Um manual de organização da empresa é um documento essencial que descreve de forma detalhada a estrutura organizacional, as responsabilidades de cada departamento e funcionário, os processos e procedimentos internos, as políticas da empresa, entre outros aspectos importantes para o bom funcionamento do negócio. Este manual visa orientar colaboradores e gestores sobre como a empresa está organizada e como devem ser realizadas as atividades do dia a dia. Neste artigo, exploraremos o objetivo do manual de organização da empresa, sua estrutura básica e apresentaremos um exemplo prático para auxiliar na elaboração de um manual personalizado para o seu negócio.
Quais são as 4 formas de estruturas organizacionais mais comuns atualmente?
As estruturas organizacionais são fundamentais para o bom funcionamento de uma empresa, pois definem como as atividades serão distribuídas, os níveis hierárquicos e a comunicação entre os colaboradores. Atualmente, existem quatro formas de estruturas organizacionais mais comuns, cada uma com suas características e benefícios específicos.
A estrutura funcional é uma das mais tradicionais, onde os colaboradores são agrupados de acordo com suas especialidades, como marketing, finanças e recursos humanos. Cada departamento é liderado por um gestor especializado, facilitando a coordenação das atividades dentro da empresa.
A estrutura divisional, por sua vez, divide a empresa em unidades autônomas, cada uma responsável por um produto, serviço ou região específica. Isso permite uma maior agilidade na tomada de decisões e uma melhor adaptação às demandas do mercado.
A estrutura matricial combina elementos da estrutura funcional e divisional, criando equipes multidisciplinares que respondem tanto aos gestores de departamento quanto aos gestores de projeto. Essa forma de organização é muito utilizada em empresas que precisam lidar com projetos complexos e de longa duração.
Por fim, a estrutura em rede é uma das mais flexíveis, onde a empresa se conecta a parceiros externos, como fornecedores, clientes e colaboradores remotos, formando uma rede de relacionamentos que se torna a base da organização. Isso permite uma maior agilidade e inovação, além de facilitar a adaptação às mudanças do mercado.
Cabe às empresas escolher aquela que melhor se adequa ao seu modelo de negócio e aos seus objetivos estratégicos.
Estrutura de um manual: descubra como organizá-lo de forma eficiente e clara.
Um manual de organização da empresa é uma ferramenta essencial para garantir que todos os colaboradores estejam alinhados com os processos e procedimentos da organização. Para que um manual seja eficaz, é importante que ele tenha uma estrutura clara e bem organizada.
A estrutura de um manual pode variar de acordo com as necessidades da empresa, mas geralmente inclui os seguintes elementos:
1. Introdução: Nesta seção, é importante apresentar o objetivo do manual e explicar sua importância para a organização.
2. Organograma: Um organograma da empresa pode ser útil para mostrar a estrutura hierárquica e os diferentes departamentos.
3. Políticas e procedimentos: Aqui devem ser descritos os principais processos e procedimentos da empresa, como políticas de RH, normas de segurança, entre outros.
4. Manual do colaborador: Esta seção pode incluir informações sobre benefícios, direitos e deveres dos colaboradores.
5. Exemplos e casos práticos: Incluir exemplos práticos pode ajudar a tornar o manual mais fácil de entender e aplicar.
Uma estrutura bem definida e organizada é essencial para garantir que o manual seja eficiente e claro para todos os colaboradores da empresa. Ao seguir essas diretrizes, você poderá criar um manual de organização que realmente faça a diferença no dia a dia da sua empresa.
Principais elementos de uma estrutura organizacional: conheça os 4 principais pilares.
Para manter uma empresa funcionando de forma eficiente e organizada, é essencial ter uma estrutura organizacional bem definida. Os principais elementos dessa estrutura são os 4 pilares que sustentam toda a organização: autoridade, responsabilidade, comunicação e decisão.
A autoridade refere-se à hierarquia dentro da empresa, ou seja, quem tem o poder de tomar decisões e dar ordens. É importante que a autoridade esteja claramente definida para evitar conflitos e garantir que as responsabilidades sejam cumpridas.
A responsabilidade está relacionada com as tarefas e funções de cada membro da equipe. Cada pessoa deve saber quais são as suas responsabilidades e como elas se encaixam no objetivo geral da empresa. Isso ajuda a manter a organização e a produtividade.
A comunicação é essencial para garantir que todas as partes da empresa estejam alinhadas e trabalhando em conjunto. Uma comunicação eficaz ajuda a evitar mal-entendidos e a manter todos informados sobre as decisões e mudanças na organização.
A decisão é o processo de escolha entre diferentes opções e ações. É importante que as decisões sejam tomadas de forma rápida e eficiente, levando em consideração os objetivos da empresa e o impacto que terão sobre todas as partes envolvidas.
Quando esses 4 pilares estão bem definidos e funcionando em harmonia, a empresa tem mais chances de alcançar o sucesso e atingir seus objetivos.
Estrutura organizacional: como é organizada a sua empresa?
Para que uma empresa funcione de forma eficiente e organizada, é fundamental ter um Manual de Organização bem estruturado. Esse documento tem como objetivo principal definir a estrutura organizacional da empresa, ou seja, como ela é dividida e como as diferentes áreas e cargos se relacionam entre si.
A estrutura organizacional de uma empresa pode variar de acordo com o tamanho, segmento e complexidade da organização. Em geral, ela é composta por diversos níveis hierárquicos, cada um com suas responsabilidades e funções específicas. Além disso, a estrutura pode ser funcional, matricial, divisional, entre outras.
Um exemplo de estrutura organizacional é a hierárquica, em que a empresa é dividida em diversos níveis, como diretores, gerentes, supervisores e colaboradores. Cada um desses níveis possui suas atribuições e relações de subordinação.
Ter uma estrutura organizacional bem definida e documentada é essencial para garantir a eficiência e o bom funcionamento da empresa. Por meio do Manual de Organização, os colaboradores conseguem compreender melhor como a empresa está organizada, quem são seus superiores e subordinados, e quais são as suas responsabilidades e áreas de atuação.
Portanto, é fundamental que as empresas tenham um Manual de Organização claro, objetivo e atualizado, que possa servir como guia para todos os colaboradores. Assim, é possível manter a empresa organizada, eficiente e com uma comunicação mais fluida e transparente entre os diferentes setores e níveis hierárquicos.
Manual de organização da empresa: objetivo, estrutura, exemplo
O manual de organização de uma empresa é uma compilação de informações escritas sobre políticas, operações, regras, regulamentos, objetivos, procedimentos, detalhes departamentais, etc. De uma empresa.
Um manual da organização explica a estrutura de uma organização em termos de divisão do trabalho, criação de departamentos e distribuição de responsabilidades, juntamente com a autoridade em cada posição na hierarquia organizacional.
É um guia útil para todos os membros de uma empresa, pois fornece detalhes sobre o grau em que cada gerente exerce autoridade, bem como uma análise detalhada de várias atividades em termos de conteúdo e responsabilidade no trabalho.
As responsabilidades dos diferentes cargos gerenciais são explicadas através de um guia de funções. Este guia é um meio de definir responsabilidade, autoridade e relacionamentos para cada posição.
É considerado um complemento ao organograma. Embora o organograma forneça uma visão geral da estrutura organizacional, o manual da organização descreve a estrutura da empresa em detalhes. Portanto, um manual tem um escopo muito mais amplo do que o oferecido por um organograma.
Objetivo do manual da organização
O objetivo é detalhar informações importantes da empresa. Serve para fornecer uma ampla visão geral da estrutura da organização e apresentar evidências documentais da autoridade, responsabilidade e relacionamento de cada posição. Ele também fornece consistência nos procedimentos.
Ferramenta para funcionários
Um manual básico da organização cobre a missão e os objetivos da empresa, oferecendo diretrizes gerais para o que é esperado dos funcionários e o que os funcionários podem esperar da empresa.
Um manual mais elaborado também inclui regras específicas sobre todos os tópicos pertencentes à empresa. Por conter vários regulamentos e instruções, permite que os funcionários aprendam rapidamente os vários procedimentos e práticas da empresa.
Além disso, como as políticas são claramente estabelecidas, é fácil e rápido tomar decisões apropriadas, deixando pouco espaço para a discrição individual dos indivíduos.
Ao definir claramente as funções de cada membro, ele fornece um meio útil de controlar várias atividades de negócios, além de ajudar os novos funcionários a ingressarem rapidamente na estrutura existente da organização.
Ferramenta de gestão
É uma ferramenta útil para os gerentes visualizarem a empresa como um todo e visualizarem suas responsabilidades no contexto das responsabilidades organizacionais gerais.
Fornece segurança para os gerentes desenvolverem seu potencial dentro de sua área de responsabilidade, evitando atividades sobrepostas. Ao descrever as áreas de trabalho, os gerentes podem aprender suas responsabilidades, compará-las às suas habilidades e melhorar por meio de programas de treinamento.
Por outro lado, facilita a delegação, sendo capaz de distinguir os gerentes entre a autoridade que eles têm e a que eles podem delegar aos subordinados. Além disso, ajuda a acelerar a tomada de decisões, explicando claramente os planos e políticas da organização.
Disponibilidade
Todos os gerentes funcionais e seus funcionários devem manter os manuais disponíveis como referência, para que não precisem procurar seus superiores para obter informações sobre a tomada de decisão.
Portanto, cópias do manual da organização devem estar disponíveis para os gerentes seniores e também devem ser verificadas em cada departamento e divisão.
Estrutura
Visão
É uma afirmação feita sobre o futuro ideal para o qual a empresa está trabalhando para alcançá-lo.
Missão
É uma declaração sobre o objetivo do negócio. Ele mostra a essência do que é a empresa, buscando responder ao seguinte:
– Qual é a essência da empresa.
– Quais são suas principais crenças e compromissos.
– Quem são os clientes e quais são suas necessidades.
– Qual o benefício que os clientes terão.
– O que a empresa fará para fornecer esse benefício.
Princípios e valores
São as qualidades desejáveis. Ao falar de princípios, estes estão ligados a crenças e compromissos. Os valores da empresa e dos indivíduos afetarão a orientação da prestação do serviço.
Objetivos e políticas
Os objetivos e políticas principais e complementares da empresa são detalhados, para facilitar as atividades que se movem em uma direção específica.
Ser capaz de se concentrar nos objetivos principais permite que os gerentes se concentrem mais neles. Nesta declaração, as decisões de gerenciamento relacionadas à empresa são especificadas e vinculativas para todo o gerenciamento.
Glossário de termos
É aconselhável definir e descrever termos como autoridade, delegação, coordenação, supervisão, planos, políticas, descentralização, responsabilidade e outros.
Isso é feito para estabelecer uma nomenclatura comum, permitindo que os membros entendam os vários termos administrativos usados.
Procedimentos
Eles definem os métodos para tratar qualquer atividade. Eles devem ser seguidos de forma equivalente por todos os gerentes. Portanto, eles devem ser claramente delineados.
A estrutura da empresa deve ser detalhada em termos de divisão e departamento, além das políticas e regulamentos das diferentes áreas funcionais. Os procedimentos da organização determinam sua uniformidade.
Descrições de processo
Eles são projetados para explicar as etapas dos processos às pessoas que procuram executá-las. Se for exigido que a equipe trabalhe sob procedimentos rigorosos, precisará saber quem faz o quê em cada etapa do processo.
Descrições de emprego
Nomear o papel principal e os papéis principais de uma posição é muito mais útil do que focar apenas em uma lista de tarefas.
Como fazer um manual da organização?
Projeto
A criação do manual ajuda a organizar pensamentos e identificar os tópicos a serem abordados. Também serve como um índice.
Esse esquema pode ser dividido em seções para expandir áreas relevantes para a empresa, como padrões de conduta, benefícios, recursos humanos, tecnologia, administração e políticas legais.
Se você deseja cobrir alguns tópicos com mais detalhes, crie legendas para as seções, como “folga” ou “benefícios de seguro de saúde”.
Informações organizacionais
Prepare a visão e a missão da empresa no início do manual. Além disso, são apresentadas as razões para ter um manual da organização.
Dependendo do tamanho da empresa, ela pode ser dividida em subseções. Entre os principais temas estão a história, as metas e os valores da empresa, bem como o compromisso da empresa com os funcionários.
Se você não tem uma filosofia ou declaração de valores por escrito, uma maneira útil de desenvolvê-la é pedir aos funcionários e gerentes que escrevam de três a cinco coisas em que acreditam ou se comprometam com a empresa.
Política e procedimentos
Se as políticas são tratadas como seções gerais ou usando subseções detalhadas, cada tópico deve ser apresentado, indicando o objetivo da política e, em seguida, detalhando a política como tal.
Por exemplo, entre as políticas a serem abordadas em “Padrões de conduta” estão o código de vestuário ou o uso de drogas e álcool. Em “Remuneração”, horário de trabalho, dias de pagamento e como os aumentos ou bônus são tratados.
A seção de recursos humanos pode incluir como os funcionários notificam a empresa sobre quaisquer alterações em seu status que afetem sua remuneração e sobre o acesso a registros de pessoal.
Revisão legal
Ao terminar de escrever o manual, você deve solicitar a um advogado que o revise antes de distribuí-lo aos funcionários.
Um especialista em direito do trabalho pode indicar se o idioma do manual está em conformidade com as leis e verificar se compromissos não intencionais não são inadvertidamente incorporados.
Exemplo de manual da organização
Um manual de organização de pequenas empresas pode conter os seguintes pontos, em forma de resumo. Além disso, incluiria uma capa com o nome da empresa e a data de publicação.
– Valores
– Defender os direitos dos clientes e funcionários.
– Atuar no melhor interesse da organização.
– Mantenha a confidencialidade.
– Aja com lealdade e evite conflitos de interesse.
– Aja honestamente e de boa fé.
– Objetivos
– Crie uma organização que ofereça a maior oportunidade para o desenvolvimento individual.
– Organize as funções para que os funcionários possam realizar seu trabalho com eficiência.
– Organize cada unidade para que a empresa possa aproveitar ao máximo as oportunidades de crescimento e expansão.
– Responsabilidades do pessoal
– Informar os clientes sobre os padrões que eles podem esperar na prestação do serviço.
– Fornecer aos clientes informações precisas sobre os serviços disponíveis e não reter essas informações de propósito.
– Informar os clientes sobre os limites de confidencialidade em uma determinada situação, os objetivos para os quais as informações são obtidas e também como elas podem ser usadas.
– Responsabilidades do gerente
– Atuar no melhor interesse da organização, e não de qualquer membro ou grupo em particular.
– Não use sua posição e informações para ganho pessoal às custas da organização.
– Certifique-se de que as tarefas delegadas à equipe sejam adequadamente executadas por pessoas competentes.
– Procedimento de disputa
Advertência verbal
O trabalhador deve ser informado de qualquer reclamação relacionada ao desempenho de seu trabalho. A reclamação deve ser específica e deve estar relacionada ao trabalho realizado. O supervisor deve descrever como o trabalhador deve melhorar seu desempenho.
Aviso escrito
Se o problema persistir, o trabalhador deve receber um aviso por escrito sobre a reclamação contra ele. A data da reunião com o gerente, o supervisor, o trabalhador e um representante do sindicato deve ser indicada.
Na reunião, o supervisor apresentará a reclamação ao trabalhador. Você precisará negociar como melhorar a situação, assumindo compromissos de mudar certas coisas dentro de um período de teste. No final deste período, haverá uma revisão.
Aviso final
Se o problema persistir, outra reunião semelhante deve ser convocada, notificando o trabalhador por escrito. O trabalhador pode responder novamente sobre a situação. Ações adicionais podem ser consideradas, recebendo ao trabalhador um aviso final por escrito.
Terminação
Se após esses três avisos o problema continuar, qualquer ação pertinente deve ser tomada, incluindo a demissão.
– Descrição do cargo de gerente geral
– Garantir que a empresa seja motivada por sua missão e filosofia.
– Garantir que a empresa seja financeiramente viável e que também funcione com eficiência.
– Verifique se a empresa alcança os resultados em cada um dos programas propostos. Além disso, que os programas operem dentro da filosofia e das políticas estabelecidas.
Exemplos de manuais de organização em PDF
Aqui você encontra alguns manuais em formato PDF:
Manual de organização da Universidade de La Cañada .
Manual de Organização ITSOEH .
Manual de organização do Retuerto Hermanos .
Manual de organização da Diretoria de Desenvolvimento Rural de San Martín Texmelucan .
Referências
- Maria Christensen (2020). Como escrever manuais organizacionais e de políticas. Pequenas empresas-Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
- Sindhuja (2020). Manual de Organização: Conceito, Tipos e Vantagens. Idéias de gerenciamento de negócios. Retirado de: businessmanagementideas.com.
- Tanuja (2020). Manuais da organização: significado, tipos e méritos. Idéias de gerenciamento de negócios. Retirado de: businessmanagementideas.com.
- Alternativas de gerenciamento Pty Ltd (2020). Política de redação e manuais organizacionais. Retirado de: mapl.com.au.
- Venkatesh (2020). Manual Organizacional: Significado, Tipos, Vantagens e Desvantagens. Sua biblioteca de artigos. Retirado de: yourarticlelibrary.com.
- GURU HR (2020). Manual Organizacional. Retirado de: guru.hr.