Gerenciamento Administrativo: Funções e Processos

A gestão administrativa é o conjunto de formas, ações e mecanismos que permitem utilizar os recursos humanos, materiais e financeiros de uma empresa, a fim de alcançar o objetivo proposto . É baseado em quatro princípios fundamentais; a ordem é a primeira, de acordo com cada trabalhador deve ocupar a posição para a qual ele é treinado.

A falta de ordem leva a um trabalho menos eficiente e ao uso incorreto dos recursos. O segundo princípio é disciplina; Na gestão administrativa, a disciplina é um aspecto importante, uma vez que as regras e regulamentos devem ser cumpridos e respeitados por todos.

Gerenciamento Administrativo: Funções e Processos 1

O terceiro princípio é a unidade de comando. O funcionário deve saber a quem ele relata seu trabalho e de quem ele receberá pedidos, para evitar mensagens erradas que prejudicam a qualidade do trabalho. Finalmente, incentivar e valorizar a iniciativa na equipe é crucial para motivar; Isso terá um impacto positivo no ambiente de trabalho e na consecução dos objetivos.

O gerenciamento administrativo é essencial para a organização, pois forma a base sobre a qual as tarefas do grupo devem ser executadas, formando também uma rede que visa atender aos objetivos de negócios.

Funções

Desempenho dos processos de gerenciamento

Os processos de gerenciamento devem ser realizados adequadamente, para que um desempenho efetivo seja realizado em cada uma das funções administrativas.

Eles devem incluir planejamento, organização, direção e controle, todos baseados no cumprimento dos objetivos.

Recrutamento

Refere-se à seleção, treinamento, colocação e remuneração do pessoal. A consecução dos objetivos da organização depende de poder contar com o pessoal adequado, portanto, o interesse em atender às necessidades dos funcionários deve ser mantido e, ao mesmo tempo, ser leal à organização.

Proteção de ativos

Os ativos de uma organização devem ser protegidos contra uso indevido, perda ou dano causado por roubo, incêndio ou qualquer outro meio.

Relacionado:  Custo principal: o que é, como é calculado e exemplos

Portanto, é necessário manter um registro adequado para cada tipo de ativo, responsabilizando a equipe pelo correto uso e salvaguarda.

Relações públicas

Uma das funções importantes da gestão administrativa é o estabelecimento e manutenção de várias linhas de comunicação entre a organização e seu público relacionado (clientes, acionistas, funcionários, fornecedores, consumidores).

Definir sequências de trabalho

Para desempenho estável e ininterrupto do trabalho administrativo, sistemas e procedimentos de rotinas definidas devem ser desenvolvidos. Isso é motivado pelo caráter de interdependência e inter-relação entre as tarefas específicas de cada departamento.

Compra de ativos fixos

Em cada departamento, há a necessidade de ativos fixos adequados para obter um desempenho eficiente e econômico do trabalho realizado lá. Portanto, um procedimento padrão deve ser seguido na seleção e compra de cada tipo de ativo fixo necessário.

Um aspecto importante é a detecção e avaliação da real necessidade do ativo, evitando despesas desnecessárias que impactam as finanças da empresa.

Design e controle de formulários

Como o trabalho administrativo possui características particulares, os formulários utilizados devem ser projetados para fornecer as informações necessárias de maneira adequada.

É dever da administração projetar esses formulários e tentar padronizar seu uso, a fim de reduzir custos.

Compra de artigos de papelaria e material de escritório

Esses artigos devem cobrir as necessidades dos usuários, pois terão impacto na execução sistemática e rápida do trabalho que está sendo realizado.

Portanto, é importante garantir a padronização, seleção e compra desses insumos, bem como sua distribuição para outros departamentos, quando necessário.

Processos de Gerenciamento Administrativo

Planejamento

O planejamento é a pedra angular desse processo, pois isso resultará em ações subsequentes a serem seguidas. Para executar um processo eficiente, é necessário considerar o seguinte:

Relacionado:  Unidades equivalentes: para que servem, cálculo e exemplos

– Tenha objetivos claros.

– Estudar o ambiente em que o trabalho será realizado.

– Identifique e atribua as tarefas que ajudarão a alcançar os objetivos.

– Faça um plano abrangente de realizações, que destaque os elementos criativos que ajudam a executar efetivamente o trabalho.

– Determinar as políticas, métodos e procedimentos necessários para a execução do trabalho.

– Criar sistemas de alerta que permitam antecipar ações diante de problemas futuros.

– Atualizar constantemente os planos, considerando os resultados dos controles exercidos sobre eles.

Organização

Para alcançar o sucesso, todos os recursos humanos, financeiros e materiais relacionados ao trabalho a ser executado devem ser coordenados.

Isso implica o estabelecimento de um conjunto de regras e atribuições de tarefas que as pessoas envolvidas devem seguir estritamente. Algumas dessas atividades são:

– Divida o trabalho considerando as unidades operacionais.

– Agrupe tarefas por trabalhos.

– Estruturar as unidades operacionais com critérios de gerenciamento e afinidade de trabalho.

– Selecione o pessoal que possui as habilidades necessárias para um trabalho específico.

– Estabelecer ajustes nas atividades realizadas, com base nos resultados de seus controles.

Endereço ou execução

Para cumprir as estratégias planejadas e organizadas, é necessário executar as ações que as iniciam e dar continuidade.

Entre essas medidas estão as de direcionar a atividade e promover o desenvolvimento do empregado no trabalho e no pessoal, para que essa motivação se traduza na realização eficiente do objetivo. Essas estratégias podem ser:

– Orientar e incentivar o grupo a atingir o objetivo.

– Estabelecer comunicação direta, aberta e transparente com cada um dos envolvidos, direta ou indiretamente, no trabalho.

– Desenvolva o potencial de cada membro.

– Criar incentivos para os funcionários que se destacam em determinados critérios pré-estabelecidos, como criatividade, velocidade de conclusão, entre outros.

Relacionado:  Agustín Reyes Ponce: Biografia e Contribuições à Administração

– Estabelecer mecanismos para avaliação constante do processo de execução, a fim de corrigir ações, se necessário.

Controlar

É importante implementar estratégias para verificar se o que é planejado, organizado e executado está progredindo satisfatoriamente e efetivamente em direção ao objetivo.

Isso permitirá que as decisões substituam atividades ou reorientem o processo, o que o otimizará. Estas podem ser algumas das ações a seguir:

– Estabelecer comparações dos resultados com os planos gerais da empresa.

– Avaliar o produto do trabalho, com base em seus padrões de desempenho.

– Tornar público os meios a serem utilizados nas medições.

– Comunicar as sugestões ao pessoal responsável, a fim de corrigir as ações necessárias.

Referências

  1. Assuntos de Dinheiro (2018). Funções de gerenciamento administrativo do escritório moderno. Aprendizado da conta Retirado de: accountlearning.com.
  2. Meu Guia de MBA (2018). Funções administrativas ou de gerenciamento de um escritório. Retirado de: mymbaguide.com.
  3. Gerentes-Net (2018). Gerenciamento administrativo Retirado de: managers-net.com.
  4. ABCM (2018). Aprenda a importância do gerenciamento administrativo para os negócios. Retirado de: myabcm.com.
  5. Van Vliet (2011). Cinco funções de gerenciamento (Fayol). Toolshero Retirado de: toolshero.com.

Deixe um comentário

Este site usa cookies para lhe proporcionar a melhor experiência de usuário. política de cookies, clique no link para obter mais informações.

ACEPTAR
Aviso de cookies