Caixa registradora: como é feita e exemplo

O dinheiro contagem é um processo que geralmente são executados em empresas, como supermercados, restaurantes e bancos, feitas no fim do dia útil ou fim de turno de um caixa eletrônico. Esse processo de arquivamento torna o caixa responsável pelo dinheiro em sua caixa registradora.

Mesmo com os modernos sistemas de ponto de venda atualmente em vigor, ainda é necessário um procedimento para contabilizar a receita em dinheiro de uma loja. Esses controles internos são necessários para evitar o manuseio incorreto de dinheiro e proteger os ativos contra perda ou roubo.

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Fonte: pixabay.com

Controles internos sólidos não apenas promovem a eficiência operacional, mas também garantem registros contábeis confiáveis, que serão necessários no momento do registro dos impostos.

Uma das causas mais comuns de redução ou perda em uma loja é o mau manuseio de dinheiro. Quando investigada, a causa mais comum corresponde à falta de procedimentos ou controles adequados.

Como é feita uma caixa registradora?

No início de cada turno, cada caixa deve receber sua própria gaveta. O caixa deve ser contado na gaveta para verificar o saldo inicial.

Você deseja manter uma quantidade constante de dinheiro na caixa. Isso garante que você sempre terá dinheiro suficiente para alterar os clientes.

O próximo passo para manter a ordem de pagamento é fazer depósitos em dinheiro ao longo do dia. Dependendo do volume e da quantidade de transações, a quantidade de depósitos que serão feitos será variada.

Depois de determinar quando esse depósito será feito, o dinheiro é contado e a diferença na contagem matinal inicial é subtraída.A caixa registradora geralmente é feita no final do dia ou no final do turno de um caixa eletrônico.

A gaveta do dinheiro e seu conteúdo devem ser levados para um escritório ou outra área isolada para preparar o relatório. Este é o momento de garantir que o dinheiro que entra e sai durante o dia seja feito de maneira eficiente e honesta.

Execução da tonelagem

Ao se preparar para contar o dinheiro, todas as notas grandes, cheques e vale-refeição são retiradas e guardadas.

Primeiro, o valor total da caixa é contado, incluindo cheques e recibos de cartão de crédito. Depois de terminar de adicionar os valores, esse valor é comparado manualmente com o que o sistema de ponto de venda mostra.

Depois que a gaveta retorna à sua quantidade inicial atribuída, ela é colocada no cofre ou entregue a outro caixa que está iniciando seu turno.Agora, as contas e as alterações que foram deixadas de lado juntamente com os cheques do caixa são contadas.

É isso que compõe o depósito de vendas do caixa. A maioria das caixas registradoras pode imprimir um recibo de venda e um recibo de dinheiro. Esses recibos indicam quanto o caixa ganhou em vendas e quanto dinheiro foi contabilizado.

Se os valores corresponderem, está tudo bem. Caso contrário, você terá que examinar um pouco mais.

Separação de funções

Você deve considerar duas pessoas para arquear as caixas. Uma pessoa contará a gaveta e criará o relatório de caixa diário, enquanto a outra irá preparar o depósito bancário.

Ambas as pessoas devem assinar o relatório, indicando sua responsabilidade pelas figuras mostradas. Embora nenhum sistema possa impedir fraudes, essa trilha de auditoria ajudará a desencorajar a cumplicidade entre os funcionários.

Sobras ou faltando

Quando ocorre uma discrepância, o dinheiro é contado novamente para garantir que a quantia esteja correta.

Qualquer restante e / ou falta deve ser investigado. Pequenas discrepâncias são comuns e geralmente são causadas por erros humanos, possivelmente o caixa informando a alteração para um cliente. As principais discrepâncias são aquelas que devem ser observadas mais de perto.

Discrepâncias frequentes podem ser um sinal de roubo de um funcionário ou indicar que é necessário mais treinamento para um caixa específico.

O excedente / ausente pode sempre ser calculado subtraindo a quantia em dinheiro na gaveta, excluindo a quantia inicial, da quantia impressa no recibo do caixa.

Dependendo da quantidade de excedente / falta e das circunstâncias envolvidas, as medidas disciplinares podem variar. Os caixas perderam suas posições devido a sobras / falta, tanto por infrações repetidas quanto por sobras grandes ou ausentes.

Os desaparecidos são geralmente devidos a contas coladas, o caixa que devolve demais em troca ou talvez até mesmo embolse algum dinheiro.

As sobras são produzidas recebendo muito dinheiro dos clientes ou não inserindo itens corretamente no terminal do ponto de venda.

Exemplo

Na loja Omega, o processo de registro de caixa começa no final do dia anterior, quando o caixa John Doe e seu gerente aceitam a quantidade de dinheiro restante na caixa registradora de John.

Quando John vem trabalhar na manhã seguinte, ele começa com a quantidade de dinheiro que resta na caixa. No final de cada dia útil, ele ou seu gerente publica um resumo da atividade do dia na caixa registradora, para gerar um relatório do total de vendas efetuadas pelo caixa.

Para isso, John conta a quantidade de dinheiro em sua caixa, bem como o total de cheques, a renda com cartão de crédito e as vendas a crédito da loja. Em seguida, preencha um formulário como este:

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Resultado da tonelagem

O gerente revisa a quantidade realmente produzida pela caixa de John e a compara com o formulário feito.

Se a quantia em dinheiro na caixa não corresponder ao formulário, o gerente e John procurarão identificar o erro. Se não for encontrado, será preenchido um formulário de excesso / falta de dinheiro.

Algumas empresas cobram qualquer dinheiro que falta diretamente ao caixa. Outros adotam a posição de demitir o caixa após um certo número de desaparecidos por uma certa quantia de dinheiro. Por exemplo, três faltam mais de US $ 10.

O gerente da loja decide quanto dinheiro você deve deixar em dinheiro ou registrá-lo para o dia seguinte. Faça esta tarefa para cada um dos caixas. Em seguida, deposite todo o dinheiro e cheques do dia em um depósito noturno no banco.

Em seguida, o gerente envia um relatório com os detalhes do depósito ao contador para inserir os dados no sistema contábil.

Referências

  1. Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Balanceamento de caixa. Retirado de: en.wikipedia.org.
  2. Matthew Hudson (2018). Balanceamento da gaveta de dinheiro. The Balance Small Business. Retirado de: thebalancesmb.com.
  3. Shopkeep (2016). Como equilibrar uma gaveta da caixa registradora como um Pro. Retirado de: shopkeep.com.
  4. Dummies (2018). Como equilibrar transações de caixa registradora. Retirado de: dummies.com.
  5. Revolvy (2018). Balanceamento de caixa. Retirado de: revolvy.com.

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