Manual de organização da empresa: objetivo, estrutura, exemplo

Manual de organização da empresa: objetivo, estrutura, exemplo

O manual de organização de uma empresa é uma compilação de informações escritas sobre políticas, operações, regras, regulamentos, objetivos, procedimentos, detalhes departamentais, etc. De uma empresa.

Um manual da organização explica a estrutura de uma organização em termos de divisão do trabalho, criação de departamentos e distribuição de responsabilidades, juntamente com a autoridade em cada posição na hierarquia organizacional.

É um guia útil para todos os membros de uma empresa, pois fornece detalhes sobre o grau em que cada gerente exerce autoridade, bem como uma análise detalhada de várias atividades em termos de conteúdo e responsabilidade no trabalho.

As responsabilidades dos diferentes cargos gerenciais são explicadas através de um guia de funções. Este guia é um meio de definir responsabilidade, autoridade e relacionamentos para cada posição.

É considerado um complemento ao organograma. Embora o organograma forneça uma visão geral da estrutura organizacional, o manual da organização descreve a estrutura da empresa em detalhes. Portanto, um manual tem um escopo muito mais amplo do que o oferecido por um organograma.

Objetivo do manual da organização

O objetivo é detalhar informações importantes da empresa. Serve para fornecer uma ampla visão geral da estrutura da organização e apresentar evidências documentais da autoridade, responsabilidade e relacionamento de cada posição. Ele também fornece consistência nos procedimentos.

Ferramenta para funcionários

Um manual básico da organização cobre a missão e os objetivos da empresa, oferecendo diretrizes gerais para o que é esperado dos funcionários e o que os funcionários podem esperar da empresa.

Um manual mais elaborado também inclui regras específicas sobre todos os tópicos pertencentes à empresa. Por conter vários regulamentos e instruções, permite que os funcionários aprendam rapidamente os vários procedimentos e práticas da empresa.

Além disso, como as políticas são claramente estabelecidas, é fácil e rápido tomar decisões apropriadas, deixando pouco espaço para a discrição individual dos indivíduos.

Ao definir claramente as funções de cada membro, ele fornece um meio útil de controlar várias atividades de negócios, além de ajudar os novos funcionários a ingressarem rapidamente na estrutura existente da organização.

Ferramenta de gestão

É uma ferramenta útil para os gerentes visualizarem a empresa como um todo e visualizarem suas responsabilidades no contexto das responsabilidades organizacionais gerais.

Fornece segurança para os gerentes desenvolverem seu potencial dentro de sua área de responsabilidade, evitando atividades sobrepostas. Ao descrever as áreas de trabalho, os gerentes podem aprender suas responsabilidades, compará-las às suas habilidades e melhorar por meio de programas de treinamento.

Por outro lado, facilita a delegação, sendo capaz de distinguir os gerentes entre a autoridade que eles têm e a que eles podem delegar aos subordinados. Além disso, ajuda a acelerar a tomada de decisões, explicando claramente os planos e políticas da organização.

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Disponibilidade

Todos os gerentes funcionais e seus funcionários devem manter os manuais disponíveis como referência, para que não precisem procurar seus superiores para obter informações sobre a tomada de decisão.

Portanto, cópias do manual da organização devem estar disponíveis para os gerentes seniores e também devem ser verificadas em cada departamento e divisão.

Estrutura

Visão

É uma afirmação feita sobre o futuro ideal para o qual a empresa está trabalhando para alcançá-lo.

Missão

É uma declaração sobre o objetivo do negócio. Ele mostra a essência do que é a empresa, buscando responder ao seguinte:

– Qual é a essência da empresa.

– Quais são suas principais crenças e compromissos.

– Quem são os clientes e quais são suas necessidades.

– Qual o benefício que os clientes terão.

– O que a empresa fará para fornecer esse benefício.

Princípios e valores

São as qualidades desejáveis. Ao falar de princípios, estes estão ligados a crenças e compromissos. Os valores da empresa e dos indivíduos afetarão a orientação da prestação do serviço.

Objetivos e políticas

Os objetivos e políticas principais e complementares da empresa são detalhados, para facilitar as atividades que se movem em uma direção específica.

Ser capaz de se concentrar nos objetivos principais permite que os gerentes se concentrem mais neles. Nesta declaração, as decisões de gerenciamento relacionadas à empresa são especificadas e vinculativas para todo o gerenciamento.

Glossário de termos

É aconselhável definir e descrever termos como autoridade, delegação, coordenação, supervisão, planos, políticas, descentralização, responsabilidade e outros.

Isso é feito para estabelecer uma nomenclatura comum, permitindo que os membros entendam os vários termos administrativos usados.

Procedimentos

Eles definem os métodos para tratar qualquer atividade. Eles devem ser seguidos de forma equivalente por todos os gerentes. Portanto, eles devem ser claramente delineados.

A estrutura da empresa deve ser detalhada em termos de divisão e departamento, além das políticas e regulamentos das diferentes áreas funcionais. Os procedimentos da organização determinam sua uniformidade.

Descrições de processo

Eles são projetados para explicar as etapas dos processos às pessoas que procuram executá-las. Se for exigido que a equipe trabalhe sob procedimentos rigorosos, precisará saber quem faz o quê em cada etapa do processo.

Descrições de emprego

Nomear o papel principal e os papéis principais de uma posição é muito mais útil do que focar apenas em uma lista de tarefas.

Como fazer um manual da organização?

Projeto

A criação do manual ajuda a organizar pensamentos e identificar os tópicos a serem abordados. Também serve como um índice.

Esse esquema pode ser dividido em seções para expandir áreas relevantes para a empresa, como padrões de conduta, benefícios, recursos humanos, tecnologia, administração e políticas legais.

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Se você deseja cobrir alguns tópicos com mais detalhes, crie legendas para as seções, como “folga” ou “benefícios de seguro de saúde”.

Informações organizacionais

Prepare a visão e a missão da empresa no início do manual. Além disso, são apresentadas as razões para ter um manual da organização.

Dependendo do tamanho da empresa, ela pode ser dividida em subseções. Entre os principais temas estão a história, as metas e os valores da empresa, bem como o compromisso da empresa com os funcionários.

Se você não tem uma filosofia ou declaração de valores por escrito, uma maneira útil de desenvolvê-la é pedir aos funcionários e gerentes que escrevam de três a cinco coisas em que acreditam ou se comprometam com a empresa.

Política e procedimentos

Se as políticas são tratadas como seções gerais ou usando subseções detalhadas, cada tópico deve ser apresentado, indicando o objetivo da política e, em seguida, detalhando a política como tal.

Por exemplo, entre as políticas a serem abordadas em “Padrões de conduta” estão o código de vestuário ou o uso de drogas e álcool. Em “Remuneração”, horário de trabalho, dias de pagamento e como os aumentos ou bônus são tratados.

A seção de recursos humanos pode incluir como os funcionários notificam a empresa sobre quaisquer alterações em seu status que afetem sua remuneração e sobre o acesso a registros de pessoal.

Revisão legal

Ao terminar de escrever o manual, você deve solicitar a um advogado que o revise antes de distribuí-lo aos funcionários.

Um especialista em direito do trabalho pode indicar se o idioma do manual está em conformidade com as leis e verificar se compromissos não intencionais não são inadvertidamente incorporados.

Exemplo de manual da organização

Um manual de organização de pequenas empresas pode conter os seguintes pontos, em forma de resumo. Além disso, incluiria uma capa com o nome da empresa e a data de publicação.

– Valores

– Defender os direitos dos clientes e funcionários.

– Atuar no melhor interesse da organização.

– Mantenha a confidencialidade.

– Aja com lealdade e evite conflitos de interesse.

– Aja honestamente e de boa fé.

– Objetivos

– Crie uma organização que ofereça a maior oportunidade para o desenvolvimento individual.

– Organize as funções para que os funcionários possam realizar seu trabalho com eficiência.

– Organize cada unidade para que a empresa possa aproveitar ao máximo as oportunidades de crescimento e expansão.

– Responsabilidades do pessoal

– Informar os clientes sobre os padrões que eles podem esperar na prestação do serviço.

– Fornecer aos clientes informações precisas sobre os serviços disponíveis e não reter essas informações de propósito.

– Informar os clientes sobre os limites de confidencialidade em uma determinada situação, os objetivos para os quais as informações são obtidas e também como elas podem ser usadas.

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– Responsabilidades do gerente

– Atuar no melhor interesse da organização, e não de qualquer membro ou grupo em particular.

– Não use sua posição e informações para ganho pessoal às custas da organização.

– Certifique-se de que as tarefas delegadas à equipe sejam adequadamente executadas por pessoas competentes.

– Procedimento de disputa

Advertência verbal

O trabalhador deve ser informado de qualquer reclamação relacionada ao desempenho de seu trabalho. A reclamação deve ser específica e deve estar relacionada ao trabalho realizado. O supervisor deve descrever como o trabalhador deve melhorar seu desempenho.

Aviso escrito

Se o problema persistir, o trabalhador deve receber um aviso por escrito sobre a reclamação contra ele. A data da reunião com o gerente, o supervisor, o trabalhador e um representante do sindicato deve ser indicada.

Na reunião, o supervisor apresentará a reclamação ao trabalhador. Você precisará negociar como melhorar a situação, assumindo compromissos de mudar certas coisas dentro de um período de teste. No final deste período, haverá uma revisão.

Aviso final

Se o problema persistir, outra reunião semelhante deve ser convocada, notificando o trabalhador por escrito. O trabalhador pode responder novamente sobre a situação. Ações adicionais podem ser consideradas, recebendo ao trabalhador um aviso final por escrito.

Terminação

Se após esses três avisos o problema continuar, qualquer ação pertinente deve ser tomada, incluindo a demissão.

– Descrição do cargo de gerente geral

– Garantir que a empresa seja motivada por sua missão e filosofia.

– Garantir que a empresa seja financeiramente viável e que também funcione com eficiência.

– Verifique se a empresa alcança os resultados em cada um dos programas propostos. Além disso, que os programas operem dentro da filosofia e das políticas estabelecidas.

Exemplos de manuais de organização em PDF

Aqui você encontra alguns manuais em formato PDF:

Manual de organização da Universidade de La Cañada .

Manual de Organização ITSOEH .

Manual de organização do Retuerto Hermanos .

Manual de organização da Diretoria de Desenvolvimento Rural de San Martín Texmelucan .

Referências

  1. Maria Christensen (2020). Como escrever manuais organizacionais e de políticas. Pequenas empresas-Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
  2. Sindhuja (2020). Manual de Organização: Conceito, Tipos e Vantagens. Idéias de gerenciamento de negócios. Retirado de: businessmanagementideas.com.
  3. Tanuja (2020). Manuais da organização: significado, tipos e méritos. Idéias de gerenciamento de negócios. Retirado de: businessmanagementideas.com.
  4. Alternativas de gerenciamento Pty Ltd (2020). Política de redação e manuais organizacionais. Retirado de: mapl.com.au.
  5. Venkatesh (2020). Manual Organizacional: Significado, Tipos, Vantagens e Desvantagens. Sua biblioteca de artigos. Retirado de: yourarticlelibrary.com.
  6. GURU HR (2020). Manual Organizacional. Retirado de: guru.hr.

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