Gerenciamento de projetos: fases, objetivos e exemplos

O gerenciamento de projetos é para atender ao exercício da iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento do trabalho de uma equipe para satisfazer razões específicas para o sucesso e alcançar metas específicas na hora marcada. Portanto, é a aplicação de habilidades, técnicas, conhecimentos e ferramentas para programar atividades que atendam aos requisitos de um projeto.

Um projeto é um trabalho transitório projetado para gerar um resultado, serviço ou produto exclusivo, com início e término definidos, que é realizado para alcançar objetivos e metas notáveis, para geralmente obter valor agregado ou mudança benéfica.

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Fonte: pixabay.com

A qualidade temporária dos projetos discorda das operações rotineiras do negócio, que são simples atividades iterativas, semi-permanentes ou permanentes, para produzir serviços ou produtos.

Não ter um processo para gerenciar projetos pode resultar em perda de tempo, perda de dinheiro e baixo desempenho.

Ferramenta poderosa

O gerenciamento de projetos é uma poderosa ferramenta de negócios que pode oferecer muitas vantagens para empresas de todos os tamanhos. Ele fornece processos, diretrizes e técnicas repetíveis para ajudar a gerenciar as pessoas e o trabalho envolvido nos projetos.

Pode aumentar as chances de sucesso e ajuda a entregar projetos de maneira consistente, eficiente, dentro do prazo e do orçamento.

Ao implementar estratégias básicas de gerenciamento de projetos, os objetivos desejados serão alcançados e dentro de uma área específica de tempo e custo.

O resultado final é que todos vencerão, o que poderia ser o melhor benefício de todos para o gerenciamento de projetos.

Fases

Iniciação

A fase de iniciação determina a natureza e o escopo do projeto. Você precisa entender o ambiente de negócios e também garantir que os controles necessários sejam incorporados ao projeto.

Os documentos de início do projeto são uma série de escritos que são usados ​​para criar regulamentos para a duração do projeto. Estes incluem:

– Proposta do projeto: idéia por trás do projeto, objetivo geral, duração.

– Escopo do projeto: gerenciamento e monitoramento de projetos.

– Estrutura de detalhamento do trabalho: uma escala de trabalho a ser realizado, até tarefas diárias.

– Matriz de atribuição de responsabilidades: papéis e responsabilidades alinhados com os resultados.

– Análise das necessidades e exigências do negócio em relação a objetivos mensuráveis.

– Revisão das operações atuais.

– Carta do projeto, incluindo custos, tarefas, entregas e cronogramas.

Planejamento

O objetivo principal é planejar adequadamente o tempo, custos e recursos para estimar o trabalho necessário e, assim, gerenciar efetivamente o risco durante a execução do projeto. Consiste em determinar a metodologia a seguir para o gerenciamento de projetos.

– Identifique as entregas e crie as estruturas de detalhamento do trabalho.

– Identifique as atividades necessárias para concluir essas entregas e, assim, conecte essas atividades a uma sequência lógica.

– Estimar o requisito de recursos para atividades.

– Estime o tempo e o custo das atividades.

– Desenvolvimento do cronograma e orçamento.

– planejamento de riscos.

– Obtenha aprovação formal para começar o trabalho.

Execução

Durante a execução, você deve saber quais são os prazos planejados a serem executados. A fase de execução garante que as entregas do plano de gerenciamento do projeto sejam feitas de acordo.

Essa fase envolve a alocação, coordenação e gerenciamento apropriados de recursos humanos e quaisquer outros recursos, como materiais e orçamentos. O resultado dessa fase são as entregas do projeto.

Documentação do Projeto

Para manter o orçamento, escopo, eficácia e ritmo, um projeto deve ter documentos físicos relacionados a cada tarefa específica.

Com a documentação correta, é fácil verificar se os requisitos de um projeto são ou não atendidos. A documentação fornece informações sobre o que já foi concluído para esse projeto.

Se feita corretamente, a documentação pode ser a espinha dorsal do sucesso de um projeto.

Monitoramento e controle

Consiste nos processos que são realizados para observar a execução do projeto, a fim de identificar problemas em tempo hábil e medidas corretivas podem ser tomadas quando necessário, para controlar a execução do projeto.

O desempenho do projeto é observado e medido para identificar variações no plano de gerenciamento do projeto.

Também fornece feedback entre as diferentes fases do projeto, a fim de implementar ações preventivas ou corretivas para que o plano de gerenciamento do projeto seja cumprido.

Fechar

Ele contém a conclusão formal do projeto e sua aceitação. As atividades administrativas incluem documentação das lições aprendidas. Consiste em concluir todas as atividades de todo o conjunto de processos para fechar formalmente o projeto.

A revisão pós-execução também está incluída nesta fase. Essa é uma fase vital para a equipe do projeto aprender com as experiências e aplicá-la em projetos futuros.

Você deve observar no projeto o que funcionou bem e analisar o que não funcionou para gerar as lições aprendidas.

Objetivos

O objetivo do gerenciamento de projetos é realizar um projeto completo que atenda aos objetivos do cliente.

Desenvolver com sucesso as fases do projeto

Um projeto, independentemente de seu tamanho, geralmente envolve cinco fases distintas de igual importância: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, fechamento.

O desenvolvimento e execução sem problemas e sem interrupções de todas as fases anteriores garantem o sucesso de um projeto.

Comunique-se com eficiência

Você deve sempre ter em mente que o sucesso ou o fracasso de um projeto depende muito do trabalho em equipe. Portanto, a chave do sucesso está sempre em colaboração.

Para esse fim, estabelecer uma boa comunicação é de grande importância. Por um lado, a informação deve ser articulada de forma clara e completa, para que todos a entendam completamente. Por outro lado, é preciso ter a capacidade de ouvir e receber comentários construtivos.

Atingir o objetivo principal do projeto

O principal objetivo do projeto deve ser concluído dentro do prazo estimado, com a qualidade esperada e dentro do orçamento considerado.

A otimização das entradas necessárias atribuídas e sua aplicação para atender aos objetivos predefinidos do projeto é uma questão em que sempre há espaço para melhorias.

Todos os processos e procedimentos podem ser reformados e atualizados para melhorar a sustentabilidade de um projeto e também para liderar a equipe no processo de mudança estratégica.

Produzir um projeto que siga os objetivos do cliente

Isso pode significar que é necessário atender e reformar a visão do cliente, ou negociar com ele em relação aos objetivos do projeto, para convertê-los em objetivos viáveis.

Atender às expectativas do cliente e mantê-lo feliz não apenas leva a uma colaboração bem-sucedida, o que pode ajudar a eliminar surpresas durante a execução do projeto, mas também garante a sustentabilidade no futuro.

Benefícios

A principal vantagem do gerenciamento de projetos é que ele ajuda a gerenciar projetos de maneira eficaz. Isso permite resolver problemas mais rapidamente.

Maior eficiência na prestação de serviços

O gerenciamento de projetos fornece um roteiro que é facilmente seguido e leva à conclusão do projeto. Depois de saber onde evitar os inchaços, é lógico pensar que você trabalhará de maneira mais inteligente e eficiente.

Satisfação do cliente

Sempre que um projeto é concluído dentro do prazo e abaixo do orçamento, o cliente sai feliz. E um cliente feliz é alguém que se verá novamente.

O gerenciamento inteligente de projetos fornece as ferramentas que permitem que esse relacionamento cliente / administrador continue.

Maior eficácia na prestação de serviços

As mesmas estratégias que permitiram concluir com êxito um projeto também servirão muitas vezes para outros projetos.

Melhora o crescimento e desenvolvimento dentro da equipe

Resultados positivos não apenas geram respeito, mas muitas vezes inspiram a equipe do projeto a continuar procurando maneiras de desempenhar com mais eficiência.

Maior flexibilidade

Talvez um dos maiores benefícios do gerenciamento de projetos seja o fato de permitir flexibilidade. Uma administração segura do projeto permite que a estratégia seja executada para que o projeto seja concluído.

No entanto, a beleza de uma organização como essa é que, se um caminho mais inteligente a ser percorrido for descoberto, ele poderá ser seguido. Para muitas pequenas e médias empresas, apenas isso vale o preço da entrada.

Aumento na avaliação de riscos

Quando todos os jogadores estão alinhados e a estratégia está em vigor, os riscos potenciais de dar um tapa aumentam.

O gerenciamento de projetos fornece uma bandeira vermelha no momento certo: antes de iniciar o trabalho na conclusão do projeto.

Exemplos

American Airlines

A fusão da American Airlines com a US Airways criou uma sobreposição em tecnologia e programas. Eles sabiam que as planilhas não eram suficientes para gerenciar recursos e projetos complexos.

Para obter visibilidade das mais amplas prioridades de divisão e globais, eles começaram a usar o gerenciamento de projetos para entrada de pessoal, gerenciamento de recursos e planejamento de capacidade.

Como resultado, a companhia aérea passou de capitalizar seu trabalho em tecnologia da informação de 10% para 20%. Isso equivale a um impacto líquido positivo de vários milhões de dólares em seu balanço.

Agora, eles têm acesso a dados melhores e mais confiáveis ​​para tomar decisões críticas sobre projetos e recursos.

Royal Bank

O Royal Bank of Scotland precisava implementar dados consistentes e confiáveis ​​para fundamentar decisões financeiras e de recursos. Portanto, eles escolheram o gerenciamento de projetos para aumentar essa consistência. Assim, eles removeram 35 sistemas legados, mais de 50 ferramentas desenvolvidas por usuários e centenas de planilhas.

Com dados em diferentes formatos e centenas de projetos gerenciados por diferentes sistemas, eles queriam controlar seus dados para ver seu portfólio total de clientes com mais clareza.

Em doze meses, eles foram capazes de atender seu caso de negócios e obter um retorno sobre o investimento. Ao longo do caminho, eles melhoraram a transparência e reduziram os custos em cada unidade de negócios.

Referências

  1. Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Gerenciamento de projetos Retirado de: en.wikipedia.org.
  2. Instituto de Gerenciamento de Projetos (2019). O que é gerenciamento de projetos? Retirado de: pmi.org.
  3. Clarizen (2018). Quais são os objetivos do gerenciamento de projetos? Retirado de: clarizen.com.
  4. NI Business (2019). Vantagens do gerenciamento de projetos. Retirado de: nibusinessinfo.co.uk.
  5. Gary Picariello (2019). Os 10 principais benefícios do gerenciamento de projetos. Gerenciamento de projetos do Bright Hub. Retirado de: brighthubpm.com.
  6. Leyna O’Quinn (2018). 5 Exemplos de gerenciamento de projetos bem-sucedidos no mundo real. Blog do Planview. Retirado de: blog.planview.com.

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