Prova de descarga: características, para que serve, exemplo

Prova de descarga: características, para que serve, exemplo

A prova de quitação é um documento contábil que serve para registrar o pagamento dos diferentes compromissos que uma entidade econômica adquire. Podem ser obrigações trabalhistas, contas a pagar a fornecedores, transações comerciais, diferentes despesas operacionais (artigos de papelaria, serviços, etc.), adiantamentos, etc.

Este documento pode ser usado como prova de que uma transação monetária foi feita entre duas partes. Nos negócios, uma prova de quitação pode ser usada para vários propósitos: às vezes, substituir dinheiro por uma transação, atuar como recibo ou também para indicar que uma fatura foi aprovada para pagamento.

É usado para apoiar o pagamento de uma certa quantia em dinheiro através de um cheque. Em geral, em uma empresa, isso é feito em duplicata, de forma que o original possa ser anexado ao recibo contábil diário e a cópia a ser arquivada no arquivo consecutivo.

Em resumo, este documento é usado para registrar as operações correspondentes a um pagamento com emissão de cheque. Eles também são chamados de políticas de verificação. Por sua vez, é um documento que ajuda uma empresa a controlar melhor suas despesas.

Características da prova de descarga

– Quem elabora?

Em geral, a prova de descarga é preparada pela empresa, que faz uma duplicata:

– O comprovante original, mantido pela empresa e usado para anexá-lo à despesa diária que o gerenciamento de contas.

– A cópia, para o arquivo consecutivo.

– Segurança

Para controlar e evitar fraudes, recomenda-se que o comprovante de pagamento seja devidamente recebido e selado pelo beneficiário do pagamento, embora isso não seja uma obrigação legal.

Para maior controle, uma cópia do cheque é anexada à prova de quitação, porque a garantia é entregue ao beneficiário.

O suporte contábil deve ser registrado de maneira resumida e ordenada, para que as transações realizadas diariamente em uma empresa possam ser claramente expressas.

Relacionado:  Administração moderna: teoria, princípios, ferramentas, importância

– Formas de pagamento

A prova de quitação é preparada para todos os pagamentos feitos diretamente pela empresa. Em todas as organizações comerciais, a maioria dos pagamentos é feita das seguintes maneiras:

– Pagamento em dinheiro.

– Pagamento por cheque.

– Pagamento por ordens de pagamento ou ordens de pagamento.

– Pagamento feito diretamente pelo banco em nome de clientes comerciais.

Isso também pode ser feito por terceiros em nome da empresa. No entanto, neste caso, nenhuma prova de descarga será feita. Para esse tipo de transação, um documento preliminar será preparado.

– Documentos de origem

Você não pode preparar um voucher sem um documento de origem disponível. Para fazer os comprovantes de descarga, esses documentos de origem são apresentados.

Notas em dinheiro

As notas de caixa são a prova de qualquer material adquirido para fins oficiais. É um documento semelhante a uma fatura.

Recibos

Os recibos são entregues por prestadores de serviços ou por pessoas que recebem pagamento de uma empresa em sua conta.

Na prática, quando uma organização compra materiais ou serviços com base em crédito e subsequentemente efetua o pagamento a fornecedores de bens ou serviços, emite um recibo como prova de pagamento efetuado pela empresa.

O recebimento também comprova diferentes tipos de depósitos e adiantamentos, ou seja, depósitos de segurança, adiantamentos efetuados etc.

Detalhes preparados pela equipe

Existem muitos tipos de transações com as quais a pessoa que gastou o dinheiro não pode obter recibos, faturas ou notas de dinheiro. Para esse tipo de pagamento, a pessoa deve preparar um detalhe da quitação e ser autorizada pela autoridade competente, a fim de efetuar o pagamento.

Relacionado:  Cadeia de comando de uma empresa: características e exemplos

Por exemplo, para despesas de transporte, a equipe não pode fornecer um recibo. Assim, pode haver muitas outras transações menores contra as quais nenhuma evidência é mostrada, exceto os detalhes preparados pela equipe.

Para que serve?

A prova de quitação é importante, pois permite o registro e o controle dos pagamentos efetuados por cheque ou dinheiro, discriminando a forma como o pagamento foi realizado, com as informações correspondentes.

O documento mostra o valor pago, a data de emissão e entrega, o nome do beneficiário a quem o pagamento foi entregue e o conceito para o qual foi efetuado.

Além disso, é um excelente mecanismo de controle no qual os nomes são indicados com as respectivas assinaturas das pessoas envolvidas no pagamento. Não apenas a pessoa que assinou o cheque e o próprio comprovante, mas também a pessoa responsável que realizou o cheque.

Mais importante ainda, a prova de quitação reflete o nome e a assinatura da pessoa que autorizou o pagamento, gerando, assim, total rastreabilidade das operações de liquidação realizadas.

Por outro lado, o comprovante permite que os dados correspondentes sejam colocados, como código da conta contábil, quantia, conceito, etc., para registrar posteriormente cada pagamento no livro contábil.

Exemplo de prova de descarga

Abaixo está a imagem de um recibo de graduação típico, indicando os números nos diferentes espaços e o conteúdo a ser colocado neles:

– 1: Nesse espaço, a cópia do cheque será refletida quando for feita, usando papel carbono.

– 2: Se você estiver carregando um número consecutivo, o número correspondente da prova de descarga é colocado.

– 3: O código da conta contábil é colocado de acordo com o plano de contas único.

– 4: A razão pela qual o pagamento foi feito é indicada.

Relacionado:  Sistema de custos para ordens de produção: características

– 5: Valor de cada pagamento efetuado relacionado ao comprovante.

– 6: Preencha apenas se houver algum esclarecimento a fazer.

– 7: valor final do pagamento que está sendo feito.

– 8: O número do cheque com o qual o pagamento é feito é indicado.

– 9: Caso o pagamento seja feito em dinheiro, ele é marcado com um X. Nesse caso, os espaços indicados em 1 e 8 não serão utilizados.

– 10: Em caso de pagamento por cheque, é colocado o nome do banco correspondente ao cheque.

– 11: o nome da agência do banco que emitiu o cheque.

Campos de controle

– 12: Nome da pessoa singular ou coletiva a quem o pagamento é efetuado.

– 13: Nome da pessoa que preparou o voucher e o cheque.

– 14: Nome da pessoa que revisou o cheque e o voucher feito.

– 15: Nome da pessoa autorizada que aprovou o cheque e o recibo.

– 16: Nome da pessoa responsável por fazer o registro contábil do pagamento.

– 17: Assinatura da pessoa que recebeu o cheque. Se for uma entidade legal, também deve ser devidamente lacrada.

– 18: O número do documento de identidade da pessoa que recebeu o cheque é colocado. Se você é uma pessoa coletiva, deve adicionar o número de contribuinte da empresa.

– 19: Data da transação (dia, mês e ano).

Referências

  1. Sofia Orozco (2019). Comprovante de desembolso. Calameo. Retirado de: es.calameo.com.
  2. Aplicar Contabilidade Excel (2019). Como criar uma prova de descarga. Retirado de: aplicaexcelcontable.com.
  3. Dicionário de negócios (2019). Comprovante de pagamento. Retirado de: businessdictionary.com.
  4. S. Bansal (2011). Comprovante de pagamento. Aprenda contas. Retirado de: letslearnaccounting.com.
  5. Como Wiki (2019). Como fazer um comprovante de pagamento. Retirado de: wikihow.com.

Deixe um comentário

Este site usa cookies para lhe proporcionar a melhor experiência de usuário. política de cookies, clique no link para obter mais informações.

ACEPTAR
Aviso de cookies