Despesas administrativas: como calculá-las e exemplos

As despesas administrativas são despesas incorridas por uma organização que não estão relacionados diretamente a uma função específica, como vendas ou produção.Essas despesas estão vinculadas à empresa como um todo, em vez de pertencer a um departamento específico. As despesas gerais de serviço, como contabilidade e salários da alta administração, são exemplos de despesas administrativas.

Na contabilidade, as despesas administrativas representam as despesas necessárias para gerenciar os negócios e manter as operações diárias de uma empresa, embora essas despesas não sejam diretamente atribuíveis à fabricação dos produtos.

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Fonte: pixabay.com

O rastreamento dessas despesas pode ajudá-lo a fazer previsões financeiras, reivindicar deduções fiscais e determinar quando é hora de contratar novos funcionários.

As despesas administrativas geralmente incluem despesas que oferecem um amplo benefício para a empresa. Os benefícios dessas despesas transcendem as linhas departamentais, possibilitando que as diferentes funções necessárias sejam executadas com sucesso.

O que são despesas administrativas?

Despesas administrativas são encargos necessários para o funcionamento essencial de uma organização. Essas despesas são transcendentais para uma empresa ter sucesso, uma vez que são incorridas para aumentar a eficácia da empresa.

As empresas que possuem uma administração centralizada tendem a ter maiores despesas administrativas. Descentralizar e delegar certas funções às subsidiárias pode reduzir significativamente as despesas de supervisão administrativa.

As despesas administrativas são geralmente fixadas por natureza, afetando a base das operações comerciais. Essas despesas existiriam independentemente do nível de vendas produzido. Portanto, como são despesas fixas, muitas vezes são difíceis de reduzir.

As despesas administrativas não estão incluídas no custo das mercadorias vendidas e não são estoques. Também não fazem parte da pesquisa e desenvolvimento.

Classificação

As despesas administrativas são geralmente agregadas às despesas gerais. Essas duas classificações de despesas compõem as despesas não operacionais de uma empresa.

Esse grupo principal de despesas geralmente é comparado às despesas operacionais, que incluem o custo das mercadorias vendidas.

As despesas administrativas são listadas na demonstração do resultado, abaixo do custo das mercadorias vendidas.

Incentivo à redução

Devido ao fato de que as despesas administrativas podem ser eliminadas sem sacrificar qualquer quantidade de produto vendido, elas geralmente são as primeiras despesas consideradas para fazer cortes no orçamento.

Existe uma grande motivação por parte da administração para manter os custos administrativos baixos em comparação com outras despesas. Isso ocorre porque uma empresa pode usar a alavancagem com mais segurança se tiver menos custos de administração.

No entanto, como essas despesas geralmente são fixas, há uma capacidade limitada de reduzi-las.

Como calculá-los?

Todos os registros contábeis do Razão devem ser coletados. A contabilidade é o livro em que todas as transações financeiras que ocorrem no negócio são registradas. Uma lista de todas as despesas é feita e revisada para confirmar se são precisas.

As despesas são classificadas em três categorias: o custo da mercadoria vendida, que inclui as despesas relacionadas à produção de bens e serviços; despesas financeiras e de vendas, decorrentes de investimentos; e despesas que incluem despesas administrativas.

Todas as despesas administrativas são separadas do restante das despesas operacionais. Algumas das despesas administrativas podem ser: despesas com folha de pagamento, despesas com aluguel, reparos, despesas com seguros e custos operacionais do escritório.

Todas as despesas administrativas incorridas no negócio são somadas. Certifique-se de adicionar todas as despesas incluídas nesta categoria. Isso fornecerá o valor total que a empresa gastou em despesas relacionadas à categoria de despesas administrativas.

Contabilização de despesas administrativas

Nas demonstrações financeiras, as empresas geralmente registram despesas administrativas no período contábil em que a despesa foi incorrida, e não no período em que foi paga.

Como muitas despesas administrativas não são compras, mas pagamentos recorrentes, extratos bancários ou recibos de pagamento podem precisar ser retidos para serem rastreados.

Nas demonstrações de resultado, o custo da mercadoria vendida é calculado próximo ao topo e subtraído do total de vendas como parte do cálculo do lucro bruto.

As outras despesas listadas abaixo do lucro bruto são despesas administrativas e de vendas, exceto depreciação.

As despesas administrativas e de vendas podem ser calculadas subtraindo o lucro líquido e a depreciação do negócio do lucro bruto total.

Uma empresa pode usar o indicador de despesas de administração / vendas para medir a parte da receita de vendas à qual será atribuída para cobrir as despesas administrativas.

Exemplos de despesas administrativas

O exemplo mais comum de despesas administrativas é o custo dos serviços públicos. Os encargos de aquecimento, refrigeração, energia e água são classificados como despesas administrativas. As despesas com Internet, telefone fixo e celular também estão incluídas nessas despesas.

O custo do aluguel de espaço para operações comerciais também é um exemplo comum de despesas administrativas. Por exemplo, o custo do aluguel para um conjunto de escritórios em um edifício ou para uma fábrica.

Em alguns casos, pode-se argumentar com êxito que o custo do aluguel da instalação de produção deve ser alocado aos custos de produção das mercadorias.

Seguros, assinaturas, despesas de depreciação de equipamentos e espaço utilizado na administração, serviços públicos e material de escritório podem ser classificados como despesas administrativas.

Salários e honorários

Salários de gerentes e administradores gerais, envolvidos em diversas áreas de operações. A remuneração dos diretores e os salários dos gerentes seniores também podem ser incluídos.

Os benefícios e salários de certos trabalhadores, como os departamentos de recursos humanos, contabilidade, tecnologia da informação, são considerados despesas administrativas.

As empresas também podem estar inclinadas a incluir taxas legais e de consultoria como despesa administrativa.

Por exemplo, uma empresa pública deve contratar regularmente auditores externos para auditar suas demonstrações financeiras. Uma taxa de auditoria geralmente não está associada a um processo de produção. No entanto, essa despesa ainda é incorrida, independentemente de a empresa produzir algo ou não.

Referências

  1. Investopedia (2018). Despesas administrativas Retirado de: investopedia.com.
  2. Andriy Blokhin (2018). Quais são as despesas gerais e administrativas? Retirado de: investopedia.com.
  3. Van Thompson (2018). Quais são as despesas administrativas? Empresa de pequeno porte – Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
  4. International Financial Reporting Tool (2018). Despesas administrativas Retirado de: readyratios.com.
  5. Paul Merchant (2017). Como calcular despesas gerais e administrativas. Bizfluent Retirado de: bizfluent.com.

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