Protocolo comercial: características, para que serve, exemplos

O protocolo comercial é um conjunto de padrões sociais e formais adotados por uma empresa para conformidade. Sua função é definir padrões de conduta e limites que governam as ações de todos os membros da empresa.

Esse órgão regulador, normalmente incluído em um manual ou documento, geralmente regula o comportamento interno e externo da empresa. É um código de conduta estabelecido na cultura organizacional da empresa.

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Através do protocolo comercial, são estabelecidas as regras de convivência entre os diferentes níveis de mão-de-obra da empresa e os critérios de comunicação que devem prevalecer fora dela.

Os protocolos de negócios atendem aos padrões e etapas que devem ser seguidos para o planejamento, desenvolvimento e controle das ações executadas por uma empresa. Essas regras podem incluir regras definidas pelo estado.

Um exemplo de protocolo comercial é a maneira pela qual uma secretária responde a um telefonema cordial. Além disso, o tratamento respeitoso do motorista de uma empresa de transporte enquanto leva um passageiro para o aeroporto.

Características do protocolo comercial

Antes de citar as características do protocolo comercial, a origem do termo deve ser claramente indicada para melhor especificar seu conteúdo.

O protocolo vem do latim ” protos “, cujo significado é “o que se passa antes de algo” e ” kollos “, que se refere à ação de aderir ou colar algo.

O dicionário da Academia Real da Língua Espanhola, em um de seus significados, define-o como um ” conjunto de regras estabelecidas por norma ou costume para cerimônias e atos oficiais ou solenes”.

Um protocolo é uma descrição dos padrões de comportamento que devem ser seguidos em uma empresa ou instituição. Ele descreve os padrões de comportamento e procedimentos para executar uma ação ou em uma determinada situação.

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O protocolo comercial deve transmitir aos clientes a essência da empresa, para que faça parte de sua filosofia e imagem.Existem diferentes tipos de protocolo: comercial, religioso, oficial, esportivo, social etc.

As características de um bom protocolo comercial são

1 – Não é regulamentado por lei, mas é rigorosamente aplicado dentro da empresa por seus membros.

2- É prático , pois regula situações habituais que ocorrem na empresa. Desta maneira, evita-se que seja um documento banal sem observância do trabalho.

3- É acessível a todos os membros da organização, pois estabelece diretrizes de comportamento para cada situação de trabalho.

4 – É compreensível, pois deve ser escrito em linguagem clara para que todos os funcionários da empresa assimilem e cumpram sem desculpa.

5 – É flexível , em princípio, porque as normas estabelecidas devem se adequar a cada situação da empresa, mesmo em momentos de crise. Mas também porque eles podem variar ao longo do tempo e se adaptar às mudanças.

Para que serve o protocolo comercial?

Definir regras de conduta

Definir padrões de comportamento dentro de uma empresa em um manual de protocolo serve para regular o comportamento de seus membros e criar uma cultura organizacional.

Sem um protocolo, as relações de trabalho e a comunicação entre a empresa e os clientes seriam um caos total. Não haveria respeito pelas hierarquias e a ausência de um código de comportamento resultaria em desrespeito constante e confrontos internos.

A ordem hierárquica sem um protocolo de negócios não pôde ser cumprida, alterando a estrutura organizacional da empresa.

Guia de atividades sociais

Do ponto de vista do rótulo, o protocolo também é necessário para a organização e implementação de atividades sociais relevantes para a empresa.

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O protocolo ajuda a consolidar o prestígio da empresa entre seus funcionários e seus familiares: clientes, acionistas, fornecedores, autoridades, etc.

Definir a imagem corporativa

Faz parte da imagem corporativa da empresa, porque orienta e canaliza as ações positivas dos membros da empresa. A imagem de uma empresa não depende apenas do produto ou serviço em si que ela fornece; mas de todos os elementos que giram em torno disso.

O protocolo é útil e necessário para as empresas, pois ajuda a melhorar o relacionamento humano e reforça sua imagem corporativa. Quando se estende a todas as áreas da organização, ajuda a alcançar um ambiente de trabalho saudável e harmonioso.

Crie a cultura da empresa

Também cria negócios e cultura de trabalho, educando trabalhadores e gerentes sobre a necessidade de integrar e colaborar com os objetivos organizacionais. Também ajuda a orientar o relacionamento dos representantes da empresa com seus associados e clientes.

Exemplos de protocolo comercial

O protocolo comercial abrange os procedimentos estabelecidos na organização comercial para organizar eventos: reuniões, visitas, conferências, negociações, eventos de protocolo, etc.

Mas também envolve a maneira de se comunicar (comunicação interna) entre os membros da organização e com clientes e partes relacionadas (comunicação externa). Isso inclui a maneira como uma ligação telefônica é atendida, a maneira de vestir o uniforme ou a maneira de se vestir.

Ele também inclui o estilo de escrita de uma carta ou e-mail e todos os elementos necessários para reforçar a imagem corporativa da empresa.

Um exemplo de protocolo comercial é a recepção de uma ligação telefônica. Na maneira de responder, cumprimentar e se apresentar, há uma cultura de negócios inteira implícita. É, portanto, um elemento intimamente relacionado ao negócio ou à imagem da marca.

Protocolo de chamada telefônica

– Bom dia Sr. / Sra.

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– Eu sou Judith, como posso ajudar / servir você?

– Vou rever o seu caso, por favor, não se retire.

– Obrigado por ligar, estamos ao seu dispor.

– Tenha um bom dia, Sr. / Sra.

Protocolo de apresentação, saudação e despedida

  • Levante-se ao cumprimentar.
  • Aperte as mãos sutilmente e sorria.
  • Evite beijos e abraços efusivos.
  • Olhe nos olhos da pessoa quando estiver falando.
  • Evite o tuteo e o uso de termos coloquiais.
  • Seja amigável e gentil no acordo.
  • Tente chamar a pessoa pelo nome, se ela souber.
  • Evite excesso de confiança.
  • Evite falar excessivamente sobre você e sua vida pessoal.

Protocolo de vestimenta

  • Não use roupas inapropriadas nem atraia muita atenção.
  • Use roupas que ajudem a complementar sua personalidade.
  • Use roupas apropriadas.
  • Vestido com gravata / jaqueta / saia / blusa.
  • Os homens devem fazer a barba adequadamente e cuidar de sua aparência física.
  • As mulheres fazem as pazes adequadamente.
  • Mantenha as mãos e as unhas limpas e bem cuidadas.
  • Use perfumes ou loções discretas.

Referências

  1. Martínez, Julián Mesa: Manual do protocolo de negócios: conteúdo e etapas de elaboração. Recuperado em 14 de fevereiro de 2018 de blog.grupo-pya.com
  2. O que é protocolo e para que serve na empresa? Consultado em gestiopolis.com
  3. Por que o protocolo é importante nas empresas? Consultado em gadebs.es
  4. Protocolo Real academia espanhola. Dicionário usual Consultado em dle.rae.es
  5. O protocolo de negócios Consultado em cevents.es
  6. A importância do protocolo comercial. Consultado em telesup.edu.pe

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