de uma empresa ou o lucro por ação.
Higiene e segurança industrial
É definida como a atividade aplicada para proteger a integridade física dos funcionários e evitar acidentes futuros. Controla e evita riscos ambientais para o ser humano na empresa, que podem produzir doenças.
É responsável por minimizar os riscos existentes para os trabalhadores e para as equipes de trabalho em seu relacionamento mútuo.
Referências
- Ecourses Online (2020). Funções de administração. Retirado de: ecoursesonline.iasri.res.in.
- Referência (2020). O que é uma função de administração? Retirado de: reference.com.
- Instituto de Gestão Administrativa (2020). Gerenciamento administrativo. Retirado de: instam.org.
- Enciclopédia Econômica (2020). Funções administrativas. Retirado de: encyclopediaeconomica.com.
- Sabino Ayala Villegas (2006). O processo administrativo e suas funções básicas. Retirado de: gestiopolis.com.
- Meu Abcm (2020). Aprenda a importância do gerenciamento administrativo para os negócios. Retirado de: myabcm.com.