Comunicação escrita: características, tipos, elementos

A comunicação escrita é qualquer tipo de interação que faz uso do código escrito. Embora seja baseado no mesmo sistema lingüístico de oralidade, suas propriedades são diferentes. Assim, ao contrário de outros, a forma escrita é completamente convencional. Isso deve seguir padrões definidos de acordo com as regras estabelecidas pelo idioma.

Por outro lado, a comunicação escrita é a forma mais comum de comunicação formal entre seres humanos e desempenha funções sociais de vários tipos. Entre seus usos, é frequentemente usado para documentar vários tipos de eventos e realizar interações interpessoais.

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Além disso, outra de suas características mais relevantes é que ele não requer a presença do remetente e do destinatário no mesmo espaço e tempo. Portanto, a mensagem é recebida de maneira diferida e a interação do escritor (remetente) e do leitor (destinatário) é muito limitada.

Por outro lado, a comunicação escrita é essencialmente uma atividade criativa que requer esforço consciente. Esse esforço vem dos estímulos produzidos pela mente.

Nisto difere do oral, onde são coletados no exterior por receptores sensoriais. Os escritos, por outro lado, provêm da atividade intelectual interna.

Caracteristicas

Recepção de mensagem adiada

Uma das características da comunicação escrita é aquela relacionada ao fator tempo. Em uma situação de comunicação cara a cara, as mensagens codificadas do remetente são recebidas instantaneamente pelo destinatário.

Mas, em uma comunicação escrita, há sempre um atraso. Em geral, não há limite de tempo fixo para esse atraso.

Ciclos limitados

O ciclo de comunicação compreende quatro elementos comunicativos básicos : o remetente, a mensagem juntamente com o canal de comunicação, o receptor e a resposta ou reação. Como a recepção da mensagem é atrasada, o ciclo de comunicação escrita é mais limitado.

No entanto, devido a novos avanços na comunicação e na informação, muitos canais permitem que a última etapa do ciclo (feedback ou resposta) seja concluída quase ao mesmo tempo que em uma comunicação face a face. Um exemplo disso são os serviços de mensagens instantâneas.

Pouco espaço para redundância

O registro escrito limita a possibilidade de redundância. Na comunicação oral, gestos e elementos paraverbais – como entonação – apóiam a linguagem verbal.

Este não é o caso na comunicação escrita. Portanto, o nível de demanda é maior, forçando o emissor a usar as palavras com maior precisão.

De fato, a comunicação escrita tem um alto valor social. Essa avaliação diminui com a repetição de palavras e o uso dos mesmos padrões sintáticos. Aqui a originalidade prevalece e até a inovação formal.

Pré-planejamento

Geralmente, a comunicação escrita não é um ato improvisado. Ao escrever, freqüentemente, uma série de condições ou requisitos é atendida. Entre eles, se busca-se uma comunicação eficaz, é preciso esclarecer o conteúdo da mensagem como um todo e sua articulação interna.

Para isso, o emissor deve ter um esquema para organizar o texto. À medida que o texto avança, todos os elementos da mensagem são concatenados até que as idéias pertinentes sejam obtidas.

Tipos

Quanto aos tipos de comunicação escrita, existem tantas quanto as múltiplas e diversas áreas da ação humana. Dessa forma, cada vez que alguns (telegramas) desaparecem e outros aparecem (email, por exemplo). Em seguida, apenas alguns deles serão descritos.

Memorandos

Um memorando é um meio popular de comunicação interna por escrito entre os membros de uma organização. É uma forma abreviada de carta com formas mínimas de cortesia e acesso imediato ao assunto específico da mensagem.

Nesse tipo de comunicação geralmente, existem formatos predefinidos. A principal regra a ser cumprida inclui a escrita correta e o respeito pessoal e hierárquico. O modo de escrita deve ser direto e sem familiaridade de qualquer tipo.

Relatórios

Os relatórios são outro tipo de comunicação por escrito. Eles podem ser usados ​​para fins comerciais, educacionais, legais ou científicos.

Dependendo da natureza e finalidade do relatório, pode haver formatos pré-estabelecidos. No entanto, em termos gerais, um relatório deve ter uma breve introdução, principais objetivos e resultados.

Em algumas ocasiões, gráficos e tabelas são incluídos para facilitar a compreensão dos resultados. Da mesma forma, muitos relatórios contêm uma lista de recomendações.

Brochuras

Brochuras são publicações nas quais as empresas apresentam seus produtos e serviços. Eles também são publicados para ajudar os representantes de vendas em suas visitas aos clientes.

As empresas produzem folhetos de várias formas e tamanhos. Algumas brochuras têm tamanho carta, enquanto outras são dobradas ao meio ou em três seções.

Por outro lado, são caracterizadas por serem muito coloridas e com uma abundância de imagens em seus principais produtos ou serviços. Os textos são poucos e com muito espaço em branco, para que a brochura possa ser lida facilmente.

E-mails

Atualmente, os e-mails são uma forma muito comum de comunicação. Eles são usados ​​para enviar documentos, organizar reuniões, confirmar compromissos e entrar em contato com candidatos a emprego. Além disso, eles são empregados para discutir assuntos pessoais.

Apesar de sua relativa informalidade, os emails devem seguir certas regras convencionais. Para esse fim, seu formato aloca espaços para o remetente, destinatário, assunto e um espaço onde a mensagem deve ser escrita.

Mesmo que sejam usados ​​para fins não comerciais, há certas convenções que devem ser respeitadas para evitar reações negativas. Entre eles, pode-se mencionar a escrita correta de nomes e títulos, o uso adequado de sinais de pontuação e a conformação correta de sentenças e parágrafos.

Propostas

As propostas são documentos que descrevem projetos futuros. Estes geralmente têm apenas uma ou duas páginas. Eles incluem os custos associados de cada tarefa específica do projeto.

Outros custos não diretos para o projeto podem ser incluídos, como custos de impressão, correio e postagem, entre outros.

Cartas

As cartas são uma das formas mais antigas de comunicação escrita. O assunto das cartas pode ser pessoal ou comercial. Antes da chegada dos formulários eletrônicos, estes eram um meio de comunicação muito popular. Como nos e-mails, eram usados ​​comercialmente formulários sóbrios de cortesia e mensagens concisas.

No entanto, cartas pessoais mostraram menos convenções em seus escritos. Os tratamentos de cortesia foram mínimos. O desenvolvimento do assunto foi de conveniência entre o remetente e o destinatário da mensagem. O número de páginas foi limitado pela capacidade de ambos. Progressivamente, estes foram substituídos por mensagens eletrônicas.

Telegramas

O telegrama é uma versão curta e simplificada de uma carta. Aqui, as fórmulas de cortesia são reduzidas ao mínimo e às vezes omitidas. O texto da mensagem é escrito omitindo tantas palavras e mantendo o mínimo necessário para fazer sentido.

Da mesma forma, os formulários de cortesia eram geralmente padronizados e abreviados (Sr. pelo Sr., Sra., Sra. E outros semelhantes). Como nas cartas, seu uso vem diminuindo com o avanço da mídia eletrônica.

Faxes

Essa foi a maneira pioneira de transmitir mensagens escritas eletronicamente. Embora sua escrita e sua leitura tenham sido feitas em um papel escrito, sua transmissão foi feita eletronicamente. Seu uso diminuiu devido ao crescente uso de mídia eletrônica.

Elementos de comunicação escrita

Em geral, os três principais elementos da comunicação escrita são considerados a estrutura (forma do conteúdo), estilo (redação) e conteúdo (tema).

No que diz respeito à estrutura, isso ajuda os leitores a entender o tópico. É por isso que é recomendável esclarecer os objetivos antes de começar a escrever.

Em relação ao estilo, isso está relacionado ao emissor em primeira instância. No entanto, também é importante considerar possíveis destinatários de material escrito. Às vezes, é necessário o uso de frases ou parágrafos curtos, com um vocabulário simples. Às vezes, a mensagem deve ser um pouco mais longa e mais elaborada.

Finalmente, quanto ao assunto, isso pode ser de uma grande variedade. Todas as áreas da interação humana podem ser objeto de uma comunicação por escrito. Isso inclui questões científicas e pessoais, através de leis e procedimentos.

Vantagens

Permanência no tempo

A comunicação escrita é um meio permanente de informação. Portanto, é útil quando os registros são necessários. Da mesma forma, é muito importante na correta delegação de responsabilidades e no estabelecimento de normas e procedimentos. Por outro lado, permite a consulta repetitiva das mensagens.

Mecanismo de controle

Graças à sua possibilidade de permanência no tempo, a comunicação escrita é ideal como ferramenta de controle. Folhas de controle ou resultados, leis, acordos, entre outros, são os documentos mais comumente processados ​​por esse modo de comunicação.

Preservação

A comunicação escrita tem um alto nível de preservação. Isso permite que seja seguro e duradouro. Os avanços tecnológicos tornaram possível outros meios de preservar informações. No entanto, até agora, o documento escrito original permanece a prova final de sua existência e originalidade.

Nível reflexivo mais alto

As pessoas que usam esse meio de forma eficiente refletem antes de escrever. A ação de escrever uma mensagem é sempre precedida por um processo de pensamento e definição do que você deseja expressar. Até a escrita em si é um processo de reflexão. Portanto, este modo comunicativo é ideal para transmitir exatidão e precisão.

Menos possibilidade de distorção e interpretação

Nas mensagens transmitidas por comunicação escrita, há menos possibilidade de distorção. Nesse sistema de comunicação, as informações são permanentemente registradas e podem ser verificadas a qualquer momento. Assim, há menos possibilidade de distorção ou alteração da informação.

Por outro lado, há uma menor chance de interpretar mal as mensagens. Em caso de dúvida, a mensagem pode ser relida quantas vezes forem necessárias até que o entendimento total seja alcançado.

Além disso, a velocidade de leitura ou releitura pode ser ajustada ao nível de compreensão do destinatário da mensagem. Dessa maneira, pode-se garantir que, se o remetente e o destinatário manipularem os mesmos códigos, a mensagem chegará como desejado.

Desvantagens

Custos

A comunicação escrita não é econômica. Existem custos relacionados ao material (papel e tinta, entre outras coisas) e ao trabalho utilizado para escrever e entregar os escritos. Esses custos podem ser aumentados dependendo da distância física entre o remetente e o destinatário.

Capacidade de compreensão eficaz

O uso da comunicação escrita merece grandes habilidades e competências no uso da linguagem e do vocabulário. A falta de habilidades de escrita e a má qualidade dos textos têm um impacto negativo na mensagem e comprometem seu entendimento efetivo.

Comentários

O feedback da mensagem na comunicação escrita não é imediato. Nesse tipo de comunicação, o processo de codificação e decodificação é lento.

Dependendo do código usado, o entendimento pode demorar mais que o desejado. De qualquer forma, o feedback é de conveniência do destinatário da mensagem, não do remetente.

Dificuldade em expressar emocionalidade

Sendo um meio reflexivo, é mais difícil expressar emoção na comunicação escrita. De fato, poetas e artistas que usam esse meio para expressar beleza e emoções, usam técnicas difíceis de usar. Em algumas ocasiões eles são bem sucedidos, mas em outras não cumprem o objetivo de transmitir a emocionalidade do artista.

Esse tipo de comunicação é conhecido como frio, impessoal e contrasta com outras formas de comunicação que podem incluir características verbais e gestuais. Portanto, é usado com mais frequência na transmissão de informações nas quais a precisão dos fatos é importante.

Confirmação de recebimento atrasado ou incerto

O método de comunicação por escrito dificulta a confirmação imediata do recebimento da mensagem. Em alguns casos, nem sequer é possível determinar se a mensagem chegou ao destinatário pretendido.

Falta de flexibilidade

A falta de flexibilidade é outra desvantagem da comunicação escrita. Depois que uma mensagem original é emitida, não há possibilidade de correção rápida do conteúdo.

Todas as alterações necessárias devem ser endossadas pelo destinatário da mensagem. Da mesma forma, cada correção feita, inclusive parcial, afeta a mensagem inteira.

Referências

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