As 12 funções mais importantes do escritório

As funções de escritório que dominam são as atividades administrativas realizadas pelo pessoal de uma empresa, organização ou instituição e necessárias para o seu funcionamento. Se forem feitos com eficiência, os resultados serão muito melhores do que se forem mal feitos.

O trabalho no escritório normalmente tem um horário regular de segunda a sexta-feira, que começa às 8 ou 9 da manhã e dura até às 16 ou 17 horas, embora isso varie por país ou região.

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A maioria dos trabalhos de escritório requer habilidades básicas, tais como: comunicação oral fluente, capacidade de escrever, arquivar e alguma experiência com equipamentos de escritório, como computadores, fotocopiadoras etc.

Dependendo do nível do cargo ou da responsabilidade assumida, exige que a pessoa possua ensino técnico, universitário ou de quarto nível.

As 10 principais funções de escritório que dominam

1- Planejamento

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Essa é a primeira e mais importante das tarefas, pois consiste em definir como os métodos e estruturas organizacionais podem contribuir para o plano de negócios.

Existem ferramentas tecnológicas que ajudam a especificar esses métodos em tarefas distribuídas entre os membros da equipe, mas apenas um bom planejamento pode garantir que tudo acabe aumentando o objetivo do negócio.

Para o planejamento geral, é necessária uma visão clara dos negócios e um certo nível hierárquico dentro da empresa, mas cada membro da equipe deve planejar seu trabalho para que eles possam atender às metas e prazos estabelecidos.

2- Transcrição e / ou redação de relatórios

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Uma tarefa que leva diariamente tempo para quem trabalha em um escritório é a redação, em qualquer meio, de relatórios que apóiam ou detalham suas funções ou servem para explicar os detalhes (antecedentes, progresso, resultados, profissionais e contras, etc.) de um projeto em particular.

Esses escritos também servem como um registro da atividade da organização à qual esse escritório pertence, para futuras auditorias ou revisões.

3- Participar de reuniões

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São reuniões entre os membros de uma equipe de trabalho nas quais são trocadas idéias sobre os projetos em andamento, são apresentadas novas propostas, compartilhadas, apresentações ou relatórios.

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Normalmente eles visam alinhar todos os presentes na direção de alcançar um objetivo comum, atribuindo papéis, tarefas e prazos a cada um. Eles também servem para resolver problemas que possam ter surgido no desempenho de tarefas.

Eles geralmente têm uma frequência, duração e dinâmica bem definidas. Além disso, o que é discutido neles geralmente é gravado em minutos ou minutos para arquivamento.

Algumas organizações realizam reuniões diariamente, outras, vários dias por semana, outras a cada duas semanas e outras mensalmente. A frequência das reuniões depende de cada empresa e de suas necessidades.

4- Agendar reuniões

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Trata-se de coordenar a agenda de todas as pessoas que devem estar em uma reunião para que possam corresponder em um local e horário específicos.

É uma tarefa que pode ser esmagadora, portanto, confiar na tecnologia pode ser uma boa ideia. Existem aplicativos, como o ScheduleOnce, que permitem agendar reuniões automaticamente, permitindo que os convidados visualizem as datas disponíveis e escolham uma programação que lhes convenha.

5- Verifique o email corporativo

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É uma tarefa que pode demorar muito tempo. Um relatório da Adobe publicado em 2016, que resultou de uma pesquisa autoaplicável de mais de mil trabalhadores, revela que gastamos uma média de 20,5 horas por semana, verificando nosso e-mail de trabalho.

Classificar, ler e responder a emails é uma forma muito comum de comunicação e permite a troca de arquivos e impressões relacionadas a um projeto ou processo organizacional.

Embora as empresas estejam constantemente procurando maneiras de gerenciar e-mails com mais eficiência, também existem aplicativos como o Gmail Smart Labels.

Outra maneira de agilizar essa tarefa é incorporar modelos de email de tipo ou textos que podem ser enviados com modificações mínimas para diferentes destinatários e em diferentes oportunidades.

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6- Gestão financeira

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Essa tarefa deve garantir que o dinheiro cumpra seu ciclo de vida na compra e venda de produtos e serviços; Todas as faturas são enviadas, registradas, pagas e enviadas. Claro, existem escritórios onde eles apenas fazem isso.

Essa atividade também inclui manter as contas financeiras e os documentos legais atualizados, para que não haja inconvenientes com a estrutura legal referente à organização em questão.

7- Logística

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Essa função garante que todas as mercadorias relacionadas ao trabalho da empresa sejam transportadas de e para armazéns e clientes. Também inclui contatos com fornecedores para obter matérias-primas para a fabricação de novos produtos.

O objetivo dessa função é garantir que a empresa possua tudo o que é necessário para manter a produção do bem ou serviço que comercializa.

8- Chame a atenção

Em um escritório, você também precisa atender o telefone, pois é um meio de comunicação com clientes, fornecedores e entre seus próprios colegas.

Embora pareça uma tarefa simples, requer um certo protocolo, pois pode ser a voz que alguém de fora da empresa associa à sua imagem. Portanto, é importante que sejam respeitadas as regras de cortesia, seja mantido um tom institucional, moderado o volume da voz e o vocabulário utilizado.

Outro fato importante, que às vezes é esquecido ao executar essa função, é anotar o máximo de dados possível da pessoa do outro lado do telefone; Isso alimentará o banco de dados de contatos da empresa e permitirá que você acompanhe corretamente o problema discutido durante a conversa telefônica.

9- Organização de arquivos

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A maioria das tarefas executadas em um escritório gera algum documento: faturas, notas, minutos, minutos, relatórios de vendas, etc.

Em papel ou digital, é uma quantidade de informação que exige que alguém catalogue, arquive e proteja de acordo com seu nível de importância para os negócios.

Precisamente esse último ponto, o do backup de informações, é um problema que se tornou uma dor de cabeça para muitas organizações, de modo que ferramentas, protocolos e procedimentos que garantem segurança no arquivamento e na transmissão de informações estão cada vez mais emergentes. dados confidenciais em uma organização.

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Em alguns casos, discos rígidos externos são usados, enquanto em outros existem servidores especiais para esses casos ou plataformas de armazenamento em “nuvem”, como Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud.

10- Distribuição do correio da empresa

Uma tarefa que, apesar de não exigir treinamento acadêmico muito alto, exige boa organização, responsabilidade e senso de urgência, é a distribuição de correspondência dentro do escritório.

Um esboço de algum projeto, o cartão de crédito enviado pelo banco, as faturas de um fornecedor ou a carta de resposta de uma entidade governamental são alguns dos documentos que qualquer funcionário pode estar esperando e dos quais muitos outros processos podem depender da empresa.

11- Atendimento ao cliente

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Essa função consiste em atender fisicamente os clientes com dúvidas ou reclamações sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

12- Imprimir e copiar documentos

Consiste em imprimir os documentos que devem ser mantidos fisicamente ou fazer cópias daqueles que devem ser salvos em duplicado ou entregues aos funcionários da empresa.

Referências

  1. Audra Bianca (s / f). Organização do escritório e dicas de planejamento. Recuperado de: smallbusiness.chron.com.
  2. Biz Trend (2015). 7 tarefas de escritório que você pode e deve automatizar. Recuperado de: es.sba.gov.
  3. Dewei Caitlin (2016). Quantas horas de sua vida você desperdiçou em email de trabalho? Experimente nossa calculadora deprimente. Recuperado de: washingtonpost.com.
  4. Laurie Reeves. Lista de trabalhos que trabalham em um escritório. Recuperado de: work.chron.com.
  5. O que um assistente de escritório faz. Recuperado de learn.org.
  6. O que exatamente as pessoas fazem nos trabalhos de escritório. Recuperado de: reddit.com.

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