O controle administrativo é uma das funções essenciais da gestão, que visa garantir que as atividades da organização estejam alinhadas com os objetivos estabelecidos. Por meio de sistemas de controle, é possível monitorar e avaliar o desempenho das atividades, identificar desvios em relação às metas e tomar as medidas necessárias para corrigir esses desvios. Neste contexto, os gestores podem utilizar diferentes tipos de controles, como o controle preventivo, o controle simultâneo e o controle retroativo, de acordo com as necessidades e características da organização. Alguns exemplos de controles administrativos incluem o controle de qualidade, o controle de custos, o controle de prazos e o controle de estoque. Em suma, o controle administrativo é fundamental para garantir a eficiência e eficácia das operações organizacionais.
Exemplos de controles administrativos aplicados na gestão das organizações.
Os controles administrativos são essenciais para garantir que as organizações atinjam seus objetivos e mantenham suas operações eficientes. Existem diferentes tipos de controles administrativos que podem ser aplicados na gestão das organizações, sendo eles: controle burocrático, controle financeiro, controle de qualidade, controle de recursos humanos, entre outros.
Um exemplo de controle administrativo é o controle financeiro, que envolve a análise e monitoramento das finanças da organização para garantir que os recursos estejam sendo utilizados de forma adequada. Isso inclui a elaboração de orçamentos, análise de custos, controle de despesas e avaliação de investimentos.
Outro exemplo é o controle de qualidade, que visa garantir que os produtos ou serviços oferecidos pela organização atendam aos padrões estabelecidos. Isso envolve a implementação de processos de monitoramento, avaliação de resultados e ações corretivas quando necessário.
Além disso, o controle de recursos humanos é fundamental para garantir que a equipe esteja alinhada com os objetivos da organização. Isso inclui a definição de metas individuais e coletivas, avaliação de desempenho, feedback constante e desenvolvimento de planos de capacitação.
Em resumo, os controles administrativos são essenciais para garantir a eficiência e eficácia das operações das organizações. Através da implementação de sistemas de controle adequados, as empresas podem monitorar seu desempenho, identificar possíveis problemas e tomar medidas corretivas para garantir o alcance de seus objetivos.
Três exemplos de controle de acesso administrativo: quais são eles?
O controle de acesso administrativo é essencial para garantir a segurança e a integridade dos dados e sistemas de uma organização. Existem diferentes formas de controlar o acesso administrativo, sendo três exemplos comuns:
1. Políticas de senha: Uma das formas mais básicas de controle de acesso administrativo é a implementação de políticas de senha. Isso inclui exigir que os usuários criem senhas fortes, que sejam trocadas regularmente e que não sejam compartilhadas com outras pessoas. Além disso, a autenticação em dois fatores pode ser utilizada para adicionar uma camada extra de segurança.
2. Controle de privilégios: Outro exemplo importante de controle de acesso administrativo é o controle de privilégios. Isso envolve garantir que cada usuário tenha apenas as permissões necessárias para realizar suas tarefas, evitando assim o acesso não autorizado a informações sensíveis ou ações críticas dentro da organização.
3. Auditoria de acesso: Por fim, a auditoria de acesso é uma prática fundamental para monitorar e auditar as atividades dos usuários com acesso administrativo. Isso inclui registrar todas as ações realizadas, identificar possíveis violações de segurança e garantir a conformidade com as políticas e regulamentos da empresa.
Em resumo, o controle de acesso administrativo é essencial para proteger os recursos da organização e garantir a segurança dos dados. Implementar políticas de senha, controlar os privilégios dos usuários e auditar o acesso são algumas das práticas mais comuns e eficazes nesse sentido.
Qual a finalidade do controle no processo de administração?
O controle é uma função essencial no processo de administração, pois tem como finalidade garantir que as atividades da empresa estejam de acordo com os objetivos estabelecidos. Através do controle, é possível monitorar e avaliar o desempenho das operações, corrigir possíveis desvios e garantir que as metas sejam alcançadas de forma eficiente e eficaz.
Um dos principais objetivos do controle administrativo é assegurar que os recursos da organização estejam sendo utilizados da melhor forma possível, buscando a otimização dos processos e a redução de desperdícios. Além disso, o controle também contribui para a tomada de decisões mais assertivas, uma vez que fornece informações precisas sobre o andamento das atividades.
Existem diversos sistemas de controle que podem ser implementados em uma empresa, como o controle financeiro, o controle de qualidade, o controle de estoque, entre outros. Cada um desses sistemas tem a sua importância e contribui para o bom funcionamento da organização.
Um exemplo de sistema de controle é o Balanced Scorecard, que é uma ferramenta que permite acompanhar e mensurar o desempenho da empresa em diversas áreas, como financeira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento. Com o Balanced Scorecard, é possível identificar quais são os pontos fortes e fracos da empresa, bem como definir estratégias para melhorar o desempenho e alcançar os objetivos propostos.
Em resumo, o controle no processo de administração é fundamental para garantir a eficácia e eficiência das operações, bem como para orientar as decisões estratégicas da empresa. Por meio do controle, é possível monitorar o desempenho, corrigir desvios e garantir que os objetivos sejam alcançados de forma satisfatória.
Quais são os propósitos de controle determinados para alcançar os objetivos organizacionais?
Os propósitos de controle determinados para alcançar os objetivos organizacionais incluem garantir que as atividades da empresa estejam alinhadas com suas metas, identificar e corrigir desvios em relação ao planejado, avaliar o desempenho dos colaboradores e dos processos, assegurar a eficiência e eficácia das operações, e fornecer informações para tomada de decisões estratégicas.
Um dos principais objetivos do controle administrativo é manter a organização no caminho certo para alcançar suas metas e objetivos. Isso significa monitorar constantemente as atividades e resultados, comparando-os com as metas estabelecidas e tomando medidas corretivas quando necessário. Além disso, o controle ajuda a garantir que todos os recursos da empresa estejam sendo utilizados de forma eficiente e que os processos estejam sendo executados da maneira mais eficaz possível.
Outro propósito importante do controle é avaliar o desempenho dos colaboradores e dos processos da organização. Isso envolve acompanhar o cumprimento de metas individuais e coletivas, identificar pontos fortes e áreas de melhoria, e fornecer feedback para ajudar os colaboradores a se desenvolverem e alcançarem seu potencial máximo.
Além disso, o controle administrativo também tem como objetivo fornecer informações relevantes para a tomada de decisões estratégicas. Ao monitorar o desempenho da organização e dos colaboradores, os gestores podem identificar tendências, oportunidades e ameaças, e utilizar essas informações para planejar e implementar ações que levem a empresa ao sucesso.
Em resumo, os propósitos de controle determinados para alcançar os objetivos organizacionais visam garantir a eficiência, eficácia e alinhamento das atividades da empresa, avaliar o desempenho dos colaboradores e dos processos, e fornecer informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas.
Controle administrativo: sistemas de controle, objetivos, exemplos
O controle administrativo é definida como o processo pelo qual os gerentes de influenciar outros membros da organização a implementar estratégias. É executado com base nas informações recebidas pelos gerentes.
Ele lida com coordenação, alocação de recursos, motivação e medição de desempenho. A prática do controle gerencial e o design de sistemas de controle gerencial são baseados em uma série de disciplinas acadêmicas.
O controle administrativo envolve medições extensivas. Portanto, está relacionado e requer uma contribuição da contabilidade, especialmente da contabilidade gerencial.Segundo, envolve decisões de alocação de recursos. Portanto, está relacionado e requer uma contribuição da economia, especialmente da economia de gestão.
Em terceiro lugar, implica comunicação e motivação para o trabalho . Isso significa que está relacionado e requer uma contribuição da psicologia social, especialmente do comportamento organizacional.
Os controles deficientes dentro de uma empresa apresentam ameaças significativas, como uso ineficiente de recursos, erros de processamento, rentabilidade reduzida, falta de conformidade regulatória e roubo ou apropriação indevida de ativos pelos funcionários.
Planejamento e controle
Existe um vínculo estreito entre planejamento e controle. O planejamento é um processo pelo qual os objetivos de uma organização e os métodos para alcançá-los são estabelecidos. O controle é um processo que mede e direciona o desempenho real em relação aos objetivos planejados da organização.
Uma vez estabelecidas as estratégias e os planos, a principal tarefa da administração é tomar medidas para garantir que esses planos sejam executados ou, se as condições exigirem, que os planos sejam modificados.
O controle administrativo é uma das funções gerenciais, como planejamento, organização, supervisão e gerenciamento.
É uma função importante, pois ajuda a verificar erros e tomar medidas corretivas para minimizar o desvio dos padrões e alcançar os objetivos estabelecidos da organização da maneira desejada.
O controle administrativo pode ser definido como a função do sistema que ajusta as operações conforme necessário para atingir o plano ou para manter as variações dos objetivos do sistema dentro dos limites permitidos.
Sistemas de controle administrativo
São sistemas que coletam e usam informações para avaliar o desempenho de diferentes recursos de negócios, como humanos, físicos, financeiros e a organização em geral, como resultado das estratégias de gerenciamento adotadas.
Portanto, eles são o conjunto de procedimentos formais necessários para a eficiência administrativa e econômica. Os gerentes a utilizam para manter ou alterar padrões nas atividades da organização.
Sendo parte integrante de todo o sistema de controle de uma empresa, seu objetivo é garantir a implementação completa e oportuna dos planos e políticas de gerenciamento.
Eles podem incluir desde a maneira como os suprimentos são solicitados até a maneira como o uso dos ativos é programado, as obras são atribuídas ou o inventário é gerenciado.
Um sistema de controle administrativo é a maneira como os gerentes podem documentar suas estratégias ou políticas organizacionais. Da mesma forma, é uma maneira de avaliar o desempenho dos processos corporativos internos, comparando-os com os objetivos e políticas estabelecidos.
Ferramenta de negócios
O sistema de controle administrativo é uma ferramenta de negócios que pode dar uma indicação de quão bem uma organização está executando de acordo com seus objetivos.
No entanto, os controles administrativos são apenas uma das ferramentas que os gerentes usam para implementar as estratégias desejadas.
As estratégias são implementadas não apenas por meio de controles administrativos, mas também pela estrutura organizacional, gestão de recursos humanos e cultura organizacional.
Componentes
O sistema de controle administrativo é uma ferramenta para ajudar a gerência a direcionar uma organização para seus objetivos estratégicos e sua vantagem competitiva. É geralmente entendido que ele tem três componentes:
– Estabelecimento de padrões.
– Medição do desempenho real em relação a esses padrões.
– Tome medidas corretivas contra desvios das regras e planos.
Dificuldades
Existem duas dificuldades comuns em torno dos sistemas de controle administrativo nas empresas.
– Ser capaz de reconhecer as áreas onde é necessário maior controle.
– Ser capaz de reconhecer quando os controles existentes são ineficientes ou defeituosos.
Objetivos
Os objetivos do controle administrativo referem-se à confiabilidade das informações financeiras, feedback oportuno sobre a consecução dos objetivos operacionais ou estratégicos e conformidade com as leis e regulamentos.
Detecção de erro
Uma irregularidade na administração da empresa pode comprometer a consecução dos objetivos gerais de uma empresa, fazendo com que ela perca terreno diante da concorrência e até que sua própria sobrevivência seja comprometida.
Portanto, torna-se importante detectar rapidamente anormalidades. Da mesma forma, diferentes circuitos e áreas podem ser identificados que, embora não sejam afetados por anomalias ou falhas graves, podem ser otimizados para o bem-estar geral da empresa.
Evidência de que tudo funciona corretamente
O controle administrativo verifica se tudo está funcionando bem e se os objetivos propostos e os níveis estabelecidos no nível administrativo em relação a lucros, vendas, segurança etc. são cumpridos sem modificações significativas.
Dessa forma, a empresa se torna mais segura, seus padrões e processos operacionais de tomada de decisão são mais fortes.
Agir quando necessário
Detectar uma situação não é muito útil se ações específicas não forem tomadas para redirecionar uma circunstância negativa, graças às informações detalhadas e concretas fornecidas pelo controle administrativo.
Comunicar e motivar os trabalhadores
O conhecimento preciso do estado da empresa, incluindo seus erros, problemas e aspectos manipulados corretamente, promove uma melhor comunicação com os trabalhadores, motivando-os a garantir que os aspectos necessários sejam aprimorados ou que a linha correta seja seguida.
Implementar medidas preventivas
O diagnóstico prematuro de problemas específicos detectados pelo controle administrativo torna desnecessárias as ações corretivas, sendo substituídas apenas por ações preventivas.
Vantagens
A maior vantagem do controle administrativo é que ele cria um ciclo de gerenciamento e controle para a liderança dos negócios. A tomada de decisão é simplificada, pois há menos indivíduos envolvidos.
Ajuda os gerentes a medir o desempenho real e como um guia para a consecução dos objetivos.
Ajuda à descentralização
A tendência moderna das organizações empresariais é de descentralização, o que requer um sistema de controle.
Na descentralização, a autoridade de tomada de decisão está dispersa por toda a organização.
A gerência deve manter o controle em suas mãos para saber se a autoridade está sendo usada corretamente. Sem controles administrativos adequados, a descentralização não pode ter sucesso.
Assistência de coordenação
O tamanho das empresas modernas está aumentando. Uma grande quantidade de capital e um grande número de pessoas são empregados neles.
Isso cria o problema do controle adequado, pois existem muitas divisões que produzem e distribuem produtos diferentes. Para coordenar suas atividades, é necessário um sistema de controle.
Simplifique a supervisão
Simplifique a supervisão apontando desvios significativos. Mantém os funcionários sob controle.
Um bom sistema de controle detecta pontos fracos muito rapidamente. Isso ajuda a expandir o escopo de controle em todos os níveis.
Aumentar a motivação
As técnicas de controle criam uma atmosfera de ordem e disciplina na organização, encontrando desvios e identificando os fatores responsáveis por eles.
Isso aumenta a motivação dos funcionários, porque eles conhecem o trabalho pelo qual são responsabilizados.
Desvantagens
Uma desvantagem do controle administrativo é que ele pode desencorajar a criatividade e a inovação, tornando a empresa mais padronizada e menos flexível.
Muitas vezes, organizações com controle administrativo rigoroso são menos capazes de se adaptar às mudanças no mercado, em seu setor ou no ambiente jurídico, limitando o escopo de possíveis idéias e planos.
Dificuldade em estabelecer padrões quantitativos
O controle administrativo perde sua eficácia quando o padrão de desempenho não pode ser definido em termos quantitativos.
É muito difícil estabelecer um padrão quantitativo para o comportamento humano, o nível de eficiência, a satisfação no trabalho, a motivação dos funcionários etc. Nesses casos, o julgamento depende da discrição do gerente.
Não há controle sobre fatores externos
Uma empresa não pode controlar fatores externos, como política governamental, mudanças tecnológicas, mudança de moda, mudança de política de concorrência, etc.
Resistência dos funcionários
Os funcionários de base podem se sentir desprezados e insatisfeitos porque não têm permissão para apresentar suas idéias. Os funcionários sentem que o controle reduz sua liberdade de ação. Isso pode levar a uma forte rotatividade.
Os funcionários geralmente resistem ao controle. Como resultado, sua eficácia é reduzida
Assunto caro
Para instalar um sistema de controle administrativo, as organizações precisam gastar muito tempo e dinheiro.
Os benefícios devem ser maiores do que o custo envolvido; somente o controle será eficaz, caso contrário, resultará em ineficiência.
Importância
Sem controle administrativo, o processo de gerenciamento está incompleto. Nas empresas, a necessidade de controle surge devido a vários fatores:
– É difícil estabelecer padrões de desempenho totalmente precisos em grandes organizações. Por outro lado, um gerente precisa de todos os tipos de informações oportunas, que nem sempre estão disponíveis. É necessário controle para avaliar a precisão dos padrões.
– Os funcionários recebem grandes somas de dinheiro e recursos valiosos. No entanto, na falta de controle, os funcionários podem ceder às tentações. Um sistema de controle eficiente ajuda a minimizar o comportamento desonesto dos funcionários.
– Na falta de controle, os funcionários podem relaxar em seus esforços e seu desempenho pode ficar abaixo do normal.
Através do controle, é garantido obter e usar efetivamente os recursos de uma organização para alcançar os objetivos desejados. O controle administrativo oferece os seguintes benefícios:
Verificação de política
Permite que a administração verifique a qualidade dos diferentes planos. Portanto, pode revelar quais planos devem ser redesenhados ou quais objetivos devem ser modificados.
Mudanças no ambiente podem tornar os planos originais inviáveis ou deficientes. O controle ajuda a revisar e atualizar os planos.
Responsabilidade gerencial
Mesmo que um gerente atribua algumas atividades e delegue autoridade a seus subordinados, ele permanece responsável pelo desempenho final.
Portanto, um gerente deve verificar o desempenho de seus subordinados para garantir que eles estejam usando a autoridade delegada da maneira desejada.
O controle administrativo permite que os gerentes cumpram suas responsabilidades e, ao mesmo tempo, delegem autoridade.
Motivador
Inspire os funcionários a trabalhar duro e oferecer melhor desempenho. Quando souberem que seu desempenho está sendo avaliado e que suas recompensas estão vinculadas a essa avaliação, tentarão contribuir com seus melhores esforços.
Eficiência
O controle contribui para a eficiência das operações, concentrando-se na consecução dos objetivos. Portanto, permite que os gerentes detectem e corrijam erros antes que se tornem graves, ajudando a minimizar desperdícios e perdas.
Exemplos
Um controle administrativo é qualquer processo, prática, política, ferramenta, medição ou sistema implementado para permitir que o gerenciamento direcione os recursos de uma organização. A seguir, são exemplos ilustrativos:
Controle de Requisitos
Documente formalmente os planos como requisitos e gerencie a alteração desses planos.
Controles financeiros
Controles financeiros, como a prática de desenvolver, monitorar e contabilizar um orçamento.
Controle de desempenho
O processo de concordar com um conjunto de objetivos com os funcionários e avaliar o desempenho em relação a esses objetivos.
Supervisão
Monitorar o desempenho dos funcionários para melhorar a produtividade, eficiência e qualidade do trabalho.
Controle de Câmbio
O processo de envio, avaliação, aprovação, priorização, implementação, comunicação e revisão de mudanças em uma organização.
Controles de segurança
Implementar salvaguardas e contramedidas para evitar riscos para pessoas, propriedades e informações.
Controles de conformidade
A implementação de processos, procedimentos, sistemas, controles, medições e relatórios para cumprir leis, regulamentos, normas e políticas internas.
Benchmarking
É o processo contínuo de uma avaliação comparativa dos resultados da empresa em relação à indústria, concorrência ou melhores práticas atuais.
Aperfeiçoamento contínuo
É o processo repetitivo de medir as coisas, melhorando-as e medindo-as novamente.
Controle de qualidade
Verifique se as saídas estão em conformidade com as especificações. Por exemplo, implemente um processo para testar produtos em uma linha de produção.
Garantia de qualidade
É o processo de prevenção de futuras falhas de qualidade. Por exemplo, a prática de investigar a causa raiz de todas as falhas de qualidade para identificar melhorias.
Automação
Melhora a produtividade, eficiência e qualidade, substituindo o trabalho pela automação.
Controle de dados
Controle de dados em áreas como qualidade dos dados, ancestralidade dos dados, segurança, integração e conformidade.
Controle de inventário
Regular e contabilizar o estoque para evitar a falta ou excesso de suprimento.
Controle de ativos
Controle de ativos como instalações, infraestrutura, máquinas, software e propriedade intelectual.
Por exemplo, um sistema de contabilidade de ativos implementa uma separação apropriada de preocupações sobre ativos.
Referências
- Todos os Negócios (2019). O que é um Sistema de Controle Administrativo e por que eles são tão importantes? Retirado de: allbusinessadmin.com.au.
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