Princípios de Controle de uma Empresa: Princípios e Exemplos

Os princípios de controle de uma empresa são os regulamentos que exigem a existência de procedimentos e processos estabelecidos nos sistemas contábeis para ajudar os gerentes a supervisionar e regular as atividades de negócios, garantindo assim a proteção dos ativos da empresa.

O objetivo dos princípios de controle é garantir que o sistema contábil funcione corretamente e que os eventos de negócios sejam registrados com precisão. Obviamente, os gerentes não podem supervisionar todos os funcionários; portanto, existe a possibilidade de que alguns erros possam ocorrer ou que fraude possa ocorrer.

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Para identificar e estabelecer controles eficazes, a gerência deve avaliar continuamente o risco, monitorar a implementação do controle e modificá-los conforme necessário.

Ter uma função comercial essencial fornece segurança razoável, diminuindo a probabilidade de erros e salvaguardando os ativos da organização. Devido à sua importância, as empresas devem considerar os princípios fundamentais de controle.

Princípios principais de controle

Ambiente de controle

O estilo de gerenciamento e as expectativas dos gerentes de alto nível, particularmente suas políticas de controle, determinam o ambiente de controle.

Em um ambiente de controle, há supervisão adicional por um comitê de gestão, que garante a integridade administrativa, os valores éticos, uma estrutura organizacional bem definida e funcionários competentes e confiáveis, atribuindo autoridade e responsabilidades.

Atividades de controle

São políticas e procedimentos específicos que a administração utiliza para atingir seus objetivos. Isso inclui o seguinte:

Separação de tarefas

Ele exige que pessoas diferentes sejam designadas para a responsabilidade de executar tarefas diferentes em atividades relacionadas, em particular aquelas que envolvem autorização, custódia ou manutenção de registros.

Ao exigir que diferentes pessoas desempenhem essas funções, é criado um sistema de controle equilibrado.

Aprovação de transação e atividade

Ajuda a garantir que todas as atividades da empresa cumpram as políticas e diretrizes estabelecidas.

Exigir que certos gerentes aprovem certos tipos de transações acrescenta um compromisso adicional aos registros contábeis, demonstrando que as transações foram analisadas e aprovadas pela autoridade correspondente.

Padronização de documentos

Inclui a criação de faturas e outros documentos fáceis de usar e suficientemente informativos, o uso de documentos presumidos e consecutivos e a preparação oportuna dos documentos.

A padronização facilita a revisão de registros antigos, procurando a fonte de alguma discrepância no sistema. A falta de padronização pode fazer com que alguns elementos sejam negligenciados ou mal compreendidos em uma revisão.

Controles físicos e de acesso a ativos e registros

São controles eletrônicos ou mecânicos (cofres, cartões de identificação, cercas, caixas registradoras, câmeras de vídeo, travas) ou controles de computador, relacionados a privilégios de acesso ou procedimentos estabelecidos de backup e recuperação.

A tecnologia geralmente pode chegar onde as pessoas não podem e pode estar trabalhando 24 horas por dia sem a necessidade de pagamento adicional.

Controlar o acesso a um sistema de contabilidade por meio de senhas, bloqueios e registros de acesso eletrônico mantém usuários não autorizados fora do sistema, além de fornecer uma maneira de auditar o uso do sistema para identificar fontes de erros.

Revisões independentes

As empresas devem revisar periodicamente seus sistemas de controle. Isso deve ser feito por uma pessoa que não fez nenhuma parte do trabalho que será verificada.

Essas revisões ajudam a garantir a confiabilidade das informações contábeis e a eficiência das operações.

Atribuição de responsabilidades

A empresa deve estabelecer claramente responsabilidades. A atribuição de responsabilidades específicas às pessoas garante que elas entendam seu papel na manutenção do controle.

Se qualquer responsabilidade for negligenciada, um sistema de controle eficaz deixará claro quem não está executando uma tarefa atribuída.

Exemplos

Todos esses controles atendem aos objetivos do princípio de controle. Depois que os controles estão no caminho certo, os gerentes não precisam monitorar a atividade de cada funcionário. Eles podem revisar periodicamente os controles para garantir que funcionem corretamente e se concentrem no gerenciamento de negócios.

Separação de tarefas

É um bom controle garantir que as funções de manutenção de registros sejam separadas do gerenciamento de caixa real.

Por esse motivo, o caixa é responsável por cobrar dos clientes em dinheiro, com a possibilidade de depositá-lo no banco, e o departamento contábil é responsável por registrar esses recebimentos e fazer reconciliações bancárias.

Dessa maneira, uma única pessoa não pode pegar o dinheiro do cliente e desviá-lo, e depois encobrir a contabilidade fraudulenta.

Se duas pessoas executam esses trabalhos, a única maneira de a fraude funcionar é se cada pessoa estiver em cumplicidade com a outra. Obviamente, dois funcionários cúmplices têm muito menos probabilidade de roubar que um único funcionário.

Aprovações

Exigir aprovação para efetuar pagamentos de despesas volumosas pode impedir que funcionários inescrupulosos realizem grandes transações fraudulentas com os fundos da empresa.

Uma lista de preços oficial serve como uma aprovação para a equipe de vendas vender com esses preços. Além disso, pode haver um controle que permita ao gerente de vendas autorizar alterações razoáveis ​​na lista de preços.

Rotatividade de pessoal e férias

A rotatividade obrigatória de funcionários ou o período de férias são implementados para detectar esquemas fraudulentos, quando é necessário ter um sistema regular para mantê-lo.

Se o contador mudar de responsabilidade a cada dois meses, uma pessoa não poderá executar um sistema falso de forma consistente.

Auditorias físicas

As auditorias físicas incluem a contagem manual de dinheiro e quaisquer outros ativos físicos registrados no sistema contábil, como estoques.

A contagem física pode revelar discrepâncias ocultas nos saldos das contas ignorando completamente os registros eletrônicos. A contagem de dinheiro nos pontos de venda pode ser feita diariamente ou mesmo várias vezes ao dia.

Projetos maiores, como inventário físico, devem ser realizados com menos frequência, talvez anualmente ou trimestralmente.

Conciliações contábeis periódicas

Eles garantem que os saldos do sistema contábil coincidam com os saldos das contas de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes.

As diferenças encontradas entre esses tipos de contas complementares podem revelar discrepâncias nas próprias contas ou que os erros se originam nas outras entidades.

Controles automatizados

Eles são provavelmente os controles internos mais comuns porque não apenas protegem a empresa, mas aumentam sua eficiência.

Relógios de ponto automatizados são um bom exemplo. Os funcionários são verificados quanto a esses relógios quando chegam e depois verificados no final do dia.

O relógio automático elimina a possibilidade de os funcionários trapacearem com o horário de trabalho.

Referências

  1. MyAccountingCourse (2018). O que são princípios de controle interno? Retirado de: myaccountingcourse.com.
  2. MyAccountingCourse (2018). O que é o Princípio de Controle? Retirado de: myaccountingcourse.com.
  3. Michelle Miley (2017). Quais são os sete princípios do controle interno?Bizfluent . Retirado de: bizfluent.com.
  4. TTUHSC (2017). Princípios básicos de controle interno. Retirado de: elpaso.ttuhsc.edu.
  5. CliffsNotes (2016). Controle Interno Retirado de: cliffsnotes.com.
  6. Administrador (2015). 17 Princípios de controle interno. Advogado Ético Retirado de: ethicadvocate.com.
  7. David Ingram (2018). Quais são os sete procedimentos de controle interno em contabilidade? Pequenas empresas-Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.

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