Sistema de inventário permanente: características e exemplo

O sistema de estoque permanente é um método de contabilização de estoque, que registra a venda ou compra de estoque imediatamente através do uso de sistemas computadorizados de pontos de venda ou entradas de pedidos e software de gerenciamento de ativos de negócios.

O inventário permanente fornece uma visão altamente detalhada das alterações no inventário, com um relatório imediato da quantidade de inventário no armazém, refletindo com precisão o nível de itens disponíveis.

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Fonte: pixabay.com

Esse sistema de inventário é superior ao sistema de inventário periódico mais antigo, pois permite o monitoramento imediato dos níveis de vendas e estoque de itens individualmente, o que ajuda a evitar escassez.

Um estoque permanente não precisa ser ajustado manualmente pelos contadores da empresa, exceto na medida em que não esteja de acordo com a contagem física do estoque devido a qualquer perda, quebra ou roubo.

O inventário permanente é o método preferido para rastrear o inventário, pois, se gerenciado adequadamente, pode produzir resultados razoavelmente precisos continuamente.

Caracteristicas

O inventário permanente descreve os sistemas de inventário em que as informações sobre a quantidade e a disponibilidade do inventário são atualizadas continuamente em função dos negócios.

Isso é conseguido conectando o sistema de inventário a um sistema de entrada de pedidos, como scanners de código de barras sem fio e nas lojas, ao sistema de terminal de ponto de venda. Portanto, o estoque contábil seria exatamente igual ou quase igual ao estoque real.

É menos eficaz quando as alterações são registradas nos cartões de inventário, pois há uma possibilidade importante de que os ingressos não sejam feitos, ou incorretamente, ou não sejam feitos em tempo hábil.

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Sob o sistema de inventário permanente, uma empresa atualiza continuamente seus registros de inventário para levar em consideração adições e subtrações de inventário para atividades como:

– Itens de estoque recebidos.

– Produtos em estoque vendidos.

– Itens movidos de um lugar para outro.

– Materiais a serem utilizados no processo de produção.

– Itens descartados.

A fórmula para o sistema de estoque permanente é muito simples: estoque inicial (geralmente obtido de uma contagem física) + recebimentos – remessas = estoque final.

Diferenças de estoque

Um sistema de inventário permanente tem a vantagem de fornecer informações atualizadas sobre o saldo do inventário e exigir um nível reduzido de contagens de inventário físico.

No entanto, os níveis de estoque calculados por este sistema podem diferir gradualmente dos níveis reais de estoque.

Isso ocorre devido a transações não registradas ou roubo, portanto, os saldos contábeis devem ser comparados periodicamente com os valores reais disponíveis, usando a contagem cíclica e ajustando o saldo contábil conforme necessário.

Custo das mercadorias vendidas

No sistema permanente, há atualizações contínuas no custo da conta de mercadoria vendida a cada venda. Isso significa que é fácil obter um custo exato da mercadoria vendida antes do final do período contábil.

Compras

As compras de estoque são registradas na conta de estoque de matéria-prima ou na conta de mercadorias, dependendo da natureza da compra, enquanto também há uma entrada no registro individual que é mantida para cada item do estoque.

Rastreamento de transação

As investigações são muito mais fáceis de rastrear em um sistema de inventário permanente. Neste sistema, todas as transações estão disponíveis em detalhes no nível individual.

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Os relatórios de inventário podem ser acessados ​​on-line a qualquer momento. Isso facilita o gerenciamento dos níveis de estoque e do dinheiro necessário para comprar estoque adicional.

Como o sistema de inventário periódico é atualizado apenas ocasionalmente, os gerentes nunca têm informações financeiras atualizadas e precisas nas quais basear suas decisões de compra ou fabricação.

Vantagens e desvantagens

Vantagens

A principal vantagem é fornecer aos gerentes estatísticas relevantes sobre o estado da empresa, em tempo hábil.

O valor do custo de mercadoria vendido e o saldo da conta de estoque estão disponíveis a qualquer momento. Essas informações são muito importantes para melhorar a política de compras e preparar demonstrações financeiras de curto prazo.

Embora erros de inventário possam ocorrer devido a perda, quebra, roubo, rastreamento incorreto de inventário ou erros de verificação, há muitas vantagens em usar este sistema:

– Manter maior controle sobre os estoques físicos, comparando o saldo real com os registros nos livros.

– Detecte qualquer problema sem demora antes que ele se torne gigantesco, como roubo, dano ou vazamento de estoque.

– Evitar escassez. A falta de estoque significa que um produto está esgotado.

– Fornecer à gerência uma compreensão mais precisa das preferências do cliente.

– Permitir que o gerenciamento centralize o sistema de gerenciamento de inventário de vários locais.

– Forneça maior precisão, pois cada item do estoque é registrado separadamente no razão.

– Reduza a contagem de inventário físico, não exigindo o fechamento de atividades comerciais de rotina durante a contagem física.

Desvantagens

– No caso da contabilidade manual, o uso do sistema de estoque permanente requer muito tempo. Isso também pode levar a muitos erros em cada período contábil. Esse problema só pode ser resolvido com a aplicação de um sistema contábil computadorizado.

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– O uso de computadores e software de contabilidade pode ser bastante caro para pequenas empresas.

– Manter as contas de estoque sob o sistema permanente é caro e consome tempo.

– Os sistemas de inventário permanente podem estar vulneráveis ​​a erros devido a superestimações ou subestimações. Isso pode ocorrer como resultado de roubo, quebra, erros de varredura ou movimentos de estoque não rastreados, levando a erros no reabastecimento.

Exemplo

Um exemplo de um sistema de inventário permanente é um departamento moderno de remessa e recebimento de mercadorias. Cada caixa recebida é digitalizada no sistema contábil e automaticamente adicionada ao saldo do estoque.

Os produtos enviados aos clientes são marcados com um código de barras e digitalizados quando saem da doca de remessa. Isso os remove automaticamente do sistema contábil e faz com que o estoque diminua.

Como você pode ver, esse sistema moderno é atualizado em tempo real. Não é necessário processar transações em lotes como em um sistema de estoque periódico. Portanto, todos os relatórios serão sempre atualizados para análise pela equipe de gerenciamento.

Referências

  1. Steven Bragg (2018). Sistema de inventário permanente. Ferramentas de contabilidade Retirado de: accountingtools.com.
  2. Steven Bragg (2019). A diferença entre os sistemas de inventário periódicos e perpétuos. Ferramentas de contabilidade Retirado de: accountingtools.com.
  3. James Chen (2018). Inventário Perpétuo. Retirado de: investopedia.com.
  4. Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Inventário permanente Retirado de: en.wikipedia.org.
  5. Meu curso de contabilidade (2019). O que é um sistema de inventário permanente? Retirado de: myaccountingcourse.com.

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