Secretário executivo: perfil, habilidades e funções necessárias

A secretária executiva é um trabalho ou profissão que serve para fornecer o máximo apoio aos funcionários seniores de uma empresa ou organização. Será quem organizará e manterá o cronograma dos executivos e os ajudará a executar uma variedade de tarefas administrativas.

O objetivo é contribuir para a eficiência geral do negócio, garantindo que todas as tarefas administrativas a ele atribuídas sejam executadas de maneira oportuna e eficiente. Uma secretária é a pessoa que fornece suporte administrativo. Eles podem executar tarefas como escrever e arquivar, atender o telefone e transmitir mensagens.

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Fonte: pixabay.com

Por outro lado, o secretário executivo ou assistente administrativo também realiza algumas dessas atividades, juntamente com a coordenação do escritório, pesquisa de produtos, interação com fornecedores, pedido de produtos e criação de um banco de dados. .

Normalmente, os secretários executivos recebem salários mais altos do que os secretários, porque desempenham funções de alto nível e aceleram a produtividade do escritório.

Perfil obrigatório

– Bacharel em administração de empresas ou áreas afins.

– Experiência comprovada como secretário executivo ou função administrativa semelhante.

– Você deve ser competente no gerenciamento do Microsoft-Office de maneira integral e no software de “back-office”, por exemplo, sistemas ERP.

– Conhecimento profundo da administração de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como o vocabulário técnico relevante que é tratado no setor.

– Familiaridade com os métodos básicos de pesquisa e com as técnicas de comunicação.

– Excelentes habilidades de organização e gerenciamento de tempo.

– Excelentes habilidades de comunicação e negociação.

– Integridade e confidencialidade.

Os secretários executivos devem ser profissionais rápidos, com grande capacidade de gerenciamento de tempo e capacidade de multitarefa. É com sua diligência e competência em seu trabalho que os executivos podem se concentrar em suas responsabilidades gerenciais sem se preocupar com outras tarefas.

Muitos gerentes confiam fortemente em sua secretária executiva para coordenar as tarefas diárias e mantê-las na agenda. Muito tato e assertividade são necessários como guardiões do tempo do gerente.

Habilidades necessárias

Os secretários executivos devem ser eficientes em habilidades básicas, como redação, gramática, ortografia e pontuação, e ter experiência no uso de equipamentos de escritório e aplicativos de software usuais, como processamento de texto, planilhas e gráficos.

Eles também devem ter excelentes habilidades para gerenciar o tempo e a capacidade de cumprir efetivamente várias responsabilidades.

Por outro lado, um secretário executivo também precisa de outras qualidades, como bom senso, diplomacia, discrição e capacidade de resolver problemas autonomamente.

Eles precisam de fortes habilidades de comunicação para interagir com o público, escrever relatórios e revisar publicações.

Ouça ativamente

Você deve saber como prestar total atenção ao que as outras pessoas estão dizendo, tendo tempo para entender os pontos apresentados, fazendo perguntas conforme apropriado e sem interromper em horários inadequados.

Compreensão de leitura

Compreensão total das sentenças e parágrafos escritos nos documentos relacionados ao trabalho.

Gerenciamento de tempo

Saiba como gerenciar com eficiência tanto o seu próprio tempo quanto o tempo dos outros.

Sabe falar

Fale claramente com outras pessoas para transmitir as informações de maneira eficaz.

Escrita

Ter comunicação escrita eficaz, conforme apropriado para as necessidades do público.

Pensamento critico

Uso da lógica e do raciocínio para identificar os pontos fortes e fracos das soluções, conclusões ou abordagens alternativas para os problemas que surgem.

Aprendizagem proativa

Entenda as implicações das novas informações na solução de problemas e na tomada de decisões atual e futura.

Coordenação

Ajuste das ações em relação às ações dos outros.

Revisão

Revisão e avaliação do desempenho de si mesmo, de outras pessoas ou organizações, para fazer melhorias ou tomar ações corretivas.

Funções

Uma secretária executiva pode ser responsável por pequenos valores e contabilidade, mas também pode gerenciar um orçamento. Você pode publicar artigos em um site, embora também possa criar e gerenciar o site.

Você pode inserir dados em uma planilha projetada e usada para funções de relatório.

Uma secretária executiva pode supervisionar a equipe administrativa. Ele frequentemente se reporta diretamente ao diretor executivo e pode apoiar um ou mais executivos seniores.

Responsabilidades

Serviço Executivo

– Manter a agenda executiva e auxiliar no planejamento de nomeações, reuniões do conselho, conferências, etc.

– Participe de reuniões para concluir as atas e atas da reunião, compile, transcreva e distribua.

– Faça todas as providências de viagem para os executivos: compra de bilhetes, reserva de hotel, subsídio de viagem, gerenciamento e revisão da documentação relevante, etc.

– Realizar as investigações confiadas, coletar dados e preparar documentos ou relatórios para consideração e apresentação por executivos, comitês e conselhos de administração, conforme designados.

– Manuseie documentos confidenciais, garantindo que eles permaneçam seguros.

Interação interna e externa

– Receba e filtre chamadas telefônicas, redirecionando-as para a pessoa apropriada, quando for conveniente.

– Gerenciar, priorizar e distribuir toda a correspondência recebida ou enviada (e-mail, cartas, faxes, pacotes, etc.), lendo e analisando memorandos, apresentações e relatórios recebidos para determinar sua importância e planejar sua distribuição.

– Prepare respostas à correspondência contendo perguntas de rotina.

– Supervisionar o uso de material de escritório e negociar termos com fornecedores para garantir que os pedidos sejam mais rentáveis.

– Reunir-se com indivíduos, grupos de interesse especiais e outros, em nome de executivos, comitês e conselho de administração.

– Dê boas-vindas aos visitantes e determine se eles devem ter acesso a determinadas pessoas específicas.

Suporte administrativo

– Mantenha os registros eletrônicos e em papel arquivados, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis para recuperação rápida.

– Preparar faturas, relatórios, cartas, demonstrativos financeiros e outros documentos, utilizando software de processamento de texto, planilhas, bancos de dados e / ou apresentações, fornecendo também a correspondente assistência em contabilidade.

– Executar tarefas gerais do escritório, como manter sistemas de gerenciamento e executar o trabalho básico de contabilidade.

– Coordenar e dirigir os serviços do escritório, como registros e preparação do orçamento, para ajudar os executivos.

– Estabelecer e supervisionar políticas e procedimentos administrativos, tanto para funcionários de escritório quanto para a organização.

– Revise práticas e procedimentos operacionais para determinar se melhorias podem ser feitas em áreas como fluxo de trabalho, procedimentos ou despesas de relatório.

– Supervisionar e treinar outros funcionários administrativos.

Referências

  1. Viável (2018). Descrição do cargo de Secretário Executivo. Retirado de: resources.workable.com.
  2. Beth Greenwood (2018). A diferença entre um secretário e um secretário executivo. Trabalho – Chron. Retirado de: work.chron.com.
  3. Planejador de Carreira (2018). Secretário Executivo e Assistente Administrativo. Retirado de: job-descriptions.careerplanner.com.
  4. Hrvillage (2018). Descrição do cargo de Secretário Executivo. Retirado de: hrvillage.com.
  5. BSR (2018). Responsabilidades do Secretário Executivo. Retirado de: bestsampleresume.com

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