Reembolso de caixa menor: o que é, documentos e exemplos

O menor reembolso em dinheiro é o reembolso feito a um fundo fixo atribuído a um departamento da empresa, pelo valor dos pagamentos feitos por esse meio, conforme indicado nas faturas e recibos apresentados, para concluir Novamente seu valor inicial em dinheiro.

As empresas geralmente mantêm pequenas quantidades de dinheiro em suas instalações para atender a pequenos pagamentos diversos, como alimentos e material de escritório.

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Fonte: pixabay.com

Pode haver vários locais menores de caixa em um negócio maior, provavelmente um por edifício ou mesmo um por departamento. Um sistema contábil separado é usado para rastrear pequenas transações em dinheiro.

Tais pagamentos são geralmente tratados por meio de um sistema de adiantamentos em dinheiro menores, para os quais é alocada uma quantia de “dinheiro flutuante”. Essa é a quantidade máxima de dinheiro que pode ser retida a qualquer momento.

O método preferido de fazer um reembolso é por cheque, solicitado através de uma solicitação de cheque devidamente autorizada e documentada.

Qual é o menor reembolso em dinheiro?

Para estabelecer um fundo de caixa menor, é criado um cheque para o valor do fundo alocado ao caixa menor específico.

A entrada inicial do diário de caixa menor é um débito na conta de caixa menor e um crédito na conta de caixa ou banco.

O depositário desembolsa valores diferentes do fundo do caixa menor em troca de recebimentos relacionados às despesas.

Neste ponto, não há registro do jornal. Em vez disso, o saldo de caixa no fundo de caixa inferior diminui, enquanto a quantidade de recebimentos aumenta.

O dinheiro que resta e o total de recebimentos devem ser sempre iguais ao valor inicial de fundos do menor dinheiro. No entanto, erros de roubo ou registro podem resultar em uma variação no valor do financiamento inicial.

Reembolso

Quando o saldo de caixa no fundo de caixa menor é reduzido para um nível suficientemente baixo, o custodiante do caixa menor solicita que o caixa devolva o dinheiro.

Isso adquire o número de um total de recebimentos acumulados. O caixa emite um novo cheque para o valor total dos recebimentos e troca esse cheque pelos recebimentos.

O lançamento no diário de caixa menor é um débito na conta de caixa menor e um crédito na conta de caixa ou banco.

O custodiante do caixa menor entra com o dinheiro na gaveta menor, que agora deve conter o valor original alocado para o fundo.

O caixa cria um lançamento no diário para registrar recebimentos de caixa menores. É um crédito para a conta de dinheiro menor e debita várias contas de despesas diferentes, dependendo do que foi comprado com o dinheiro.

Controles internos

É necessário estabelecer controles internos sólidos para recebimentos ou desembolsos de caixa, para evitar o manuseio incorreto de fundos e proteger-se contra perdas.

– A caixa menor deve ser mantida em local seguro. Por exemplo, em uma caixa de dinheiro.

– O caixa deve ser responsável por manter as faturas correspondentes aos pagamentos feitos através de um caixa menor

– Periodicamente, devem ser feitas contagens surpresa para garantir a precisão do saldo indicado na caixa de despesas menores.

– A quantidade de dinheiro do caixa menor não deve ser muito alta.

Documentos

Cada empresa define os formatos a serem utilizados e o procedimento a ser seguido para a solicitação de reembolso, mas essencialmente o processo consiste em reunir todos os pagamentos feitos com o fundo do caixa menor e os respectivos suportes.

É importante que todos os pagamentos, mesmo que sejam mínimos, tenham a fatura correspondente como suporte ou, se aplicável, o documento equivalente, onde a empresa ou pessoa a quem o pagamento foi feito possa ser claramente identificada, para questões relevantes, como manuseio de impostos e contabilidade.

Formato de reembolso

O custodiante responsável pelo manuseio do caixa menor deve preencher um recibo chamado “Reembolso de caixa menor”, ​​onde estão relacionadas as despesas incorridas em um determinado período, para receber o reembolso do dinheiro consumido.

O funcionário deve enviar todos os recibos de despesas originais anexados a um formulário de reembolso de caixa menor reembolsado:

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A soma total de todas as faturas e recebimentos no formato de reembolso e o dinheiro disponível restante em minúsculas deve ser igual ao valor do fundo original de adiantamento.

O formato total de reembolso em dinheiro menor, com a soma de todos os pagamentos individuais, é enviado ao controlador para revisão e autorização finais.

Prova de descarga

Para reembolsar o valor das despesas incorridas de acordo com os recebimentos e faturas de dinheiro menor, que estão relacionados no documento “reembolso de dinheiro menor”, ​​é gerada uma prova de quitação ou pagamento, conforme mostrado abaixo .

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Todos esses documentos envolvidos devem ser anexados ao registro contábil do recibo do diário.

O formato do reembolso e os originais de toda a documentação são enviados ao departamento de contas a pagar para processamento.

A prova de quitação é feita em nome do custodiante do caixa menor, para que o cheque possa ser emitido em seu nome pelo valor solicitado. O cheque de reembolso pode ser descontado em particular pelo custodiante.

Exemplos

A empresa ABC decide alocar US $ 100 em dinheiro como um fundo de caixa menor para seu departamento de operações, para que possa processar diretamente suas despesas de baixo custo.

Portanto, em 1º de março, o dinheiro de US $ 100 é entregue. A alocação inicial de caixa menor será registrada da seguinte maneira:

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Durante o mês de março, através do caixa menor, o departamento de operações fez os seguintes pagamentos menores:

– 3 de janeiro: compra de chá por US $ 10.

– Em 15 de janeiro: compra de artigos de papelaria por US $ 50.

– Em 27 de janeiro: pagamento ao encanador por US $ 20.

Esses pagamentos feitos com a caixa registradora menor serão registrados na contabilidade da seguinte forma:

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O caixa menor deve ser reembolsado em 31 de março. Como a despesa total no mês foi de US $ 80, esse será o valor a ser reembolsado:

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Portanto, a partir de 1º de abril, o caixa menor terá novamente os US $ 100 inicialmente atribuídos.

Referências

  1. Universidade Fordham (2019). Fundos de pequeno montante para adiantamentos e reembolsos. Retirado de: fordham.edu.
  2. Universidade de Stanford (2019). Como: Reembolsar um Funcionário com Petty Cash. Retirado de: web.stanford.edu.
  3. Contabilidade simplificada (2019). Contabilizando Petty Cash. Retirado de: accounting-simplified.com.
  4. Steven Bragg (2019). Contabilidade de caixa pequeno. Ferramentas de contabilidade Retirado de: accountingtools.com.
  5. Gerencie (2017). Menor dinheiro de volta. Retirado de: gerencie.com.

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