Unidade de correspondência: funções, estrutura, importância

A unidade de correspondência é uma estação de trabalho que recebe, classifica, registra e distribui centralmente comunicações e documentos internos e externos para todos os membros de uma organização entre as diferentes divisões.Seu objetivo é garantir que eles sejam entregues ao destinatário de forma eficiente, rápida e nas melhores condições.

Entidades ou corporações públicas e privadas implementam este programa de gerenciamento de documentos para otimizar os processos de controle de correspondência. É um processo integrado à dinâmica organizacional e que permite atingir os objetivos da empresa.

Unidade de correspondência: funções, estrutura, importância 1

A unidade de correspondência garante a entrega eficiente e rápida de informações dentro de uma empresa. Fonte: pixabay.com

Desde os arquivos antigos até a era digital, o método de organização deste departamento tem o objetivo de facilitar o acesso às informações documentais de interesse e salvaguardar os registros de controle, os arquivos, os manuais de procedimentos e toda a história do empresa em formato físico e / ou digital.

Atualmente, existem softwares desenvolvidos para acelerar o gerenciamento de documentos, o que teve um impacto positivo no ambiente ambiental, pois o arquivo físico tende a desaparecer e o consumo de papel é evitado.

Da mesma forma, torna-se mais dinâmico e agiliza a entrega ou o recebimento de correspondência pela intranet e extranet.

Funções

A unidade de correspondência possui funções específicas destinadas a documentar, organizar e distribuir eficientemente a correspondência que contém informações inerentes ao negócio ou serviço prestado, além de toda a documentação vital para o suporte da atividade administrativa e organizacional.

Entre as funções específicas da unidade de correspondência, destacam-se:

– Controle a entrada e saída de documentos.

– Distribuir comunicações para as áreas correspondentes.

– Processar correspondência e comunicações geradas interna e externamente.

– Digitalize documentos.

– Solicitar, classificar e descrever os documentos do fundo documentário da empresa.

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– Preservar e controlar a produção documental.

– Atribua números consecutivos à correspondência que é produzida ou recebida (arquivamento).

– Selecione os documentos e comunicações que devem ser mantidos e transfira-os para o arquivo central.

Estrutura

A unidade de correspondência é organizada de acordo com o tamanho e as características da empresa ou instituição.Geralmente depende de uma sede dividida em duas subunidades: uma para entrada e outra para saída.

Cada subunidade possui funções específicas destinadas à administração e controle de tudo o que se refere à correspondência interna e externa. Esses tipos de unidades estão estruturados da seguinte maneira:

Sede

Ele define os regulamentos e políticas que racionalizam, normalizam e regulam a produção de documentos, os métodos de distribuição, o envio e recebimento de correspondência e as atribuições dos membros do departamento. Ou seja, de maneira coordenada, eles envolvem o processo de gerenciamento de documentos e arquivos e sua sistematização efetiva.

Subunidade de correspondência

É responsável pela implementação dos métodos de distribuição e controle na área de gerenciamento de documentos, com base nas políticas e regulamentos estabelecidos pela empresa. Isso é dividido em:

Correspondência recebida

Estes são os documentos que chegam e são endereçados aos diferentes departamentos da instituição. Nesta área, os documentos são recebidos. Antes de selar a conformidade da recepção, deve-se verificar que:

– Eles são efetivamente destinados à instituição ou empresa.

– O assunto é inerente à instituição ou empresa.

– Estão devidamente selados e assinados.

– Os anexos, se houver, estão completos. Caso contrário, a reclamação deve ser feita imediatamente ao emissor, de forma escrita ou verbal.

– O selo da subunidade com data e hora do recebimento é colocado.

Controle e entrega

Em seguida, os documentos são classificados colocando o símbolo correspondente ao departamento para onde deve ser enviado. O registro é realizado de acordo com os principais dados de controle, como data de recebimento, departamento a que se destina, número de controle de registro e os dados do remetente original.

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Após essa etapa de documentação e classificação, é realizada a distribuição, que consiste no envio da correspondência para cada departamento ou unidade. O referido departamento procederá à aposição do carimbo de confirmação e recebimento.

Caso seja determinado que um documento não é endereçado à instituição ou não é de sua competência, ele será devolvido ao remetente de origem com a devida explicação.

Correspondência de saída

Essa área é responsável por receber correspondência e documentos de cada um dos departamentos da empresa ou instituição e organizá-los de acordo com seu destino. Ele fará o envio das formas pertinentes depois de validar o seguinte:

– Os documentos devem ser escritos em papel institucional.

– Os documentos devem ser assinados (o original e a cópia).

– Os anexos devem ser anexados.

– Os dados do destinatário e endereço devem estar corretos.

– O controle e o check-out devem aparecer com data e código.

Depois de revisar e aprovar os dados e características estabelecidos para a remessa, procedemos à concessão do comprovante de recebimento.

Esta área assume a responsabilidade pelo envio e entrega aos destinos após a classificação de acordo com a rota (por correio, pessoalmente ou diretamente, através de uma troca, entre outros).

Os envelopes serão rotulados e os documentos que eles contêm nos controles de entrega ou faturas serão identificados de acordo com a rota pela qual eles são despachados. Você deve devolver uma cópia dos documentos selados e assinados como aviso de recebimento.

Por fim, são arquivados em ordem alfabética, numérica, temática ou cronológica para verificar e estabelecer o controle.

Importância

A unidade de correspondência é uma área sensível e altamente confidencial. Depende disso que as relações e comunicações dentro e fora da instituição sejam realizadas de maneira eficaz e oportuna.

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A importância da unidade de correspondência repousa no fato de que é isso que deve garantir a preservação, custódia e preservação dos documentos que constituem a memória da instituição ou empresa.

O objetivo principal é fornecer acesso oportuno a informações escritas que são tratadas dentro da entidade.

Referências

  1. “Unidade de Correspondência” da Universidade de Santiago de Cali. Retirado em 8 de julho de 2019 da Universidade de Santiago de Cali: usc.edu.co
  2. Gutiérrez, E. “4 etapas para formar e organizar os arquivos da sua empresa corretamente” em Eles não são papéis. Retirado em 8 de julho de 2019 de They are not papers: nosonpapeles.com
  3. Escobar, C. “Organização de documentos” em Atividades. Obtido em 8 de julho de 2019 de Atividades: blogspot.com
  4. “Regulação interna de arquivamento e correspondência” no Corpo de Bombeiros Nacional da Colômbia. Retirado em 8 de julho de 2019 do Departamento Nacional de Bombeiros da Colômbia: bomberos.mininterior.gov.co
  5. “As unidades de correspondência e arquivo no setor público federal” Instituto de Educação Tecnológica e Superior de Monterrey. Retirado em 9 de julho de 2019 do Instituto de Tecnologia e Ensino Superior de Monterrey: itesm.mx

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