Controle administrativo: sistemas de controle, objetivos, exemplos

O controle administrativo é definida como o processo pelo qual os gerentes de influenciar outros membros da organização a implementar estratégias. É executado com base nas informações recebidas pelos gerentes.

Ele lida com coordenação, alocação de recursos, motivação e medição de desempenho. A prática do controle gerencial e o design de sistemas de controle gerencial são baseados em uma série de disciplinas acadêmicas.

Controle administrativo: sistemas de controle, objetivos, exemplos 1

Fonte: pixabay.com

O controle administrativo envolve medições extensivas. Portanto, está relacionado e requer uma contribuição da contabilidade, especialmente da contabilidade gerencial.Segundo, envolve decisões de alocação de recursos. Portanto, está relacionado e requer uma contribuição da economia, especialmente da economia de gestão.

Em terceiro lugar, implica comunicação e motivação para o trabalho . Isso significa que está relacionado e requer uma contribuição da psicologia social, especialmente do comportamento organizacional.

Os controles deficientes dentro de uma empresa apresentam ameaças significativas, como uso ineficiente de recursos, erros de processamento, rentabilidade reduzida, falta de conformidade regulatória e roubo ou apropriação indevida de ativos pelos funcionários.

Planejamento e controle

Existe um vínculo estreito entre planejamento e controle. O planejamento é um processo pelo qual os objetivos de uma organização e os métodos para alcançá-los são estabelecidos. O controle é um processo que mede e direciona o desempenho real em relação aos objetivos planejados da organização.

Uma vez estabelecidas as estratégias e os planos, a principal tarefa da administração é tomar medidas para garantir que esses planos sejam executados ou, se as condições exigirem, que os planos sejam modificados.

O controle administrativo é uma das funções gerenciais, como planejamento, organização, supervisão e gerenciamento.

É uma função importante, pois ajuda a verificar erros e tomar medidas corretivas para minimizar o desvio dos padrões e alcançar os objetivos estabelecidos da organização da maneira desejada.

O controle administrativo pode ser definido como a função do sistema que ajusta as operações conforme necessário para atingir o plano ou para manter as variações dos objetivos do sistema dentro dos limites permitidos.

Sistemas de controle administrativo

Controle administrativo: sistemas de controle, objetivos, exemplos 2

São sistemas que coletam e usam informações para avaliar o desempenho de diferentes recursos de negócios, como humanos, físicos, financeiros e a organização em geral, como resultado das estratégias de gerenciamento adotadas.

Portanto, eles são o conjunto de procedimentos formais necessários para a eficiência administrativa e econômica. Os gerentes a utilizam para manter ou alterar padrões nas atividades da organização.

Sendo parte integrante de todo o sistema de controle de uma empresa, seu objetivo é garantir a implementação completa e oportuna dos planos e políticas de gerenciamento.

Eles podem incluir desde a maneira como os suprimentos são solicitados até a maneira como o uso dos ativos é programado, as obras são atribuídas ou o inventário é gerenciado.

Um sistema de controle administrativo é a maneira como os gerentes podem documentar suas estratégias ou políticas organizacionais. Da mesma forma, é uma maneira de avaliar o desempenho dos processos corporativos internos, comparando-os com os objetivos e políticas estabelecidos.

Ferramenta de negócios

O sistema de controle administrativo é uma ferramenta de negócios que pode dar uma indicação de quão bem uma organização está executando de acordo com seus objetivos.

No entanto, os controles administrativos são apenas uma das ferramentas que os gerentes usam para implementar as estratégias desejadas.

As estratégias são implementadas não apenas por meio de controles administrativos, mas também pela estrutura organizacional, gestão de recursos humanos e cultura organizacional.

Componentes

O sistema de controle administrativo é uma ferramenta para ajudar a gerência a direcionar uma organização para seus objetivos estratégicos e sua vantagem competitiva. É geralmente entendido que ele tem três componentes:

– Estabelecimento de padrões.

– Medição do desempenho real em relação a esses padrões.

– Tome medidas corretivas contra desvios das regras e planos.

Dificuldades

Existem duas dificuldades comuns em torno dos sistemas de controle administrativo nas empresas.

– Ser capaz de reconhecer as áreas onde é necessário maior controle.

– Ser capaz de reconhecer quando os controles existentes são ineficientes ou defeituosos.

Objetivos

Controle administrativo: sistemas de controle, objetivos, exemplos 3

Os objetivos do controle administrativo referem-se à confiabilidade das informações financeiras, feedback oportuno sobre a consecução dos objetivos operacionais ou estratégicos e conformidade com as leis e regulamentos.

Detecção de erro

Uma irregularidade na administração da empresa pode comprometer a consecução dos objetivos gerais de uma empresa, fazendo com que ela perca terreno diante da concorrência e até que sua própria sobrevivência seja comprometida.

Portanto, torna-se importante detectar rapidamente anormalidades. Da mesma forma, diferentes circuitos e áreas podem ser identificados que, embora não sejam afetados por anomalias ou falhas graves, podem ser otimizados para o bem-estar geral da empresa.

Evidência de que tudo funciona corretamente

O controle administrativo verifica se tudo está funcionando bem e se os objetivos propostos e os níveis estabelecidos no nível administrativo em relação a lucros, vendas, segurança etc. são cumpridos sem modificações significativas.

Dessa forma, a empresa se torna mais segura, seus padrões e processos operacionais de tomada de decisão são mais fortes.

Agir quando necessário

Detectar uma situação não é muito útil se ações específicas não forem tomadas para redirecionar uma circunstância negativa, graças às informações detalhadas e concretas fornecidas pelo controle administrativo.

Comunicar e motivar os trabalhadores

O conhecimento preciso do estado da empresa, incluindo seus erros, problemas e aspectos manipulados corretamente, promove uma melhor comunicação com os trabalhadores, motivando-os a garantir que os aspectos necessários sejam aprimorados ou que a linha correta seja seguida.

Implementar medidas preventivas

O diagnóstico prematuro de problemas específicos detectados pelo controle administrativo torna desnecessárias as ações corretivas, sendo substituídas apenas por ações preventivas.

Vantagens

Controle administrativo: sistemas de controle, objetivos, exemplos 4

A maior vantagem do controle administrativo é que ele cria um ciclo de gerenciamento e controle para a liderança dos negócios. A tomada de decisão é simplificada, pois há menos indivíduos envolvidos.

Ajuda os gerentes a medir o desempenho real e como um guia para a consecução dos objetivos.

Ajuda à descentralização

A tendência moderna das organizações empresariais é de descentralização, o que requer um sistema de controle.

Na descentralização, a autoridade de tomada de decisão está dispersa por toda a organização.

A gerência deve manter o controle em suas mãos para saber se a autoridade está sendo usada corretamente. Sem controles administrativos adequados, a descentralização não pode ter sucesso.

Assistência de coordenação

O tamanho das empresas modernas está aumentando. Uma grande quantidade de capital e um grande número de pessoas são empregados neles.

Isso cria o problema do controle adequado, pois existem muitas divisões que produzem e distribuem produtos diferentes. Para coordenar suas atividades, é necessário um sistema de controle.

Simplifique a supervisão

Simplifique a supervisão apontando desvios significativos. Mantém os funcionários sob controle.

Um bom sistema de controle detecta pontos fracos muito rapidamente. Isso ajuda a expandir o escopo de controle em todos os níveis.

Aumentar a motivação

As técnicas de controle criam uma atmosfera de ordem e disciplina na organização, encontrando desvios e identificando os fatores responsáveis ​​por eles.

Isso aumenta a motivação dos funcionários, porque eles conhecem o trabalho pelo qual são responsabilizados.

Desvantagens

Uma desvantagem do controle administrativo é que ele pode desencorajar a criatividade e a inovação, tornando a empresa mais padronizada e menos flexível.

Muitas vezes, organizações com controle administrativo rigoroso são menos capazes de se adaptar às mudanças no mercado, em seu setor ou no ambiente jurídico, limitando o escopo de possíveis idéias e planos.

Dificuldade em estabelecer padrões quantitativos

O controle administrativo perde sua eficácia quando o padrão de desempenho não pode ser definido em termos quantitativos.

É muito difícil estabelecer um padrão quantitativo para o comportamento humano, o nível de eficiência, a satisfação no trabalho, a motivação dos funcionários etc. Nesses casos, o julgamento depende da discrição do gerente.

Não há controle sobre fatores externos

Uma empresa não pode controlar fatores externos, como política governamental, mudanças tecnológicas, mudança de moda, mudança de política de concorrência, etc.

Resistência dos funcionários

Os funcionários de base podem se sentir desprezados e insatisfeitos porque não têm permissão para apresentar suas idéias. Os funcionários sentem que o controle reduz sua liberdade de ação. Isso pode levar a uma forte rotatividade.

Os funcionários geralmente resistem ao controle. Como resultado, sua eficácia é reduzida

Assunto caro

Para instalar um sistema de controle administrativo, as organizações precisam gastar muito tempo e dinheiro.

Os benefícios devem ser maiores do que o custo envolvido; somente o controle será eficaz, caso contrário, resultará em ineficiência.

Importância

Controle administrativo: sistemas de controle, objetivos, exemplos 5

Sem controle administrativo, o processo de gerenciamento está incompleto. Nas empresas, a necessidade de controle surge devido a vários fatores:

– É difícil estabelecer padrões de desempenho totalmente precisos em grandes organizações. Por outro lado, um gerente precisa de todos os tipos de informações oportunas, que nem sempre estão disponíveis. É necessário controle para avaliar a precisão dos padrões.

– Os funcionários recebem grandes somas de dinheiro e recursos valiosos. No entanto, na falta de controle, os funcionários podem ceder às tentações. Um sistema de controle eficiente ajuda a minimizar o comportamento desonesto dos funcionários.

– Na falta de controle, os funcionários podem relaxar em seus esforços e seu desempenho pode ficar abaixo do normal.

Através do controle, é garantido obter e usar efetivamente os recursos de uma organização para alcançar os objetivos desejados. O controle administrativo oferece os seguintes benefícios:

Verificação de política

Permite que a administração verifique a qualidade dos diferentes planos. Portanto, pode revelar quais planos devem ser redesenhados ou quais objetivos devem ser modificados.

Mudanças no ambiente podem tornar os planos originais inviáveis ​​ou deficientes. O controle ajuda a revisar e atualizar os planos.

Responsabilidade gerencial

Mesmo que um gerente atribua algumas atividades e delegue autoridade a seus subordinados, ele permanece responsável pelo desempenho final.

Portanto, um gerente deve verificar o desempenho de seus subordinados para garantir que eles estejam usando a autoridade delegada da maneira desejada.

O controle administrativo permite que os gerentes cumpram suas responsabilidades e, ao mesmo tempo, delegem autoridade.

Motivador

Inspire os funcionários a trabalhar duro e oferecer melhor desempenho. Quando souberem que seu desempenho está sendo avaliado e que suas recompensas estão vinculadas a essa avaliação, tentarão contribuir com seus melhores esforços.

Eficiência

O controle contribui para a eficiência das operações, concentrando-se na consecução dos objetivos. Portanto, permite que os gerentes detectem e corrijam erros antes que se tornem graves, ajudando a minimizar desperdícios e perdas.

Exemplos

Um controle administrativo é qualquer processo, prática, política, ferramenta, medição ou sistema implementado para permitir que o gerenciamento direcione os recursos de uma organização. A seguir, são exemplos ilustrativos:

Controle de Requisitos

Documente formalmente os planos como requisitos e gerencie a alteração desses planos.

Controles financeiros

Controles financeiros, como a prática de desenvolver, monitorar e contabilizar um orçamento.

Controle de desempenho

O processo de concordar com um conjunto de objetivos com os funcionários e avaliar o desempenho em relação a esses objetivos.

Supervisão

Monitorar o desempenho dos funcionários para melhorar a produtividade, eficiência e qualidade do trabalho.

Controle de Câmbio

O processo de envio, avaliação, aprovação, priorização, implementação, comunicação e revisão de mudanças em uma organização.

Controles de segurança

Implementar salvaguardas e contramedidas para evitar riscos para pessoas, propriedades e informações.

Controles de conformidade

A implementação de processos, procedimentos, sistemas, controles, medições e relatórios para cumprir leis, regulamentos, normas e políticas internas.

Benchmarking

É o processo contínuo de uma avaliação comparativa dos resultados da empresa em relação à indústria, concorrência ou melhores práticas atuais.

Aperfeiçoamento contínuo

É o processo repetitivo de medir as coisas, melhorando-as e medindo-as novamente.

Controle de qualidade

Verifique se as saídas estão em conformidade com as especificações. Por exemplo, implemente um processo para testar produtos em uma linha de produção.

Garantia de qualidade

É o processo de prevenção de futuras falhas de qualidade. Por exemplo, a prática de investigar a causa raiz de todas as falhas de qualidade para identificar melhorias.

Automação

Melhora a produtividade, eficiência e qualidade, substituindo o trabalho pela automação.

Controle de dados

Controle de dados em áreas como qualidade dos dados, ancestralidade dos dados, segurança, integração e conformidade.

Controle de inventário

Regular e contabilizar o estoque para evitar a falta ou excesso de suprimento.

Controle de ativos

Controle de ativos como instalações, infraestrutura, máquinas, software e propriedade intelectual.

Por exemplo, um sistema de contabilidade de ativos implementa uma separação apropriada de preocupações sobre ativos.

Referências

  1. Todos os Negócios (2019). O que é um Sistema de Controle Administrativo e por que eles são tão importantes? Retirado de: allbusinessadmin.com.au.
  2. Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Sistema de controle de gestão Retirado de: en.wikipedia.org.
  3. Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Controle (gerenciamento). Retirado de: en.wikipedia.org.
  4. Kenneth A. Merchant (1982). A função de controle do gerenciamento. MIT Sloan. Retirado de: sloanreview.mit.edu.
  5. Dicionário de negócios (2019). Controle gerencial Retirado de: businessdictionary.com.
  6. John Spacey (2015). 21 Exemplos de controle de gerenciamento. Retirado de: simplicable.com.
  7. Base de conhecimento de MBA (2019). Importância do controle gerencial em uma organização. Retirado de: mbaknol.com.
  8. Smriti Chand (2019). 7 Vantagens do controle gerencial para uma organização. Sua biblioteca de artigos Retirado de: yourarticlelibrary.com.
  9. Samiksha S (2019). A Importância e Limitações do Controle. Sua biblioteca de artigos Retirado de: yourarticlelibrary.com.

Deixe um comentário

Este site usa cookies para lhe proporcionar a melhor experiência de usuário. política de cookies, clique no link para obter mais informações.

ACEPTAR
Aviso de cookies