Quadro geral: funções, políticas e gerenciamento

O caixa geral é um livro auxiliar no qual todas as transações de recebimentos e pagamentos em dinheiro são armazenadas, incluindo depósitos e saques bancários. É o principal repositório de informações relacionadas ao caixa de uma empresa.

As empresas dividem o caixa geral em dois segmentos: o diário de desembolso de caixa, onde todos os pagamentos são registrados, como despesas operacionais e contas a pagar, e o diário de cobrança, onde todos os recebimentos são registrados , como vendas à vista e contas a receber.

Quadro geral: funções, políticas e gerenciamento 1

Fonte: pixabay.com

Uma empresa usa a caixa registradora geral para rastrear os diferentes recebimentos e pagamentos em dinheiro que trafegam pela empresa.

As informações na caixa registradora geral são registradas periodicamente no Razão. É rotineiramente comparado aos registros do banco por meio de uma reconciliação bancária, para garantir que as informações do livro estejam corretas.

Se não estiver correto, é feito um lançamento de ajuste para colocar o dinheiro geral de acordo com as informações bancárias.

Funções gerais de caixa

As atividades econômicas de qualquer negócio envolvem uma entrada e saída regulares de caixa e equivalentes de caixa.O fundo geral ajuda a liderança de uma empresa a determinar quanto dinheiro a empresa possui em um determinado momento.

Com essas informações, a empresa pode mostrar sua demonstração de fluxo de caixa aos credores e, assim, garantir que esteja enfrentando efetivamente o desafio competitivo.

O fluxo de caixa se concentra no dinheiro que a empresa gasta em atividades de investimento, operação e financiamento.

Nas empresas que lidam com uma grande quantidade de transações de débito e crédito em dinheiro, o fundo geral substitui uma conta de caixa separada no razão geral da empresa.

As empresas com menos pagamentos e recebimentos em dinheiro podem não exigir um caixa geral e optar por usar apenas uma conta em dinheiro.

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Registro contábil

A caixa geral é usada para registrar recebimentos e pagamentos em dinheiro. Funciona como um livro auxiliar.

As entradas relacionadas ao recebimento e pagamento em dinheiro são primeiro registradas na caixa geral e depois lançadas nas contas contábeis correspondentes.

Além disso, o dinheiro geral é um substituto para a conta de dinheiro no razão. Se um dinheiro geral for mantido adequadamente, não será necessário abrir uma conta em dinheiro no razão.

Há muitas razões pelas quais uma empresa pode registrar transações usando um caixa geral em vez de uma conta de caixa.

– Saldos diários em dinheiro são fáceis de acessar.

– Erros podem ser facilmente detectados através da verificação.

– As entradas são mantidas atualizadas, porque o saldo é verificado diariamente.

Políticas

No contexto comercial, são adotadas políticas de caixa seguro, especialmente aquelas relacionadas à verificação geral do caixa, para incentivar relatórios precisos e impedir o roubo de ativos.

Mantenha o dinheiro recebido separado do dinheiro para pagamentos

Você nunca deve colocar o dinheiro recebido no caixa. Isso causará erros e confusão nos registros contábeis.

Todo o dinheiro que entra na empresa deve ser depositado rapidamente no banco e inserido nos registros antes de ser pago novamente. Caso contrário, pode ser confuso ao reconciliar o saldo de caixa.

Dê recibos do dinheiro recebido

A emissão adequada de recebimentos ajuda a proteger a empresa de alguém embolsar o dinheiro em vez de depositá-lo. Os recibos devem ser pré-numerados com duplicado.

Obter recibos pelo dinheiro pago

Às vezes, pode não ser possível obter recibos. Por exemplo, ao comprar itens em um mercado.

Nesse caso, o custo de cada transação deve ser anotado imediatamente para não esquecer os valores. Em seguida, eles podem ser transferidos para um recibo de caixa para um gerente autorizar.

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Depositar o dinheiro no banco

Ter dinheiro no escritório é tentador. Muitas vezes uma fraude começa dessa maneira.

O dinheiro deve ser depositado rapidamente no banco. No máximo, três dias após o recebimento.

Procedimento para receber dinheiro

Para proteger as pessoas que lidam com dinheiro, sempre deve haver duas pessoas ao abrir caixas de dinheiro, envelopes e outras fontes de dinheiro. Ambas as pessoas devem contar o dinheiro e também assinar o recibo.

Minimizar transações em dinheiro

A caixa deve ser usada apenas para efetuar pagamentos quando os outros métodos forem impossíveis. Idealmente, configure contas de fornecedores para pagar contas com cheque ou transferência bancária.

A vantagem de pagar com cheques é que há um conjunto de registros adicionais na forma de extrato bancário. Além disso, garante que apenas pessoas autorizadas efetuem pagamentos, reduzindo a possibilidade de roubo ou fraude.

Manuseio

O caixa geral é geralmente subdividido em um diário de recebimentos e um diário de desembolso de dinheiro quando há um grande número de transações.

Em uma empresa pequena, com menos volume transacional relacionado ao caixa, todas as transações são registradas em uma única caixa registradora geral.

Processo de informação

As transações em dinheiro passam por diferentes fases antes de terminar em um relatório de liquidez. Em geral, as entradas e saídas de dinheiro são registradas pelo credenciamento de contas de débito e crédito.

Por exemplo, as cobranças aos clientes são contabilizadas debitando a conta à vista e creditando a conta a receber. As informações na caixa geral são inseridas em ordem cronológica, a fim de facilitar a pesquisa de transações.

Em seguida, as entradas de caixa entram no balancete, o que ajuda os contadores a verificar se o total de créditos é igual ao total de débitos.

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A terceira etapa do processo de informações financeiras leva à divulgação de caixa no balanço patrimonial da empresa.

Log de transação

A primeira entrada na caixa geral é o saldo inicial no início de um período contábil. Cada entrada deve conter uma data, uma nota sobre a despesa ou recebimento e o valor total da transação.

As transações gerais em dinheiro também devem ser transferidas para as contas ou títulos correspondentes na contabilidade.

Por exemplo, os pagamentos recebidos em dinheiro pelos serviços prestados estão listados na seção “Ativos” da contabilidade.

As despesas em dinheiro de suprimentos e outros materiais comerciais são listadas como despesas.

Uma empresa deve reconciliar a conta geral com os extratos bancários mensais recebidos da instituição financeira e levar em consideração discrepâncias nos fundos.

Referências

  1. Will Kenton (2019). Caixa Investopedia. Retirado de: investopedia.com.
  2. Contabilidade para Gestão (2018). O que é um livro caixa? Retirado de: accountingformanagement.org.
  3. Ashley Adams-Mott (2019). O que é um caixa e um livro contábil? Empresa de pequeno porte – Chron.com. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
  4. Steven Bragg (2018). Livro em dinheiro Ferramentas de contabilidade Retirado de: accountingtools.com.
  5. Marquês de Codjia (2017). A importância de um livro caixa na contabilidade. Bizfluent Retirado de: bizfluent.com.
  6. Humentum (2019). Principais dicas para controle de caixa. Retirado de: humentum.org.

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