A organização administrativa é o processo de planejamento, controle, direção e organização dos recursos próprios de uma empresa, a fim de atingir seus objetivos . É responsável por coordenar os diferentes departamentos, juntamente com os funcionários que trabalham em cada um deles.
O objetivo é poder trabalhar em equipe e consolidar os propósitos estabelecidos pela organização. A organização administrativa permite o uso ideal dos recursos por meio de planejamento e controle meticuloso no local de trabalho. Para isso, é necessário tomar decisões e resolver os problemas que surgem durante esse processo.
Um dos recursos onde tem ação direta é o humano. A principal intenção é criar um ambiente pacífico e positivo, vinculando cada funcionário ao seu trabalho e à empresa.
A organização deve trabalhar em estreita colaboração com a equipe, valorizando e incentivando seu trabalho. Dessa maneira, proporcionará a eles uma sensação de segurança e união que resultará em um esforço conjunto para alcançar os objetivos da empresa.
Princípios
Relacionado aos objetivos
Uma empresa deve ter seus objetivos de forma clara e precisa. Lá, o escopo do grupo será refletido, o que definirá as diferentes estratégias e ações que serão programadas e executadas.
Todas as ações estabelecidas na empresa devem estar relacionadas aos objetivos e metas da organização, independentemente da área a que pertencem. Isso reduzirá o desperdício de fazer um trabalho orientado para outro norte que não seja necessário.
Especialização
O trabalho a ser realizado pelo pessoal deve ser limitado a um campo de ação específico. Para alcançar a eficiência, é necessário subdividir a tarefa a ser realizada em atividades claramente definidas, pois, quanto mais específicas, maior a eficácia do indivíduo em realizá-la.
Hierarquia
Uma organização administrativa é composta por múltiplos órgãos, por isso é imperativo ordená-los, tomando como critério uma série de relações de supremacia e subordinação. A intenção é que a pessoa no topo seja a pessoa que exerce controle sobre os subordinados.
Nesta ordem hierárquica, o órgão superior pode direcionar, inspecionar e ordenar aqueles que estão sob ele. No entanto, o poder não é absoluto; Tem seus limites legais.
Paridade entre autoridade e responsabilidade
Dentro da organização, é importante delegar responsabilidades a pessoas consideradas qualificadas para executar a tarefa. Isso deve ser acompanhado por um grau de autoridade, um aspecto essencial para o cumprimento dos designados.
Unidade de controle
Cada função dentro da organização administrativa deve ser atribuída a um departamento, que deve ter apenas um chefe. Isso deve ser claramente definido, a fim de evitar situações ambíguas no que diz respeito à liderança .
Difusão
As funções de cada posição que têm responsabilidade e autoridade devem ser publicadas, bem como fornecê-las (por escrito) a todos os membros da empresa que estão relacionados a ela.
Amplitude ou escopo de controle
Um chefe deve ter um número máximo de subordinados. Cada cobrança tem características específicas e, com base nessas características, esse valor será calculado.
Esse limite – em termos de subordinados no comando – é estabelecido para não sobrecarregar o gerente e permitir que ele cumpra suas funções com eficiência.
Coordenação
Cada unidade que compõe a organização tem sua função específica, mas todas devem ser sincronizadas para a consecução dos objetivos da empresa.
A idéia é que eles não sejam entidades isoladas ou antagônicas, mas trabalhem harmoniosamente entre si. Dessa forma, todas as peças funcionarão eficientemente e em tempo hábil.
Continuidade
Uma vez estruturada e estabelecida uma organização administrativa, a estrutura deve ser mantida, realizando as melhorias necessárias e recebendo os ajustes necessários, considerando as mudanças de meios internos e externos vinculados à empresa.
Tipos
Organização linear
É uma forma em que existe uma hierarquia de autoridade: existe um chefe com seus respectivos subordinados. Sua organização é simples e piramidal, onde as linhas de autoridade e responsabilidade são diretas e únicas.
A comunicação segue estritamente as linhas formais do organograma. Ao subir na organização, você tem uma visão global e centralizada da empresa.
À medida que você desce, há uma visão mais específica de cada função. A autoridade centralizou a tomada de decisões e o controle sobre a organização.
Organização funcional
Nesta organização, as pessoas dedicadas a uma atividade comum são agrupadas em departamentos. As tarefas são agrupadas por funções, sendo uma das maneiras mais básicas de dividir as áreas de trabalho.
A autoridade é funcional, não há apenas um chefe superior, mas vários, cada um em sua especialidade. A comunicação entre cada nível é direta e sem intermediários.
As decisões são delegadas a cada um dos cargos funcionais, fornecendo a cada cargo à organização um aviso de sua especialidade.
Organização Matricial
É baseado na criação de equipes, compostas por funcionários de diversas áreas que têm um projeto como objetivo comum. Quando isso termina, a organização deixa de funcionar como tal.
Os recursos humanos e materiais são atribuídos temporariamente aos diferentes projetos, para que os funcionários tenham duas cabeças: uma responsável e outra no projeto.
Para executar o projeto, vários especialistas se reúnem em uma equipe de trabalho, reduzindo a hierarquia, com maior grau de flexibilidade e autonomia. Como vários departamentos estão envolvidos, a comunicação é direta entre eles.
Organização do Comitê
O comitê é composto por um grupo de pessoas com autoridade de linha e de pessoal , encarregadas de estudar uma situação específica. Existem formais ou informais:
Formal
Sua autoridade é limitada, bem como seus deveres, uma vez que estão integrados à organização formal da empresa. Eles geralmente têm um caráter permanente.
Informal
Eles são formados quando um estudo específico é desejado. Eles são organizados por uma pessoa que deseja um estudo ou decisão sobre um problema, por um curto período de tempo.
Organização de trevo
Seu objetivo é concentrar seus esforços nas principais propostas e funções, deixando aos profissionais externos a realização de atividades complementares.
Atualmente, essa organização está em voga, porque os gerentes estão reduzindo seus custos operacionais, contratando empresas externas para realizar determinados trabalhos.
Referências
- Alia Nikolakopulos (2018). A definição de gestão organizacional. Empresa de pequeno porte Retirado de: smallbusiness.chron.com.
- Prechi Juneja (2018). Gestão da organização – significado, necessidade e suas características. Guia de estudo de gestão. Retirado de: managementstudyguide.com.
- Mania de gestão (2016). Gestão Organizacional Retirado de: managementmania.com
- Iniciar PME (2016). A organização do processo administrativo. Retirado de: emprendepyme.net
- Bacharel em Recursos Humanos Universidade de Champagnat. (2003). Tipos de organização e estruturas organizacionais. Retirado de: gestiopolis.com.
- Enric-Francesc Oliveras (2018). Qual é a organização de uma empresa sob o modelo de trevo? Blog sobre Retenção e Desenvolvimento de Capital Humano. Retirado de: blog.grupo-pya.com.