Sistema de inventário permanente: operação, vantagens

O sistema de estoque permanente é um método de contabilidade de estoque que registra imediatamente a venda ou compra de estoque por meio do uso de sistemas computadorizados e software de gerenciamento de ativos de negócios.

Ele mostra uma visão bastante detalhada das alterações de estoque com relatórios imediatos sobre a quantidade de estoque em estoque e reflete com precisão o nível de mercadoria disponível.

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O inventário permanente é o método preferido para rastrear o inventário, pois pode gerar continuamente resultados razoavelmente precisos, se manuseados adequadamente.

Como empresa, ter mais inventário do que o necessário é caro e pode gerar resíduos. Por outro lado, ter muito pouco significa correr o risco de decepcionar os clientes e perder a receita de vendas com seus concorrentes.

Como o software de inventário permanente está sempre atualizado, ele tem visibilidade instantânea dos níveis de estoque, permitindo que você responda mais rapidamente às mudanças na demanda.

Como o procedimento funciona?

Com o sistema de inventário permanente, uma empresa atualiza continuamente os registros de inventário, contando suas adições e subtrações para atividades como:

– Itens de estoque comprados.

– Mercadoria vendida em estoque.

– Materiais retirados do estoque para serem utilizados na produção.

– Itens descartados.

O sistema funciona perfeitamente quando acoplado a um banco de dados de computador, atualizado em tempo real pelo pessoal do armazém, usando scanners de código de barras ou pelos fornecedores, usando terminais de ponto de venda.

Estoque periódico versus estoque permanente

Tradicionalmente, se você queria saber quantos itens estavam disponíveis no armazém, era necessário executar uma contagem física e reconciliá-la com sistemas manuais ou automatizados baseados em lotes.

As empresas contabilizavam fisicamente os estoques no final de um determinado período, e os números dos estoques eram atualizados naquele momento. Isso é conhecido como um sistema de inventário periódico, porque as informações são atualizadas periodicamente.

O sistema de inventário permanente utiliza software e processos de gerenciamento de inventário que permitem a atualização em tempo real da movimentação de inventário.

Os funcionários usam scanners de código de barras para registrar vendas, compras ou devoluções no momento em que ocorrem.

Essas informações são enviadas para um banco de dados que é atualizado continuamente para registrar cada alteração. A atualização permanente do estoque é o que dá nome ao sistema e o diferencia da abordagem periódica.

Contas de estoque permanente

Sob esse sistema, não é necessário atualizar uma conta de compras, porque a conta de estoque é cobrada diretamente em cada compra de mercadoria.

As contas a serem contabilizadas neste sistema são:

– Quando a mercadoria é comprada para armazenamento no estoque:

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– Quando despesas como frete, seguro etc. são adicionadas ao custo da mercadoria:

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– Se a mercadoria for devolvida ao fornecedor:

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– Quando a mercadoria é vendida:

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– Se a mercadoria for devolvida pelos clientes:

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– Quando é encontrada uma diferença entre o valor da conta do inventário e a contagem física:

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Vantagens

Permite uma substituição precisa

As alterações no estoque são registradas em tempo real, na compra e venda de estoque. Isso permite produzir relatórios que identificam imediatamente os itens de inventário que estão acabando.

Descubra o minguante e o roubo

Em um sistema de estoque periódico, no final do período, o estoque é ajustado, validando a contagem do estoque físico. Isso oculta qualquer roubo, diminuição ou até mesmo erros na contagem, quando esse ajuste é transferido para a conta de custo de mercadoria vendida.

Um sistema perpétuo comparará o valor do estoque no sistema com a contagem no final do período e permitirá investigar quaisquer discrepâncias.

Produz demonstrações financeiras intermediárias mais precisas

Como no sistema de estoque periódico os valores do estoque não são alterados durante o período, tanto a conta de estoque no balanço como a conta de custo de mercadorias vendidas na demonstração de resultados estão incorretas durante o período. período.

Um sistema perpétuo mantém esses valores corretos e fornece um conjunto mais preciso de demonstrações financeiras ao longo do período.

Gerenciamento mais próximo dos níveis de estoque

Os níveis de estoque estão sempre corretos e acessados ​​on-line a qualquer momento. Você pode calcular corretamente sua taxa de rotatividade para ver se as vendas estão diminuindo ou se os produtos não são mais vendidos rapidamente.

Integração com outros sistemas comerciais

Informações de inventário em tempo real são vitais para as equipes financeira e contábil. A integração do sistema de inventário aos sistemas financeiros ajuda a garantir relatórios fiscais e regulatórios precisos.

Os vendedores podem fornecer uma melhor experiência ao cliente, impactando diretamente sua reputação. Sua integração com os sistemas de marketing fornece a essa equipe um instantâneo atual do que é vendido e do que não é.

Desvantagens

Alto custo de implementação

Para usar o sistema de inventário permanente, a empresa deve primeiro instalar equipamentos e software especializados. Um grande investimento inicial, muitos recursos e tempo são necessários para implementar o sistema corretamente.

Após a instalação do equipamento e software necessários, a manutenção e as atualizações regulares continuarão sendo obrigatórias, custando ainda mais às empresas.

Maior complexidade

Exige que as empresas ofereçam treinamento a cada funcionário devido à complexidade do sistema.

Os funcionários precisarão de treinamento sobre como usar o software específico da empresa e também receberão treinamento sobre o uso de equipamentos especiais, como scanners.

O estoque registrado pode não refletir o estoque real

Pode ser uma desvantagem que as transações sejam registradas assim que ocorrem, porque o estoque registrado pode não refletir o estoque real ao longo do tempo.

Isso ocorre porque as contagens de inventário físico não são frequentemente usadas em um sistema de inventário permanente.

Com um número maior de pessoas entrando em transações no sistema, a empresa assume um risco maior de cometer erros devido a um erro humano.

Mais tempo de consumo

Com o sistema de inventário periódico, as empresas alocam algum tempo para registrar os estoques na contabilidade.

Eles podem ser registrados semanalmente, mensalmente ou até anualmente. Isso faz com que o sistema de inventário periódico consuma menos tempo que o sistema de inventário permanente.

Com o sistema perpétuo, cada transação deve ser registrada imediatamente. Os auditores devem revisar as transações para garantir que estejam corretas e ainda devem ser feitos inventários físicos para encontrar discrepâncias nas figuras.

Referências

  1. Steven Bragg (2017). Sistema de inventário permanente. Cursos e livros de contabilidade CPE. Retirado de: accountingtools.com.
  2. Investopedia (2018). Inventário permanente Retirado de: investopedia.com.
  3. Contabilidade para gestão (2017). Sistema de inventário permanente. Retirado de: accountingformanagement.org.
  4. Oracle Netsuite (2018). Por que usar um sistema de inventário permanente? Retirado de: netsuite.com.
  5. Angie Mohr (2018). As vantagens do sistema de inventário permanente Empresa de pequeno porte – Chron.com. Retirado de: chron.com.
  6. Tanya Robertson (2018). As desvantagens do sistema de inventário contínuo. Empresa de pequeno porte – Chron.com. Retirado de: smallbusiness.chron.com.

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