O nível administrativo é uma das divisões hierárquicas presentes em uma organização, sendo responsável por coordenar e controlar as atividades realizadas pelos níveis inferiores. Neste contexto, as funções desempenhadas pelos gestores administrativos são essenciais para o bom funcionamento da empresa, envolvendo planejamento, organização, direção e controle. Além disso, é importante compreender os conceitos relacionados ao nível administrativo, como autoridade, responsabilidade, liderança e comunicação, que são fundamentais para o sucesso das operações e a eficácia na tomada de decisões. Este artigo abordará de forma mais detalhada as principais funções e conceitos do nível administrativo, contribuindo para uma melhor compreensão da gestão organizacional.
Os 4 níveis de administração: descubra as camadas hierárquicas dentro das organizações.
Os 4 níveis de administração são a base da estrutura hierárquica dentro das organizações. Cada nível tem suas próprias responsabilidades e funções específicas, contribuindo para o funcionamento eficiente da empresa.
No topo da hierarquia, temos o nível executivo, composto pelos executivos e diretores da empresa. Eles são responsáveis por tomar as decisões estratégicas e definir os objetivos de longo prazo da organização.
Abaixo do nível executivo, encontramos o nível gerencial. Os gerentes são responsáveis por coordenar as atividades diárias e garantir que as metas estabelecidas pela alta administração sejam alcançadas. Eles supervisionam as equipes de trabalho e garantem a eficiência operacional.
No terceiro nível de administração, temos os supervisores. Os supervisores são responsáveis por supervisionar diretamente os funcionários e garantir que as tarefas sejam realizadas de acordo com os padrões estabelecidos pela gerência. Eles atuam como intermediários entre a gerência e a equipe de trabalho.
Por fim, no nível operacional, temos os funcionários que realizam as tarefas do dia a dia. Eles são responsáveis por executar as atividades operacionais da empresa e contribuir para o alcance dos objetivos organizacionais.
Cada nível desempenha um papel importante na estrutura hierárquica e contribui para o sucesso da empresa como um todo.
Principais atribuições do setor administrativo em uma organização.
O setor administrativo de uma organização desempenha um papel fundamental no funcionamento e na coordenação de todas as atividades. Suas principais atribuições incluem a gestão de recursos humanos, financeiros e materiais, a supervisão das operações diárias, a elaboração de relatórios e documentos, a comunicação interna e externa, o planejamento estratégico e a tomada de decisões.
Em relação aos recursos humanos, o setor administrativo é responsável pela contratação, treinamento, avaliação e desenvolvimento dos colaboradores. Isso inclui a elaboração de políticas internas, a gestão de benefícios e a resolução de conflitos. Além disso, cuida da folha de pagamento, dos registros de ponto e do cumprimento das leis trabalhistas.
No que diz respeito aos recursos financeiros, o setor administrativo é responsável pelo controle do orçamento, pela elaboração de demonstrativos financeiros, pela análise de custos e pela gestão de contas a pagar e a receber. Também é responsável por negociar com fornecedores, elaborar contratos e garantir a sustentabilidade financeira da organização.
Quanto aos recursos materiais, o setor administrativo é responsável pela gestão de estoques, pela compra de materiais e equipamentos, pela manutenção das instalações e pela garantia de um ambiente de trabalho seguro e saudável. Também é responsável por garantir a conformidade com as normas e regulamentos ambientais.
A supervisão das operações diárias inclui o acompanhamento do desempenho dos colaboradores, a resolução de problemas operacionais, a implementação de melhorias contínuas e o monitoramento do cumprimento de metas e prazos. Também é responsável por garantir a eficiência e a eficácia dos processos organizacionais.
A elaboração de relatórios e documentos envolve a coleta, a análise e a apresentação de informações relevantes para a tomada de decisões. Isso inclui a preparação de relatórios gerenciais, apresentações executivas, propostas de projetos e documentos institucionais.
A comunicação interna e externa envolve a interação com os colaboradores, os clientes, os fornecedores, os parceiros e a comunidade em geral. Isso inclui o uso de ferramentas de comunicação, como e-mails, telefonemas, reuniões, redes sociais e eventos corporativos.
O planejamento estratégico envolve a definição de objetivos, metas, estratégias e ações para o alcance dos resultados desejados. Isso inclui a análise do ambiente interno e externo, a identificação de oportunidades e ameaças, a formulação de planos de ação e a avaliação dos resultados alcançados.
Suas principais atribuições envolvem a gestão de recursos humanos, financeiros e materiais, a supervisão das operações diárias, a elaboração de relatórios e documentos, a comunicação interna e externa, o planejamento estratégico e a tomada de decisões.
Principais conceitos da administração: conheça os 3 pilares fundamentais para o sucesso organizacional.
Para alcançar o sucesso organizacional, é fundamental compreender os principais conceitos da administração e os três pilares que sustentam uma gestão eficaz. A administração é responsável por planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos de uma organização, visando atingir seus objetivos de forma eficiente e eficaz.
Os três pilares fundamentais da administração são: planejamento, organização e controle. O planejamento é a primeira etapa do processo administrativo, envolvendo a definição de objetivos e a elaboração de estratégias para alcançá-los. A organização refere-se à estruturação dos recursos da empresa, como pessoas, processos e tecnologia, de forma a otimizar o desempenho organizacional. Já o controle é a etapa final, que consiste em monitorar e avaliar o desempenho da empresa em relação aos objetivos estabelecidos, tomando as medidas corretivas necessárias.
Além dos três pilares, é importante mencionar os níveis administrativos dentro de uma organização. Existem três níveis principais: o nível estratégico, que envolve a alta administração e está relacionado com as decisões de longo prazo e o direcionamento da empresa; o nível tático, que engloba os gerentes e supervisores e está ligado à implementação das estratégias definidas no nível estratégico; e o nível operacional, que abrange os funcionários que executam as atividades do dia a dia da empresa.
Portanto, para um bom desempenho organizacional, é essencial que os gestores dominem os principais conceitos da administração e saibam aplicar os três pilares fundamentais em suas práticas de gestão. Com uma abordagem eficaz e orientada para resultados, as organizações podem alcançar o sucesso e se destacar em um mercado cada vez mais competitivo.
Quais são as seis funções essenciais da administração?
As seis funções essenciais da administração são: planejamento, organização, liderança, coordenação, controle e tomada de decisões. Cada uma dessas funções desempenha um papel fundamental no sucesso de uma organização, independentemente do seu tamanho ou do setor em que atua.
O planejamento envolve a definição de metas e objetivos, bem como a elaboração de estratégias para alcançá-los. Já a organização refere-se à estruturação da empresa, atribuição de tarefas e alocação de recursos para atingir os objetivos estabelecidos. A liderança é responsável por motivar e guiar os colaboradores, garantindo que todos trabalhem em direção aos mesmos objetivos.
A coordenação é necessária para garantir a harmonia entre as diferentes áreas e departamentos da organização, evitando conflitos e garantindo a eficiência operacional. O controle consiste em monitorar o desempenho da empresa em relação às metas estabelecidas, identificando desvios e tomando medidas corretivas quando necessário.
Por fim, a tomada de decisões é uma função crucial da administração, pois envolve escolher a melhor alternativa em situações diversas, levando em consideração os objetivos da empresa e os recursos disponíveis. Todas essas funções são interdependentes e devem ser realizadas de maneira integrada para garantir o sucesso e a sustentabilidade da organização.
Nível administrativo: funções e conceitos
O nível administrativo é a administração de uma organização. Inclui todos os aspectos da supervisão e revisão das operações comerciais, bem como áreas relacionadas, que incluem finanças, contabilidade, marketing e gerenciamento de projetos.
Inclui o desempenho ou gerenciamento de operações e tomada de decisões de negócios, além da organização eficaz de pessoas e outros recursos, para governar as atividades em direção a metas e objetivos comuns.
A administração geralmente se refere a uma ampla função de administração, incluindo serviços financeiros, pessoal e sistemas de informação associados.
Alguns analistas veem o nível administrativo como um subconjunto de gerenciamento, especificamente associado aos aspectos técnicos e operacionais de uma organização e distinto das funções executivas ou estratégicas.
Nos negócios, as operações diárias são tão importantes quanto os planos de longo prazo para o futuro. O nível administrativo também está relacionado à tecnologia da informação, dinâmica de liderança e cada vez mais com ética e relações internacionais.
Funções dos administradores
O sucesso nos negócios hoje depende de muito mais do que a capacidade de produzir ou vender produtos.
Um administrador no nível administrativo dos negócios modernos também deve ser competente no gerenciamento de finanças, recursos comerciais, contabilidade, recursos humanos, compras, marketing, controle de estoque, organização e controle de escritórios, informatização, comunicações e muito mais.
Muitos executivos seniores poderiam começar a trabalhar no nível administrativo do escritório. Também em gestão, distribuição, operações ou vendas de recursos humanos.
Tarefas
Executivos e administradores trabalham em todos os setores, empresas individuais e empresas com milhares de funcionários. As tarefas correspondentes ao nível administrativo são:
– Estabelecer e executar objetivos, políticas e procedimentos departamentais ou organizacionais.
– Dirigir e supervisionar as atividades financeiras e orçamentárias de uma organização.
– Consulte outros executivos, membros do conselho e funcionários sobre operações.
– Gerenciar atividades gerais relacionadas à fabricação de produtos e prestação de serviços.
– Negociar ou aprovar contratos e acordos.
– Inovar aplicando novas tecnologias no local de trabalho.
– Nomear chefes e gerentes de departamento.
– Analisar demonstrativos financeiros, relatórios de vendas e outros indicadores de desempenho.
– Identificar locais para reduzir custos e melhorar o desempenho, políticas e programas.
Algumas áreas típicas de trabalho no nível administrativo incluem administração geral, administração de recursos humanos, administração de escritórios, gerenciamento de operações, administração de lojas e administração de vendas.
Especialista versus Generalista
O nível administrativo é projetado para treinar novos e futuros gerentes para gerenciar negócios com sucesso, fornecendo a base para gerenciar qualquer empresa de sucesso que envolva negócios ou administração.
O nível administrativo e o nível gerencial têm muita sobreposição em uma empresa. Ambos os níveis cobrem marketing, contabilidade, finanças, ética e gestão de negócios.
Tanto os gerentes quanto os gerentes devem conhecer o básico de como as empresas funcionam, como gerenciar dinheiro e como comercializar com sucesso os produtos da empresa.
No entanto, aqueles que trabalham no nível administrativo geralmente são mais especializados em sua área de responsabilidade. Possíveis especialidades incluem economia, ciência da computação, administração e contabilidade.
Recomenda-se que os líderes de nível administrativo façam cursos adicionais, como comunicação, logística, tomada de decisão e recursos humanos. O objetivo não é tanto dominar uma área específica, mas preparar-se com habilidades gerais para gerenciar pessoas e projetos.
Administrador vs. gerente
Em uma pequena empresa com pouco pessoal, a diferença entre esses dois níveis pode não importar muito. No entanto, em empresas maiores, com um número maior de administradores e gerentes, as diferenças podem começar a aparecer.
No nível administrativo, o trabalho de um administrador é manter os negócios, ou uma seção dos negócios, funcionando dia a dia.
Por exemplo, gerentes de contabilidade mantêm os livros equilibrados. Os administradores de tecnologia da informação mantêm os computadores funcionando e também livres de hackers.
Os administradores da fábrica mantêm as instalações físicas funcionando sem problemas.
Os gerentes trabalham em um nível superior. Eles lidam com problemas mais importantes, como expandir os negócios, adquirir ou fundir-se com outra empresa, usar novos canais de distribuição e diversificar para novos produtos.
Os gerentes definem objetivos e parâmetros de referência para departamentos e projetos. Os administradores colocam essas metas em ação.
Principais conceitos no nível administrativo
O nível administrativo é extremamente amplo dentro de uma empresa, pois cada área que a compõe precisa ser gerenciada.
Portanto, os principais tópicos que um administrador deve abordar no nível administrativo são os seguintes:
Ambiente de negócios
Empresas públicas, privadas e comerciais, proprietários únicos, corporações, sociedades de responsabilidade limitada, conselho de administração.
Objetivos de negócios
Planejamento e previsão de negócios, plano de negócios, análise da concorrência, localização, conhecimento e potencial de mercado.
Iniciar ou assumir um negócio
Fatores para investigar e considerar, pesquisa, concorrência, potencial de mercado, fatores de localização, ativos intangíveis. Além disso, organização comercial, estrutura, expansão, delegação, reorganização.
Financiamento de capital e negócios
Fontes de capital, emissão de ações. Também receitas, despesas, despesas de produção, despesas gerais.
Importância do capital de giro, seus componentes e gerenciamento, fluxo de caixa e fundos.
Orçamento
Controle de orçamento, fatores limitantes, vendas, produção e outros orçamentos secundários, orçamento mestre. Além disso, política de preços e fatores que afetam os preços estabelecidos.
Comunicações
Canais internos e externos, verticais e horizontais, efeito sobre os funcionários, comunicação com os gerentes e também com os clientes.
Gestão de pessoas
Recrutamento, análise de empregos, publicidade, seleção, indução, treinamento, controle, remuneração. Também motivação, recursos humanos, disciplina, conselhos, demissões, aposentadorias.
De crédito
Tipos e finalidade, limites de crédito, controle de crédito, dívidas incobráveis, descontos comerciais.
Vendas
Gestão de vendas e marketing, pesquisa de mercado, publicidade e promoção de vendas, política de preços.
Controle de Estoque
O departamento de depósito, custos de manutenção de estoque, níveis de estoque, registros de estoque, estoque. Também compre, escolha de fornecedores, pedidos, negocie.
Gerenciamento de produção
Fatores de mercado, tecnologia e mão de obra, métodos de produção, fábricas, máquinas e equipamentos, custos variáveis, custos padrão, desvio padrão.
Contabilidade financeira
Registros contábeis, contabilidade, fabricação e marketing, contas de ganhos e perdas, balanço patrimonial, índices e análises.
Gerenciamento de escritório
Delegação de responsabilidades, estrutura, tabelas estatísticas, controle e normas, comunicação.
IT
Programas e sistemas de computador, segurança, máquinas e equipamentos de escritório, processamento de texto.
Organização e controle do escritório
Projeto, dados, registros, ambiente de escritório, saúde e segurança no trabalho, bem como estudos e métodos organizacionais.
Referências
- Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Administração de empresas Retirado de: en.wikipedia.org.
- Todas as escolas de negócios (2019). Descrição do trabalho de administração de empresas: Esta carreira é para você? Retirado de: allbusinessschools.com.
- Fraser Sherman (2019). Qual é a diferença entre Administração de Empresas e Gerenciamento de Negócios? Pequenas empresas-Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
- Cambridge International College (2019). Gestão e Administração de Negócios. Retirado de: cambridgecollege.co.uk.
- Notícias de negócios do mercado (2019). O que é administração de empresas? Definição e Significado Retirado de: marketbusinessnews.com.