Escritório no mundo dos negócios: funções, equipamentos e materiais

O escritório no mundo dos negócios representa a parte da empresa onde os dados recebidos e emitidos são processados, a fim de fornecer as informações exigidas pela organização para o desenvolvimento normal de suas operações ou atividades.

Sua importância é dada porque toda empresa que produz bens ou serviços, em qualquer ramo em que se especialize, precisa de um grupo de pessoas para gerenciar a operação e gerenciar as outras funções administrativas. A maioria dessas pessoas trabalha em escritórios.

Escritório no mundo dos negócios: funções, equipamentos e materiais 1

O número de funcionários em um escritório pode variar, mas todas as organizações, independentemente do tipo ou tamanho, precisam de funcionários para cuidar das tarefas diárias. Os trabalhadores de escritório lidam com muitos aspectos diferentes de uma empresa.

Esses aspectos incluem contabilidade, processamento de texto e dados, telecomunicações e outras atividades. Eles são necessários em todos os setores da economia, da manufatura ao transporte.

A tecnologia faz uma contribuição fundamental no escritório: permite que uma quantidade maior de trabalho é feito em um período mais curto.

Funções

– Os serviços importantes fornecidos pelo escritório incluem serviços administrativos e outros para os outros departamentos da organização, que não podem funcionar sem o escritório.

– O escritório é tão importante em uma organização quanto o cérebro no corpo humano. Portanto, o escritório é o cérebro da empresa. Colete informações de diferentes fontes internas e externas, registre, organize e analise para disponibilizá-las à gerência. Todos os tipos de informações, passadas e presentes, estão disponíveis no escritório.

– O escritório também atua como intermediário. Conecte o mundo exterior com os diferentes departamentos e vice-versa. Todas as ordens de venda são recebidas através do escritório. Conecte a organização com clientes, fornecedores, governo e público em geral. Relações públicas é muito importante em escritórios modernos.

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– É o coração de todas as atividades de negócios; É como um centro nervoso administrativo. Informações sobre compras, vendas, finanças e comunicações são divulgadas no escritório.

– é um centro de controle; É o meio para as políticas da empresa agirem. Quando o negócio cresce, cada líder recebe delegação de poder para tomar suas próprias decisões e ações. Assim, cada departamento terá seu próprio escritório, para facilitar para a gerência delinear seus planos e políticas.

Algumas ações principais realizadas nos escritórios são:

  • Reuniões
  • Chame a atenção
  • Concordar com a estratégia da empresa.
  • Concordar objetivos.
  • Organização de arquivos físicos e de computador.
  • Atendimento ao Cliente
  • Imprimir e copiar documentos.

Equipamento e material

O equipamento de escritório evoluiu para permitir maior automação. Automação de escritório significa usar máquinas para executar tarefas repetitivas e tediosas que as pessoas costumavam fazer. As equipes também ajudam os trabalhadores a realizar seu trabalho com mais rapidez e eficiência.

Entre os equipamentos que podemos encontrar em um escritório estão:

Telefones comerciais e telefones de mesa

Eles são os principais meios utilizados para a comunicação direta com clientes e fornecedores.

Computadores

Processar as informações, que atualmente são a alma de qualquer escritório. Eles também são essenciais para a comunicação, graças ao email.

Rede de computadores e conexão à Internet

Se a informação é a alma da empresa, as redes de computadores são as artérias que canalizam essa informação por todas as áreas da empresa. Fiação Ethernet, roteadores e um modem são necessários para conectar a rede local à Internet.

Impressoras multifuncionais

Quando a informação é digital, queremos imprimi-la e, se for impressa, queremos digitalizá-la. Por outro lado, queremos recebê-lo ou enviá-lo por fax. Essas equipes fazem tudo.

Trituradores de papel

Ao gerar papel impresso, muitas vezes você precisa destruí-lo. O escritório é responsável pelas informações que possui.

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Fotocopiadoras

Fundamental para fazer cópias de documentos.

Projetores e telas de vídeo

Usado para apresentações na sala de reuniões.

Equipamento para comerciantes

Máquinas de ponto de venda e caixas registradoras.

Móveis

Dentro dos móveis de um escritório, podemos encontrar o seguinte:

  • Cadeiras
  • Secretárias
  • Cubículos
  • Armários de arquivo
  • Tapetes
  • Mesas de reunião

Material de escritório e suprimentos

Alguns dos materiais e suprimentos necessários para a operação de um escritório são:

– Folhas de papel branco: usadas para impressões e fotocópias, para escrever pequenas notas e para apresentações em flip chart.

– Papel em rolo: papel térmico para fax, fita adesiva, papel para ponto de venda.

– Formulários pré-impressos: faturas, declarações fiscais, recibos de pagamento, calendários de mesa.

– Etiquetas e papel adesivo: etiquetas para pastas, etiquetas de preços e post-it.

– Consumíveis de impressão: cartuchos de tinta e cartuchos de toner.

– Mídia de armazenamento portátil: pen drives e cartões de memória.

– Fixadores mecânicos: clipes de papel e tipo borboleta, grampos.

– Fixadores químicos: fita adesiva transparente, cola.

– Itens de limpeza: esfregões, lixeiras, lixeiras, vassouras, sabão, purificadores de ar, desinfetantes, toalhas de papel e papel higiênico.

– Máquinas pequenas: perfuradoras de papel, grampeadores, grampeadores, carimbos de borracha, numeradoras e apontadores.

– Armazenamento físico: pastas, envelopes, caixas, prateleiras e organizadores de mesa.

– Materiais para escrever e revisores: lápis, canetas, marcadores, fita corretiva, corretivo líquido e borrachas.

Exemplos de trabalhos em um escritório

Escritores / editores em sites e jornais

Escritores e editores, sejam eles da equipe de trabalho ou de casa, trabalham em um escritório. Os escritores criam conteúdo para publicações impressas, páginas da web e blogs. Os editores corrigem o conteúdo que foi escrito.

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Recepcionistas

Uma recepcionista trabalha em um escritório recebendo clientes e fornecedores, escrevendo e-mails, atendendo telefonemas, recebendo mensagens, enviando e-mails, comunicando telefonemas a funcionários específicos e arquivando.

O representante do serviço ao cliente deve estar bem informado sobre os negócios para os quais trabalha, bem como sobre seus produtos e serviços, para ajudar os clientes. Você deve atender chamadas e e-mails, receber pedidos e emitir reembolsos.

Contadores

Contadores ou contadores trabalham em um ambiente de escritório. Suas funções incluem preparar impostos, pagar contas, receber pagamentos, entre outros.

Gerentes

Os gerentes de escritório gerenciam o trabalho de escritório. Suas obrigações podem variar de contratação, demissão ou agendamento do trabalho da equipe, delegação de funções, treinamento de novos funcionários, criação e aplicação de políticas do escritório, supervisão da equipe de trabalho, resolução de situações e manutenção de sistemas de computador.

Chamar a atenção – Call centers

As pessoas que trabalham em um call center precisam atender ligações de clientes da empresa em que trabalham. Você precisa responder a suas perguntas, receber reclamações e processar pedidos.

Referências

  1. Rob Waugh (2017). O que vem a seguir para a tecnologia de escritório? The Telegraph Conexão para pequenas empresas Retirado de: telegraph.co.uk.
  2. Universidade Estadual (2018). Negócios olhando para computadores e escritórios – O ESCRITÓRIO DE HOJE, A FORÇA DE TRABALHO EMPRESARIAL, TENDÊNCIAS EM NEGÓCIOS, O MUNDO DAS FINANÇAS. Retirado de: careers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Como o computador mudou o escritório para sempre. BBC News Retirado de bbc.com.
  4. Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Gerenciamento de escritório Retirado de: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Noções básicas de escritório. Retirado de: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Equipamento de escritório essencial para iniciar um negócio. The Balance Operations & Technology. Retirado de: thebalance.com.

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